公司管理体系文件编号规则
管理体系文件编码规则
管理体系文件编码规则为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。
1.0 适用范围本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。
2.0 编码规则2.1 组织代码公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。
2.2 文件类别2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。
2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：***** 公司管理手册***** 公司管理体系程序文件***** 三层次文件(作业指导书)2.2.3 公司管理性行政文件公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。
行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。
2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。
如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。
3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码3.1 管理手册管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。
公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。
如：***** / ***** / ***** *****文件类别组织代码颁布年份版次修改状态管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)3.2 程序文件程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。
公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。
如： ***** / ***** / ***** / *****文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)3.3 作业指导书作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。
公司管理制度和编号的管理制度
公司管理制度和编号的管理制度第一章总则第一条为规范公司内部管理，提高工作效率，保障公司利益，制定本管理制度。
第二条公司管理制度是公司内部规范和约束人员行为的规则和制度，具有强制性和约束力。
第三条公司管理制度适用于所有公司员工，包括领导、员工等。
第四条公司管理制度应当符合国家法律法规和公司章程的规定，不得违法违规。
第五条公司管理制度应当及时修订和完善，以适应公司经营发展的需要。
第二章组织架构第六条公司设立总经理负责全面领导和管理公司工作。
第七条公司设立财务部、人事部、市场部等职能部门，各部门负责公司相应工作。
第八条公司设立岗位设置方案，明确各岗位职责和权限。
第九条公司设立绩效考核制度，对员工的工作表现进行定期评估。
第十条公司设立内部审计部门，对公司的经营情况进行审计和监督。
第三章工作规范第十一条公司员工应当遵守公司规章制度，保守公司机密，维护公司声誉。
第十二条公司员工应当按照公司要求履行岗位职责，完成工作任务。
第十三条公司员工应当严格执行公司制定的工作流程，不得擅自变更。
第十四条公司员工应当保持工作积极性，避免拖延磨蹭。
第十五条公司员工应当遵守公司的办公时间，不得迟到早退。
第四章奖惩制度第十六条公司根据员工的工作表现和业绩情况，设立奖励机制。
第十七条公司对违反规定的员工进行警告、扣工资等处罚措施。
第十八条公司对严重违规的员工进行停职、调整等处理。
第十九条公司对涉嫌犯罪的员工移交司法机关处理。
第五章第二十条公司员工如要离职，应提前30天向公司提出书面申请。
第二十一条公司员工离职前应完成手续交接，并领取离职证明。
第二十二条公司应妥善处理离职员工的工资、年假等待遇问题。
