档案的分类与整理57页PPT
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档案整理跟我学PPT课件
光盘）｝ • 会计类（报表、帐簿、凭证、其他） • 设备类 • 实物类（奖牌、奖杯、锦旗、证书、其他） • 人事档案类（教职工档案、名人全宗）
文书档案整理的基本步骤
• 对所收集的文件材料按年度分开，党群类和行政 类的文件材料按正常的行政年度分，教育教学类 按教学年度分开（教学年度以每年的九月至次年 的八月划分）。
第七步 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、
盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内
装盒按归档的件号顺序装入，不耍求将同一事由的归档文件装 入一盒，同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒 仅是装具，不是”一卷”的概念。
盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。
3、收集工作尽可能齐全完整： （1）不限时间，自学校成立时起一直到现在形成的所有文件材料， 凡有保存价值的都要收集归档。 （2）不限对象，如涉及到学校撤并，则合并进来学校的档案资料 也要收集归档，在整理时作为一个独立的单位对待。
学校档案的类别
• 文书类（党群类、行政类、教育教学类） • 基建类 • 声像类｛照片、特殊载体（录音录像带、
归档文件目录有统一的格式，运用文档一 体化管理软件的单位，归档文件目录的相关数 据会自动生成。
文书档案的整 理
归档文件目录一式两份，一份装在档案盒内，一份应 装订成册并编制封面。一般可按保管期限装订成三本， 归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4 型。
在背脊上贴标签，注明
全宗号、年度、目录流水号，放 入目录橱柜中。
在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文 字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。
归档章 用红色印泥 加盖，档号 填写用黑色 或蓝黑墨水 笔填写。
文书档案整理的基本步骤
• 对所收集的文件材料按年度分开，党群类和行政 类的文件材料按正常的行政年度分，教育教学类 按教学年度分开（教学年度以每年的九月至次年 的八月划分）。
第七步 装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、
盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内
装盒按归档的件号顺序装入，不耍求将同一事由的归档文件装 入一盒，同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒 仅是装具，不是”一卷”的概念。
盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。
3、收集工作尽可能齐全完整： （1）不限时间，自学校成立时起一直到现在形成的所有文件材料， 凡有保存价值的都要收集归档。 （2）不限对象，如涉及到学校撤并，则合并进来学校的档案资料 也要收集归档，在整理时作为一个独立的单位对待。
学校档案的类别
• 文书类（党群类、行政类、教育教学类） • 基建类 • 声像类｛照片、特殊载体（录音录像带、
归档文件目录有统一的格式，运用文档一 体化管理软件的单位，归档文件目录的相关数 据会自动生成。
文书档案的整 理
归档文件目录一式两份，一份装在档案盒内，一份应 装订成册并编制封面。一般可按保管期限装订成三本， 归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4 型。
在背脊上贴标签，注明
全宗号、年度、目录流水号，放 入目录橱柜中。
在文件的正上方居中空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文 字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。
归档章 用红色印泥 加盖，档号 填写用黑色 或蓝黑墨水 笔填写。
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
人事档案整理ppt课件
27
同等学历申请硕士、博士学位的，要有学位课 程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料， 其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩 合格证书复印件，授予硕士学位决定； 党校学历须有学员成绩表和学生毕业鉴定表； 其他学历（包括广播电视大学、职工大学、夜 大学、函授大学、成人教育、军队院校等）须 有教育部规定的相应材料。
③目录格式按最新要求，删除了“份数”栏。“材料名称”根 据材料题目编写。要简明扼要，准确揭示材料内容。
④ 材料名称与材料内容明显不一致的，要根据内容重新编制材 料名称（应用铅笔标注在材料封面上方），并在备注栏内加 以注明；没有名称的材料，可根据材料内容拟定标题，标题 要规范、确切。
14
（5）复制，对纸张破损或字迹材料不符合要求的档 案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。 复制应保证文件原貌，不能任意扩大或缩小，不能 对原件内容进行修改。复制件应附后在原件后，与 原件作为一件。
• （2）干部人事档案管理部门，应当建立联系制度
，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动
向干部人事档案材料形成主体收集干部人事档案
材料。
21
