档案馆档案规范及要求
档案室资料管理规定范文
档案室资料管理规定范文一、引言随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。
为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。
本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定一、档案室资料的归档1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。
归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。
借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。
备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
四、档案室资料的销毁与销毁备案1. 档案室资料的销毁需制定详细的销毁计划，并报备主管部门进行审核。
销毁计划应包括文件名称、数量、销毁方式和时间等信息。
2. 档案室资料的销毁应由专人负责，严禁私自销毁档案资料。
销毁过程应严格按照相关规定进行，确保档案的安全和完整。
3. 档案室资料的销毁需备案，记录销毁的文件名称、数量和销毁日期等信息。
中央档案馆接收档案的标准
中央档案馆接收档案的标准中央档案馆是国家的档案管理机构，负责接收、保管和利用国家重要档案。
为了确保档案的完整性、真实性和可利用性，中央档案馆制定了一系列的接收标准，以规范各级单位向中央档案馆移交档案的工作。
下面将详细介绍中央档案馆接收档案的标准。
首先，档案的接收应符合法律法规的规定。
各级单位在移交档案时，必须遵守国家有关档案管理的法律法规，如《档案法》等，确保档案的合法性和规范性。
同时，档案的移交应当经过相关部门的审批，并按照规定的程序进行。
其次，档案的接收应符合中央档案馆的接收标准。
中央档案馆对接收的档案有一系列的要求，如档案的完整性、真实性、可读性等。
档案的完整性是指档案应当包括全套文件，不能有遗漏；档案的真实性是指档案内容应当真实可靠，不能有篡改和捏造；档案的可读性是指档案应当清晰易读，不能有涂改和模糊。
再次，档案的接收应当有明确的档案移交清单。
档案移交清单是档案移交的必备文件，它详细记录了档案的名称、数量、日期、保管位置等信息，便于中央档案馆对档案进行核对和管理。
档案移交清单应当由移交单位和接收单位共同签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。
此外，档案的接收应当有专业的人员参与。
档案是国家重要的文化遗产，其接收工作需要有专业的档案管理人员参与，他们具有丰富的档案管理经验和专业的知识，能够对档案进行认真的审核和鉴定，确保档案的质量和完整性。
最后，档案的接收应当有严格的保密措施。
国家的一些档案可能涉及国家机密和个人隐私，因此在档案的接收过程中，需要严格遵守国家的保密规定，确保档案的安全性和保密性。
总之，中央档案馆接收档案的标准是为了保障国家档案的完整性、真实性和可利用性，各级单位在移交档案时，必须严格按照标准进行操作，确保档案的质量和安全。
希望各级单位能够重视档案管理工作，加强对档案接收标准的学习和执行，共同保护和利用好国家的档案资源。
档案馆档案规范及要求
档案馆档案规范及要求一、档案分类和归档规范：1.按照国家规定的档案分类标准对档案进行分类，包括机关档案、企事业档案、个人（家族）档案等。
2.档案要依据各自的分类顺序、编号、名称等进行排序和归档，确保档案的有序性和易查性。
3.对于机关档案，要按照机关组织结构和工作职能，建立档案分类目录，并及时更新和调整。
二、档案编目规范：2.编目要按照一定的格式和规范进行，确保编目的一致性和准确性。
3.档案编目还要注明档案的年限、保管期限等重要信息，方便档案的管理和保管。
三、档案装潢和保存规范：1.档案要用符合国家标准的装订材料进行装潢，比如优质的护纸、硬质封皮、钢圈或螺旋装订等。
2.档案室要具备适宜的环境条件，包括控制温湿度、防潮防尘、防火防盗等措施，确保档案的安全保存。
3.档案要按照规定的保管期限进行定期检查和整理，对于严重受损或过期的档案及时进行修复或销毁。
四、档案利用和服务规范：1.档案馆要建立完善的档案检索系统，提供方便快捷的档案查询和利用服务。
3.档案馆要制定档案借阅和复制的规章制度，保护档案的安全性和完整性，同时提供方便快捷的借阅和复制服务。
五、档案管理和安全规范：1.档案馆要制定档案管理的组织机构和管理制度，明确档案馆负责人和工作人员的职责和权限。
2.对于档案的借阅、复制和移交等操作要进行登记和备案，确保档案管理的工作过程可追溯。
3.档案馆要加强安全保卫工作，包括对未授权人员的禁止进入、防止档案丢失和损坏的防范措施。
总之，档案馆的档案规范及要求体现了档案管理的科学性、规范性和安全性，在实践中要严格执行，确保档案的完整性和可利用性，为社会和公众提供高质量的档案服务。
档案保管工作的基本要求及物质条件
档案保管工作的基本要求及物质条件一.档案保管工作的内容档案保管工作的内容主要包括以下3个方面：（一）档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。
（二）档案流动中的保护，即档案在各个流动环节中的一般的安全防护。
（三）档案保护的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。
