公司管理体系文件编号规则
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的,比如,属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程,比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如,在第5部分,用01来表示质量目标,用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：表表阅读者能够很清楚地知道,这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚,在新编一个文件的时候,如何进行明确准确编码;对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件,能迅速流通、正确应用,并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件;范围：凡公司内所有与产品质量相关之文件、资料及外部客户、供货商所提供与品质系统相关文件均属之;5.2.1 经审查通过之各类文件,于颁布发行前,由文管中心文件编号规定给予统一编码、标识并登录于文件控制总表;5.2.2 版本版次制订：5.2.2.1 版本：以“A”表示,换版以B、C、D…Z…表示;5.2.2.2 版次：以数字“1~5”表示;版次制订若超过五次为避免版次修订过多影响文件真实内容,则更新为下一版本;5.3 文件制订、归档：5.3.1 制订作业：文件制订依系统需求由各主办单位制订后填写文件制订、修订、废止申请单注明“制订”,送交各相关单位审核并填写所需份数,经权责主管核准后,送交文管中心编号、发行、列管;5.3.2 归档作业：对生产一课、生产二课、HOSE 生产课的作业标准、产品设计表的电子版本的文件由ISO事务局保存；其他所有文件的原件必须交ISO文控存档;5.4 文件分发：5.4.1 文件发行：对的作业标准、产品设计表由ISO事务局发行并记入作业标准管理台账,写明分发分数,并由接收人签名;其他文件由文控中心依文件制订、修,5.6.2 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象,应即刻寻回,如果确实无能力找回时,应于文件遗失记录表上填写遗失原因以便文控中心管理;5.7 外来文件管制5.7.1 外来文件的确认由品保课长或管理者代表确认,由文控中心于文件控制总表中登录;为使外来文件便于管理及正常应用,可由文控中心依文件编号规定直接对于外来文件正面书写文件编号;5.7.2 外来文件需签署分发时,由接受单位填写外来文件申请单经部门主管审核,经理核准后执行,发行同5.4.1;5.7.3 外来文件使用过程中如发现有异常时,因属客户财产,使用部门不得私自更改其中内容,如需更改应实时联络客户共同探讨;5.7.4 为维护客户权益,外来文件只能局限于使用部门应用或参考,他人不能随便借阅或申请影印;如特殊情况需借阅或申请影印时应取得管理者代表品保部朴部长同意;5.7.5 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放,发放应由发放部门做好发放纪录;5.7.6 废止外来文件的保管根据客户或总经理意愿决定;5.8 文件档案管理：年号文件序号程序文件公司英文缩写5.1.3三层次文件FLY/QA-OI-000-EX文件来源IN内部省略,EX外部序列号文件类型部门代码公司英文缩写部门代码部门总经理室技术部质量部生产部经营部综合部代码GM TD QA PD MD HR文件类型代码A、质量手册的编号方法：QM - XX发布年号B、程序文件的编号方法：QP - ××对应的ISO标准条款- ××流水号C、作业指导书,检验标准,设备操作规范等三阶文件编号方法:QI WI/SOP– XX部门代号- X X X流水号D、表单编号方法：X X X X X表单出自的文件的编号 - ××流水号。
公司管理制度和编号的管理制度
公司管理制度和编号的管理制度第一章总则第一条为规范公司内部管理，提高工作效率，保障公司利益，制定本管理制度。
第二条公司管理制度是公司内部规范和约束人员行为的规则和制度，具有强制性和约束力。
第三条公司管理制度适用于所有公司员工，包括领导、员工等。
第四条公司管理制度应当符合国家法律法规和公司章程的规定，不得违法违规。
第五条公司管理制度应当及时修订和完善，以适应公司经营发展的需要。
第二章组织架构第六条公司设立总经理负责全面领导和管理公司工作。
第七条公司设立财务部、人事部、市场部等职能部门，各部门负责公司相应工作。
