外 来 文 件 和 资 料 登 记 表
文书档案管理规定
文书档案管理制度在很多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司如果对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室管理规定第一条为了加强公司的文件管理特制定本规定第二条公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印第三条公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理第四条私人资料不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免影响公司的正常工作第五条文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误第六条文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人不得载留任何文件第七条文印室对送来打印复印传真的文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政管理部门的统一列行政开支第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批评或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失处元以上罚款直至辞退第九条本规定自年月日起执行行文表发文号二.文件收发规定第一条公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章第三条文件和原稿由办公室分类归档保存备查第四条属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送第五条文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清楚并向文件签发人报告报送结果秘密文件由专人按核定的范围报送第六条外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送第七条传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实往来信函记录表客户或单位:三.公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发第二条外发函电要求1、各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点以前将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表2、每天下午点以前公司收发室应将当日外发函电清点累计送交邮局寄发信函寄发记录表□业务类□公共关系□采购类□总务类第三条外来邮件管理1、外来邮件一律公司收发室签收分发2、凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收3、一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内4、私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取5、不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检查封口邮戳如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由6、凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室通知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去邮局取款取件超期罚款收发室概不负责第四条报刊订购与收发1、报刊订购1订购时间：上半年下半年2订购手续：不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外还须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人2、报刊收发1收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点发现有差错应及时登记并要求补缺退任2收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时间为小时任何人不得进入收发室四.