文控中心文件管理办法
公司文控中心管理制度
公司文控中心管理制度一、总则本管理制度的制定目的是为了规范公司文控中心的管理制度，确保文件的管理和控制能够有效进行，以提高工作效率、降低风险和提升公司形象。
所有相关人员都应遵守本制度的规定。
二、组织架构1.公司文控中心设有正职和副职，由人力资源部门负责人担任主管，下设若干文控员。
2.文控员负责日常文件管理工作，包括文件整理、归档、借阅、销毁等。
3.公司文控中心的工作人员应具备较高的责任心和保密意识，对文件信息的保密是其首要职责。
三、文件管理流程2.文件审批：所有文件在编制完成后，应进行审批流程，包括上级领导或相关部门的审批。
4.文件传阅：在需要通知相关人员阅读的文件上，应注明抄送范围，并将文件传阅给相关人员，确保他们能够及时了解内容。
5.文件存档：文件在发布后，应交由文控员进行存档工作，将文件按照编号和日期整理归档，并进行电子备份。
6.文件借阅：公司员工如有需要查阅一些文件，应填写借阅申请并向文控员提交，文控员审核通过后，可以借阅文件，并在规定时间内归还。
7.文件销毁：凡是过期的文件或者不再需要的文件，应由文控员负责进行销毁，确保文件的安全性。
四、责任与监督1.正职负责对文控中心的工作进行监督和指导，并对工作进行评估。
2.副职负责协助主管完成各项工作，替代主管处理一些紧急事务。
3.文控员负责具体的文件管理工作，包括文件的整理、归档、借阅等。
4.相关部门需配合文控中心的工作，如人力资源部门要及时提供职工档案等相关资料。
5.公司领导对文控中心的工作进行监督和检查，确保文件管理工作的质量和效率。
五、制度执行与改进1.公司各部门的人员应严格按照管理制度的要求进行文件的管理和控制，不得私自存储、销毁或篡改文件。
2.文控中心应定期对文件进行检查和维护工作，确保文件的完整性和可读性。
3.如果发现文件管理制度存在问题或者需要改进的地方，应及时向上级报告，并进行相应的修订和完善。
4.公司应定期对文控中心的工作进行评估，确保制度的有效执行和改进的落实。
【精选】文控中心管理办法
【精选】文控中心管理办法文控中心管理办法第一章总则一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料,为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性,结合公司的实际，制定本办法.二、资料范围公司建档范围确定为：公司章程、股东名薄、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、会计凭证、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债券凭证、工程设计图及各种技术管理方面的文件材料、仪器设备方面的文件材料；教育培训、信息、情报方面的文件材料；预算决算书类、事业计划资料、期满或解除之合约、在职及离职人员的档案；各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作规划、工作总结、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案及其他各种方案、通知、厂商资料等具有参考价值的文件资料.三、约束范围公司内部各部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。
第二章管理体制及其机构职责四、实行集中与分散管理相结合的体制。
由公司文控中心负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料工作进行督促和指导。
公司设立文控中心，配备文控中心管理员管理公司主体文件资料工作,由直属上级直接领导。
文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便.文控中心即是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。
五、文控中心的主要职责：1、负责规划、协调全公司文件、资料工作,对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
2、制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度.3、负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作.4、严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
5、开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开放和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。
公司文控中心管理规定
公司文控中心管理规定一、目的本规定旨在规范公司文控中心工作流程，提高文档管理效率，保证文档的安全性和完整性，确保公司各部门之间的信息共享与协调。
二、职责1.文控管理员文控管理员是公司文控中心的管理者，其主要职责如下：•负责文档管理系统的日常维护与管理；•制定与完善公司文档管理制度；•管理文档的版本更新、清理和归档；•确保文档的安全性和完整性，防止丢失、泄密等事故发生。
2.文控员文控员是文控中心的具体操作人员，其主要职责如下：•执行文控管理员指派的各项文档管理工作；•维护文档数据库的完整性、准确性和更新性；•负责文档信息的分类、归档、备份等日常工作。
