文件记录编号规定
01文件、记录格式及编号规则
文件、记录格式及编号规定1 目的对与管理体系有关文件的进行制定管理。
2 范围：适用于本公司的管理体系有关的内部文件的编制。
3 职责：3.1各部门负责使用本文件。
3.2品控部体系运行处负责按本文件内容形式审核各部门所制定的文件。
4 内容：4.1文件形式4.1.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。
4.1.2中间为文件的正式名称。
4.1.3文件内容1 目的：简单扼要地说明制定该文件的目的是什么。
2 范围：该文件适用于哪些范围或应用领域。
必要时还应说明不适用的范围和应用领域。
3 职责：哪些部门、岗位或人员对贯彻执行该文件负有责任。
4 内容：该文件的执行过程。
5 记录：本文件涉及的记录。
6 相关文件：与该文件相关的文件。
7 外来文件：与该文件相关的外来文件。
8附录：该文件具体需描述添加的内容。
4.1.4与上行文字空两行签写：批准、日期、审核、制定。
4.1.5页脚分别填写：编号按文件编号方式进行制定填写。
版次用大写字母A,B,C,D等表示。
修订次数用阿拉伯数字1,2,3,4等表示。
发布、实施日期用XXXX.XX.XX表示。
页数的表示形式为：第X页共X页。
4.1.6按活动的逻辑顺序描述活动的细节。
重点描述相关人员所进行的工作，将工作可能发生的时机，由谁以某种方式，在何时、何地及何种方法来执行工作。
必要时可先画出简单的程序流程图。
流程图的符号按以下规定：表示各阶段性事件的起始。
表示各阶段性事件或活动的叙述。
表示必须做决定、检查或检验的过程。
表示事件发生的顺序或方向是正向的走向。
表示事件发生的顺序或方向是反向的走向。
4.2记录形式4.2.1每页的页眉左侧中粮生化能源（龙江）有限公司，右侧为图标。
4.2.2中间为记录的正式名称。
4.2.3编号写在表格上方，正式名称的下一行。
4.2.4记录内容为适用于部门适用的填写内容。
4.3文件格式4.3.1文件用纸采用A4打印纸。
4.3.2竖版文件左边空白3cm 宽，右边空白2cm 宽，文件上面空白高1.5cm ，下边空白高1.5cm 。
记录表格文件编号规则
4 编号原则 记录表格文件编号力求简单、明了，直观地反映产品机型及记录表格文件的类别。
5 编号方法 5.1 记录表格文件的代号组成
记录表格文件的代号组成为：产品代码+文件分类识别代码+时间代码+流水号，具体编 号排列分布如下：
——0～9阿拉伯数字；——A～Z拉丁字母；——．圆点。 3.2 编号的基本原则：
a) 记录表格文件在存档之前要进行取号编号，并经确认，不得重复编排和遗漏，记录表 格文件的文件编号不得缺少。
b) 遵循 JB/T 8823《机械工业企业计算机辅助管理信息分类编码导则》中的相关规定， 本标准编号原则采用十进位分类编号办法。
记录表格文件编号规则
编号： 版本： 修订： 页码：第3页
共4页
1 目的 本标准规定了瑞德兴阳新能源技术有限公司研究院记录表格文件编号的基本原则、一般
要求、代号组成和编号方法。 2 适用范围
本标准适用于瑞德兴阳新能源技术有限公司研究院所有记录表格文件编号。 3 基本要求 3.1 记录表格文件的编号采用下列字符：
项目开发建议书 项目开发预算报告 项目开发计划书 设计输出必备图样和
技术文件清单 设计更改评审表 设计评审记录表
样件评审单 设计确认报告
项目总结 采购申请单 合同评审记录表
… …
KFKY KFLX FKFA JSTZ
SJGG YJCS SCTZ ZLFF LLSQ CGHT ZLSQ … …
项目开发可研报告 项目开发立项申请书 项目开发方案说明书
产品代码□□□□□□□□□□□□□
流水号 时间代码 文件分类识别代码 产品代码 示例1： MY2.0SJGG201112001表示2011年12月发布的第一份MY2.0MW设计更改单。 示例2： SCD3.0JSTZ201111015表示2011年11月发布的第十五份SCD3.0MW技术通知单。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册SM安全手册EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
公司文件编号规则
公司文件编号规则为了规范公司内部文件的管理和归档工作，提高工作效率和信息查询的准确性，本公司制定了文件编号规则。
本文将详细介绍公司文件编号的要求和规范，以及如何进行文件编号管理。
一、文件编号的目的和重要性文件编号是对公司内部文件进行唯一标识和管理的方式。
通过编号，可以方便地对文件进行查找、归档和检索，提高工作效率和数据准确性。
文件编号的重要性体现在以下几个方面：1. 提高文件管理的效率：通过文件编号，可以快速定位文件，减少搜索和整理的时间成本。
2. 确保文件归档的准确性：文件编号可以避免文件重复归档或遗漏归档的情况，确保文件归档的完整性和可追溯性。
3. 改善信息查询的准确性：通过文件编号，可以准确地查询和检索所需的文件信息，避免信息错误或混淆的情况。