公司文件管理规定一总则第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度第二条文件管理内容主要包括上级函电来文同级函电来文本厂上报下发的各种文件资料第三条按照党政分工的原则全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办以下简称两办归口管理送发公文登记簿表格档案处理工作一览表二收文的管理第四条公文的签收1、凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外后分别交两办机要秘书拆封在签收和拆封时收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮票撕毁函件应查明原因对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收2、对上级机要部门发来的文件要进行信封文件文号机要编号的四对口核定如果其中一项不对口应立即报告上级机要部门并登记差错文件的文号第五条公文的编号保管1、两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单并分类登记编号保管须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件厂领导启封后也应分别交两办办理正常手续2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管不得个人保存第六条公文的阅批与分转1、凡正式文件均需分别由两办主任或副主任根据文件内容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要月即办2、一般函电单据等分别由两办机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的文件应同主办单位联系后再分转处理3、为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过天特殊情况例外第七条文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密级的文件带回家宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容2、阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在下班前将文件交机要室阅批文件一般不得超过天阅后应签名以示负责如有领导批示拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜3、阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密4、文件阅完后应送交两办机要秘书切忌横传5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照有关保密规定并征得两办同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转6、按照阅文范围离退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件或由两办机要室通知到机要室阅文三发文的管理第八条发文的规定1、全厂上报下发正式文件的权力集中于厂部各群众团体和部门一律不得自行向上向下发送正式文件2、各群众团体部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请并将文件底稿交厂办审核厂部同意发文则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂字发文3、对全厂影响较大涉及两个以上厂领导分管范围的文件须由厂长批准签发其余文件均由分管厂领导批准签发第九条发文的范围1、凡是以厂部名义发出的文件通告决定决议请示报告编写的会议纪要和会议简报均属发文范围2、厂部下发文件主要用于1公布全厂规章制度2转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件3公布工厂体制机构变动或干部任免事项4公布全厂性的重大生产技术经营管理政治工作生活福利等工作的决定5发布有关奖惩决定和通报6其他有关全厂的重大事项3、上行文外发文主要用于1对上级机关呈报工作计划请示报告处理决定2同兄弟单位联系有关工厂重大生产技术人事劳资物资供应科研基建经营管理等事宜4、在工厂日常生产技术经营管理中有关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达上级指示等事项应按有关制度办理经分管厂领导批准后由主管业务科室书面或口头通知执行一般不用厂部文件发布5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定一般都不应发文不备查考可以科室名义用工作简讯发会议纪要6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系可用各科室的名义对外发函应各自编号备查不用厂部名义发文四发文程序与要求第十条发文程序规定1、各单位需要发文应事先向厂部提出申请2、厂部同意发文时主办单位应以国家法令上级指示或工作实际需要草拟文件初稿表格管理登记表3、草拟文稿必须从全厂角度出发做到情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简练标点符号正确书写工整严禁使用铅笔圆珠笔红墨水和彩笔书写4、文稿拟就后拟稿人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位与拟稿人并签名盖章标定日期和密级5、厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神有关文件规定对文稿进行审查和修改对涂改不清文字错漏严重内容不妥格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿6、经厂办审查修改后的文稿送部门主管领导核稿对文稿内容质量负责7、对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟稿部门重新誊写清楚8、需经会签的文稿应在交付打印前送会签部门会签文稿审核会签后按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发9、经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印10、文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名11、文件打字后由厂办派专人按数印刷再由两办机要秘书分发并检查落实情况对印刷质量不好的文件机要秘书应拒绝盖印分发五文件的借阅和清退第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件需经本部门负责人签写便条对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续就地阅看按时归还任何人不得将文件带走或全文抄录不允许拆卷和在文件上勾画等第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作一般为月底一小清季末一中清年终一总清如发现文件丢失必须及时查明原因和责任者并如实向领导报告第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交保管保密催办检查工作六文件的立卷与归档第十五条文件的归档范围1、凡下列文件统一分别由两办负责归档1上级机关来文包括上级对工厂报告申请的批复2厂部发出的报告指示决定决议通报纪要重要通知工作总结领导发言和生产经营工作的各类计划统计季度年度报表等3厂长办公室厂务会工厂管理委员会中层干部会以及各种专业例会记录4厂一级组织召开的代表大会所形成的报告总结决议发言简报会议记录等5有保存价值的人民来信来访记录及处理结果6参加上级召开的各种会议带回的文件资料及本厂在会上汇报发言材料等7上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告指示记录以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料8反映本厂生产经营活动先进人物事迹及厂领导工作等的音像摄制品9工厂日志和大事记10工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料2、业务科室各群众团体日常工作中形成的活动资料由各业务科室群众团体负责立卷归档第十六条立卷要求1、文件立卷应按照内容名称作者时间顺序分门别类地进行整理归档2、立卷时要求把文件的批复正本底稿主件附件收集齐全保持文件材料的完整性3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则重要工作重要会议形成的文件材料要及时立卷归档4、上年度形成的文件材料要求在下年度月份以前整理完月份正式向档案馆室移交清单一式两份接交单位各留存一份备查七文件的销毁第十七条对于多余重复过时和无保存价值的文件厂办机要室应定期清理造册并按上级有关规定办理申请销毁手续第十八条经审核同意销毁的文件应派专车分别由厂办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁五.公司文书管理制度一总则第一条为确保文书事务正常顺利进行促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度第二条所谓文书是指业务工作上往来公文报告会议决议规定合同书专利许可证书电报各种账簿图表参考书等一切业务用书与公文第三条全部文书归公司所有并收藏任何个人不得私自占有第四条必须严格保守文书的机密第五条文书按下列要点处置或办理凡重要事宜的指示请示汇报报告传达答复等等一律以文书的形式进行所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则必须明确责任即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项事后也必须以文书形式记录下来第六条文书的管理原则规定如下:1.文书的收发领取与寄送原则上由总公司总务部负责2.分公司或分支机构的文书管理另有文书管理细则做出规定二文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收并按下列要点处置1、一般文书予以启封分送各部门2、私人文书不必开启直接送收信人3、分送各部门的文书若有差错必须立即退回总务部三文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类:1.绝密指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书2.