专题资料专题资料专题资料公司往来账款核对管理办法.doc

2016年1月18日中国石油广西销售公司
机关各处室，所属各单位：
为了进一步加强往来账款核对管理，现印发《**公司往来账款核对管理办法》，现印发给你们，请认真学习，遵照执行。

附件：****公司往来账款核对管理办法 关于印发《****公司
往来账款核对管理办法》的通知
**分公司文件
中**桂销〔2019〕222号
**天然** 股份有限公司
总经理（党委）办公室2019年1月18日印发
****分公司往来账款
核对管理办法
第一章总则
第一条为进一步加强和规范**天然**股份有限公司**分公司（以下简称公司）的往来款项管理工作，确保往来单位的精准挂账和往来款项的规范核算，保证公司资金安全、降低经营风险、防止资产流失，根据公司内控管理流程和业务发生情况，特制定本办法。

第二条术语解释
本办法所称“往来单位”，指在会计核算上的所有往来单位，包括向公司提供产品、劳务的供应商、承包商；公司为其提供产品、劳务的客户；与公司存在其他经济往来的国家行政机关、企事业单位、军队、社会团体及个人等。

本办法所称“往来款项”，指公司在经营活动中发生的应收、应付、暂收、暂付款,主要包括应收账款、其他应收款、预付账款、应付账款、其他应付款、预收账款等。

本办法所称“核对”，指公司将往来款项发生及其余额与往来单位的账务情况进行比较，并保证双方账务一致的往来签认过程和结果。

第三条本办法适用于公司本部及各分公司，控股公司通过法定程序实施（以下称各单位）。

第二章管理部门与职责
第四条往来款项管理需相关部门的相互协调、相互配合、相互监督，共同管理，部门间应职责清晰、明确，根据机关职能划分，具体如下：
（一）经济业务执行单位（业务经办人所属处室或分公司、控股公司）对业务的真实性、合法性负有直接责任，为往来款项清理和核对的第一责任人；负责定期与往来单位进行款项的具体核对签认。

（二）财务部门负责研究、制定往来款项管理核对办法，并组织实施；负责组织本单位往来款项核对签认工作，编制《往来款项确认书》，及时交付业务部门，并对函证结果进行记录，确保余额相符，并按会计档案管理要求归档，确保维持诉讼时效。

（三）审计监察部门负责往来业务的监督检查，检查内控制度的执行情况，检查有无异常应收款项现象，有无重大差错、玩忽职守、内部舞弊、故意不收回账款等情况，确保应收款项的回收。

（四）法律部门负责对**合同及相关法律文件的合法性进行审核，为公司相关交易提供必要的法律咨询和建议，以规避交易中可能存在的法律风险。

第三章**品**业务往来账款核对流程
第五条**品**业务往来款项核对流程
（一）各业务经办部门，应按**往来单位申请要求及时让客户提供相关资料，确保财务部门对往来单位进行精准挂帐。

（二）每季度次月4日，以财务结账数据为准，各单位财务部门人员按往来明细账填好相应的《往来款项确认书》，交**品经办的批直客户经理（加**站经理），由其向往来客户发放，客户按要求签认《往来款项确认书》，于季度次月20日前邮寄（传真）至各单位经办人，收集完后交由财务部门核对，如核对无误，按要求存档备查；如核对后发现有差异，财务人员、**品**经办人员要与客户及时沟通，查明差异原因，直至核对一致。

（三）批发客户每季度只要有发生额（不管季度末有没有余额）的客户，零售客户只对季度末有余额的客户，每季度都按上述流程进行核对；如果在季度末有余额但金额一直没有发生变化的客户，只须在6月和12月底进行核对签认。

（四）季度次月20日前客户的《往来款项确认书》不能邮寄（传真）至各单位财务部门时，各分（控股）公司财务部门要及时将书面情况反馈给主管业务经理和主管财务经理；公司本部财务处要将签认情况反馈给营销处、加**站管理处负责人。

往来款项没有核对清楚期间应停止与其继续发生业务，直至对方按要求核对并签认为止。

（五）各单位在季度次月20日前应完成上季度的往来款项核对工作。

债权类往来客户要求必须100%的签认完成；债务类往来
客户视客户挂帐情况而定，如与客户无法签认时，需有业务经办部门的内部核对签认。

第四章其他业务往来账款核对流程
第六条债权类往来款项核对流程
（一）各业务经办部门，应按**往来单位申请要求及时让客户提供相关资料，确保财务部门对往来单位进行精准挂帐。

