人事档案管理之浅见论文

人事档案管理之浅见【摘要】根据人事档案的定义、特点及作用，以及当前人事档案管理中存在的问题，规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是我们企、事业单位的人事档案管理的重点工作。

【关键词】人事档案概念特点作用存在问题改进措施2011年应上级公司的要求我对本单位的所有干部的档案进行了一次全面的整理工作，在这次整理过程中，我不仅对现代劳动用工管理中的人事档案管理工作有了一定的认识、看法，同时针对我们在人事档案管理方面存在的一些问题也有了自己的改进建议。

一、人事档案的概念和特点：我国对人事档案的定义是组织、人事部门或人力资源管理部门在人力资源管理活动中形成的，记录和反映人员社会经历和德才能绩的方面数据和信息的，以个人为单位集中起来的，具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。

它具有集合性、认可性、专门性、真实性、机密性、现实性、动态性、权威性等属性。

我国人事档案的特点具体如下：1、全面性：人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

2、现实性：由于员工仍在工作，其人事档案则成为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。

直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

3、真实性：这是人事档案现实性的基础和前提。

人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

4、动态性：人事档案立卷后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。

5、流动性：人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。

因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

6、机密性：人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐秘等等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。

即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

二、人事档案管理的作用由以上对人事档案的概念及特点的阐述，我们可以看出人事档案的管理在现代人力资源管理中具有不可或缺的作用。

无论在什么样的条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、立卷、保管和利用等人事档案工作，人事档案就具有存在和利用的社会价值。

而现代人力资源管理下人事档案作用应定位在信息记录功能和信用凭证功能。

人事档案在人的一生中起着凭证、依据和参考的作用，它与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。

三、目前我们在档案管理工作上存在的问题随着市场经济的建立和社会的发展，原有的企事业单位人事档案管理办法已经不能满足社会的发展和新型劳动力市场的需求。

目前人事档案的重要作用被人们所忽视，人事档案成了“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”无足轻重的部分。

对人事档案管理不重视、管理不到位是大多数企、事业的“短板”。

通过近半年干部人事档案的整理工作，总结我们在人事档案管理的现状及存在的问题表现如下：1、人事档案内容失真。

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性不高。

有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。

姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给档案的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如“建平、建红”等，更是容易出现同名同姓的情况。

档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。

这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实是求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而于自己关系不大的，则随意性较大。

2、人事档案材料不全。

一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有学历、职称、工资材料也不全。

究其原因，有两方面：一是干部职工对档案的认识不够，他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。

二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。

一些单位分管人事档案的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没有将归档的材料放入其个人档案中。

3、人事档案管理人力资源配置不足，人员的业务水平偏低。

档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力。

人事档案管理同样也具有较高的专业性，仅仅就档案材料的分类、鉴别就有一定的难度。

而目前大部分企、事业单位的人事档案管理人员都是兼职，主要精力都放在其他工作上，对于大量的需要装档的资料只是机械的放入档案袋中，而不是分类、归档、鉴别。

他们目前状态好像仅仅只是一个拥有档案室钥匙的保管员，偶尔到档案室去查询一下工作中所需资料。

再有新老管档人员频繁的更换，也没有后续的培训，致使管档人员的工作水平偏低，材料分类混乱，提供数据不准确。

4、人事档案的管理手段落后，管理的软硬件已不适应形势发展的需要。

目前大部分企事、业单位的档案室设备陈旧，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等达不到标准，档案管理只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子里。

而从人事档案管理方面也仅限于纸面管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有涉及到声像管理。

但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的记录职工所有经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。

5、档案交接工作存在较多问题。

首先是档案交接不及时。

很多单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。

往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清；其次是档案交接手续不严密。

按档案管理规定，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求；再次是档案监交工作不严格。

按照规定档案的交接是有领导在场监交，并在交接内容署名的。

而某些单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，使得档案监交工作不严格，工作程序不完整。

四、加强人事档案管理的必要性及措施综合所述，人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、晋升、薪酬、福利等多项内容的材料；是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是审核员工“三龄一历”的确信凭证；是事关员工退休、养老待遇等切身利益的主要根据。

因此，加强人事档案管理力度、规范人事档案管理制度、提升人事档案管理人员素质、严肃人事档案管理纪律、配备先进的人事档案管理设备、提高人事档案管理水平是大多数企、事业单位的重点工作。

因此，以下提出我们人事档案管理工作需要改进的几点建议和措施：1、首先要加强人事档案管理的规章制度建设，提高档案管理的现代化水平。

人员是基础，制度是保障，人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。

建立健全一套完整科学的人事档案管理制度，使档案工作有规可循、有章可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。

2、尽量配置专门的档案管理人员，加强培训，提高人员素质。

人事档案管理人员要求具有较高的政治素养和文化水平、工作勤勉认真负责，要求做到档案材料及时归档，装档材料鉴别、分类无误，及时提供所需人事档案信息。

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。

作为人事档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和专业素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。

在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。

同时，单位也要加强对档案管理人员的培训。

3、严肃档案管理。

当年人事档案是极为神圣的，单是“档案”这个词汇就有着极大的威慑力，记得小的时候，老师就经常吓唬我们说，如果表现不好，你的劣迹会记入档案。

而到了今天，人事档案管理却出现了混乱，如有“工龄越来越早，年龄越来越小，文凭越来越高，资格越来越老”等现象，档案中甚至出现了假身份、假学历，极大的破坏了档案的的严肃性。

为此，人事档案管理要以制度化、规范化为基础，提高档案的内在质量，加强进档材料的审核、鉴别，为人事工作提供准确、真实可靠的数据。

4、改善人事档案管理设施，采用信息化管理手段。

现阶段的人事档案管理不论是在档案保管、保护还是开展档案业务工作，对所需的设施都提出了更高的要求。

现代化的设备和技术手段是实现人事档案管理现代化的物质基础。

人事档案管理部门要积极争取领导支持，改善档案管理设施和设备。

首先是要建立坚固的防火、防潮专用库房，其次是根据单位资金实力，合理配置计算机、复印机、扫描仪、数码相机等现代化设备中。

五、结束语人事档案是对一个职工的个人学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是职工享受各种社会待遇、报考公务员、工资提升、职称评定、办理出国手续等的凭据以及解决劳动纠纷的依据，关系到职工的切身利益。

它是组织、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、事业单位结构调配方面发挥着重要作用。

现实生活中，人事档案具有不可替代的作用，我们每一个人都应给予足够的重视，而我们每个单位也应该加强人事档案管理。

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