二、档案保管工作的意义档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义，主要表现在以下几个方面：第一，档案保管工作是整个档案工作的重要组成部分，是一个独立的工作环节。
它具有自己的特点，负有具体的工作任务。
所以，许多档案馆设有保管部、处、科等内部组织机构，专司其职；有些档案馆、室则配有专职或兼职专门人员，负责档案的保管工作；第二，档案保管工作是贯彻档案工作基本原则、维护档案的完整和安全的重要环节。
维护档案的完整和安全是档案工作基本原则的重要内容之-,是做好档案工作的起码要求。
它需要档案的收集、整理和提供利用等各工作环节共同承担和完成，而保管工作乃是实现这一任务和要求的重要环节，具有决定性的影响，因为档案寿命的长短与档案保管的好坏有着直接关系；第三，档案保管工作质量的高低对提高档案管理水平具有重大影响。
档案保管的好，就为整个档案工作的顺利进行提供了物质对象和最基本的前提；反之，整个档案工作就要受到影响，甚至失去其存在和进行的基础。
三、保管档案的基本要求第一，以防为主，防治结合。
保护档案的方法很多，概括起来主要有两个方面：一方面是〃防〃；二是”治〃。
〃防〃即如何预防档案文件的损毁。
〃治〃即档案损毁之后，要进行相应的处治；第二，相互协调，密切配合。
档案保管工作是整个档案工作的有机组成部分，它与档案工作其他工作环节有着密切联系。
档案在收集、整理、鉴定、统计和提供利用等过程中，也可能遭到某些不利因素的损害。
因此，要想做好档案保管工作，就必须掌握档案工作各环节对保管工作的促进和制约作用，并在进行其他各个环节工作中注意保护档案；同时,还必须关心文书部门对文件载体和书写材料的选用，在可能的条件下，根据文件的重要程度和保管年限，选用不同等级、不同性能的载体和书写材料，使需要永久保存的重要文件最大限度地延长寿命。
档案管理标准规范
档案管理标准规范一、引言档案作为组织和个人记录信息、保存重要资料的工具，对于企业和社会的发展起着重要作用。
为确保档案管理的高效性和可靠性，制定标准规范是必要的。
二、档案分类与编目1. 档案分类为了便于管理和检索，档案应按照一定的分类原则进行分类。
常见的分类方式包括按业务性质、按机构或部门、按时间等进行分类。
分类标准应根据组织的实际情况进行确定，并与相关法规要求相一致。
2. 档案编目档案编目是将档案按照一定的规则和标准进行编号和描述，以方便档案的管理和检索。
编目应包括档案的基本信息、主题词、关键词等内容。
编目规范应统一，并与档案分类相匹配。
三、档案文件的存储和保管1. 存储环境档案应存放在干燥、通风、无阳光直射和防尘的环境中。
温度和湿度应适宜，避免对档案材料造成损害。
存储设备和设施应符合相关标准，如档案柜、保险柜等。
2. 档案保管档案应有专门的保管人负责，落实责任制。
保管人员应具备相关专业素质和操作技能，并定期接受培训。
档案保管要加强安全管理，包括档案保密、防火、防盗等方面的措施。
四、档案检索与利用1. 档案检索档案的检索是指根据用户的需求，在一定的检索系统中找到所需的档案信息。
检索系统可以是手工建立的目录、索引，也可以是电子数据库或文档管理系统。
检索方式应简便、高效，并保证信息的准确性和完整性。
2. 档案利用档案利用是指根据用户的需要，提供档案信息和服务。
档案管理部门应根据档案利用的需求，提供查询、复制、借阅等服务。
同时，应加强对档案的传统和数字化利用的管理和规范，防止档案信息的不当使用和泄露。
五、档案保管期限和淘汰处理1. 档案保管期限档案保管期限是指档案根据其重要性和价值，经过一定的年限后还需要保留多久。
不同类型的档案应根据相关法规和规章制度确定其保管期限，以确保档案信息的完整和权威性。
2. 淘汰处理档案保管期满后，应按照规定的程序进行淘汰处理。
淘汰处理可以是销毁或移交给档案馆、博物馆等机构。
资料档案室规章制度
资料档案室规章制度一、档案室管理责任1. 档案室的管理责任由专人负责，该负责人须具备相关的档案管理知识和技能；2. 档案室的管理人员需制定并执行档案管理制度，确保文件的存储、整理和检索工作顺利进行；3. 管理人员需对档案室内部的文件进行分类存放和标识，做到有序管理；4. 档案室管理人员需定期进行档案清点和整理工作，确保文件的完整性和准确性；5. 管理人员应当定期审核档案室的存储环境，保证文件的安全和保密。
二、文件存储要求1. 档案室要求具备适宜的存储设施和设备，包括文件柜、书架、防潮防霉措施等；2. 文件的存储应按照分类和标识进行，方便查找和管理；3. 新文件的存储应当按照统一标准和规范进行，确保文件的顺利存档；4. 档案室内不得存放过期和无用文件，需定期清理和更新文件内容；5. 档案室内文件的存放位置需便于查找和取用，确保工作效率。
三、访问和借阅规定1. 档案室内文件的访问和借阅需经过授权才可进行，未经授权不得擅自查阅；2. 对于机密文件和重要文件的借阅需有相关申请和审批流程，确保文件的安全和保密性；3. 档案室内文件的借阅需记录借阅人信息和借阅时间，确保文件的使用情况可追溯；4. 借阅文件需按照规定的归还时间归还，逾期不归还者将受到相应处罚；5. 对于频繁借阅或大量借阅的人员需进行额外审查和限制，确保档案的完整性和安全性。
四、其他规定1. 档案室内不得进行私自销毁文件的行为，一切销毁需按照规定的程序进行；2. 档案室内人员不得私自调整文件的存放位置和组织形式，否则将受到处罚；3. 档案室内人员需遵守工作纪律，认真负责地完成文件管理工作；4. 档案室内人员需保持档案室的整洁和安全，确保工作环境舒适和安全；5. 档案室管理人员需定期审查和更新档案管理规定，保证规章制度的实施效果。
