秘书的社会常识
秘书常识：秘书工作的原则
秘书常识：秘书工作的原则原则是指人们的言论和行为所依据的法则或标志，是行为主体用来规范、约束自己言行的：而要求是希望得到满足和实现的愿望或条件．是外界（对于秘书来说就是服务对象领导、部门、人民群众等）希望行为主体做到的。
秘书工作作为一项专业化的社会职业，它具有秘书工作特有的原则与基本要求。
1、准确原则准确原则，是对秘书工作的质量要求。
秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。
衡量秘书工作质量的首要标准，就是准确无误。
遵循这一原则，就可以在很大程度上确保领导工作和机关工作的正确性，维护了领导工作和机关工作的权威性。
坚持秘书工作的准确原则，必须做到：要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策；要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料；要准确地判断和贯彻领导意图；要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项；要准确地进行文字表达和口头表达。
2、及时原则及时原则，是对秘书工作的效率要求。
坚持秘书工作的及时原则，必须做到：要确立正确的时间观念，以适时为本，该快则快，该慢则慢，快慢适中；要讲究工作效率，以较少的人力、物力和时间，去获取较大的工作效果；要分辨轻重缓急，重要的工作，紧急的工作，要首先去做，下功夫去做，直到取得满意的成果；要变被动为主动，对于常规性秘书工作，应积极主动，尽可能做到快捷、迅速，及时出手。
3、严谨原则严谨原则，是对秘书工作的作风要求。
秘书工作属于事务性工作。
由于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分，哪怕是一件微不足道的琐事，如果处理不当，也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。
坚持秘书工作的严谨原则，必须做到：要严密地思考，尽量做到没有疏漏；要周详地运作，尽量做到万无一失；要谨慎地行事，尽量做到谦虚而又谨慎。
4、同步原则同步原则，是对秘书工作的态势要求。
秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。
保持秘书工作与领导工作同步运行的态势，理应成为秘书工作的原则之一。
秘书的基础知识和能力
秘书的基础知识和能力秘书必备的基础知识和能力随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统,适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。
下面是店铺为大家整理的秘书必备的基础知识和能力，欢迎参考~秘书职业的现状(一)社会对秘书人员的需求状况。
当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：1. 服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。
指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。
2. 事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
做好各种会议的记录及会务工作。
3. 文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。
撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。
负责各种文件的起草、装订及传递工作。
4. 管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。
办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的.具体事宜并进行管理。
目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。
打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。
(二)秘书人员自身素质状况分析。
1. 业务水平欠缺，专业技能薄弱。
这是目前秘书表现最弱的一点。
伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工作, 比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。
虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。
现代职业秘书实务 第一章 绪论
21世纪高职高专精品教材·现代秘书系 列
《现代职业秘书实 务》，谭一平编著， 北京：中国人民大学 出版社，2007年7月 第1版（21世纪高职 高绪论 第二章 秘书的基本条件 第三章 秘书的工作知识 第四章 秘书的社会常识 第五章 人际关系 第六章 交流沟通 第七章 上司办公室的管理 第八章 接打电话 第九章 接待客人 第十章 信息工作 第十一章 上司的日程安排 第十二章 会务工作 第十三章 文书工作 第十四章 档案管理工作 第十五章 上司出差前后的工作 第十六章 办公自动化 第十七章 其他工作