秘密指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书表表格登记单3、机密：指不宜向公司以外人员透露内容的文书4、普通：指非机密文书如果附有其他调查问卷之类的重要东西则另当别论5、传阅：指在本公司内部传阅或传达的文书第九条普通文书的处理原则如下1、由部门经理以上级别的主管负责对文书进行审阅回答批办以及其他必要的处理或者由其指定下属对文书进行具体处理2、如果遇到重要或异常事项必须及时与上一级主管取得联系按上级指示办理3、各种有关联的事项必须与各部门商议后方能予以处置第十条机密文书的处理原则如下1、机密文书原则上由责任者或当事者自行处理2、指名或亲启文书原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名并由发文者封缄3、到达的指名或亲启文书原则上由信封上所指名的人开启其他人不得擅自启封如果某主管在职务上有权替代来件所指名者不受本条规定的约束第十一条文书的阅览原则如下1、某文书被阅览后阅览者必须签字表示已经阅览完毕如有必要可在文书的空白处填写阅览后的意见并转给或交还文书的主管2、有必要在各部门传阅的文书必须附上传阅登记簿按传阅登记簿规定栏目填写并最终交还文书主管第十二条与各部门有关的文书在处理意见上如果存在分歧则由文书的主管部门出面进行协商如果不能协商一致上报或请示上级领导由上级裁决四请示审批第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序凡公司经营重要事项都必须经请示获得董事会总裁和常务董事审查裁决和公文批复之后方能实行第十四条须请示审批事项如下1、职务及重要人事安排2、各种制度性规定的变更3、重要契约的缔结解除与变更4、诉讼行为5、与政府机构有关的各种重要的请示回执申请等等6、土地建筑物以及事务所权利的购买与转让7、大额馈赠谢礼以及宣传广告费用的开支8、分支机构的增减与升降9、预算与决算事宜10、借款与贷款以及借贷银行的开设与变更11、重要或高额物品的采购不急用或不需要物品的转让或廉价出售12、定期或不定期刊物发刊修改与废除以及费用开支的修订13、有关公司经营的重要计划与企划14、其他上述未涉及的重要事项第十五条请示审批者为分公司经理以及以此为标准确定的主管第十六条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌以便能顺利实施第十七条请示审批的事项必须以提案文书的方式经主管呈交总部如果事情紧急允许直接以非文书形式请示但事后必须尽快撰写请示提案文书上报第十八条请示提案文书的内容包括标题正文理由说明和附录提案文书应一式多份分送有关部门如业务部门出版部门总务部门和财务部门等等第十九条请示提案文书必须编号注明起草者或请示者所属分支机构及部门并签名盖章第二十条请示审批内容一旦被上级认可并做出决定则以请示提案书副本替代批复返回并请示部门予以执行第二十一条请示提案原本由总务部保管五文书的制作第二十二条文书制度要领如下1、文书必须简明扼要一事一议语言措辞力求准确规范2、起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程加以证明必须做出交代必要时附上相关资料与文件3、必须明确起草文书的责任者并署上请示审批提案者姓名对请示提案文书进行修改时修改者必须认真审阅原件修改后必须署名第二十三条文书的起草必须征得主管同意并且在主管有了明确的决定之后进行文书起草只是一个文书化的过程与结果文书的草案必须予以保存第二十四条重要文书必须经过公证并且在正式文书形成前掌握并附上具有价值的证据或证明文件第二十五条文书的署名按下列规定进行1、公司内文书如果是一般往来文书只需主管署名如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书只需部门署名如果是重要文书按责任范围由总裁副总裁常务董事署名或者署有关部门的主管姓名与职务2、对外文书如合同书责任状政府许可申请书回执公告等重要文书一律署总裁职务与姓名如果是总裁委托事项可由指名责任者署名上列规定以外的文书也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名第二十六条文书的盖章按下列要点进行1、在正本上必须加盖文书署名者的印章副本可以加盖署名者或所在部门印章2、如果文书署名者不在可加盖职务或代理者印章并加盖具体执行者印章替代但在这种情况下文书存档前必须加盖署名者印章3、以部门或公司名义起草的文书在旁侧加盖有关责任者印章第二十七条总裁与公司印章按下列原则使用1、在有必要加盖总裁公司印章时必须填写委托申请书经所属部门主管认可并且加盖印章之后向总务部门提出2、总务部主管经审核签名盖章批准申请如有必要则需请示总裁3、在需要总裁签字的情况下手续同前4、经总务部批准后去印章保管员处加盖公司印章5、一些带有公司字样或总裁职务字样的印章须经主管同意直接向印章保管员申请加盖六文书的发送第二十八条一些需要邮寄或专人递交的文书按下列要点进行发送必要时还须给文秘室以回复或回执调查报告不受本条规定限制1、文书封面必须明确写清发送或接收单位单位地址以及收件人姓名并且注明快递邮寄面呈或转交等字样2、公司内部文书原则上不作封缄第二十九条各部门的邮寄文书必须于发送前在发信登记本与邮资明细账上做好登记并填写表格请印申请单第一联请印单位存第二联存采购单位第三联存总务部门七文书的整理与保存第三十条文书按内容进行整理后分为两类保管一类是尚未完结的文书另一类是可以归档的文书第三十一条全部完结的文书分别按所属部门文件机密程度整理编号和保存年限进行整理与编辑并在文书保存簿上做好登记归档保存第三十二条制度规定不动产权利书合同书往来公文与特许专利等特别重要的文书由总务部填写重要文书目录后予以保存第三十三条分公司或分支机构的文书分为两类一类是特别重要的文书直接归主管保存另一类是一般的文书留存各部门保管第三十四条文书的保存年限如下。
关于外单位来文的审批处理方法(02)
关于外单位来文的审批处理方法
为规范项目部针对外单位来文的审批处理程序，形成制度化、标准化及规范化，以提高处理问题的效率和质量，特制定本处理方法。
一、文件接收与审批流程
1、外单位来文统一由资料室接收，并做好签收记录。
2、来文经过登记，呈送综合办公室审阅，由主管领导审批。
并向文件涉及部门发送文件复印件。
