文件控制流程
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
01-文件控制流程-模板
1、目的控制和管理与管理体系有关的文件和资料，确保在我公司（以下简称“公司”）对管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能得到和使用相应体系文件的有效版本。
备注:公司电子文档与书面文档采用本流程管理.2、范围本流程适用于公司内所有管理体系文件的控制管理。
3、职责3.1公司负责人负责批准、发布IT服务/信息安全方针、目标、流程文件及作业文件。
3.2管理者代表负责公司IT服务/信息安全方针、目标及流程文件的审核，协调跨门的流程、文件的协调。
3.3部门、创业团队负责人负责作业文件的审批。
3.4体系维护人员负责组织IT服务/信息安全方针、目标、流程文件的编写、修订、标识、保存、发放；组织相关人员编写、修订与其业务相关的作业文件，并对其进行标识、保存等统一管理。
3.5公司内各岗位人员负责与本岗位业务相关的作业指引文件的编写、修订。
4、工作程序4.1工作流程〈文件控制流程〉〈编写/修订〉〈批准/发布＞〈标识/发放〉〈作废＞〈保存＞文村的仅存丈件废弃文tlbiR发我文件5/发布N文件*记波控序4.2文件分类4.2. 1公司形成的管理体系文件包括：I级文件一IT服务/信息安全方针、IT服务/信息安全目标；II级文件一流程文件；III级文件一作业文件（规章制度、工作规范、操作手册等指导各项具体工作进行的文件）；IV级文件一记录IT服务/信息安全活动的表单/记录。
4.2.2外来文件，包括：＞公司外的政府主管部门所下发的文件；＞股东单位发送的文件；＞现行技术法规、法律规范；＞国际、国家、行业、地方标准。
4.3文件的编写要求4. 3. 1文件的格式a）I级、II级文件格式统一，文件格式采用国家公文标准格式，具体可参见本流程使用格式。
b）I II级文件、其它文件及记录的格式，可由编制者根据实际情况自行制定，应遵循同类文件格式尽量保持一致的原则。
4.3.2文件的标识a）文件编号标识标识原则：XXXX -小一登一及流水号用01、02…表示----------- > 部门、创业团队分类代码-------------- > 文件类型代码I、II、III、IV ------------------ ►XXXX公司简称b文件类型代码:例：《文件控制流程》的编号标识应为：XXXX-11-XX-Olo C）文件版本/修订标识口 /旦订次数：用数字标识，从0、1到9依次递增------ 次代码：用字母标识，由A到Z依次递增。
文件控制程序
更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
最新文件管理控制程序(配流程图)
1.0目的为确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。
2．0范围本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件资料等）的管理3. 0职责3。
1管理者代表3.2各部门负责人4.0容。
1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类:4.1。
1体系文件：包括各质量手册、程序文件、作业指导书（检验标准—)、表单等；4.1.2外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料；4。
1。
3外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料.4.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，人事行政部将跟进该文件.受控文件盖有红色“受控文件"印章；4.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，人事行政部将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件"印章；4。
4受控文件原稿：授权者亲笔签名文件；4.5作废文件：凡文件有新版发行时,人事行政部把旧版文件统一收回，人事行政人员在文件上加盖红色”作废”章；5。
0文件编码5.1 编码规则◆质量手册（一级文件)的编号：流水号（01、02…)质量管理手册◆管理程序文件（二级文件)的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)部门代码文件代码（WI制度、流程/SOP作业指导书）◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推）表格流水号（001、002…）部门代码文件类别代号（FM）)◆部门代码:5。
2 文件版次（即版本和修改次数）的修订：5。
2。
1 版次以「A/0」表示,A/（1———99）代表版本，n（0—-—5）代表修改次数；5。
ISO9001文件控制程序(含流程图)
文件控制程序（ISO9001-2015）1.0目的确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。
2.0范围本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。
3.0定义与术语3.1文件：信息及其承载媒体；3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。