三、流程文档管理的流程如下：1.文档的编制1.1 文件的起草：文档编制人员根据相关标准和要求进行规划、撰写、完善文档，确定正式文控编号，把文档提交给相应的审核人员。
1.2 文件的审核：审核人员对文档进行审核，根据公司文件编写规范、SGS标准、术语标准等进行审核，必要时会进行反馈，文档编制人员对反馈进行修改并再次提交审核。
1.3 文件的批准：审核通过的文档由特定人员进行批准，成功批准后，文件被视为正式文件，并由文控部门进行管理。
2.文档的发布2.1 正式文档通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知相关人员。
2.2 文档变更通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知变更前后相关人员。
3.文档的变更3.1 文档变更的提出：因业务或政策的变化，文档需要修改，需要提出变更申请。
3.2 文档变更的审核：由相应的文控审核人员对变更申请进行审核，如果无须修改或者变更并不涉及重大内容，则可以直接批准申请。
3.3 文档变更的批准：当变更申请经过评估后，需要由特定人员进行批准。
3.4 文档变更的发布：变更批准后，变更后文档通过总文控管理员发布到文档管理系统并通知相关人员。
4.文档的废除4.1 需要废除文档时，需要提交废除申请，由总文控管理员进行审核，批准后废除文档。
4.2 废除文档时需要归档废除记录和相关文件。
某公司文控中心管理办法
某公司文控中心管理办法1. 引言本文档旨在规范和管理某公司文控中心的日常运营和管理工作。
文控中心是公司内部重要的信息管理部门，负责管理公司的各类文件和文档，确保其准确性、完整性和安全性。
本管理办法将对文控中心的职责、工作流程、权限管理等方面进行详细说明，以确保文控中心的高效运作。
2. 文控中心的职责文控中心的职责包括但不限于以下几个方面：2.1 文件管理•负责公司内部各类文件和文档的归档、整理和管理。
•确保文件的命名规范和统一，方便查找和使用。
•制定文件管理标准和流程，确保文件的准确性和完整性。
2.2 文档发布•负责文档的发布和传递，确保文档的及时性和准确性。
•确保文档的版本管理，避免混淆和冲突。
•协助各部门进行文档的审批和更新。
2.3 文档安全•负责文档的安全管理，包括权限控制、防止篡改和泄露等措施。
•制定文档备份和恢复策略，保证文档的可靠性和可用性。
3. 工作流程文控中心的工作流程分为以下几个阶段：3.1 文档创建和收集•根据需求，各部门负责人或员工创建相应的文档。
•文控中心对文档进行收集和归档，确保文档的完整性。
3.2 文档审批和修改•由各部门负责人审批文档，对文档进行修改和完善。
•文控中心协助各部门进行文档的审批流程管理。
3.3 文档发布和传递•文控中心将经过审批的文档发布到适当的平台或渠道。
•文控中心负责文档的传递和通知，确保相关人员及时获取文档。
3.4 文档存档和管理•文控中心负责文档的归档和管理，确保文档的安全性和可靠性。
•文控中心制定文件管理标准和流程，引导员工正确使用和管理文档。
4. 权限管理为了确保文档的安全性和机密性，文控中心需要进行权限管理：•根据员工的岗位和职责，分配不同的文档访问权限。
•对重要文档进行严格的权限控制，确保机密信息的保密性。
•定期审核权限，避免权限的滥用和泄露。
5. 结论本文档详细介绍了某公司文控中心的管理办法，包括职责、工作流程和权限管理等方面。
通过严格执行这些管理规定，可以确保文控中心的高效运作，提高公司的信息管理质量和效率。
文控中心管理制度
文控中心管理方法
为了规范对公司受控文件的管理，明确文件控制的流程，特拟定此管理办法，具体内容如下：
一、文控岗位职责
1．规划和协调公司文件和资料相关工作。
2．制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。
3．对公司文件进行编号、受控、发放、回收、作废和销毁。
4．及时更新公共文件夹中的受控文件清单和有效版本文件。
5．负责相关记录和表单的归档、保存、维护和销毁。
6．采取严密管理措施，防止文件资料丢失和泄密。
7．监督和指导公司各部门文件保管员的工作。
8．文控中心积极采用信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。
9．做好防火、防潮、防虫等工作，避免高温和强光，确保文件资料的保存期限。
二、受控管理制度
1. 文件编制者认真阅读《文件和资料控制程序》，参照《文件控制流程图》，严格按照岗位需要确定文件发放部门，并将文件和电子版一并归档DCC后，方可发行文件。
2. DCC给予新文件编号后，文件编制者需在一周内将文件交至DCC受控，逾期则编号无效。
3. 各部门指定一个文件保管员负责该部门受控文件的相关工作。
4. 首次发行的文件可直接领取，更新文件需将旧版本交至DCC再领取新版本。
5. 文件保管员务必在文件发放当天领取和上交文件，且一律不得让他人代办。
6. 文件保管员无权限申领与本部门工作无关的文件。
7. 不得私自涂改或销毁受控文件。
8. 严禁将受控文件外借或带离公司。
常州天合光能有限公司文控中心
二0 0 九年十月二十六日。
公司文控中心管理办法范文
公司文控中心管理办法范文为了加强和规范公司的文控管理，建立高效、科学、规范的文控管理制度，本公司制定了如下文控中心管理办。
一、文控中心基本职责文控中心是公司文件管理中心，主要任务是负责公司各类文件（包括子文件和纸质文件）的接收、分发、传递、归档等流转工作，并在文控中心对外提供有关文件查阅、查询等服务。
文控中心主要责任：1.接收、审核和处理各种文件（包括电子文档和纸质文档）。
2.统筹规划公司文件管理工作，负责规范、标准化文控管理并提高文件管理效率。