3、根据领导审批意见，对来文进行回复。
如为重要问题，须经各部门开会协商，统一决定对文件中问题的处理措施及办法。
二、文件处理办法
针对监理通知或整改要求等不同性质来文，作出如下具体处理办法：
1）外单位提出需要我方澄清相关问题的。
经过相关领导审阅后作出具体批示，由资料室进行整理并填写回复单，要求清晰表达我方对问题的解释，经领导审核后，回复给发文单位，并做好发文登记。
2）外单位针对我方现场施工提出整改通知的。
相关负责人应及时调查问题发生原因，严重程度，以及对工程质量等的影响。
立即采取相应的合理有效措施对发生问题的施工部位进行整改处理，保证整改效果，做好整改记录。
将整改经过及整改效果以书面形式报送给发文单位。
3）外单位督促我方完善相关资料编制或管理制度的。
由相关负责人具体落实资料或措施的编制工作，形成书面文档留底，并将我方成果报送发文单位。
4）做好外单位来文的签收登记，我单位发文登记。
5）对事件进行后续跟踪，如外单位对我方处理或整改结果提出另外意见，应继续跟踪，及时处理。
6）加强与外单位的沟通，就相关问题进行协商。
针对涉及多方面的事项，各部门应互相配合，共同协商，拿出合理的解决办法。
医疗(安全)不良事件登记表
XX县人民医院医疗(安全)不良事件登记表7．事件发生场所：急诊门诊病区医技部门行政后勤部门其它: C．不良事件类别一般事件重大事件病人辨识事件：诊疗过程中的病人或身体部位错误（不包括手术病人或部位错误）。
检验病理放射等技术诊查中，丢失或弄错标本，拍错部位，配错血；漏报、错报、迟报结果等引起的不良事件手术事件：手术治疗中开错部位、摘错器官、遗留异物在病员体内的事件。
麻醉事件：麻醉方式、部位、药品剂量错误,麻醉过程中不认真观察病情变化。
医疗处置事件：诊断、治疗、技术操作不当等引起的不良事件。
烧烫伤事件：治疗或手术后发生烧烫伤。
呼吸机事件：呼吸机使用相关不良事件。
管路事件：如管路滑脱、自拔事件。
输血事件：医嘱开立、备血、传送及输血不当引起的相关不良事件。
针扎事件：包括针刺、锐器刺伤等不良事件；药物事件：医嘱、处方、调剂、给药、药物不良反应、药物过敏等相关的不良事件。
报告人：医师技师护士其他报告人签名：联系地址: 联系电话：1、医疗不良事件（medical adverse event）是指因诊疗活动而非疾病本身造成的损害。
包括诊断治疗的失误及其相关的设施、设备引起的损害等。
不良事件包括可预防的和不可预防的两种。
2、潜在不良事件（potential adverse event）是指由于不经意或是及时的介入行为，而使其原本可能导致的不良事件或情况并未真正发生在病人身上。
3、无伤害：事件发生在病人身上，但是没有造成任何的伤害。
4、轻度伤害：事件虽然造成伤害，但不需或仅需稍微的处理或观察；如捏伤、擦伤、皮肤小撕裂伤。
5、中度伤害：需额外的探视、评估或观察，但仅需要简单的处理；如缝合、夹板固定、冰敷、抽血检查、包扎或止血治疗。
6、重度伤害：除需要额外的探视、评估或观察外，还需住院、延长住院时间或会诊等特别处理。
《收发文管理系统规定》
收发文管理规定（试行）1总则1.1为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规性，特制定本管理规定。
1.2本规定适用于公司及各直属部门。
2定义2.1本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办及反馈等程序。
2.2本规定中的部来文是指收到公司围的文件。
部收文容包括：部文件、各类报表、计划总结、专项业务审核单等。
2.3本规定中的外部来文是指收到公司围外部的文件。
外部收文容包括：外部文件、函件等。
2.4本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发（会签）、复核、用印、分发、文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
文件是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规体式的文件等3职责3.1行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。
3.2行政部对各部门收发文管理的规性予以监督检查。
3.3各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日完成对来文的处理。
3.4各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事，精简高效”的原则，确保文件的格式规、用词准确。
4收文管理4.1文件的拟办和批办4.1.1签收登记4.1.1.1、外来文均由行政部负责签收登记；并由行政部填制信息批阅单，注明收文日期、收文编号、发文单位、公文名称等。
4.1.2收文编号4.1.2.1其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。
4.1.2.2部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。
4.1.3拟办和批办4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。
4.2文件的承办4.2.1凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。