（二）7月4日（次年1月4日），以财务结账数据为准，各单位财务人员按往来明细账填好相应的《往来款项确认书》交由业务经办人员，由其向往来客户发放，客户按要求签认《往来款项确认书》于7月20日（次年1月20日）前邮寄（传真）至各单位业务经办部门，收集完后及时交财务部门。

财务部门收到如核对无误，按要求存档备查；如核对后发现有差异，财务人员、业务经办人员要及时与客户沟通，查明差异原因，直至核对一致。

（三）各单位应对所有债权类往来款项进行核对签认，对不能按时提供《往来款项确认书》的往来客户，业务经办人员应负责督促和协调。

对仍不提供的，将立即停止业务往来，直至对方按要求签认为止。

（四）特殊挂账业务签认要求：
1. 待抵扣进项税挂账由公司会计核算中心税价科与各单位涉税经办人员核对后进行签字确认。

2. 往来单位为政府机关的，由业务经办人员与对方单位进行签认。

对方不予签认的，由经办人员所在部门出具无法签认的情
况说明，加盖部门公章或部门负责人签字，交财务部门存档备查。

3. 往来单位为财务专用往来的，由财务人员与归口管理业务部门核对后，加盖业务部门行政公章或部门负责人签字，交财务部门存档备查。

第七条债务类往来款项核对流程
（一）各业务经办部门，应按**往来单位申请要求及时让客户提供相关资料，确保财务部门对往来单位进行精准挂帐。

（二）7月4日（次年1月4日），以财务结账数据为准，各单位财务人员按往来明细账填好相应的《往来款项确认书》交由经办人员，由其向往来供应商发放，供应商按要求签认《往来款项确认书》于7月20日（次年1月20日）前邮寄（传真）至各单位经办部门，由其收集完后交财务部门。

财务部门收到如核对无误，按要求存档备查；如核对后发现有差异，财务人员、业务经办人员要及时与供应商沟通，查明差异原因，直至核对一致。

（三）原则上，各单位应对所有债务类往来款项进行核对签认，对不及时提供《往来款项确认书》的往来供应商，业务经办人员应负责督促和协调。

对确实无法提供《往来款项确认书》的往来供应商，可由业务经办人员所在部门出具无法签认的情况说明，加盖部门行政公章或负责人签字，交财务部门存档备查。

否则，财务部门将停止付款。

（三）特殊挂账业务签认要求：
1. 工程投资类往来款项若与对方签认有差异的项目，需将差
异金额单独列明，由经办部门予以确认盖章。

2. 往来单位为财务专用往来的，由财务人员与归口管理业务部门核对后，加盖业务部门行政公章或负责人签字，交财务部门存档备查。

第五章往来单位签认要求
第八条往来单位签认的细节要求
（一）各单位经办业务的主管经理、机关各部门负责人负责组织协调往来款项核对签认工作。

（二）往来单位签认的《往来款项确认书》需加盖财务专用章或单位公章，并有经办人签名；如为个人往来，签认的《往来款项确认书》需个人签名并盖手印确认。

（三）各单位7月20日（次年1月20日）前应完成前半年的往来款项核对签认工作。

各单位财务部门于7月30日（次年1月30日）前将往来单位核对签认情况以报表形式向财务处报备，财务处将汇总情况并报公司相关领导，**品**类的往来款项还需将汇总情况报备营销部门。

（四）财务部门将每个签认期往来单位签认的《往来款项确认书》和无法签认的情况说明按会计档案管理要求装订成册，存档备查。

第六章附则
第九条本办法由公司财务处负责解释。

第十条本办法自下发之日起实行。

原《****公司往来账款核
对管理暂行办法》（中**桂销字〔2019〕131号）同时废止。

附件：往来款项确认书
附件
往来款项确认书
表单号：NKKP-022 编号：
致：
为了证明**XX分公司（以下简称“我公司）与贵公司往来款项账账相符，以便及时发现纠正财务数据不符之处，现将我公司截止至XXXX年XX月XX日的往来款项结余数通知如下：
我公司欠贵公司往来款合计人民币XXXX元（大写XXXX）；
贵公司欠我公司往来款合计人民币XXX元（大写XXXX）。

请贵公司认真核对贵方账目，及时签章后尽快回复我公司。

备注：双方签认不符具体原因
联系人：XXX 电话：XXXXXX 传真:XXXXX
通讯地址：XXXXXXXXXX
**天然**股份有限公司XXXX**分公司（盖章） XXXX年XX月XX日。