体系文件编号规则
体系文件编号规则
4.2.4.1标识
HDXL--QRXX-XX
顺序号（以数字表示）
对应程序文件顺序号
记录代号
公司名称代号
4.2.4.2结构
按企业实际需要确定,内容必须包括:
a.名称
b.标识
c.栏目
d.填写人
e.填写日期
f.确认人
编制
审核
批准
⑨3.定义：无
⑩4.职责：质量部负责本导则的编制和管理，各相关部门负责本导则的实施
⑾5.内容：
质量体系文件
质量手册(代号:QM)
程序文件(代号:QP)
作业文件(代号:WI)
质量记录(代号:QR)
。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
⑿6.使用记录
无
4.1.2程序文件(代号:P)
4.1.3作业文件(代号:W)
4.1.4质量记录(代号:QR)
4.2质量体系文件编写的标识和结构
4.2.1质量手册
标识
OY--QM-XX
顺序号(以数字表示)
质量手册代号
公司名称代号
结构
1）封面
2）目录
3）修改控制
4）总经理声明
5）概述
6）手册简介
7）公司概况
8）范围与应用
编 制
⒀
审 核
⒁
批 准
⒂
处填写公司名称；
4.2.3.“②”处填写文件编号，一般是JL/WI后面加流水号，文件编号不可重复，所以须到公司文控中心申请文件编号，以便统一管理；
4.2.3.“③”处填写该文件版次，初始版本是“第A版第0修改”，即表示该文件为第A版本第0次修改状态；
公司体系文件编号规则要求
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
体系文件编号规则
体系文件编号规则SUP-GM-R01文件分发一览销售部SD 客服部CS市场部MK研究所R&D综合管理部GM证券投资部SI生产部PD采购部PU财务部FD审计部AD计划部PM技术部TD品质部QM√√√√√√√√√√√√√部门会签部门签名部门签名文件审批编制审核批准修改历史版本修改描述日期编制人A/00 首次发布2014.3.13 蔡媛媛1. 目的：对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规范统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检 索。
2. 适用范围 ：适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。
3. 参考文件或标准 ：无4. 术语和定义：无5. 责任部门及职责：综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。
其他相关部门：按照规则执行6. 流程图无7. 控制要求 ：7.1 质量管理体系文件的编号7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM7.1.2 程序文件（二级文件）； SUP ×.×× - ××例如：SUP1.1-GM 《文件和记录控制程序》7.1.3 支持性文件（包括操作指导书、检验规范、操作规程、内部标准、规章制度等，三级文责任部门代码1-2位流水号分类号码：1． 质量管理体系 2． 管理职责部分 3． 资源管理部分4． 产品实现和运行控制部分 5． 检查、测量、分析和改进部分公司名称代号件）；SUP - ××- ×-×××例如：SUP-GM-R01 表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。
7.2文件记录的编号和流水号 7.2.1 文件记录的编号 F ××/SUP ××××例如： 编号ESPBB1.1-QM 的文件产生的第一个记录为“F01/ ESPBB1.1-QM ”。
7.2.2文件记录的流水号一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。
公司管理体系文件编号规则
体系文件编号规则
一、公司代码：JDDSY
二、模块代码:
1、研究论证：YJ
2、规划设计：GH
3、营销企划：YQ
4、招商管控管理：ZS
5、工程管控管理：GC
6、营运管控管理：YY
7、客服管控管理：KF
8、安全管控管理：AQ
9、消防管控管理：XF
10、保洁管控管理：BJ
11、财务管控管理：CW
12、收银管控管理：SY
13、信息管控管理：XX
14、人力资源：RL
15、行政管控管理：XZ
16、审计管控管理：SJ
三、文件类型代码:
1、相关流程：LC
2、指引：ZY
3、制度规章/规范/办法：ZD
4、表单/附件：R
5、组织管控：GK
四、编号示例
1、相关流程：公司代码-相关流程模块代码-LC-顺序号
JDDSY-YJ-LC-01
2、指引：公司代码-相关流程模块代码–ZY-顺序号
JDDSY-YJ–ZY-01
3、制度规章：公司代码-相关流程模块代码-ZD-顺序号
JDDSY-YJ-ZD-01
4、表单/附件：JDDSY-R-模块名称-顺序号
某一模块中涉及到的表单：JDDSY-R-模块名称-顺序号
注：如果一个表单在多个相关流程/指引中出现，按照价值链的顺序，以在第一个相关流程中出现的表单编号为准，在其他相关流程中出现的该表单也用上一相关流程中出现的编号, 保证每个表单的编号唯一。
某一模块中涉及到的表单统一放在同一个文件夹中“相关记录”，加上“00模块名称表单记录目录”。
