电子档案管理制度完整篇.doc
公司文件电子档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文件的归档、保管、利用和销毁。
第三条公司电子档案管理遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案内容必须真实反映公司业务活动和历史面貌。
（二）完整性原则：电子档案应包括所有相关文件，确保档案的完整性。
（三）安全性原则：采取有效措施，确保电子档案的安全、保密和不被篡改。
（四）规范管理原则：严格按照国家和公司有关档案管理的法律法规、标准和规范进行管理。
第二章电子档案的归档第四条公司电子档案的归档范围包括：（一）公司内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；（二）公司对外发文、合同、协议、招投标文件等；（三）公司各类规章制度、操作规程、技术标准等；（四）公司业务往来中的各类电子文件；（五）其他具有保存价值的电子文件。
第五条电子档案的归档应当符合以下要求：（一）归档文件应当完整、准确，符合国家档案管理要求；（二）电子档案的格式应当符合国家规定或行业标准；（三）电子档案的存储介质应当符合国家档案管理部门的要求；（四）归档文件应当经过整理、分类、编号，并填写归档目录。
第三章电子档案的保管第六条电子档案的保管工作由公司档案管理部门负责，实行专人负责制。
第七条电子档案的保管应当符合以下要求：（一）电子档案存储设备应当定期进行检查、维护，确保设备正常运行；（二）电子档案的存储环境应当满足档案存储的要求，防止数据丢失、损坏；（三）电子档案的备份应当定期进行，确保数据安全；（四）电子档案的访问权限应当严格控制，防止未经授权的访问和修改。
第四章电子档案的利用第八条公司内部人员因工作需要，可向档案管理部门申请查阅电子档案。
第九条查阅电子档案应当遵守以下规定：（一）查阅人员应当出示有效证件；（二）查阅人员应当遵守保密规定，不得泄露档案内容；（三）查阅人员应当爱护档案，不得随意复制、摘录档案内容；（四）查阅完毕后，应当及时归还档案。
电子档案安全管理制度
第一章总则第一条为确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
第三条电子档案安全管理遵循以下原则：1. 法规依据原则：严格遵守国家有关法律法规，确保电子档案安全；2. 隐私保护原则：保护电子档案中涉及个人隐私的信息；3. 完整性原则：确保电子档案的完整性，防止篡改、删除和泄露；4. 可用性原则：确保电子档案的可用性，便于查询和利用；5. 保密性原则：对涉密电子档案采取严格的保密措施，防止泄密；6. 信息化原则：运用现代信息技术，提高电子档案管理的效率和质量。
第二章组织与职责第四条成立电子档案安全管理工作领导小组，负责本单位电子档案安全管理的全面工作。
第五条电子档案安全管理工作领导小组下设电子档案安全管理办公室，负责电子档案安全管理的具体工作。
第六条电子档案安全管理办公室职责：1. 制定电子档案安全管理制度；2. 负责电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；3. 对电子档案进行安全检查，发现问题及时整改；4. 组织电子档案安全培训和宣传教育；5. 负责电子档案安全事件的调查和处理；6. 指导、监督各部门电子档案安全管理工作。
第七条各部门负责人对本部门电子档案安全管理工作负总责，具体职责如下：1. 贯彻执行电子档案安全管理制度；2. 组织本部门人员学习电子档案安全知识；3. 确保本部门电子档案的完整、准确、安全和有效利用；4. 定期对本部门电子档案进行安全检查，发现问题及时报告和处理。
第三章电子档案收集与整理第八条电子档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：收集的电子档案应包括全部文件、资料和相关电子设备；2. 及时性原则：及时收集电子档案，确保档案的完整性；3. 准确性原则：收集的电子档案应准确无误；4. 安全性原则：收集过程中注意保护电子档案安全。
电子文档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范电子文档档案的管理工作，保障电子文档档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子文档档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子文档档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子文档档案的合法合规。
（二）统一管理：对电子文档档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）规范操作：严格按照档案管理流程和标准进行操作，确保档案质量。
（四）安全保密：加强电子文档档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失。
（五）有效利用：提高电子文档档案的利用率，充分发挥档案在各项工作中的作用。
第二章电子文档档案的收集第四条电子文档档案的收集范围包括：（一）本单位各部门、各机构产生的电子文档资料；（二）与本单位业务相关的电子文档资料；（三）上级机关、外部单位提供的电子文档资料；（四）其他需要归档的电子文档资料。
第五条电子文档档案的收集应当遵循以下要求：（一）及时性：及时收集电子文档档案，确保档案的时效性；（二）完整性：确保收集的电子文档档案完整、准确，无遗漏；（三）规范性：收集的电子文档档案应当符合国家有关电子文档档案管理的规范要求。
第三章电子文档档案的整理第六条电子文档档案的整理应当遵循以下原则：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）按照档案形成的时间顺序进行排列；（三）按照档案内容的关联性进行组合；（四）保持档案的原始状态。
第七条电子文档档案的整理工作包括：（一）分类：根据档案内容、形式、用途等因素进行分类；（二）编目：为每份电子文档档案编制目录，包括档号、标题、作者、日期、页数等；（三）编号：为每份电子文档档案赋予唯一的档号；（四）数字化：对纸质档案进行数字化处理，确保档案的长期保存和利用。