秘书工作“钻石图”
“钻石图”图解
“钻石图”中的 a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面 的关系和负责秘书部门的管理等工作； b部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、 信息收集、日程管理、上司出差准备等工作； c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮 件等工作； d部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生 等行政后勤工作。
第五节 迎接时代的挑战
在今后，作为秘书除了具备秘书本身的基本 知识和技能外，还应有一定的经营意识，并 有相当的语言造诣，具备了必要的交涉能力。 在另一方面，秘书的最大作用是帮助上司处 理一些因误会等原因在交流沟通中生产的隔 核。秘书如果具备了这些能力，才是一个为 将来社会所需要的真正“人才”。
第一章 绪论
第一节 秘书的含义
秘书是为上司(即秘书的直接领导，本书下 同)而存在的。由于行业和职位的不同， “上司”们的工作千差万别，但他们工作 的本质是一样的，那就是“决策”。 “决策” 为了让领导人的决策做到科学而又及时， 就必须为他们创造一个良好的决策环境。 就需要有专门的人为领导人收集和整理各 种信息。这种专门从事为领导人创造决策 环境的工作就是秘书工作 秘书工作，所以，秘书是 秘书工作 为上司创造最佳决策环境的人。
现代职业秘书实务秘书的基本条件
第四节 秘书必备的能力
? 一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工 作，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的 洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写 作能力和出色的交流沟通能力。
一、判断能力与执行能力
1 、能分析问题 ? 实用案例：参见书本第20 页 ? 冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎
么做； 2 、具备解决问题的常识和经验 3 、能迅速采取行动
? 学会如何说“不”
第八节 领导人选择秘书的标准 ——三心
一、看着舒心 二、感到放心 三、用着省心 1.经验丰富 2.身心健康
而且在销毁时更要注意。
三、电子信息保密
1 、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要 人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。
2 、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。 3 、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被
破译的“数字 +字母”的密码。 4 、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要
? 实用案例：参见书本第14-15页 ? 不仅要有主动积极的精神，还需要勇气
第三节 秘书必备的品质
一、认真 二、诚实 三、谦逊 四、合群 五、宽厚 六、自信 七、缜密（实用案例） 八、有上进心 九、幽默风趣
实用案例之：缜密
? 参见书本第18 页 ? 对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、
以后也决不会发生的想法是不负责任的，秘 书必须办事缜密，留有余地，事事考虑在先。
4、手表。因为秘书工作的时间性很强，所以秘书手表对于秘 书是必备的。
5、鞋。上班时穿的鞋最好是中跟的，穿着舒适，行走轻便， 而且颜色最好是黑色、茶色等稳重的颜色。
三、上班服装
? 秘书穿什么样的衣服上班， 必须考虑以下 4个因素：
秘书沟通常识：沟通中应注意的问题
1 秘书沟通常识：沟通中应注意的问题一、选择合适的方式 1、直接沟通 在一般情况下，秘书应选择直接的方式与对方沟通，只有在不得已的情况下通过第三方传话与对方迂回沟通。
一般来说，如果双方关系密切，有一定的交情，交流的内容又不希望被另外的人所知道的话，那就采用直接沟通的方式进行交流。
如果你与对方关系不太密切，你又认为对方不太好打交道的话，那就请朋友帮忙，用间接的方式迂回沟通。
秘书在直接沟通过程中有些问题应当注意。
比如总经理直接让你调查某件人事纠纷，虽然你上面还有办公室主任，但由于事属机密，所以，你调查的结果还是应该直接向总经理汇报，不适合由主任转给总经理。
你越级向总经理报告，一般来说，即使主任知道了，他也不会介意。
但是，你也不能大肆张扬，否则就有可能让主任感到没面子。
但是，如果只是一般性的工作，你就不应越级汇报，这样可以避免不必要的误会。
如果一般性的工作也越级汇报，那就会被人当作打小报告，不仅办公室主任会疏远你，其他的同事也会讨厌你这种小人行径。
2 如果出现紧急情况需要立即请示，那你首先要向自己的直属上司请示，如果找不着，你才能越级请示。
不过，事情处理完毕之后，你要立即将事情的来龙去脉完整地向直接上司汇报，以免造成误会。
2、迂回沟通 迂回沟通就是透过第三方把你想说的话转告对方。
