1 文件编号规则
文件编号规则
文件编号规定
1 公司码
文件编号规定中的公司码取公司名称中的拼音开头的大写字母。
2 文件类别码
文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格规定为“FM”。
3.序号码
同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。
4.部门码
部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：
5.质量手册的编号
质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即YX-QM
6.程序文件编号
程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。
例如：《文件编码程序》的编号
YX-QP-01
序号码，文件编制顺序
文件类别码
公司码
7.三级文件的编号
三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。
格式举例：
WI-RS-01
序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；
部门类别码，表示为人事部的文件；
文件特征码，表示为三级文件；
8.质量记录表格的编号
质量记录表格的编号按“文件类别-部门码-序号码”方式进行，规定版次码从A～Z的顺序进行，修改次数从1,2,3,4……依次进行。
格式举例：
FM-RS-01 版次码/修改次数：A/0
表示该表格的版次为第一版次
序号码，表示为资料室的第一份表格
部门类别码，表示为人事部的表格
表格的特征码。
文件编号规则
4、行政部 Administration Department （简写AD）
5、市场部Sales Department （简写SD）
6、生产部Pproduction department(简写PD)
7、物控部ProductionMaterialControl (简写PMC)
4、表单记录编号 F
4.1.4文件类别分为七类：
MR ┄┄┄ 公司管理职责
MM ┄┄┄ 管理手册
QM ┄┄┄ 质量手册
PD ─── 公司级管理文件（程序及其支持文件）
MI ┄┄┄ 部门级管理规定、管理办法、管理职责等
WI ─── 作业指导书
RT ┄┄┄ 报告
ED ─── 外来文件
4.1.5序号
按文件公布的年月份顺序号，同类文件依此按先后排序
Wing'S Optical MFR, CO., LTD
颖视眼镜制品厂
文件编号
FM-HR-P-PD-120601
程序文件
文件编号规则
版本 A/0
页数1/3
1.目的
确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。
2.适用范围
适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。
3.职责
3.1总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准作业文件。
3.3各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。
3.4品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。
文件编号规定
文件编号规定为便于文件识别和存档管理，按业务职能类别、公司部门设置，对文件的编号进行统一规定。
本规定适用于公司各种业务职能、各管理体系所有文件（含各种记录和表格）的编号编制。
1 文件编号1.1 公司行政公文（即红头文件），按如下规则编号：重凯特〔××××〕××号顺序号，2位阿拉伯数字年号，4位阿拉伯数字公司中文简称或缩写1.2 公司实施的质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的手册（或管理手册）和体系程序，按如下规则编号：1.2.1 手册或管理手册Q/QYZ·××M—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.2 汇编的体系程序Q/QYZ·××P—××××年号即版本号，4位阿拉伯数字体系类别号公司标准代号1.2.3 单个体系程序Q/QYZ·××P ××—××—××年号即版本号，2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字对应标准章节号体系类别号公司标准代号1.3 管理类文件、作业类文件编号1.3.1 公司的相关管理制度、业务职能所属按公司级发布的文件，按如下规则编号：KR—××—××—××××年号，4位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字（超过，按实际位数）业务职能类别代码公司代号1.4 不列入业务职能，部门内部管理需要，由部门自行编制并实施的部门文件，按如下规则编号：××—××—××××年号，后2位阿拉伯数字顺序号，2位阿拉伯数字部门代号1.5 记录编号公司贯标实施的相关管理体系和生产经营所需的表单卡，按如下规则编号：KR/JL—××—×××顺序号，3位阿拉伯数字部门代号公司记录代号2 业务职能代码和部门代号设置2.1 业务职能代码，见表1。