（3）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料， 重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全 完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。 （4）成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应进行 登记并及时收集补充。 （5）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的 姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记 载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续， 或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或 出具组织说明）并加盖公章。 （6）归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情 况需用复印件存档的，必须注明复印时间，并加盖材料 制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部 门公章。
同等学历申请硕士、博士学位的，要有学位课 程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料， 其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩 合格证书复印件，授予硕士学位决定； 党校学历须有学员成绩表和学生毕业鉴定表； 其他学历（包括广播电视大学、职工大学、夜 大学、函授大学、成人教育、军队院校等）须 有教育部规定的相应材料。
③目录格式按最新要求，删除了“份数”栏。“材料名称”根 据材料题目编写。要简明扼要，准确揭示材料内容。
④ 材料名称与材料内容明显不一致的，要根据内容重新编制材 料名称（应用铅笔标注在材料封面上方），并在备注栏内加 以注明；没有名称的材料，可根据材料内容拟定标题，标题 要规范、确切。
14
（5）复制，对纸张破损或字迹材料不符合要求的档 案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。 复制应保证文件原貌，不能任意扩大或缩小，不能 对原件内容进行修改。复制件应附后在原件后，与 原件作为一件。
• （2）干部人事档案管理部门，应当建立联系制度
，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动
向干部人事档案材料形成主体收集干部人事档案
材料。
21
（3）干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料， 重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全 完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。 （4）成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应进行 登记并及时收集补充。 （5）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的 姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记 载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续， 或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或 出具组织说明）并加盖公章。 （6）归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情 况需用复印件存档的，必须注明复印时间，并加盖材料 制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部 门公章。
文书档案管理课件(PPT 56页)
案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列 顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机 构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与 年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对 应，不重，不空，不漏。
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
56
THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
9
2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
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THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
9
2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
第四章文件的整理与归档PPT优秀课件
（3）必须按照文件在形成过程中的联 系和一定的规律组成案卷。
4
Question：
• 立卷的过程是怎么样的？ • 立卷程序
5
（二）立卷特征
• 在立卷过程中，按文件的基 本特征确定文件分类和组卷 的原则和依据。
• 具有共同特征的和密切联系 的文件组合在一起。
• 立卷特征就是按文件特征分 类和组卷。
6
23
立卷工作
24
三、具体立卷程序
（一）拟订（或修订）立卷类目 （二）文件的归类和组卷 （三）确定案卷的保管期限 （四）拟写案卷标题 （五）案卷的编目与编号 （六）填写与装订 （七）归档
25
立卷程序
26
27
28
案 卷 标 题
29
卷内文件的编号
30
31
32
四、案卷质量
（一） 案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循
9
立卷特征的分类
（3）按文件的名称特征立卷
• 按文种进行分类和组卷 • 通知、报告、通报、计划、安排
10
立卷 卷
• 按年度分类 • 按月份分类 • 按日期分类
• （5）按文件的地区特征立 卷
省——市——区\县——镇
11
立卷特征的分类
• （6）按文件的通讯者特征 立卷
14
待立卷的文书
15
16
（二）立卷特征的运用