第六章附则第二十三条公司管理制度自颁布之日起开始执行。
第二十四条对违反公司管理制度的行为，公司有权进行调查和处理。
第二十五条公司管理制度不尽事宜，可由公司总经理根据公司实际情况进行补充规定。
第二十六条本管理制度的最终解释权归公司总经理所有。
公司体系文件编号规则要求
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
管理制度文件如何编号
管理制度文件如何编号一、编号管理的重要性管理制度文件作为企业内部的规范性文件，对企业的管理和运作起着重要的指导作用。
编号是对管理制度文件进行唯一标识和定位的方式，是管理制度文件信息管理的基础。
编号管理的规范和严谨性直接影响到管理制度文件的管理效率和文件信息的准确性。
因此，对管理制度文件的编号管理要进行规范化管理，确保管理制度文件的有效管理与运用。
二、管理制度文件编号的原则1. 唯一性原则：管理制度文件编号应当是唯一的，不得重复。
每个管理制度文件都应当有一个独立的编号，以便于对文件进行准确标识和管理。
2. 连续性原则：管理制度文件的编号应当是连续的，按照一定的顺序进行编号，便于对文件进行检索和查询。
3. 顺序性原则：管理制度文件编号应当按照一定的顺序进行编排，便于对文件的顺序性管理和追踪。
4. 易识别性原则：管理制度文件编号应当具有一定的易识别性，方便用户根据文件编号快速准确地找到相应的管理制度文件。
5. 规范性原则：管理制度文件编号的编制应当符合一定的规范和标准，遵循统一的编号规则，确保编号的一致性和规范性。
三、管理制度文件编号的编制规则1. 编号格式：管理制度文件编号一般由字母和数字组成，可以根据具体情况添加其他字符，如“-”、“_”等。
例如，编号格式可以为“SD-001”、“GM-002”等。
2. 编号组成：管理制度文件编号通常由两部分组成，第一部分为文件类型标识符，如“SD”表示安全管理文件，“GM”表示一般管理文件；第二部分为顺序编号，表示该类型文件的编排顺序。
3. 编号命名：管理制度文件编号可以根据文件的具体内容和用途进行命名，以便用户在查找文件时能够快速了解文件的内容和用途。
4. 编号审核：在确定管理制度文件编号时，应当经过相关部门的审核确认，确保编号的准确性和合理性。
5. 编号记录：管理制度文件编号应当建立相应的档案记录，对编号的使用情况和变更情况进行记录备查，以便对文件信息进行追踪和管理。
体系文件编号规则
体系文件编号规则
体系文件的编号规则是为了对文件进行管理和归档，确保文件的检索
和使用的便利性。
一种常见的体系文件编号规则是采用基于数字的编号体系，如下：
1.文件类型标识：文件类型标识是体系文件的类别标识，通常使用字
母或数字表示，如“A”表示管理文件，“B”表示工作指南，“C”表示
规章制度等。
2.系统分类标识：系统分类标识是对体系文件按照业务系统进行分类，可以使用数字或字母进行表示，如“01”表示财务管理，“02”表示人力
资源管理等。
3.文件序号：文件序号是对每个文件在其所属系统分类中的序号，通
常使用数字进行表示，如“001”、“002”等。
4.文件版本标识：文件版本标识是对同一文件进行版本管理的标识，
通常使用字母或数字进行表示，如“A”表示第一版，“B”表示第二版等。
5.修订标识：修订标识是对文件进行修订时的标识，通常使用字母或
数字进行表示，如“R1”表示第一次修订，“R2”表示第二次修订等。
综合上述规则，一个体系文件的完整编号可以是：文件类型标识+系
统分类标识+文件序号+文件版本标识+修订标识。
例如，一份财务管理文
件的编号可以是“B01-001A-R1”。
此外，体系文件编号规则还可以根据组织内部的需求和实际情况进行
定制和调整，以上仅是一种常见的基本规则。
在实际应用中，还需要考虑
如文件年份、部门标识等其他因素，以便更好地满足组织的具体需求和管理要求。
公司体系文件编号规则明细
公司体系文件编号规则明细1.文件结构1.1管理制度/控制程序文件结构，通常包括：封面、目录（次）、前言或文件履历1目的及适用范围2规范性引用文件/编制依据（适用时保留）3术语及定义（适用时保留）4职责与权限5管理/工作流程6管理/控制要求7改进与责任担当/监督、考核8相关文件/记录9适用的记录表单式样10附录（适用时保留）其中文件结构中：“目的及适用范围”、“职责和权限”、“管理/控制要求”、“相关记录”是必要内容，不能缺项。
其他结构内容，根据适用程度和必要性进行保留、删减。