行政公文的文件编号规则
行政公文的文件编号规则概述：行政公文是国家机关和地方各级政府机构用于组织、决策、传达和执行公务的文件。
为了管理和归档这些文件，行政公文通常都会有一个编号。
本文将介绍行政公文的文件编号规则，以及相关的注意事项。
一、文件编号的重要性行政公文的文件编号是管理和追踪文件的重要手段。
通过编号，可以方便地查找和归档文件，确保文件的准确性和连贯性。
文件编号还可以提供对文件的分类、来源、时间等信息的索引，为文件的日后审查和追溯提供便利。
二、文件编号的基本要素行政公文的文件编号通常由一系列要素组成，包括机关代号、发文年份、发文序号等。
下面是对这些要素的详细介绍：1. 机关代号：每个行政机关都有一个唯一的机关代号，用于标识文件的发出单位。
这个机关代号通常是由国家或地方政府统一规定的，例如中国国家行政机关的机关代号为“GB”。
机关代号应该在文件编号中明确标示，确保文件的归属机关清晰可见。
2. 发文年份：发文年份是指行政公文发出的年份，通常使用阿拉伯数字表示。
发文年份需要明确标注在文件编号中，以便于文件的组织和查找。
3. 发文序号：发文序号是行政公文在同一年内的发文顺序号，用于标识同一机关发出的不同文件。
发文序号需要连续递增，每次发文都应该在前一次发文序号的基础上加一。
发文序号应该明确标注在文件编号中，以保证文件的唯一性和顺序性。
三、文件编号的编写规则为了统一文件的编号规则，减少混乱和错误，行政公文的文件编号应符合一定的编写规则。
下面是一些常见的文件编号编写规则：1. 机关代号：机关代号应该写在文件编号的起始位置，例如“GB”。
2. 发文年份：发文年份应该紧随机关代号之后，用阿拉伯数字表示。
例如，2021年可以写为“2021”。
3. 发文序号：发文序号应该紧随发文年份之后，使用阿拉伯数字表示。
发文序号需要连续递增，每次发文都应在前一次发文序号的基础上加一。
例如，第一份文件可以标注为“001”，第二份文件为“002”，以此类推。
公司文件编码制度
公司文件编码制度一、目的和背景为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率和质量，保障信息安全和机密性，便于文件的检索和利用，特制订本编码制度。
二、适用范围本编码制度适用于公司所有部门和职能单位的文件编码管理工作，涉及公司内部和外部的所有文件。
三、文件编码原则1. 按照文件性质、用途和重要性进行编码分类；2. 文件编码方式采用数字和字母相结合的方式；3. 编码标准统一、简洁明了，易于识别和使用。
四、文件编码规则1. 文件分类编码：根据文件性质和用途，将文件分类为行政文书、业务资料、财务文书、人事档案等，分别采用不同的编码序列；2. 文件编号规则：按照文书分类和时间顺序，分配唯一的文件编号，如A001表示行政文书第一份、B001表示业务资料第一份；3. 文件标识规则：文件标识包括文号、日期、主题等信息，用于唯一标识文件内容和来源；4. 文件保存时间规则：根据文件性质和重要性确定文件保存时间，及时清理和归档不需要保存的文件。
五、文件编码流程1. 文件申请：申请单位填写文件申请表，说明文件名称、性质、用途及保存期限等信息；2. 文件编码：文件管理部门根据文件分类和编号规则进行编码，并填写文件标识；3. 文件审核：审核单位对编码的文件进行审核，确认无误后签署审核意见；4. 文件归档：归档单位根据编码将文件存档并标明存放位置；5. 文件借阅：需要借阅文件的人员填写借阅申请表，经过审批后可查阅文件；6. 文件归还：借阅人员归还文件后，文件管理部门对文件进行整理和归档。
六、文件管理责任1. 文件管理部门负责文件编码管理工作的组织和实施，确保文件编码制度的执行；2. 各部门和职能单位负责文件的申请、审核、归档和借阅工作，保证文件管理的规范和安全。
七、文件管理监督1. 公司领导对文件管理工作进行监督和检查，确保文件管理规范和安全；2. 公司部门和职能单位相互监督，遵守文件编码制度，提高文件管理效率和质量。
八、附则1. 本编码制度经公司领导审定后正式实施，自颁布之日起生效；2. 公司文件编码规则可根据实际情况进行调整和完善，经领导审批后可修改；3. 公司所有文件必须按照本编码制度进行管理，不得私自调整和篡改文件编码。
质量管理体系文件编号规则
1目的与使用范围
为规范质量管理体系文件的编号，便于日常管理工作，特制定本编号规则。
本编号规则适用于质量管理体系的所有文件. 1文件编号规则
《质量手册》和程序文件编号规则
X X X X/□□
“QM
程序文件代号为“QP”（英文为“quality procedure”）。