第八条公司设立岗位设置方案，明确各岗位职责和权限。
第九条公司设立绩效考核制度，对员工的工作表现进行定期评估。
第十条公司设立内部审计部门，对公司的经营情况进行审计和监督。
第三章工作规范第十一条公司员工应当遵守公司规章制度，保守公司机密，维护公司声誉。
第十二条公司员工应当按照公司要求履行岗位职责，完成工作任务。
第十三条公司员工应当严格执行公司制定的工作流程，不得擅自变更。
第十四条公司员工应当保持工作积极性，避免拖延磨蹭。
第十五条公司员工应当遵守公司的办公时间，不得迟到早退。
第四章奖惩制度第十六条公司根据员工的工作表现和业绩情况，设立奖励机制。
第十七条公司对违反规定的员工进行警告、扣工资等处罚措施。
第十八条公司对严重违规的员工进行停职、调整等处理。
第十九条公司对涉嫌犯罪的员工移交司法机关处理。
第五章第二十条公司员工如要离职，应提前30天向公司提出书面申请。
第二十一条公司员工离职前应完成手续交接，并领取离职证明。
第二十二条公司应妥善处理离职员工的工资、年假等待遇问题。
第六章附则第二十三条公司管理制度自颁布之日起开始执行。
第二十四条对违反公司管理制度的行为，公司有权进行调查和处理。
第二十五条公司管理制度不尽事宜，可由公司总经理根据公司实际情况进行补充规定。
第二十六条本管理制度的最终解释权归公司总经理所有。
公司管理制度怎样编号
公司管理制度怎样编号一、编制公司管理制度编号的意义公司管理制度编号是规范公司内部管理的一个重要手段，具有以下几点重要意义：1.提高管理效率：通过对公司管理制度进行编号，可以使各项制度文件有序排列，方便快速查阅和更新，提高管理效率。
2.规范管理操作：编号可以使制度文件有序排列，避免混乱和重复，规范公司内部管理操作，保证制度的实施。
3.优化信息流通：编号可以标识出各个具体的管理制度，有利于信息流通和传递，提高工作效率。
4.保证管理连续性：编制编号可以帮助公司确保管理制度的持续性和连贯性，防止制度文件遗漏或遗失。
二、编制公司管理制度编号的原则在编制公司管理制度编号时，需要遵循以下几个原则：1.连续性原则：公司管理制度编号应该是连续的，便于查找和管理。
2.分类原则：根据不同的管理制度对其进行分类，便于管理和查阅。
3.标准化原则：公司管理制度编号应该符合一定的规范和标准，便于公司内部的管理和协调。
4.简洁明了原则：公司管理制度编号应该简洁明了，避免过于繁琐，方便操作。
5.灵活性原则：公司管理制度编号需要灵活可调整，以适应公司管理的需求变化。
三、编制公司管理制度编号的方法编制公司管理制度编号的方法主要包括以下几个步骤：1.确定编号体系：首先确定公司管理制度编号的体系，包括主要分类和编号规则。
2.确定分类标准：根据公司的管理需求，确定不同的管理制度分类标准，并为每个分类设定编号。
3.建立编号档案：建立公司管理制度编号档案，包括制度名称、编号、分类、制定日期等信息。
4.分配编号：根据制度名称和分类，为每个管理制度分配唯一的编号。
5.更新与调整：不断更新和调整管理制度编号，以适应公司管理的发展需求。
四、具体步骤1.确定编号体系：首先确定公司管理制度编号的体系，包括主要分类和编号规则。
可以按照管理制度的性质、部门、工作流程等因素进行分类，建立相应的编号规则，形成统一的编号体系。
2.确定分类标准：根据公司的管理需求，确定不同的管理制度分类标准，并为每个分类设定编号。
公司体系文件编号规则要求
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
公司内部文档编号管理规则
**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。
第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。
第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。
第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
公司文件编号规则
文件编号规则1、目得加强公司文件得标准化管理,便于文件得识别、追溯与控制,规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
２、适用范围适用于公司文件得编号管理与控制。
a)技术类文件：就是指在公司得研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关得各类文件与资料。