• 常用： • 按问题特征立卷 • 按制发者特征立卷 • 按时间特征立卷
17
（三）立卷特征结合运用形式
• ①“年度—组织机构”分类 • eg:2009——人事档案 • 2010——会计档案 • ③“组织机构—年度”分类 • eg:人事档案——2009 • 会计档案——2010
4
Question：
• 立卷的过程是怎么样的？ • 立卷程序
5
（二）立卷特征
• 在立卷过程中，按文件的基 本特征确定文件分类和组卷 的原则和依据。
• 具有共同特征的和密切联系 的文件组合在一起。
• 立卷特征就是按文件特征分 类和组卷。
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立卷工作
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三、具体立卷程序
（一）拟订（或修订）立卷类目 （二）文件的归类和组卷 （三）确定案卷的保管期限 （四）拟写案卷标题 （五）案卷的编目与编号 （六）填写与装订 （七）归档
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立卷程序
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27
28
案 卷 标 题
29
卷内文件的编号
30
31
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四、案卷质量
（一） 案卷质量必须符合立卷的基本原则，即遵循
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立卷特征的分类
（3）按文件的名称特征立卷
• 按文种进行分类和组卷 • 通知、报告、通报、计划、安排
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立卷 卷
• 按年度分类 • 按月份分类 • 按日期分类
• （5）按文件的地区特征立 卷
省——市——区\县——镇
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立卷特征的分类
• （6）按文件的通讯者特征 立卷
14
待立卷的文书
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（二）立卷特征的运用
• 常用： • 按问题特征立卷 • 按制发者特征立卷 • 按时间特征立卷
17
（三）立卷特征结合运用形式
• ①“年度—组织机构”分类 • eg:2009——人事档案 • 2010——会计档案 • ③“组织机构—年度”分类 • eg:人事档案——2009 • 会计档案——2010
档案管理学(全套课件559P)ppt课件(2024)
范体系等。
电子文件管理系统设计与实施
系统设计原则
包括整体性原则、开放性原则、 安全性原则、易用性原则等。
系统功能设计
包括电子文件收集、整理、鉴定、 保管、利用等功能模块的设计。
系统实施步骤
包括系统规划、系统分析、系统设 计、系统实施、系统维护等阶段， 每个阶段都需要进行详细计划和严 格管理。
07 法律法规与职业 道德教育
VS
网络检索
通过网络技术和通信技术，实现远程档案 信息的检索和利用。使用技巧包括了解网 络检索原理、掌握网络检索语言和工具、 注意网络安全和保密。
档案开发利用策略探讨
档案编研
通过对档案信息的分析、研究和编纂，形成具有特定主题和价值的编研成果，为学术研究 和社会服务提供支持。策略包括选题策划、素材收集与整理、编纂加工与审核等。
档案鉴定原则及方法
• 发展性原则：用发展的眼光看待档案价值，预测 档案对未来社会的影响。
档案鉴定原则及方法
直接鉴定法
直接审查档案内容，根据 档案内容判断其价值。
间接鉴定法
通过分析档案的形成背景 、相关文件等因素，间接 推断档案价值。
比较鉴定法
将档案与同类档案进行比 较，通过比较判断其价值 高低。
05
对于特殊类型的档案，需要采用专门的保管措施和设备， 以确保档案的长期保存和有效利用。
06
对于数字化档案，需要加强网络安全管理，防止黑客攻击 和数据泄露等风险。同时，定期备份数据，确保数据安全 。
04 档案检索与利用
传统检索工具介绍及使用技巧
档案目录
档案目录是记录档案内容和形式特征的检索工具，包括案卷目录、卷内文件目录、全引目录等。使用 技巧包括熟悉目录结构、掌握检索语言和了解档案分类体系。
企业档案整理ppt课件
企业档案整理
企业档案整理
1
档案整理
• 文书档案：《归档文件整理规则》
• 科技档案：《科学技术档案案卷构成一般要求》
• 会计档案：《会计档案管理办法》
• 照片档案：《照片档案管理规范》
• 电子文件：《电子文件归档与管理规范》
• 磁性载体档案：《磁性载体档案管理与保护规 范》（数字录音录象按电子文件整理）
企业档案整理
20
企业档案整理
21
档 案 利 用 情 况 登 记 表
全宗卷
• 全宗卷的主要内容：
• 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用 和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情 况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益 的典型事例等；
企业档案整理
22
记 表
档案利用效果登记表
姓
利用
利用
档号
名
• 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期
限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与 批复、销毁档案的清册等；
• 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点
档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复 情况报告等；
企业档案整理
17
档案安全检查记录表 检查时间： 检查内容： 发现的问题：（如破损、丢失、借阅等）
• 业务档案：业务主管部门和档案行政管理部门 联合制定的办法
企业档案整理
2
组卷
• 组卷：把零散、无序的文件进行有序化系统整理， 组成案卷的过程。
• 组卷的要求： 1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用；