（如：00行政管控管理表单记录目录）
5、组织管控：公司代码-GK-顺序号
JDDSY-GK-01。
公司管理体系文件编号规则14046
体系文件编号规则一、文件编号要素1.公司名称：陕西骏景索道运营管理有限公司公司代码:JJSD2.部门名称及代码3.日期代号格式： yyyymmddyyyy:用四位数字表示公元年份，如2016表示公元2016年。
mm：用两位数字表示月份，不足两位时,第一位用零补齐，如01表示1月。
dd：用两位数字表示日期，不足两位时,第一位用零补齐，如20表示第20号。
例如: 20160120 表示（2016年01月20日）4。
流水号统一采用两位阿拉伯数字编码，例如“01”代表第一份文件4。
版本编号起草版本的编号为A/0、A/1，其中A/0表示此文件为第一版新创建文件，A/1表示第一版第一次修订。
5.文件类型、要素代码，用大写中文字母简写表示二、编码规则1、管理类文件公司管理类文件的编号格式为:公司简称—部门代号-文件类型-文件版本号-流水号。
如；《骏景索道运营管理有限公司》档案管理制度是行政管理制度中第三项制度,可以编为:JJSD-ZH-ZD—A/0—032、技术类文件公司技术类文件的编号格式为：公司简称-部门代号—技术文件-文件类型-文件版本号-流水号如:JJSD-QKW—JS—SYSC-1。
0-01 含义:骏景索道运营管理公司乾坤湾项目公司技术文件，其文件类型是使用手册，该手册的版本号是1.0，流水号是01号。
3、合同协议合同协议的编号格式为：公司简称-部门代号-合同类型-签订合同年月日-流水号合同类型一般采用大写,如HZ-合作协议，CG-采购合同，LD—劳动合同，JK-借款协议。
如：JJSD—RL—LD-2018—01 含义:2018年公司人力资源与培训部签订的第1份劳动合同。
4、外来文件外来文件的编号格式：公司简称-外来—来文年月日-流水号。
如：JJSD—WL-20180723-01,表示公司2018年7月23日第1份外来文件.6、会议纪要格式：公司简称-部门代号—会议简写（HY）—年月—流水号.7、工作总结或工作计划格式：公司简称—部门代号—总结/计划简写-年月—流水号。
体系文件编号规则
体系文件编号规则
体系文件的编号规则是为了对文件进行管理和归档，确保文件的检索
和使用的便利性。
一种常见的体系文件编号规则是采用基于数字的编号体系，如下：
1.文件类型标识：文件类型标识是体系文件的类别标识，通常使用字
母或数字表示，如“A”表示管理文件，“B”表示工作指南，“C”表示
规章制度等。
2.系统分类标识：系统分类标识是对体系文件按照业务系统进行分类，可以使用数字或字母进行表示，如“01”表示财务管理，“02”表示人力
资源管理等。
3.文件序号：文件序号是对每个文件在其所属系统分类中的序号，通
常使用数字进行表示，如“001”、“002”等。
4.文件版本标识：文件版本标识是对同一文件进行版本管理的标识，
通常使用字母或数字进行表示，如“A”表示第一版，“B”表示第二版等。
5.修订标识：修订标识是对文件进行修订时的标识，通常使用字母或
数字进行表示，如“R1”表示第一次修订，“R2”表示第二次修订等。
综合上述规则，一个体系文件的完整编号可以是：文件类型标识+系
统分类标识+文件序号+文件版本标识+修订标识。
例如，一份财务管理文
件的编号可以是“B01-001A-R1”。
此外，体系文件编号规则还可以根据组织内部的需求和实际情况进行
定制和调整，以上仅是一种常见的基本规则。
在实际应用中，还需要考虑
如文件年份、部门标识等其他因素，以便更好地满足组织的具体需求和管理要求。
质量管理体系文件编号规定和标识规则
质量管理体系文件编号规定和标识规则一、一级文件（质量手册）编号规定质量手册编号由三部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX第二部分：文件级别.质量手册的文件级别用A表示。
第三部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例:质量手册XX – A – 0英文简写版本号二、二级文件（程序文件）编号规定程序文件编号由四部分组成:第一部分:公司英文简写，即XX。
第二部分：文件级别。
程序文件的文件级别用B表示。
第三部分：流水号。
用1、2、3……依次排序。
第四部分:版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。
举例：程序文件版本号XX – B – 1 — 0英文简写流水号三、三级文件编号规定三级文件编号由五部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。
第二部分:文件级别。
三级文件的文件级别用C表示。
第三部分：文件类别。
三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。
a）工作依据类型：“法规"表示为“FG”“规章"表示为“GZ”“公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”）“其他文件”表示为“QT"（意为“其他”)b）作业指导书作业指导书按用途分类,可分为:规范类、指南类、标准类、综合类。
“规范”用“GF”表示“指南”用“ZN"表示“标准”用“BZ”表示c）岗位职责用“ZZ”表示第四部分：流水号。