4.0职责4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；5.0作业流程5.1文件的分类a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。
管理文件：如制度等。
技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。
b.非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。
因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。
“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。
c.文件层次分灰a.一阶文件：质量手册；b.二阶文件：程序文件；c.三阶文件：检验标准、技术标准、作业指导书、设备操保保养规程、日常管理制度、管理办法等；d.四阶文件：记录表单；5.2文件编号a.由文件起草人到文控中心申请文件编号；b.文件编号要求：b1.一阶文件编号要求(1)□□□□—01—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如质量手册b2.二阶文件编号要求(1)□□□□—02—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b3.三阶文件编号要求(1)□□□□—03—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b4.四阶文件（表单记录）编号要求二阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①二阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单三阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①三阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单4.2.5文件版本要求当文件更改时文件版本按照001、002、003……规律更新c.部门代码部门代码部门代码总经办01 资材部06管理部02 资材部/采购课0601 管理部/稽核课0201 资材部/物料课0602管理部/品管课0202 生产部07管理部/业务0203 生产部/生管0701 工程部03 生产部/一课0702 工程部/LED课0301 生产部/二课0703 总务部05 生产部/三课0705财务部08 生产部/五课0706内贸部09d.外来文件编号直接引用外来文件的编号。
文件控制流程
文件控制程序文件编号：Z（H/J）C—4.2。
3(4。
4。
5/4。
4.5）—01版号：C/0生效日期:共 5 页第 1 页1目的对公司一体化管理体系的文件进行控制，确保与体系相关的部门及岗位均能方便及时地使用和获取的文件的现行有效版本。
2范围适用于本公司一体化管理体系(质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系)文件的管理.3职责3.1管理部负责a)组织编制管理手册、相关的程序文件及其它管理体系文件；b)所有管理体系文件的归口管理和存档，并负责审核程序文件.c)管理体系电子版文件更改、备份及定期杀毒。
d)更改管理体系文件；组织文件评审.3。
2信息部负责文件管理系统的维护及企业防火墙的管理.3。
3各职能部门负责按时编制完成本部门程序文件初稿及第三层次文件，及时获取并传递相关的外来文件。
3.4各部门负责持有的纸质文件的管理。
3.5管理者代表负责审核管理手册，批准程序文件和管理性作业文件.3。
6总工程师负责批准技术性作业文件。
3.7总经理负责制定管理方针和管理目标,批准管理手册。
4程序4。
1管理体系文件的范围管理体系文件包括：管理手册（包括方针、目标）；管理体系程序文件;第三层次文件(包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录、外来文件、法律法规和其他要求及报告类文件）。
4。
2管理体系文件的形式管理体系文件分为电子媒介和纸质媒介两种形式，其中适于通过网络发布的文件(如管理手册、程序文件及法律法规等）以电子文件的方式通过公司的文件管理系统在公司内发布，其它文件仍以纸质文件的形式发放到各相关部门。
4.3文件的编写与审批4。
3。
1文件的格式（程序文件、作业文件）共 5 页 第 2 页(文 件 名 称）文件编号： 版号： 生效日期： 共 页第 页1目的 2范围 3职责4程序（工作内容) ［5相关文件］ ［6记录］拟制:审核：批准：注：[ ]中包括的内容是可选项。
记录的格式：(记 录 名 称)表：（记录编号）4。
文件控制程序
文件编号：版次：密级：非密文件控制程序编制：审核：批准：xx公司xx年xx月x日版本修订页1、目的和适用范围目的：对质量管理体系相关文件的编制、审核、批准、更改、标识、发放、归档等进行控制，确保公司质量管理体系文件处于受控状态，确保质量管理体系的有效运行。
适用范围：适用于与质量管理体系有关的文件的控制，其中包括公司制定的、外来的和顾客提供的文件。
2、职责2.1质量手册、程序文件由总经理批准发布。
2.2质量部负责质量管理体系文件的归口管理和对现有质量管理体系文件的定期评审,对其正确性、完整性、统一性负责,应符合国家有关法规和相关标准。
2.3 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