2、 案卷必须符合一定的质量要求： 1） 必须是一组具有有机联系的企事业文件； 2） 卷内文件数量适度； 3） 卷内文件的保存价值与密级应基本一致； 4） 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。
企业档案整理
1
档案整理
• 文书档案：《归档文件整理规则》
• 科技档案：《科学技术档案案卷构成一般要求》
• 会计档案：《会计档案管理办法》
• 照片档案：《照片档案管理规范》
• 电子文件：《电子文件归档与管理规范》
• 磁性载体档案：《磁性载体档案管理与保护规 范》（数字录音录象按电子文件整理）
企业档案整理
20
企业档案整理
21
档 案 利 用 情 况 登 记 表
全宗卷
• 全宗卷的主要内容：
• 档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用 和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情 况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益 的典型事例等；
企业档案整理
22
记 表
档案利用效果登记表
姓
利用
利用
档号
名
• 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期
限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与 批复、销毁档案的清册等；
• 档案保管：档案安全检查记录、报告，重点
档案采取的特殊保护措施，档案的抢修与修复 情况报告等；
企业档案整理
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档案安全检查记录表 检查时间： 检查内容： 发现的问题：（如破损、丢失、借阅等）
• 业务档案：业务主管部门和档案行政管理部门 联合制定的办法
企业档案整理
2
组卷
• 组卷：把零散、无序的文件进行有序化系统整理， 组成案卷的过程。
• 组卷的要求： 1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用；
2、 案卷必须符合一定的质量要求： 1） 必须是一组具有有机联系的企事业文件； 2） 卷内文件数量适度； 3） 卷内文件的保存价值与密级应基本一致； 4） 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。
公司档案整理规范 PPT课件
（2）整理人：负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确 责任。
（3）检查人：检查归档文件整理质量人员的姓名，由负有 检查职责人员填写，由其对归档文件齐全完整情况进行监 督检查。
（4）日期：整理完毕的日期。（第二年的第二季度完成整 理）
备考表格式：
八、装盒
按件号顺序装盒，切勿把不同年度和不同 保管期限的混装。（整理技巧：可将相同 文号的装在一起）
不归档文件范围（一）
上级单位的文件材料中，普发性不需本单 位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位 工作人员的文件材料，供工作参考的抄件 等；
同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的 文件材料，不需办理的抄送文件材料；
下级单位的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
不归档文件范围（二）
首先按机构或问题分开，每一类中分三个 保管期限。每一保管期限中从“1”开始编 年度小流水。
比如：2000年 第一个机构“办公室”中，有永久、长期、
短期三个流水号，分别从1开始。 “人事处”中同样有永久、长期、短期三
个流水号，分别从1开始。 到2001年，又分别从1开始编件号。
六、编目
归档文件保管期限分为永久、30年 和10年，根据文件本身的重要程度， 具体情况具体分析。
对文件的保管期限的确定，大家可 以参照《档案常用规范文件选编》 第257页《企业文件归档基本范围与 保管期限参考表》。
归档文件整理的八个步骤
区分年度 分类 清理和装订 单份文件的排列
编制档号 编目 编制备考表 装盒
1、件号 在最低一级目录中从001开始。年度小流水，每 年从“001”开始。 分馆编件号和室编件号两种，一般用室编件号， 进馆都可以继续沿用。
（3）检查人：检查归档文件整理质量人员的姓名，由负有 检查职责人员填写，由其对归档文件齐全完整情况进行监 督检查。
（4）日期：整理完毕的日期。（第二年的第二季度完成整 理）
备考表格式：
八、装盒
按件号顺序装盒，切勿把不同年度和不同 保管期限的混装。（整理技巧：可将相同 文号的装在一起）
不归档文件范围（一）
上级单位的文件材料中，普发性不需本单 位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位 工作人员的文件材料，供工作参考的抄件 等；
同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的 文件材料，不需办理的抄送文件材料；
下级单位的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
不归档文件范围（二）
首先按机构或问题分开，每一类中分三个 保管期限。每一保管期限中从“1”开始编 年度小流水。
比如：2000年 第一个机构“办公室”中，有永久、长期、
短期三个流水号，分别从1开始。 “人事处”中同样有永久、长期、短期三
个流水号，分别从1开始。 到2001年，又分别从1开始编件号。
六、编目
归档文件保管期限分为永久、30年 和10年，根据文件本身的重要程度， 具体情况具体分析。
对文件的保管期限的确定，大家可 以参照《档案常用规范文件选编》 第257页《企业文件归档基本范围与 保管期限参考表》。
归档文件整理的八个步骤
区分年度 分类 清理和装订 单份文件的排列
编制档号 编目 编制备考表 装盒
1、件号 在最低一级目录中从001开始。年度小流水，每 年从“001”开始。 分馆编件号和室编件号两种，一般用室编件号， 进馆都可以继续沿用。
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类类类
类
类类
综合档案室（按职能分类2）
高校综综合档合案档室案室
党 群 管 理 类
行 政 管 理 类