用1、2、3……依次排序.第五部分：版本号。
版本号从0开始，第一次修改变为1,第二次修改变为2，依此类推。
举例:三级文件流水号XX – C –(LB）– 1 – 0英文简写文件类别版本号四、四级文件编号规则四级文件编号由五部分组成（每部分中间以“-”连接）：第一部分：公司英文简写，即XX第二部分：文件级别。
四级文件的文件级别用D表示。
第三部分:四级文件类型四级文件类型由三部分组成：用途+使用范围a)按用途分类，可分为：注册类、临床类、服务类、检查类、调查类、综合类、其他类。
体系文件编号规则
部门文件编号（以字母……表示）
作业文件代号
公司名称代号
部门代号：总经理—GM 品技部-TD、销售部-SD、生产部-PD、管理部-GD、财务部-FD
发放编码：总经理—01 品技部--02、销售部--03、生产部--04、管理部--05、财务部—06
4.2.3.2作业文件格式要求
9）组织结构
10）质量方针与质量目标
11）术语和定义
12）质量管理体系描述
13）质量管理体系
14） 管理职责
15）资源管理
16）产品实现
17）测量、分析和改进
18）程序文件和部门关系矩阵图
19）体系条文和部门关系矩阵图
20）过程关系定位图
4.2.2质量体系文件
4.2.2.1标识HBAL--PXX顺序号（以数字表示）
4.2.3.2.8“⑧”处描述该文件适用于什么范围，即哪些工作要遵循该份文件规定；
4.2.3.2.9“⑨”处描述该文件一些名词的解释和定义，若没有特别的名词解释可写“无”；
4.2.3.2.10“⑩”处描述该作业文件内容的执行部门分工，即各部门职责；
4.2.3.2.11“⑾”处描述该文件的具体规定，这些描述不限于文字描述，有时候可用表格和数据进行描述，但阐述应有层次感；
作业文件除了图纸和工艺文件外，其他指导性作业标准应该按照下述格式进行编制，如图例：
①无锡华帝线缆有限公司
②文件编号：HDXL-W-GD-01
③文件版次：第A版第0次修改
④体系文件编写规则
⑤文件页码：第1页 共4页
⑥生效日期：2009/01/01
⑦1.目的：为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调，以利于文件管理，确保质量体系的有效运行。
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体系文件编号规则SUP-GM-R01
版本修改描述日期编制人A/00首次发布2014.3.13蔡媛媛
1.目的：
对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规范统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检索。
2.适用范围：
适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。
3.参考文件或标准：
无
4.术语和定义：
无
5.责任部门及职责：
综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。
其他相关部门：按照规则执行
6.流程图
无
7.控制要求：
7.1质量管理体系文件的编号
7.1.1质量手册（一级文件）编号；
SUP/QM
7.1.2程序文件（二级文件）；
SUP ×.××-××
例如：SUP1.1-GM 《文件和记录控制程序》
7.1.3支持性文件（包括操作指导书、检验规范、操作规程、内部标准、规章制度等，三级文
责任部门代码
1-2位流水号
分类号码：
1．质量管理体系2．管理职责部分3．资源管理部分
4．产品实现和运行控制部分5．检查、测量、分析和改进部分
公司名称代号
件）；
SUP -××-×-×××
例如：SUP-GM-R01表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。
7.2文件记录的编号和流水号7.2.1文件记录的编号
F ××/SUP ××××
例如：编号ESPBB1.1-QM 的文件产生的第一个记录为“F01/ESPBB1.1-QM ”。
7.2.2文件记录的流水号
一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。
如：No.2014001,表示2014年第一份记录。
如记录表格较多，各部门可按年、月、日及字母缩写等形式编制流水号。
7.3外来文件的编号
7.3.1外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等）
外来文件一律使用原文件编号
备注：部门代号采用英文名称的缩写字母表示，具体如下：
综合管理部:GM 采购部:PU 销售部:SD 客服部:CS 市场部:MK 研究所:R&D
技术部:TD
生产部:PD
品质部:QM
计划部:PM
两位流水号
部门内部分类代码（数字）如:不同班组（可选）
文件分类号：
S ：企业技术标准、规范等（评判的准则）
O ：作业指导书、实施的细则、指引等
R ：单项规定、制度等
责任部门代号
公司名称代号
产生该记录的文件的编号
两位流水号（01开始）
记录（表格英文Form 的第1个字母）
证券投资部:SI财务部:FD审计部:AD 8.记录：
无
9.附件：
无。