4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及和日期；行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该来文所涉事项有决定权的公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。
进(来)料加工手册办理流程及核销流程
进(来)料加工手册办理流程及核销流程基本概念◆来料加工来料加工是由境外委托方提供一定的原料、元器件、零部件，不需付汇进口，由加工企业根据外商的要求进行加工装配，成品交外商销售，由加工企业收取加工费的业务。
来料加工贸易，海关对进口材料全额免税，货物出口免征增值税、消费税，出口货物耗用国内材料支付的进项税金不得抵扣应记入成本。
◆进料加工进料加工是指企业用外汇购买进口原料、元器件、零部件和包装材料，经生产加工成成品返销出口收汇的业务。
进料加工贸易，海关对进口材料全额或按比例免税，货物出口免征消费税，按“免、抵、退”计算退（免）增值税。
第一次办理需要先办理如下手续一、首先到外经委申请加工贸易企业电子钥匙，需要带以下资料：1）营业执照（复本上面盖红色公章）2）对外贸易备案登记表（复本上面盖红色公章）下载地址/iecms/index.jsp3）申请人身份证复印件（盖公章）4）单位介绍信（盖公章）5）已盖好公章的电子钥匙申请表及合同等表格（没有盖章填写企业信息的空白表格是到外贸委去拿的，拿回去填一下，盖上公章再拿去）然后付款， 网站用户的话需要支付年费RMB3000块每年，付完钱三个工作日左右可以自带U盘到外经委COPY他们帮你做的好电子钥匙。
可以咨询一下外经委的相关工作人员。
二、在办理外经委要用的电子钥匙的同时，还要申请海关的网上申报系统软件，到海关拿一份软件销售合同，盖好公章，带支票过去交钱就行了，第一年要交RMB9500块，以后每年RMB4000。
三、外经委和海关的软件都办好后，经营单位（即外贸公司或有进出口权的工厂）与生产单位（生产工厂）的企业生产能力证明要去申请办理。
下面这个网址是用于办理企业生产能力证明的：/jmdc/HomeIndex.html 点击登陆后填写企业相关信息，然后发送到外经贸主管部门审批。
等审批同意后带上企业营业执照（盖上公章）去当地外经贸主管部门办理审核手续。
按不同的区县来分外经贸主管部门，经济开发区与市区在不同地方办理，各区县也在各区县办理。
建设集团文件材料归档范围及保管期限表
工会、女工、共青团工作规划、规章制度、决定、通知、会议记录
永久
职工民主管理、劳保福利、职工维权、工会会费与财务管理文件材料、工会统计年报
永久
女工工作、劳动竞赛、文体活动、计划生育等方面文件材料
重要的
永久
一般的
10年
共青团组织发展、劳动竞赛、团费管理、文体活动等文件材料
重要的
永久
一般的
10年
民间团体工作，民政协调工作中形成的文件材料
永久
统计工作文件材料
永久
统计工作制度、规定、办法，综合性统计报表
永久
生产、技术、经济统计报表及分析文件材料，工业普查报表
永久
序号
归档范围
归档部门
保管期限
一般性统计分析文件材料
总部办公室及下属单位相关部门按权属分别归档
30年
14
本单位安全、环保、科技管理、信息化管理、标准等管理工作文件材料
安全生产工作文件材料
投资企业董事会、股东会文件材料、投资企业的财务报告、红利分配文件材料，股权证、转让协议等股权管理文件材料
永久
本单位在并购、参股、股权受让、基金业务及债权型投资等投资业务中形成的其他文件材料
永久
5
本单位总经理办公会、联席会议文件材料
通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单
建设集团文件材料归档范围及保管期限表
建设集团文件材料归档范围及保管期限表
1.党群类
序号
归档范围
归档部门
保管期限
1
社会责任工作文件材料
总部党群工作部及下属单位相关部门按权属分别归档
本单位社赠事业的记录文件材料
外来文件处理流程与规范
0—00—00外来文件处理流程与规范步骤1（1）所有外单位发来的文件应统一交由办公室行政人事专员签收、处理。
（2）办公室行政人事专员须将传真文件、电子文件打印成纸质文件。
（3）所有外单位发来的文件核对无误后，均须附《外来文件处理单》，并在《外来文件处理单》上准确填写收文时间、发文单位、收文号、文件标题、份数、密级、处理时限及签收人等内容。
步骤2（1）办公室行政人事专员须按照收文时间顺序在《外来文件登记簿》上对收到的外来文件进行登记。
（2）登记内容包括：收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、内容提要等。
步骤3（1）招待当天提前6小时与对方联系，明确对方的车次，如在高铁站或飞机场，明确一下接站时间、地点，及做好车辆协调。
（2）如需接站，由提出申请的招待部门负责人亲自前往高铁站及飞机场进行接站。
（3）如无需接站，则在等候对方抵达，并亲自进行引领和服务。
（4）如用餐则需向各部门协调是否需要敬酒等事宜。
（5）如住宿则需向客房提醒进行用心服务。
（6）招待结束后，到对应部门打印账单，找总经理进行签批，并将对应单据交财务。
步骤4（1）总经理批阅后，在《外来文件处理单》“领导批示”一栏中批示批办意见,交办公室主任分办处理。
（2）需要办理的文件：①办公室主任按批办意见，将需办理的文件分送有关部门或承办人员办理。
②对需要有关部门办理的重要文件，办公室主任须对办理情况进行督促检查，并做好督促记录向集团总裁汇报。
（3）需要传阅的文件：①办公室主任按批办意见，将需传阅的文件送交阅读范围的人员进行传阅，先送主要领导和文件相关分管领导传阅，然后送交其他人员传阅。