二、文件编号的规则和要求1. 文件编号的构成：文件编号由公司名称或简称、类别编号、年份和顺序号组成。
例如：ABC-01-2021-001。
其中，ABC代表公司名称或简称，01代表类别编号，2021代表年份，001代表顺序号。
2. 类别编号的设定：根据公司的实际情况，可以设定不同的类别编号，如：01代表合同文件，02代表报告文件，03代表内部通知等。
可以根据公司的需要进行扩展或修改类别编号。
3. 年份的处理：文件编号中的年份表示文件创建或接收的年份。
一般采用四位数表示，如：2021代表2021年。
4. 顺序号的管理：顺序号表示同一年份内同一类别文件的顺序编号。
每个文件类别的顺序号从001开始递增。
当年度结束后，顺序号可重新从001开始计数。
5. 连字符的使用：文件编号中可以使用连字符（-）进行分隔，以增加编号的可读性和美观性。
6. 编号唯一性的要求：文件编号各个部分的组合应当保持唯一，避免重复。
可以通过编号管理系统或手动管理来确保文件编号的唯一性。
三、文件编号管理的实施步骤1. 文件创建或接收：在文件创建或接收时，根据文件的类别和年份，将顺序号递增，并加入文件编号中。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
文件的文件编号与归档要求
文件的文件编号与归档要求文件是组织中不可或缺的重要资源，它记录了各种信息和事务的发展和演变。
为了确保文件的有效管理和使用，文件的准确编号和正确归档是必不可少的环节。
本文将着重介绍文件的文件编号和归档要求，从文件编号的原则、方法和规范到归档的目的、程序和注意事项，全面阐述如何建立高效的文件管理系统。
一、文件编号的原则文件编号是为了方便文件的识别、查询和检索而进行的编码操作。
以下是文件编号的原则：1. 一致性原则：同类文件应使用相同的编号规则，便于管理和查找。
2. 层次性原则：文件编号可按照一定的层次结构编制，如先按工作部门分组，再按时间、序号等细分。
3. 唯一性原则：每个文件的编号应是唯一的，避免重复和混淆。
二、文件编号的方法文件编号的方法多种多样，可以根据实际需要选择合适的方式。
常见的文件编号方法有以下几种：1. 序号编号法：按照文件的产生顺序，逐一编号。
例如：2022-001表示在2022年度中的第一个文件。
2. 日期编号法：以日期为依据进行编号，方便日后的查找和筛选。
例如：220101表示在2022年1月1日产生的第一个文件。
3. 部门编号法：按照不同部门进行编号，便于部门内部的管理和归档。
例如：HR-001表示人力资源部门的第一个文件。
三、文件编号的规范为了保证文件编号的准确性和标准化，有必要制定一些文件编号的规范。
以下是一些常见的文件编号规范：1. 统一编号格式：文件编号应采用统一的格式，如字母+数字的形式。
2. 文件类型标识：可以在文件编号中添加文件类型的标识，便于快速识别和分类。
例如：KT-001表示科技类文件。
3. 版本标识：对于多个版本的文件，可在文件编号中加入版本标识，以区分不同版本。
例如：2022-V1-001表示2022年V1版本的第一个文件。
四、归档的目的文件的归档是将文件按照一定规则和程序进行整理、分类和保存的过程。
归档的主要目的如下：1. 保存历史记录：归档能够保留组织的历史记录，方便查阅和回顾。
有限公司文件记录编号规定
文件记录编号规定B.1 目的为促进企业管理规范化、科学化、程序化，特制定本规定。
B.2 范围适用于公司企业标准的编号。
B.3 管理内容与方法B.3.1 企业标准文件记录编号格式Q / GDCF X X XX .XXX ― XXXX企业标准代号企业名称代号企标版本号企标分层代号职能部门代号企标、记录顺序号企标批准年号B.3.2 编号格式注释B.3.2.1 企业标准代号：用字母Q表示。
B.3.2.2 企业名称代号：国电常州发电有限公司简称“国电常发”的汉语拼音字母（大写）的字头组成，即用“GDCF”表示。
B.3.2.3 企标版本号：以大写字母A、B、C……表示，目前采用“A”版本号。
B.3.2.4 企标分层代号：——质量、职业健康安全、环境管理手册用数字1表示——程序文件用数字2表示——作业性文件用数字3表示——记录性文件用数字4表示企标的顺序号按发布日期的先后顺序用阿拉伯数字排序，记录的顺序号为记录按文件颁发日期的先后顺序并考虑文件中的记录顺序用阿拉伯数字排号（2003年10月28日发布的A版企标的顺序号和记录顺序号由贯标工组小组统一编制，以后按发布日期的先后顺序进行排序）。
B.3.2.7 企标批准年号用企标批准年份的四位数字表示，同一企标修改需重新批准发布的，批准年号用批准时年份的四位数字表示。
B.3.3 文件编号中符号的运用在企业标准代号与企业名称代号之间，用斜线“/”分开；在企业名称代号与标准代号之间用空格分开；在职能部门代号与企标顺序号之间用圆点“•”分开；在企标顺序与企标批准年号之间，用横短线“—”分开。
如《文件控制程序》为Q/GDCF A201.001-2003.如《发文登记》记录的编号为Q/GDCF A401.002-2003，表示公司综合管理部2003年颁布的第2张记录表式。