3、工作程序3.1文件的分类按文件性质分为：(1)质量手册；(2)程序文件(为质量管理体系所编制)；(3)为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件（如作业指导书、操作规程、图样、技术文件等）；(4)标准要求的记录；(5)外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。
3.2文件的编号a.质量手册编号Q/xx---SC---xx实施年代号质量手册的代号公司质量文件代号b.程序文件编号Q/xx ------ CX ** ------- 2017发布年代号顺序号程序文件代号公司质量文件代号c.其他文件的编号xx--- □□*** -------xx顺序号发布年代号文件代号公司代号文件代号：管理制度（GZ）技术文件（JS）检验规范（JY）d.记录的编号按《记录控制程序》执行；e.外来文件编号按各自原来的编号执行。
3.3文件的编制、批准a.质量手册由质量部组织编制，总经理批准发布；b.程序文件由相关部门编制，总经理批准发布；c.试验规程、公司技术标准等技术文件由技术部门领导审核，总经理批准；d.其它文件分别由相关部门编制，总经理审批。
3.4.文件的发放与状态标识a. 发放受控文件时在封面上盖“受控”章，注明分发号，并办理登记手续，接收人签字领用；b.向顾客提供的文件为非受控文件，注明“非受控”；d.公司规定生产现场流通的图样应为有效版本，不作标识，但发放时需进行登记；e.当使用的文件破损或丢失时，应向发放部门说明损坏、丢失的原因，申请补发；补发的文件为受控文件时应给予新的分发号，注明原文件分发号作废并收回作废文件；f.提供给认证机构和供方的文件，属受控文件。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
附10：受控文件控制作业流程图
11 培训宣导
/
相关人员进行培训学习或说明、或者公示，并组织贯彻实施。参与学习者应签署《会议/ 培训记录表》。
2、培训宣导的工作必须落实到人，确保相关人员了解、知晓、明白其内容，避免实 施时产生偏差。
3、培训宣导的执行工作受文控中心监管，文控中心有权对未培训宣导到位的相关责
《会议/培训记 录表》
《会议与报告 管理制度》 《培训管理制
5、涉及到员工权益的受控文件需公示，以及完成相关宣导，并向上级主管部门、工
会报备。同时，文控中心应拍摄相关公示、培训、报备视频与照片存档。
1、盖章及各责任人签署的正本文件由文控中心保存，其与其他文件保存时应做好区
分，且须分门别类的做好归档文件夹（制作统一格式的标签），并设置目录表，以便进
09 正本存档
输出 《内部联络
单》
《内部联络 单》
相关模板文件
所编文件电子 版或纸质版
所编文件
修改意见
所编文件
《受控文件发 放签收表》
作业指导文件 / / / / / / / /
受控文件控制作业流程图
文件编号/版本 发布日期
XX-ZJB-02.10/A0 2024 年 1 月 1 日 页码 第 3 页/共 4 页
/
行检索与快速查找。 2、电子档存档：受控文件的电子源版（可编制的 WORD 或 EXCEL 等格式）无论是
哪个部门所编，均应发送源版到文控中心（编制人员可自行保存一份源稿），如有加密 保护，也应一并提供密码给文控中心，否则视为违纪处理。
《受控文件夹 目录表》（非 受控表单）
/
3、有旧版的电子版，应明确标明旧版的版本号，予以放到旧版存储文件夹中存档，
受控文件控制作业流程图
外来文件控制流程
外来文件管控流程
外来文件管控流程
1.目的
规范文件流程，为更好的为生产能及时的更新文件
2.范围
适用项目。
3.职责
质量部负责组织实施本程序。
各部门对本程序中的相关内容的正确执行具体负责
4.术语和定义
无
5.引用文件
《文件控制》
6.工作程序
6.1 外来文件的领取
6.1.1 根据对文件的更新进度同步对实业公司文控发放对应最新版本的文件
6.1.2 对于新收到的文件放置在公司特定的服务器内，同时以邮件通知关人员
文件更新情况。
服务器设置需要帐号权限，现只发放两个帐号，质量主管和工艺主管登录使用。
如需增加则会向将申请人员培训保密协议，签订承诺书，存档保存。
6.1.3 工艺根据公司自身情况将外来文件转化为我司工艺版本交与质量文件审
核授控后下发产线
6.1.3根据《文件控制》文件，将外来文件登记
8.相关文件和记录
外来文件登记/发放记录表。
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问题返回 ?
no
存档
合资公司技术部
施工部
提交变更申请
接收施工文件
设备制造商
采购的设备资料控制流程
图纸/文件
按照返回的意见 修改图纸/文件
合资公司技术部
单元主管工程师
是否详细设 No 计急需 ?
Yes
签署“供参考”或 “初版条件”给设计
院
Yes
认真审查并最终确认用 于设计院详细设计的图 纸/文件（1，2，3…)
设计文件控制流程
设计院工艺
设计院其他专业
P&ID 完成并批准 设计变更
正式版 P&ID 提交给各个
专业
变更 yes 管理
问题返回 ?
no 详细设计
设计审查/ 批准/正式
文件
设计文件按照要求， 打包提供
变更管理
yes
问题返回 ?
no
存档
设计变更
提交技术部
接收ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ工文件包
基本设计资料/采购的 设备资料
变更管理 yes
技术部存档
设计院
设计院用于 详细设计
施工部
施工部和承包商用于 施工检查