第四章电子文档档案的保管第八条电子文档档案的保管应当遵循以下要求：（一）安全保管：采取有效措施，确保电子文档档案的安全，防止丢失、损坏、篡改等；（二）防磁防潮：对电子文档档案进行防磁、防潮处理，延长档案的寿命；（三）定期检查：定期对电子文档档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。
公司电子档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子档案管理，确保电子档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有电子档案的管理，包括但不限于公司内部文件、电子邮件、电子表格、音频视频文件、电子图纸等。
第三条公司电子档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保电子档案的完整性，防止档案的缺失、损坏或篡改。
2. 准确性原则：确保电子档案内容的准确无误，便于查询和利用。
3. 安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障电子档案的安全。
4. 便捷性原则：提高电子档案的检索和利用效率，方便员工查阅和使用。
第二章组织机构与职责第四条公司设立电子档案管理部门，负责电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条电子档案管理部门的主要职责：1. 制定电子档案管理制度，并组织实施。
2. 负责电子档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。
3. 监督检查各部门电子档案管理工作的落实情况。
4. 为各部门提供电子档案查询和利用服务。
第六条各部门应指定专人负责本部门的电子档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门电子档案的收集、整理和归档。
2. 定期向电子档案管理部门报送电子档案。
3. 积极配合电子档案管理部门开展电子档案管理工作。
第三章电子档案的收集与整理第七条电子档案的收集应遵循以下要求：1. 收集内容：包括公司内部文件、电子邮件、电子表格、音频视频文件、电子图纸等。
2. 收集方式：通过网络、光盘、U盘等介质进行收集。
3. 收集时间：及时收集，确保电子档案的完整性。
第八条电子档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：根据电子档案的内容、形式、时间等因素进行分类整理。
2. 编号命名：为电子档案编制统一的编号和命名规则。
3. 制作目录：制作电子档案目录，方便查询和利用。
第四章电子档案的归档与保管第九条电子档案的归档应遵循以下要求：1. 归档范围：所有具有保存价值的电子档案均应归档。
电子档案管理制度模板
电子档案管理制度模板一、总则1. 目的：为规范电子档案的管理，确保电子档案的安全、完整和可用性，提高档案管理效率，特制定本制度。
2. 适用范围：本制度适用于公司所有部门和员工在电子档案的创建、收集、存储、使用、维护和销毁等环节的管理。
二、电子档案的创建与收集1. 创建：电子档案应由指定人员负责，确保信息的准确性和完整性。
2. 收集：各部门应定期收集、整理与本部门业务相关的电子文件，并及时移交档案管理部门。
三、电子档案的存储与保管1. 存储：电子档案应存储在安全的服务器或云存储系统中，定期进行数据备份。
2. 保管：档案管理人员应定期检查电子档案的存储状况，确保数据安全。
四、电子档案的使用与维护1. 使用：员工在使用电子档案时，应遵守保密原则，不得擅自复制、传播或篡改档案内容。
2. 维护：档案管理人员应定期对电子档案进行维护，包括更新、清理和修复。
五、电子档案的安全与保密1. 安全：应采取必要的技术措施，防止电子档案的丢失、损坏或被非法访问。
2. 保密：对于涉及商业秘密或个人隐私的电子档案，应实行严格的访问控制和权限管理。
六、电子档案的审计与监督1. 审计：定期对电子档案的管理情况进行审计，确保管理制度的有效执行。
2. 监督：公司管理层应对电子档案的管理工作进行监督，确保档案的安全和完整。
七、违规处理1. 对违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或其他纪律处分。
2. 造成严重后果的，将依法追究相关责任。
八、附则1. 本制度自发布之日起生效，由档案管理部门负责解释。
2. 本制度如与国家相关法律法规冲突，以国家法律法规为准。
请根据公司实际情况调整上述模板内容，以确保其适用性和有效性。
电子档案管理制度
电子档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强电子档案的管理，促进档案工作的规范化和现代化，提高档案管理的效率，保障电子档案的安全、完整和可信，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于全公司所有部门和单位的电子档案管理活动。
第三条公司电子档案管理应遵循“依法管理、分类管理、规范管理、安全管理、挂图作战”的基本原则。
第二章电子档案的分类管理第四条电子档案应分为不同的分类，包括案卷档案、项目档案、工程档案、人事档案等。
第五条不同的分类电子档案应设立不同的档案管理部门进行管理。
第六条档案管理部门应根据档案的属性和重要性，对档案进行归档、整理、检索和保管。
第七条档案管理部门应负责规范电子档案的归档、移交、借阅等工作，确保档案的安全和完整。
第三章电子档案的规范管理第八条公司应建立健全电子档案管理制度和规范流程，确保电子档案的合法性、准确性和完整性。
第九条档案管理部门应制定规范的档案管理操作流程，对电子档案的生成、存储、共享、检索等环节进行规范管理。
第十条公司应对电子档案管理人员进行规范化培训，提高其档案管理的专业水平和业务能力。
第四章电子档案的安全管理第十一条公司应建立健全电子档案安全管理制度，明确档案的保密级别和权限管理规则。
第十二条档案管理部门负责对电子档案进行备份和存档，确保档案的安全和可信性。