综上所述，资料档案室的规章制度对于组织的信息管理至关重要，只有健全的规章制度和管理措施，才能保障档案室内文件的安全和有效管理。
馆藏档案结构要求
馆藏档案结构要求以馆藏档案结构要求为标题，本文将介绍馆藏档案的结构要求和相关注意事项。
馆藏档案是图书馆、档案馆等机构收集、整理和保管的各类档案资料，为了方便读者查阅和利用，需要遵循一定的档案结构要求。
一、文件分类馆藏档案应按照文件的性质、内容、形式等进行分类。
常见的分类方式有按照机构、部门、时间、主题等进行分类。
分类的目的是为了方便读者查找和使用档案资料，使档案结构清晰且具有逻辑性。
二、文件编号为了方便档案的管理和检索，每个档案文件都应有唯一的文件编号。
文件编号可以采用数字、字母或组合形式，具体形式根据机构的要求而定。
文件编号的设定要遵循一定的规则，如按照时间顺序、部门顺序或主题顺序进行编号，以确保文件编号的一致性和可读性。
三、文件目录为了方便读者了解档案资料的内容和位置，每个档案文件都应有相应的文件目录。
文件目录可以采用纸质形式或电子形式，内容包括文件名称、文件编号、文件日期、主题概述等。
文件目录应具有明确的层次结构，便于读者快速定位所需档案文件。
四、文件标签为了方便档案的存放和检索，每个档案文件都应有相应的文件标签。
文件标签可以采用纸质形式或电子形式，内容包括文件名称、文件编号、文件日期等。
文件标签应精确、清晰地标注在档案文件上，以便于读者迅速找到所需档案文件。
五、文件存储为了保护档案资料的完整性和安全性，馆藏档案应妥善存储。
档案馆一般采用专门的存储设施，如档案柜、档案架等。
档案文件应按照一定的顺序存放，可以按照文件编号、时间顺序等进行排列。
存储环境应保持干燥、通风、防潮，避免阳光直射和灰尘污染。
六、档案检索为了方便读者查找和使用档案资料，馆藏档案应提供相应的检索工具。
常见的检索工具包括目录、索引、数据库等。
检索工具应具有简洁明了的结构和丰富准确的信息，便于读者快速定位所需档案资料。
七、档案保护为了保护档案资料的安全性和可持续利用性，馆藏档案应采取相应的保护措施。
如定期进行档案修复和整理、加强安全防范措施、制定档案保护管理制度等。
档案室管理规章制度
档案室管理规章制度第一章总则第一条为规范档案室管理工作，加强对档案的保管和利用，保障档案安全、完整和可追溯，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于各级各类档案室的管理工作。
第三条档案室管理应当遵循便民、高效、规范、安全的原则，做到保护档案、服务人民、促进发展。
第四条档案室管理工作应当依法开展，负责人应具有相关专业知识和管理能力，确保档案管理工作的高效运转。
第五条档案室管理工作应当严格遵循档案法律法规和规范，确保档案的真实性、完整性和可追溯性，严禁篡改、丢失档案。
第二章档案室设立和档案管理系统建设第六条档案室应当具备相应的条件和设备，包括安全防火设施、环境保护设备、档案存储设施等，保证档案的安全保管。
第七条档案室应当建立完善的档案管理系统，包括档案检索、借阅、借阅登记、归档等环节，确保档案管理工作的高效运转。
第八条档案室应当按照国家有关规定建立档案管理规程和档案管理制度，明确档案的管理责任、权限和流程。
第九条档案室应当建立档案保密制度，做好涉密档案的保护工作，确保档案的机密性和安全性。
第十条档案室应当建立档案数字化管理系统，提高档案管理的效率和安全性，便于档案的检索和利用。
第三章档案管理工作流程第十一条档案室管理工作应当按照档案管理规程和制度进行，包括档案的建立、整理、分类、归档、保管、借阅等环节。
第十二条档案室应当建立健全的档案流转制度，确保档案的流转过程可控和安全，做到档案全程可追溯。
第十三条档案室应当建立档案管理档案室管理规章制度委员会，负责档案管理工作的协调和监督，落实档案管理相关制度。
第十四条档案室应当加强对新技术的应用和推广，提高档案管理工作的效率和安全性，适应信息化时代的发展。
第四章档案安全管理第十五条档案室应当建立档案保管制度，确保档案的安全存放，杜绝盗窃和灭失事件的发生。
第十六条档案室应当建立档案借阅制度，确保借阅档案的合规性和安全性，做到档案利用有序。
第十七条档案室应当加强对档案的环境保护和防火工作，确保档案的安全和完整性，防范灾害和事故的发生。
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郑州市项目档案整理规范及要求
第一部分：总体要求
第二部分：建设工程文件归档范围和保管期限表
第三部分：项目档案分类
第四部分：项目档案整理
第一部分：总体要求
一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定
1、郑州市人民政府令第184号：郑州市建设项目竣工验收规定（第五、六、七、
十四、十五条）
2、专项验收制度：《重大建设项目档案验收办法》
3、登记制度：《国家重点建设项目档案管理登记办法》
4、通知制度：《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通
知》
二、参建各方档案工作职责
1、工程代建（使用）单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求，明确各单位应承担的整理、归档责任。
2、工程代建（使用）单位要对项目档案工作采取有效措施，制定可行的规章制度，实行领导负责制，确定负责领导、部门及档案工作人员，制定可行的规章制度，对工程档案实行统一管理，对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查，确保工程档案工作与工程建设同步进行。