B.3.4 记录流水号的编号规定B.3.4.1 记录流水号的编号格式B.3.4.2 记录流水号编号注释记录部门代号为填写记录部门的代号，部门代号见A.3.2.5的职能部门代号。
文件编号及格式编制规定
1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。
2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。
3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。
3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。
4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。
4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。
4.2.2修订状态：同4.1.2。
4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。
4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。
4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。
4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。
WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。
页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。
4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。
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江苏九鼎新材料股份有限公司文件和记录编号规定
文件编号：JD/C-4.2-10-01 受控状态：
编制部门：管理部发布日期：2015-07-08 编制：沈兴海印燕审核：批准：
文件和记录编号规定
JD/C-4.2-10-01 1 范围
本标准规定了公司质量/环境/职业健康安全/能源管理体系、汽车行业质量管理体系、测量管理体系及实验室管理体系文件的分类、文件和记录的编号方法、部门代号等。
本标准适用于公司质量/环境/职业健康安全/能源管理体系、汽车行业质量管理体系、测量管理体系及实验室管理体系文件和记录的编号管理。
2 定义
2.1 文件
信息及其承载媒体。
如：管理手册、程序文件、支持性文件、规范、指南、图样、产品标准、外来文件、电子文件、记录等。
2.2 记录
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3 管理内容和方法
3.1 文件层次的划分
管理体系文件分为A、B、C、D四个层次。
A——手册（包括管理方针和目标）。
是描述本公司管理体系的纲领性文件，在管理体系文件中，用英文字母“A”表示。
B——程序文件。
程序文件是阐明进行某项活动或过程所规定途径的文件，在管理体系文件中，用英文字母“B”表示。
C——支持性文件。
是为确保其过程满足策划要求，管理体系运行控制所需的文件，分为管理性文件、技术性文件和行政性文件，如作业指导书、管理方案、工艺规范、标准等。
在管理体系文件中，用英文字母“C”表示。
D——记录（如数据报告、过程活动记录、体系运行各种记录表式等）。
在管理体系文件中，用英文字母“D”表示。
3.2 文件编号
3.2.1手册的编号
JD/A.--□□—□□□□
年号
顺序号
A层次文件
企业名称代号
示例：JD/A.01-2010 质量/环境/职业健康安全/能源体系管理手册；JD/A.02-2008 质量手册（TS 16949）；JD/A.03-2009 测量管理手册；JD/A.04-2012 实验室质量手册。
3.2.2 程序文件的编号
JD/B. □□—□□□□
年号
顺序号
B层次文件
企业名称代号
注：质量/环境/职业健康安全管理体系B、C、D层次文件不加下脚标，汽车行业质量管理体系和测量管理体系B、C、D层次文件需分别用T、J、cL加注下脚标。
示例：JD/B T.18-2009过程审核控制程序（TS 16949）；JD/B J.10-2013封印和标识管理程序；
JD/B CL-5.6.3-2011设备期间核查控制程序。
3.2.3 支持性文件的编号
JD/C—□□—□□—□□
顺序号
部门代号
手册章节号
C层次文件
企业名称代号
3.2.4 记录的编号
JD/D—□□—□□—□□
顺序号
部门代号
手册章节号
D层次文件
企业名称代号
4 部门代号
4.1各部门名称及部门代号见表1。
表1
4.2本标准自发布之日起实施，以前的文件和记录的编号暂时保持，待下次修改或换版时一并调整。
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