比如，秘书因误会而遭到总经理的批评，如果不及时说明情况，自己背黑锅在其次，最后还会影响工作。
怎么办？如果直接找总经理说明真相，总经理怒气未尽，现在去找他只能再挨批评。
于是，秘书向自己的顶头上司办公室主任说明情况，请主任代自己向总经理说明自己的苦衷。
主任了解了事情的经过之后，可能会马上找个机会向总经理说明了情况，这样，笼罩在秘书头上的乌云马上散开了。
这就是迂回沟通的效果。
二、学会“铺垫” 秘书在沟通过程中，特别是在你在不赞成对方观点的时候，你一定要注意先肯定对方，比如“您说的这些我非常理解，不过，我们是不是也可以这么来看问题……”这种先给对方以肯定的方式就叫铺垫；铺垫语能起到一种缓冲的作用，使双方不会陷入紧张关系，你既说明了自己的观点，对方也不会认为你反驳了他。
优秀秘书应该具备的条件
集有关天地证券公司的信息；将有关天地 公司的信息连同“马总要求见面”这个信息一起 传递给上司，以方便他决策。所以，于雪的 问题就出在没有给老板提供“天地公司”的相关 信息，也就是说，于雪在这里只是一个简单 的传声筒，在传递这个信息过程中给它增加 任何“附加值”。如果于雪在与刘总通话时，问 清对方的意图和公司背景，并到网上去查“天 地证券公司”的网站，了解有关情况；做好相 应的准备，那么，一旦总裁问起来，她就能 提供天地公司的相关背景资料和马总来访的 意图，这样，总裁就能作出自己的决策。
3、充分发挥职务优势 一般的上司工作都非常忙，不可能将自己所有的工 作和要求都向秘书“汇报”，所以，秘书必须学会利 用自己的职务优势来收集自己工作的信息。那么， 作为秘书，在日常工作中应如何利用自己的职位优 势充实自己呢？第一，对从自己经手转发的各种文 件和资料仔细阅读和琢磨。第二，留意上司的电话 和上司与各部门经理的谈话。第三，留意网上和报 刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不清楚的 问题就向同事请教。只要做到了这几点，那你就能 基本了解公司运营状况和上司的工作重心。通过这 种日积月累，你的工作视野自然就会开阔，想上司 所想，急上司所急，与上司在工作中形成默契，自 然而然成为上司的得力助手。
点 评
于雪应该看到，上司这种大包大揽的工作方式，固 然有他工作习惯的问题，但在更深层次上反映了上司对 你能力或人品的不放心。所以，于雪的问题在她仅有主 动积极的精神，她还缺乏勇气。 如果于雪大胆主动坚持帮上司订票，即使老总再“顽 固”，他也不会拒绝你的“主动”；即使他再三拒绝你 帮助他订票，那你还可以帮上司做出差的其他准备工作， 比如，帮他查询上海的天气情况，把上海客户的其他资 料一起找出来，把每个客户的资料分别用大信封好……
张总到下午7点多才回到办公室，于雪马 上把李行长的意思向张总作了汇报。 “你说送多少钱比较合适？明天还要带 些什么东西去？”不知是突如其来的噩耗 让张总不知所措，还是张总对这种世态 人情没有什么了解，他这样反问于雪。 “？”于雪只好摇头，她看到了张总眼里 对自己的不满。 问题出在哪里？
办公室行政文秘必备知识
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秘书工作者基础知识
秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。
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工作时间与休息时间制度；
劳动报酬制度；
劳动卫生和安全技术规程等。
四、商标法
• 商标法的概念 • 商标法是调整商标关系的法律规范的总
和，即是调整商标因注册、使用、管理和保 护商标专用权等活动，在国家机关、事业单 位、社会团体、个体工商户、公民个人、外 国人、外国企业以及商标事务所之间所发生 的各种社会关系的法律规范的总和。
从广义上讲，《劳动法》是调整劳动关系的法 律法规，以及调整与劳动关系密切相关的其 他社会关系的法律规范的总称。
《劳动法》作为维护人权、体现人本关怀的一 项基本法律，在西方甚至被称为第二宪法。 其内容主要包括： 《劳动法》
劳动者的主要权利和义务；
劳动就业方针政策及录用职工的规定；
劳动合同的订立、变更与解除程序的规定；
财会常识
一、会计常识
（一）资产负债表 资产负债表主要反映企业资金的使用情况。 企业的资金到底用到了什么地方，企业有多少
库存商品、有多少固定资产等，看资产负债 表就可知道。 资产增长的幅度越大，那就表示去也经营状况 良好。
（二）损益表
损益表主要反映企业的盈利状况。通过损益表， 能了解企业在一定时期内的销售收入和经营 费用的情况。
（三）市场营销常用语 消费者 媒体 市场占有率 售后服务 产品生命周期
五、生产管理常识
（一）生产管理 （二）劳动生产率 （三）生产管理手段
TQC:Total Quality Control，全面质量控制 ISO:International Organization Management， 国际标准化组织
（二）公司所在行业的基本情况
包括同行业厂商的数量和分布、总产量、大致 价格、本公司主要竞争对手情况、人力资源部门主要负责人员招聘与面试、 新员工的适用与合同签订、员工福利、认识 档案管理以及员工的考勤与加班、出差与请 假、培训、考核与奖惩、薪酬、辞职、退休 等管理。
纳米 克隆 肝细胞 DNA 转基因
五、餐饮常识
选择其适合口味的菜馆 对一些菜名做相应的介绍 给客人宾至如归的感觉
企业常识
一、公司常识