学 籍 类
教 学 类
科 研 类
基 本 建 设 类
仪 器 设 备 类
产 品 生 产 类
出 版 物 类
外 事 类
财 会 类
特 种 载 体 类
❖高等学校档案管理办法（教育部27号令）
综合档案室（按职能分类3）
例2：2019年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 ……
2019年：党群类…永久、30年、10年 业务类…永久、30年、10年 行政类…永久、30年、10年 ……
2019年：……
例3：2019年：永久、30年、10年 2019年：永久、30年、10年 2019年：永久、30年、10年 ……
排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按 事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、 统计报表等成套性文件可集中排列。
1、同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
2、不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。
企业综合档案室
行
党
经
生 产
科 学
设
基
干
政群营 技 产 技 备本会部
管工管 术 品 术 仪建计职
理作理 管 类 研 器设类工
类
类
类
理 类
究 类
类
类
类
❖工业企业档案分类试行规则（国档发[1991]20号）
3、立卷（件）：将归档文件按一定特征分门别类 地组成档案的基本保管单位——案卷。包括文件 材料的组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和 装订等。
编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。
归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。
全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。
1、年度—机构（问题）—保管期限（例1、2） 2、年度—保管期限（例3）
例1：2019年：办公室…永久、30年、10年
人事处…永久、30年、10年
管理处…永久、30年、10年
……
2019年：办公室…永久、30年、10年
人事处…永久、30年、10年
管理处…永久、30年、10年
……
2019年：……
间的有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
按《归档文件整理规则》进行整理
归档文件的整理单位——件的界定
一般以每份文件为一件 文件正本与定稿、文件处理单为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表、名册、图册等一册（本）为一件 来文与复文可为一件
文件修整
为保证档案能够长期保存和有效提供 利用，装订前必须对不符合要求的归档文 件材料进行必要的修整。 一般包括： 修裱规格较小或破损的文件； 复制字迹模糊或易褪变的文件； 折叠超大的文件； 去除文件上易锈蚀的金属物。
会计 档案
业务 档案
特种 载体
党行人计监 业群 务政事划察 务团 类类类信稽 管类
贷核 理 类类 类
信贷 会计 银行卡 档案 档案 档 案
专业 储蓄 房信 国际 会计 会计 会计 会计
凭帐报其 证册表他
综合档案室（按职能分类1）
综合档案室
行党人
基
人特
政群事业本科设会事种
管管教务建研备计档载
理理育类设类类类案体
文件装订
装订规则
归档文件应按“件”装订，装订时，正 本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原 件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件 在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本， 中文本在前，外文本在后。
装订方法
线装 包角
分类
分类方法：
年度分类法 机构/问题分类法 保管期限分类法
分类方案：
立卷整理——以卷为管理单位
案卷是由互有联系的若干文件组合成的 档案保管单位
立卷就是业务承办部门或人员将办理完 毕的，具有保存价值的文件材料，根据 文件之间固有的联系及形成的规律，组 成案卷的过程
《文书档案案卷格式》 GB/T 9705 –2019
档案整理工作
档案整理
按照一定的原则与方法，对处于零乱状态的 和需要进一步条理化的档案实体进行系统分类、 排列和科学编目的一项业务工作。
档案整理方法：
以卷为管理单位 以件为管理单位
档案整理一般程序
从档案整理工作的全过程来看，主要包括区分全 宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案卷 （或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、 日期、页数和备注等项目。
归档文件的装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案 盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面应标明全宗名称。 装盒的要求：
不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。
归档章样式
填写归档章项目时应
使用符合档案保护要 求的字迹材料
全宗号
年度 室编件号
机构或问题 保管期限 馆编件号
2019
0012
办公室
永久
归档文件的编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》， 包括：归档文件目录和归 档文件目录封面
归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。来文与复文件作为一件时，只对复文进行编 目。
4、案卷（件）的排列：将案卷按年度、组织机构 或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。
档案整理工作的要求
已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
制定档案分类方案
综合档案室（按门类分类）
综合档案室
文书 档案
科技 档案