3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核签认竣工文件；并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建（使用）单位移交。
4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。
5、施工单位形成的档案材料种类多，数量大，应配备专人，对施工各阶段档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范，及时向代建（使用）单位移交。
6、参建各单位在档案向代建（使用）单位移交前，要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施，保证档案实体和档案信息的安全。
三、归档的要求
归档：指文件的形成单位完成工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向有关单位移交。
如：代建单位向市档案馆移交整个项目档案，参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。
1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。
齐全：齐全是对整体而言。
对工程档案整体而言，齐全是把整个工程项目档案全部收集起来；对工程参建各方来说，齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来，即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。
完整：完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地收集起来。
准确：指文件材料是实际情况的真实反映，图物相符，文电一致。
系统：是指建设项目从前期（立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等）、施工、竣工验收等各时期、各阶段的文件材料按一定程序和内在联系组合为一体。
2、归档的文件应为原件。
确无原件的要归具有凭证作用的文件材料。
3、图纸折叠成A4幅面，图标栏露在外面。
4、所有竣工图均应加盖竣工图章，图章使用红印泥，盖在图标栏上的空白处。
5、归档载体和书写材料要符合耐久性要求。
不能用热敏纸等作归档文件的载体，电子文件要以光盘、移动硬盘为载体；书写材料不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等，即不使用易褪色的书写材料，否则必须复印。
6、档案柜架、卷盒、卷皮、目录等装具符合标准要求，采用市档案行政管理部门监制的产品。
四、归档时间
1、工程准备阶段文件：即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档（此项由代建单位负责收集整理）。
2、竣工文件：工程竣工验收后三个月内由代建单位收集整理。
3、设计文件：工作结束后，由设计单位即时向代建单位移交归档。
4、施工、监理文件：建设项目竣工验收后三个月内由施工、监理单位一次性向代建单位移交归档。
5、设备文件：应在设备安装、调试成功，交付使用时归档。
设备开条箱文件即时归档。
设备文件由代建单位负责收集、整理。
五、归档份数
1、基建档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。
2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。
六、收集方法
一列入、一同步、一参加、一把关
1、一列入：明确基建、设备、科研等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。
2、一同步：科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。
（1）事前介入。
在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。
（2）事中监督。
本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。
3、一参加：档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。
4、一把关：把好外出人员带回材料的收集关
围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。
并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。
七、归档手续
档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。
第二部分建设工程文件归档范围和保管期限表
一、工程准备阶段
二、监理文件
三、施工文件
1、建筑安装工程
（1）土建部分
（2）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程
（3）室外工程
2、市政基础设施工程
四、竣工图
五、竣工验收文件
建设工程文件归档范围和保管期限表。