如《不合格品控制程序》的编号为“XXXX/QP0000-2016”。
管理类工作文件编号规则按照《公司内部文件编号编制规则》（XXXX/ZD0000-2016）执行。
工艺类工作文件编号规则按照《工艺文件的编号方法》（AAA001）执行。
技术类文件编号规则按照《XXXX企业技术标准编号办法》
（XXXX/ZD00000-2016）。
3 质量记录表格编号规则
一般质量记录表格编号规则
质量记录的代号为“QR”（英文为“quality record”）Q R□□-□□□-□
如：《文件控制程序》（文件编号“XXXX/QP0001-2001
件更改申请表》的质量记录表格编号为“
式发生变化时，表格编号为“QR01-003-A”。
借用的外来表格和外用的表格可不予编号。
4 文件的格式见《公文处理办法》。
1本制度由XXXX提出
2本制度由XXXX归口并解释
3本制度起草人：
4本制度修改人：
5本制度（A/0版）自年月日起实施。
公司文件编号规则1
文件编号规则1. 目的为了加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1技术文件编号：YS-AA- YYMMZZNNYS：公司名称缩写AA：部门名称YYMMZZ：年月日NN：流水号3.2其他文件的编号3.2.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：YS(AA)-TT- YYMMZZNNAA：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：行政部：XZ预算部：YS设计部：SJ采购部：CG工程部：GC资料部：ZL财务部：CWTT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
YYMMZZ：年月日NN：流水号例如：考勤管理制度的文件编号为：YS(XZ)-RR-13120901，表示2013年12月9日发布的考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。
3.2.2 合同协议合同协议的编号格式为：YS (HT)-TT- YYMMZZNNT T：合同类型CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同GC-工程合同QT-其它合同YYMMZZ：签订合同的年月日NN：合同流水号3.2.3 传真发出的传真编号结构为：YS(AA)- R/S- YYMMZZNNAA：部门名称R表示收到传真，S表示发出传真YYMMZZ：表示日期NN：传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名，并且与外来文件一起管理。
文件编号规则格式清单
文件编号规则格式清单文件编号是指为了方便文件管理和查找，对文件进行编号标识的一种方式。
它可以使文件的分类管理更加高效，减少错误和混淆。
本文将详细介绍文件编号的规则、格式和清单。
一、文件编号的规则1.有序性原则：文件编号应按照一定顺序进行编号，以方便分类和查找。
2.统一性原则：文件编号应符合统一的规定，以避免混淆和错误。
3.唯一性原则：文件编号应为唯一标识，不重复使用。
4.周期性原则：文件编号的周期性使用可以根据实际需要进行，如按年、月、季度等进行编号。
二、文件编号的格式1.数字编号格式：使用数字进行文件编号，可以是纯数字或者数字加字母的组合。
例如：001、002A、003B等。
2.字母编号格式：使用字母进行文件编号，可以是纯字母或者字母加数字的组合。
例如：A、B、C、AA、AB、AC等。
3.组合编号格式：同时使用数字和字母进行文件编号，以满足更多的分类和管理需求。
例如：001A、002B、003C等。
4.按分类编号格式：按照文件的分类进行编号，每个分类都有独立的编号系统。
例如：文档类文件编号为D001、D002，合同类文件编号为C001、C002等。
三、文件编号清单文件编号清单是对所有文件编号的记录和分类，以便于查找和管理文件。
文件编号清单可以包括以下内容：1.文件名称：列出文件的名称，以便于快速定位文件。
2.文件编号：按照规定的编号格式进行编号，以唯一标识文件。
3.文件分类：将文件按照不同的分类进行归类，如合同、报告、函件等。
4.文件存放位置：记录文件的具体存放位置，包括存储设备和文件夹路径。
5.录入时间：记录文件录入编号清单的时间，用于查找文件的参考。
6.文件状态：标记文件的当前状态，如已归档、在档、遗失等。
7.文件备注：可以对文件进行一些备注说明，如文件的具体内容、重要性等。
通过文件编号清单，可以对文件进行有效的分类和管理，提高文件查找的效率和准确性。
综上所述，文件编号规则、格式和清单是文件管理中非常重要的一环。
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1.目的
统一各类文件资料编号方法,实现规范管理.
2.范围
公司内所有质量体系有关的文件与资料.