3.提供文件存储、查询等服务，确保公司文件管理安全可靠。
4.维护公司文控中心的日常运营，及时处理各类问题。
二、文控中心制度和规定为确保文控中心的工作质量和效率，公司在制定文控中心管理办法的同时，根据公司实际情况和业务需要制定一系列文件管理制度和规定，如下：1.文件管理制度（1）公司文件分类：根据文件性质、功能以及存留周期，将文件分为办公文件、管理文件、财务文件和技术文件四类。
（2）文件传递：文件的流转按照公司制定的传递路线进行，同时对文件进行签字、盖章，确保文件的流转过程可追溯。
（3）文件存档：所有文件必须按照制定的存档周期进行存储，根据公司规定的颜色代码进行归档。
2.文件管理规定（1）文件管理责任：各级部门、单位和个人必须承担对自己所管理的文件质量、保密性、归档及使用的责任。
（2）文件查询：任何人员都可以查询存储在文控中心的文件，但必须依据公司规定的查询规定进行查询，并签署查询登记表。
（3）文件签署：文件的签署必须经过严格的程序，不得委托他人代签，如发现造成的后果由签署人负责。
三、文控中心操作流程1.文件收集：如各部门有新的文件需存储，应向文控中心填写文件存储申请，由文控中心审核后授权存储。
2.文件搜集：文控中心应按文件种类、部门、机构等分类，构建各种文库，以方便文件的搜集。
3.文件归档：文控中心按照文件性质、颜色注明、存留周期等特征进行归档，保证归档的正确性和准确性。
公司规章制度之文控中心管理办法
公司规章制度之文控中心管理方法第一章总则第一条目的和依据本方法订立的目的是为了规范本公司文控中心的管理工作，确保公司全部文档的准确和完整，提高公司的运作效率和管理水平。
本方法依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国劳动法》等相关法律法规，以及公司内部章程等文件订立。
第二条适用范围本方法适用于公司内部文控中心的管理工作。
第二章文控中心设立与职责第三条文控中心设立公司设立文控中心，负责公司内部文档的管理、发布和归档。
文控中心设在公司总部，设立特地的文控中心管理岗位。
第四条文控中心职责文控中心的重要职责包含但不限于：1.负责建立文档管理制度及规范，确保公司内部文档的合规性和标准化；2.对公司内部各类文档进行归档、备份和管理，并及时更新；3.负责发布和转达公司内部文档，确保相关人员了解和遵守公司规章制度；4.监督和检查公司内部文档的使用情况，及时发现和矫正问题；5.统计和分析文档使用情况，供应相应数据报告给相关部门。
第三章文控中心人员管理第五条文控中心人员需求依据公司发展需要，文控中心设立特地的岗位招聘文控人员，确保文控工作的正常进行。
第六条文控中心人员的招聘与录用公司通过招聘渠道公开发布文控中心相关岗位的职位需求，依照公平、公正、公开的原则选聘人员。
新招聘的文控中心人员需经过面试、资格审查等程序，并签订劳动合同后方可上岗。
第七条文控中心人员的培训与考核公司应定期对文控中心人员进行各类专业培训，提升其文控知识和管理本领。
同时，对文控中心人员进行定期考核，评估其工作本领和绩效，并依据考核结果进行嘉奖或惩罚。
第八条文控中心人员的职责与义务文控中心人员应认真履行工作职责，确保文档的准确性和完整性。
同时，要保守文档的机密性，防止泄露或滥用公司的商业秘密。
第四章文档管理流程第九条文档编制与审批公司各部门编制文档时，需依照公司规定的格式和标准进行编制，并在文控中心的系统中登记和提交审批。
文控中心人员在收到文档后，依据相应程序和要求进行审批，确认文档适用范围和正式发布。
文控室管理制度
文控室管理制度一、总则文控室是公司重要的信息管理中心，负责公司内外文件的管理、资料的汇总整理以及部门间的信息传递。
为了做好文控工作，保障公司信息的安全和便捷的使用，特制订本制度。
二、岗位职责1.负责文件的收发、登记、分发和归档工作；2.负责公司内外部资料的整理、归档和妥善存储；3.负责文件的编制和印刷工作；4.负责会议文件的准备、分发和整理；5.负责对来自外部的文件、资料及时整理并传达给相关部门；6.负责文控室日常的卫生、整理和环境管理；7.负责文控室的设备、设施的维护和管理。
三、工作流程1.文件收发流程（1）公司内部文件：由部门主管或经办人向文控室提交文件，文控室收到文件后进行登记，并按照文件的紧急程度和重要程度进行分发。
（2）公司外部文件：由文控室负责人接收邮递来的文件，按照相关部门进行分发，并及时通知相关部门领取文件。
2.文件整理流程文控室定期对公司资料进行整理，按照规定的分类进行归档和存储。
同时将最新的文件和资料整理在便于查阅的位置，方便相关部门的查询和使用。
3.会议文件流程（1）会议文件准备：部门主管提出开会请求后，文控室将会议文件准备好，并按照参会人员进行分发。
（2）会议文件整理：会议结束后，文控室负责将会议文件归档，并存储在专门的位置，方便日后查阅。
四、管理制度1.文件管理文控室将文件分为机密文件、重要文件和一般文件，分别进行分类存储，并设置相应的权限控制，确保重要文件的安全性和保密性。
2.设备管理文控室负责管理和维护相关设备和设施，定期进行设备检查和维修，确保设备的正常运转。
3.环境管理文控室负责管理文控室的环境卫生和整理，保持文控室的整洁和舒适。
4.档案管理文控室将公司资料进行档案管理，建立归档清单和档案索引，方便日后的查阅和利用。
五、考核制度1.绩效考核文控室负责人对文控室工作进行定期考核，主要考核考核文控室的工作效率、文控质量和卫生环境等方面。
2.奖惩制度对文控室成员的工作表现进行奖惩，对于工作出色的成员进行奖励，对于工作不力的成员进行处罚。
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文控中心文件管理办法