②领导阅文后要在《外来文件处理单》“传阅”一栏中签字，并注明阅读时间。
③办公室主任要随时掌握文件的去向，在文件传阅结束后回收文件并检查文件是否齐全完好。
（4）文件办理完毕，承办人须在《外来文件处理单》“处理结果”一栏中注明处理结果及办理日期。
步骤5（1）办公室行政人事专员将无批示的外来文件按类别归档。
公文处理管理办法
公司公文处理管理办法为进一步做好公司公文处理工作，规范流程、提高效率，根据有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第一章种类和适用范围第一条公司公文包括但不限于以下文件或资料：上级（外单位）来文、本级发文（公司内部上报、下发的各种文件、资料）等，不含合同类文件。
第二条公文处理管理办法适用范围包括公司各部门。
各子公司参照本办法执行。
第三条公文处理的原则：按照机关行文要求和公文处理规定进行，做到准确、及时、安全、保密。
第四条综合办公室负责公司公文的处理工作，公司分管领导负责对公文处理工作进行监督检查。
第二章来文（收文）处理第五条来文（收文）指收到上级或外单位的各类文件及资料。
办理程序包括签收、登记、呈批、承办、催办、办结等。
（一）签收：签收公文要逐件清点，重点公文要逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。
紧急公文要注明签收的具体时间。
（二）登记：必须将公文的来文单位、收文时间、编号、公文标题、密级、紧急时限、件数等逐项在收文登记簿中进行登记。
（三）呈批：上级部门、市直其他部门的来文，统一使用“公司收文（来文）处理笺”。
属于加急、密级的文件，由各承办部门直接呈批。
属于普通来文的，由综合办公室统一呈批办理。
（四）承办：上级部门、市直其他部门来文呈批流程为：综合办公室受理并提出拟办意见，董事长、总经理签署意见，分送分管领导及相关部门按领导批示要求办理并存档。
属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，协办部门则要积极配合，不得互相推诿。
（五）催办：对领导批转承办部门办理的来文。
综合办公室要根据领导批示要求限时办理、及时催办，随时了解办理进度。
（六）办结：来文（收文）办理完毕后，要及时注明办结。
公文办理过程中形成的文字材料，要整理齐全，按规定存档。
第三章内部公文处理第六条综合办公室在履行完公司规定的审批程序后负责对外上报、对内下发的各类公文办理，其他部门（子公司）仅能在公司系统内发文，不得对外。
2024年文件收发管理制度
2024年文件收发管理制度2024年文件收发管理制度1（约4123字）第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
(二)收文的管理第四条公文的签收1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。
在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2.对上级部门发来的'文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条公文的编号保管1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
办公室收发文岗位职责制度(共16篇)
办公室收发文岗位职责制度（共16篇）第1篇：办公室收发文管理制度收发文管理制度为规内容件管理，提高工作效率，使收发文工作规范化和程序化，特制定本制度。
一、收文1、签收上级部门或兄弟部门来文，均由负责公文收发的人员统一签收拆封。
2、登记收发人员签收拆封以后，应用专用簿式本进行登记，登记来文机关、主要内容后送分管办公室领导签署批阅。
3、批办分管办公室领导根据分工送相关领导审阅。
并及时将文件呈传各领导阅示或阅知。
4、承办根据主批领导签批的指示，收发人员将文件送有关人员或部门承办，并督促其从速办妥。
5、归档办理完毕的来文，均应归档。
6、销毁没有存档价值和备查必要的来文来信，或已办结的来信，均可在年终经过主管领导鉴别后进行销毁，并登记。
二、发文1、拟稿由分管领导指定专人或与某项工作有关的部门撰写，并将拟好的文稿附发文稿纸送主要领导审核。
2、签发审核后的文稿，经主要领导、分管领导、经办人签字后，方可签发。
3、制发文件经签发后，方可正式打印、盖章、装订。
4、归档文件加盖公章后，需一式两份连同原稿送综合办公室负责公文收发人员归档。
第2篇：办公室收发文管理制度公司收发文管理制度为规范收发文工作，特制定本制度。
1．公文处理一般包括登记、分办、批办、承办、核稿、打印、签发（印章）、传递、归档、销毁等程序。
2．单位所有收发文管理工作均由办公室统一负责管理。
办公室指定专职人员负责收文和发文工作。
收发人员必须根据有关文件资料,如实填写收件登记表、发文登记表。
未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱。
对未登记完毕的文件材料，不得先行使用、阅读。
3．公文登记后，由办公室根据相关领导的批示，下发或转交各位负责人传阅，如需转交有关部门阅办，应由相关人员登记、签字后方可送交。
属领导亲收件，一律交收件人亲自拆封。
4．阅读文件应规定范围，秘密级以上文件须到办公室阅读，因工作需要借阅文件应办理借阅手续，用完后及时退还。
秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。