3. 术语: (无)
4. 职责
4.1 文件编号由体系办进行编号。
4.2 各部门编辑好文件后，向体系办申请文件编号。
5. 编号规范
5.1体系文件：
5.1.1质量手册。
5.1.1.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:
Q/ YL A XXX
顺序号(3位阿拉伯数字)
质量手册
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：我公司质量手册编号为：Q/YLA001
5.1.2程序文件：
5.1.2.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:
Q/ YL B X XX
顺序号(2位阿拉伯数字)
条款编号(1位阿拉伯数字)
程序文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLB7.1-11，表示体系标准第7章的第11个程序文件。
条款号 4 5 6 7 8 对应过程质量体系管理职责资源管理产品实现测量、改进
5.1.3作业文件
5.1.3.1体系管理文件
5.1.3.1.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:
Q/ YL C 程序号XX
顺序号(2位阿拉伯数字)
条款编号(3位阿拉伯数字)
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC7.13-01，表示体系标准第7章第13个程序引申出来的管理文件。
5.1.3.2行政管理文件：
5.1.3.2.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:
Q/ YL C M XXX
顺序号(3位阿拉伯数字)
行政管理类
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-M-002，表示路润公司第2个管理文件。
5.1.3.3DFMEA
5.1.3.3.1 分类代码编号分7个部分组成,形式如下:
Q/ YL C DF XXXX XX XX
修订次数（2位阿拉伯数字)
顺序号(2位阿拉伯数字)
产品型号
DFMEA文件
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-DF-AQ250-02-03，表示AQ250产品第2个DFMEA，且已经进行了3次更新。
5.1.3.4过程流程图
5.1.3.4.1 分类代码编号分7个部分组成,形式如下:
Q/ YL C FL XXXX XX XX
修订次数（2位阿拉伯数字)
顺序号(2位阿拉伯数字)
产品型号
过程流程图
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-FL-AQ250-02-03，表示AQ250产品第2个过程流程图，且已经进行了3次更新。
5.1.3.5PFMEA
5.1.3.5.1 分类代码编号分7个部分组成,形式如下:
Q/ YL C PF XXXX XX XX
修订次数（2位阿拉伯数字)
顺序号(2位阿拉伯数字)
产品型号
PFMEA文件
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-PF-AQ250-02-03，表示AQ250产品第2个DFMEA，且已经进行了3次更新。
5.1.3.6控制计划
5.1.3.
6.1分类代码编号分7个部分组成,形式如下:
Q/ YL C CP XXXX XX XX
修订次数（2位阿拉伯数字)
顺序号(2位阿拉伯数字)
产品型号
控制计划文件
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-CP-AQ250-02-03，表示AQ250产品第2个控制计划，且已经进行了3次更新。
5.1.3.7设备操作作业指导
5.1.3.7.1分类代码编号分7个部分组成,形式如下:
Q/ YL C MOP X XXX
顺序号(3位阿拉伯数字)
设备类型
设备操作指导书
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-MOP-P-02，表示第2份生产设备操作指导书
代号T P O
设备类型测试设备生产设备办公设备
5.1.3.8生产作业指导（工艺作业指导书）
5.1.3.8.1 分类代码编号分7个部分组成,形式如下:
Q/ YL C SOP XX XXXX
顺序号(4位阿拉伯数字)
过程类型
作业指导书
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-SOP-MP-02，表示第2份生产作业指导书
代号冲压钎焊总成机加工过程类型ST BR AS MP
5.1.3.9检验指导书：
5.1.3.8.1 分类代码编号分7个部分组成,形式如下:
Q/ YL C SIP XX XXXX
顺序号(4位阿拉伯数字)
类型
检验指导书
作业文件
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLC-SOP-MP-02，表示第2份生产设备操作指导书
代号冲压钎焊总成机加工进料成品入库出货过程类型ST BR AS MP IQ FQ OQ
5.1.4质量记录（表单）
5.1.4.1 分类代码编号分5个部分组成,形式如下:
Q/ YL D 程序号XX
顺序号(2位阿拉伯数字)
条款编号(3位阿拉伯数字)
质量表单
路润、英特、远东
公司质量文件
例如：Q/YLD7.13-01，表示体系标准第7章第13个程序引申出来的第1个表单。