1.2要求进行公示或备案登记的产品与服务标准，文件结构和编写格式等要求，应符合GB/T 1.1标准化工作导则标准的结构和编写、HG/T2467农药系列产品标准编写规范要求。
1.3技术文件、操作规程/作业指导书（SOP），根据过程或活动的特点和实际需要，根据GB/T1.1标准化工作导则标准的结构和编写、附录C C1.1管理制度/控制程序文件结构，组织编制或进行调整，保留、删减。
2.文件编制要求2.1文件内容的策划和编写，应考虑业务/活动的目的和对象，基于过程方法、风险思维，对业务/活动涉及的“人、机、料、法、环、测”制定规范要求。
文件内容策划结构：2.2文件正文编写在逻辑关系和内容，应考虑或引用：a）做什么：业务、事项、活动；为什么这么做，理由何在，造成这样的结果为什么；b）谁来做：明确责任主体；c）在哪里做：地点、岗位；d）什么时间做：什么时机需要做、最适宜，什么时间完成；e）怎么做：什么工具、作业规范，如何提高效率、如何实施、如何改善；f）工作场所/岗位环境因素和职业危害、危险因素及控制；g）做到什么程度：数量如何，质量水平如何，有没有成本控制、费用如何；h）如何测量：测量什么项目，测量的标准、测量的结果向谁报告有谁落实；i）适用时，还应考虑常见故障及排除和紧急情况处置等；j）保留什么记录。
3.文件编制格式3.1文件封面格式见示例。
公司体系文件编号规则与结构内容规定
公司体系文件编号规则与结构内容规定
1、目的
规范体系文件管理，准确使用标准。
2、范围
适用于工作，服务产品有直接影响的质量管理体系文件及标准体系文件。
3、职责
质量管理科负责统一编制和解释，各使用单位/部门负责按规定要求执行。
4、要求
4.1体系文件编号规则：
对引用到的企业标准体系文件不需用文件头，由体系文件编号，标准名称，正文内容与要求组成即可，体系文件按下图示执行。
Q/WY □□□□□□□
年代号
标准顺序号
标准分类号
标准体系类别号
五云集团
图解：
1)Q/WY表示河南五云茶叶（集团）有限公司企业标准体系；
2)标准体系类别号：
用大写英语字母表示，“J”表示技术标准体系；“G”代表管理标准体系；“Z”代表工作标准体系；
3) 标准分类号：
用数字表示，“01”代表技术标准体系或管理标准体系或工作标准体系第1类标准，标准，依此类推；
4)标准顺序号：
用数字表示，“01”代表技术标准体系或管理标准体系或工作标准体系第1类标准的第1个标准文件，依此类推；
5）年代号：
表示文件编写的年度，可随编制或换版的年度调动，如：2019年度可表示为“2019”
4.2各单位/部门使用共用文件，不需变换文件号可以直接引用。
4.3各单位/部门或项目需形成专门手册时，在其正文前要增加必要的文件，其顺序可按相关规定执行。
4.4其他未涉及到的单位/部门可依照本编号规则进行相应的编号。
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公司管理体系文件编号
规则
Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】
体系文件编号规则
一、公司代码：JDDSY
二、模块代码:
1、研究论证：YJ
2、规划设计：GH
3、营销企划：YQ
4、招商管理：ZS
5、工程管理：GC
6、营运管理：YY
7、客服管理：KF
8、安全管理：AQ
9、消防管理：XF
10、保洁管理：BJ
11、财务管理：CW
12、收银管理：SY
13、信息管理：XX
14、人力资源：RL
15、行政管理：XZ
16、审计管理：SJ
三、文件类型代码:
1、流程：LC
2、指引：ZY
3、制度/规范/办法：ZD
4、表单/附件：R
5、组织管控：GK
四、编号示例
1、流程：公司代码-流程模块代码-LC-顺序号
JDDSY-YJ-LC-01
2、指引：公司代码-流程模块代码–ZY-顺序号
JDDSY-YJ–ZY-01
3、制度：公司代码-流程模块代码-ZD-顺序号
JDDSY-YJ-ZD-01
4、表单/附件：JDDSY-R-模块名称-顺序号
某一模块中涉及到的表单：JDDSY-R-模块名称-顺序号
注：如果一个表单在多个流程/指引中出现，按照价值链的顺序，以在第一个流程中出现的表单编号为准，在其他流程中出现的该表单也用上一流程中出现的编号, 保证每个表单的编号唯一。
某一模块中涉及到的表单统一放在同一个文件夹中“相关记录”，加上“00模块名称表单记录目录”。
（如：00行政管理表单记录目录）
5、组织管控：公司代码-GK-顺序号
JDDSY-GK-01。