第十三条公司应加强网络安全防护，防止电子档案被非法侵入和篡改。
第五章电子档案的利用与共享第十四条公司应鼓励电子档案的利用和共享，提高档案利用率和效益。
第十五条档案管理部门应定期开展档案的利用与推广工作，推动电子档案在公司的全面应用。
第十六条公司应建立电子档案共享平台，提供便捷的电子档案查阅和借阅服务。
第六章电子档案的保管第十七条公司应建立健全电子档案的保管制度，明确档案保管的责任部门和责任人员。
第十八条档案管理部门应制定档案的保管规定和操作流程，对电子档案进行规范的保管和备份。
公司人员电子化档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司人员电子化档案管理，确保档案信息的准确性、完整性、安全性，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工电子化档案的管理，包括员工入职、在职、离职等各个阶段形成的各类电子文件。
第三条公司人员电子化档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中存储，分散利用；（三）安全保密，确保信息安全；（四）规范操作，提高工作效率。
第二章管理机构及职责第四条公司设立电子档案管理部门，负责公司人员电子化档案的统一管理、监督和指导。
第五条电子档案管理部门职责：（一）制定公司人员电子化档案管理制度及操作规程；（二）负责电子档案的收集、整理、归档、鉴定、统计、保管、利用等工作；（三）对各部门电子档案管理工作进行监督、检查和指导；（四）负责电子档案的备份、恢复和信息安全保障工作；（五）定期对电子档案进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性。
第六条各部门设立电子档案管理员，负责本部门人员电子化档案的日常管理工作。
第七条电子档案管理员职责：（一）负责本部门人员电子档案的收集、整理、归档、鉴定、统计、保管、利用等工作；（二）确保电子档案的准确性和完整性，按时向电子档案管理部门移交档案；（三）对电子档案进行备份、恢复和信息安全保障工作；（四）参加电子档案管理培训，提高自身业务水平。
第三章电子档案收集与整理第八条公司人员电子档案收集范围：（一）员工个人信息、学历、职称、资格证书等；（二）劳动合同、社会保险、福利待遇等；（三）员工培训、考核、奖惩等；（四）员工离职、退休等。
第九条电子档案整理要求：（一）按员工入职时间顺序排列；（二）按照档案类别、时间、文件名称等要素进行分类；（三）确保档案内容的准确性和完整性；（四）电子档案格式统一，便于查阅和利用。
第四章电子档案归档与保管第十条电子档案归档：（一）员工入职、离职等环节，应及时将相关电子档案归档；（二）归档电子档案应经过审核，确保档案内容的准确性和完整性；（三）归档电子档案应按照档案类别、时间、文件名称等要素进行分类。
电子档案 管理制度
电子档案管理制度第一章总则第一条为了规范电子档案的管理，提高档案管理的安全性和效率，根据国家有关法律法规和标准规定，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位在业务活动中产生的全部电子档案管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式产生的档案资料，包括但不限于文档、电子邮件、图片、音视频等。
第四条电子档案的管理要符合国家有关法律法规，保证档案的完整性、真实性、可靠性和保密性。
第五条电子档案管理要建立规范的工作流程和制度，保证档案的查阅、借阅、复制等活动的规范进行。
第六条电子档案管理要注重信息化手段的运用，提高档案管理的效率和便捷性。
第二章电子档案的管理第七条电子档案的分类、归档、整理和保管应当按照相应的规定进行。
第八条电子档案管理要建立档案目录与检索系统，便于查阅和利用。
第九条在采购、使用电子档案管理软件应当符合国家有关标准和规范。
第十条电子档案的备份、存档要根据实际情况制定相应的备份计划。
第十一条硬件设备的管理是电子档案管理的基础，应当保证硬件设备的正常运转。
第十二条对于重要的电子档案需要进行加密和备份，保证其安全性以及备份完整性。
第三章电子档案的利用第十三条电子档案的查阅、借阅、复制等活动要严格按照档案管理规定进行操作。
第十四条电子档案的利用要区分权限，严格控制访问权限，保证档案的安全性。
第十五条电子档案的利用要精确记录查阅、借阅和复制等操作，确保档案管理的安全性。
第十六条对于不合理修改或删除电子档案的行为要追究相应的责任。
第四章电子档案的保存和销毁第十七条对于电子档案的保存和销毁，要严格按照国家有关规定进行操作。
第十八条电子档案的保存时间应当符合国家有关规定，到期后可以根据实际情况进行延长保存。
第十九条电子档案的销毁应当经过严格的审核程序，确保销毁的合法性。
第二十条对于需要销毁的电子档案要彻底销毁，保证档案不被恢复。
第五章电子档案的安全第二十一条对于电子档案管理要严格控制权限，确保档案的安全性。
第二十二条对于重要的电子档案要进行加密，保证档案的安全存储和传输。
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电子档案管理制度11
电子档案管理制度
一、总则
1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史电子文件记录。
3、各部门及各项目承办人员应保证项目及相关文件的系统完整(各种附件一律不准抽存)，项目结案后及时归档。
4、工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
1、公司资料：规章制度、资质证书、宣传资料、合同档案等资料。
2、技术资料：设计规范、产品施工图、项目资料。
3
4、学习资料：读书
三
1、公司指定专人负责电子档案的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。
四、归档要求
(一) 文件的登记
1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。
2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表B.1)，以各文件夹为单位填写续页(见附录B 的表B.2)。