（一）公司的决策、经营机关 目前多数公司都是“有限责任公司”，所谓
“有限责仍公司”是指公司出资人仅以自己 出资部分来承担偿还债务的责任。 有限责任公司的最高决策机关是公司的股东大 会。股东一般都不直接干预公司的经营管理， 投资的所有权与公司的经营权大多事分离的。 公司股东将公司的经营管理委托给公司董事 会。 公司董事会是公司的经营决策机构，也是股东 大会的常设权利机构。
关系为目的的民事法律行为。
三、劳动法
《劳动法》是国家为了保护劳动者的合法权 益，调整劳动关系，建立和维护适应社会主 义市场经济的劳动制度，促进经济发展和社 会进步，根据宪法而制定颁布的法律。
从狭义上讲，我国《劳动法》是指1994年7月5 日八届人大通过，1995年1月1日起施行的 《中华人民共和国劳动法》；
（二）公司的组织结构
一班企业的结构呈金字塔形,分总经理、部门 经理和一般员工三层。
秘书一般是辅助公司最高经营层处理日常事务， 其作用是将公司高层领导产生的设想传达给 下属各部门，并促进双方交流。
二、公司产品（服务）常识
（一）公司的基本情况 包括公司的历史、发展的过程、注册资本、领
导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服 务的价格、年稍售额、各部门的大致分工、 各地的分支机构、员工总人数等
二、宏观经济常识
商品的使用价值和价值的关系 商品是用于交换的劳动产品。成为商品的两 个条件：一必须是劳动产品；二必须用于交 换。 如：石油价格 汇率变化 贸易摩擦
三、风土民俗
饮食风俗 服饰风俗 建筑居住风俗 家庭风俗 交通行路风俗 礼仪风俗 交际风俗 岁时风俗 信仰风俗 游艺风俗
四、科学常识
按顺序写出我国古代都有什么朝？ （夏、商、 周、秦、汉、隋、唐、宋、元、明、清）
合同一经成立即具有法律效力，在双方当事人 之间就发生了权利、义务关系；或者 使原 有的民事法律关系发生变更或消灭。当事人 一方或双方未按合同履行义务，就要依照合 同或法律承担违约责任。
法律性质 1．合同是一种民事法律行为。 2．合同是两方或多方当事人意思表示一致的
民事法律行为。 3．合同是以设立、变更、终止民事权利义务
盈利收入增加，营业费用和利润也会相应增加。
（三）相关术语 资产：企业经营所需的全部财产 负债：企业必须偿还的财产 流动资产：能在短期内变为现金的资产 固定资产：长期保持同样形态的资产
二、支票常识
支票是有出票人签发的委托办理支票存款业务 的银行在见票是无条件支付确定金额给收款 人或持票人的票据。出票人是签发支票的单 位或个人，付款人是出票人的开户银行。
秘书的社会常识
一、社会常识的应用
• 秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定 要是个“杂家”。
二、丰富社会常识的途径
（一）向同事请教 （二）加强学习 （三）注意积累 （四）不懂就问
社会生活常识
一、时政常识
政治是经济的最高体现，企业所有的经营 活动最终都脱离不了政治的影响。 各类企业的经营活动不仅受到国内政治和 经济的影响，而且越来月多地受到国际政治 和经济的影响。
特征
①合同是双方的法律行为。即需要两个或两个 以上的当事人互为意思表示（意思表示就是 将能够发生民事法律效果的意思表现于外部 的行为）。
②双方当事人意思表示须达成协议，即意思表 示要一致。
③合同系以发生、变更、终止民事法律关系为 目的。
④合同是当事人在符合法律规范要求条件下而 达成的协议，故应为合法行为。
四、税务常识
（一）税务机关 我国税务机关分国税系统和地税系统 国税系统负责征收管理的税种有增值税、消费税等。 地税系统负责征收管理的税种包括营业税、个人所得税、土地增
值税、城市维护建设税、车船使用税、房产税等。 （二）纳税人 （三）课税对象（征税对象 （四）税目 消费税、营业税 （五）税率 是应纳税额与课税对象之间的比例，是计算应纳税额的尺度，体
所谓资本维持原则，是指公司在存续过 程中，应经常保持与其资本额相当的财产。 资本维持原则的意图在于防止公司财产的减 少，维持公司的资信，保护公司债权人的利 益。
所谓资本不变原则 ，是指公司的资本一 经确定 ，就不得随意变更，如需增减，必 须严格按照法定程序进行。
二、合同法
合同是指平等主体的双方或多方当事人 （自然人或法人）关于建立、变更、终止民 事法律关系的协议。 此类合同是产生债的一种最为普遍和重要 的根据，故又称债权合同。《中华人民共和 国合同法》所规定的经济合同，属于债权合 同的范围。合同有时也泛指发生一定权利、 义务的协议。又称契约。
四、市场营销常识
（一）市场营销流程 从产品的策划、设想、设计、生产到销售给消
费者，这就是市场运营。 市场营销包括市场调查、产品策划、价格政策、
促销、渠道政策的制定等一系列活动。
（二）市场调查的重要性
一方面，市场调查对产品或服务的开发和上市 非常重要。
另一方面，市场竞争越来越激烈，消费者对商 品也越来越激烈，消费者对商品也越来越挑 剔，对企业的要求早已不限于产品本身质量 好，还要求企业提供良好的收购服务的等。
现征税的深度。
法律常识
一、公司法
我国《公司法》为保证公司资本的真实可 靠，防止公司设立中的欺诈和投机，保护 债权人利益，维护社会经济秩序的稳定， 遵循了严格的资本确定原则 、资本维持原 则和资本不变原则 ，通常将其称为“资本 三原则”。
所谓资本确定原则，是指公司在设立过程 时，必须在章程中对公司的资本总额做出明 确规定，并须由股东全部认足，否则公司不 能成立。