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1、目的：
确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、适用范围：
凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
3、职责：
4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。
4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。
4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。
4、定义
公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。
5、管理规定
5.1文控中心的主要职责：
a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。
b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司
各项工作和员工服务。
e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。
g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进
行修补和复制。
h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需
确认是否残缺。
5.2文件材料的管理工作
5.2.1文件资料材料的收集：
a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。
b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。
c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
5.2.2文件资料的归档、建档与管理：
a.区分全宗，确定定档单位。
b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。
份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。
2）部门缩写：总经办：MR；研发部：YF；中试部：JS；资材部：ZC；品质部：PZ；生产部：SC；销售部：XS；综合部：ZH；财务部：CW。
3）保密用Y表示，非密级则用N表示。
4）密级：绝密：AS；机密：CS；秘密：PS；无：OP。
编码原则：□（文件资料大类）□□（部门代码）□（是否保密）□□（保密程度）□□（年份）□□□□（流水号）。
如综合部2018年某份制度编码为：QWZHOP180001
c.归档前将资料分类，分组放置在待办文件夹内。
d.档案排列：按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起，编制档案目录和案内目录。
e.整理文件夹，使之厚度适宜，字迹难辨认的，应附抄件，以每一案卷端正书写标题。
f.对所以公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。
5.2.3文件资料的保管
a.防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；
b.公司设立专门人员地点或专用文件柜保存文件资料。
c.做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
5.3文件资料借阅、利用工作
a.因工作需要，公司内部人员需借阅文件资料，借阅时间超过4小时，须填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续方可借阅，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
b.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
c.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。
d.公司内文件资料利用的方式有：1）提供文件资料原件；2）提供文件资料复印件。
e.出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
5.4文件资料的鉴定和销毁
a.需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁；部门颞部档案由部门主管核准销毁；凡属于密级的文件资料必须又总经理批准后方可销毁；一般的文件资料由管理者代表批准后方可销毁。
b.销毁档案须两人以上人员共同完成，并填写《档案销毁登记表》。
c.对已失效的超过保存期、且无保存价值的档案应销毁，批准销售的公司文件资料，文控中心须认真核对，填写《档案销毁登记表》，将批准的《档案销毁申请表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。
6、作业过程
7、作业程序
附件1：
内部文件控制流程图
附件2：
外来文件控制流程图
审批、销毁
作废文件回收
增/补发
文件归档
文件登记
主管批阅
文件发放
原件归档
文件管理
签收、使用
NG。