3、电子文件登记表为树式链接，在上级电子文件登记表中建立链接，通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。
4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。
(二) 文件分类及编号方法
1、档案管理负责人按照“附录C”对文件进行分类。
2、电子文件稿本代码：M (manuscript)—草稿性电子文件；U (unofficial)—非正式电子文件；F(formal) —正式电子文件。
3、电子文件类别代码：T（text）—文本文件；I（image）—图像文件；C（chart）—图形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—声音文件；H(hypermedia)—超媒体链结文件；P（program）—程序文件；D（data）—数据文件。
(三) 文件格式规定
1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。
2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。
3、视频和多媒体电子文件以FLASH、A VI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WA V、MIDI、WMA为通用格式。
4、音频电子文件以WA V、MP3为通用格式。
5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。
(四) 注意事项
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系
2、归档的文件材料均应齐全完整。
3、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文
件材料应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者需填写《归档电子文件借阅单》(见附录D的表D.1)，报主管人员批准后，方可借阅。
未经批准，任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。
2、借阅时，应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹，借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。
3、档案不准转借，必须专人专用。
七、档案的安全管理
1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理备案。
2、档案电脑密码应3个月更改一次。
3、档案管理人员应对涉及公司机密的文件夹进行加密，填写《加密文件登记表》(见附录E的表E.2),并提交总经理备案。
附录A
表A.1 归档电子文件移交、接收检验登记表
电子档案管理制度1
电子档案管理制度
2013年
金银山煤矿
电子档案管理制度
为了加强应急救援专业电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地为学校发展服务，根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合本专业实际，特作如下规定：
一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责
1．电子文件是我单位开设的一种独立的档案门类和载体，
它和其他档案一样，应加强领导。
电子文件从形式到归档的管理过程中，由何乾龙统一负责。
应急救援档案资料统一归金银山救护队技术员管理，统一存放于中队技术员办公室，为应急救援档案办公室。
2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。
3．电子文件实行集中统一管理。
校档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。
档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
二、电子文件的归档方式
1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，
根据本单位工作实际，现强调物理归档。
2．各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。
填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
三、电子文件的移交与保管
1．电子文件在每年六月份前将上年度的应归档的电子文件向档案部门归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。
2．校档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。
做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。
3.入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
4．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档
案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
5．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45℃—60℃。
四、电子文件的提供和利用
1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
2．销毁电子档案，需经本单位校档案鉴定小组、分管领导
批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。