b)其她文件:包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3、编号办法3、1 公司名称约定公司全称：简称：3、2 日期表示格式:yyｙy－mｍ-ｄd或ｙyyyｍmｄｄyyyy:年份:用四位数字表示公元年份,如201２表示公元2０1２年。
mm月份：用两位数字表示月份,不足两位时,用零补齐,如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日,不足两位时,用零补齐,如05表示第5日。
例如：2０12-10-１2或20１2１012表示（2０１2年１０月12日)3、3 文件版本编号下面就是对文件版本进行编号要遵守得标准:起草版本得编号为0、1, ０、2, 0、3，、、、, 0、1０。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0、１,０、1、1, ０、1、1、１、一旦文件版本得以确认后,即正式版本编号应该始自1、0,版本编号不断变化为:1、０, 1、１, １、2,、、、，1、10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2、0,2、1，2、2 等。
3、4 技术文件命名格式：ＦＩRST－AＡ-ＮＮ-YＹYYMMFIＲST:公司名称缩写AA:项目名称NN:版本号，参见3、3节YYYYMＭ:年月3、5 其她文件得编号3、5、１公司规章制度与管理文件公司规章制度与管理文件得编号格式为:FIRST(-DN)-TT-nnｎ-dd-YYＤN:大写英文字母,部门代号,如该制度就是公司级文件,适用于公司全体人员,该部分编码省略;如该文件就是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用。
相应得部门代号如下：综管部:ＺG采购部:ＣG生产部:SC销售部:XS财务部:CWTＴ文件类型:①规章制度—RR,指公司颁布执行得各种规章制度;②质量管理文件—QS，公司运转过程中得各类文件与记录。
公司体系文件编号规则明细
公司体系文件编号规则明细1.文件结构1.1管理制度/控制程序文件结构，通常包括：封面、目录（次）、前言或文件履历1目的及适用范围2规范性引用文件/编制依据（适用时保留）3术语及定义（适用时保留）4职责与权限5管理/工作流程6管理/控制要求7改进与责任担当/监督、考核8相关文件/记录9适用的记录表单式样10附录（适用时保留）其中文件结构中：“目的及适用范围”、“职责和权限”、“管理/控制要求”、“相关记录”是必要内容，不能缺项。
其他结构内容，根据适用程度和必要性进行保留、删减。
1.2要求进行公示或备案登记的产品与服务标准，文件结构和编写格式等要求，应符合GB/T 1.1标准化工作导则标准的结构和编写、HG/T2467农药系列产品标准编写规范要求。
1.3技术文件、操作规程/作业指导书（SOP），根据过程或活动的特点和实际需要，根据GB/T1.1标准化工作导则标准的结构和编写、附录C C1.1管理制度/控制程序文件结构，组织编制或进行调整，保留、删减。
2.文件编制要求2.1文件内容的策划和编写，应考虑业务/活动的目的和对象，基于过程方法、风险思维，对业务/活动涉及的“人、机、料、法、环、测”制定规范要求。
文件内容策划结构：2.2文件正文编写在逻辑关系和内容，应考虑或引用：a）做什么：业务、事项、活动；为什么这么做，理由何在，造成这样的结果为什么；b）谁来做：明确责任主体；c）在哪里做：地点、岗位；d）什么时间做：什么时机需要做、最适宜，什么时间完成；e）怎么做：什么工具、作业规范，如何提高效率、如何实施、如何改善；f）工作场所/岗位环境因素和职业危害、危险因素及控制；g）做到什么程度：数量如何，质量水平如何，有没有成本控制、费用如何；h）如何测量：测量什么项目，测量的标准、测量的结果向谁报告有谁落实；i）适用时，还应考虑常见故障及排除和紧急情况处置等；j）保留什么记录。
3.文件编制格式3.1文件封面格式见示例。
公司体系文件编号规则与结构内容规定
公司体系文件编号规则与结构内容规定
1、目的
规范体系文件管理，准确使用标准。
2、范围
适用于工作，服务产品有直接影响的质量管理体系文件及标准体系文件。
3、职责
质量管理科负责统一编制和解释，各使用单位/部门负责按规定要求执行。
4、要求
4.1体系文件编号规则：
对引用到的企业标准体系文件不需用文件头，由体系文件编号，标准名称，正文内容与要求组成即可，体系文件按下图示执行。
Q/WY □□□□□□□
年代号
标准顺序号
标准分类号
标准体系类别号
五云集团
图解：
1)Q/WY表示河南五云茶叶（集团）有限公司企业标准体系；
2)标准体系类别号：
用大写英语字母表示，“J”表示技术标准体系；“G”代表管理标准体系；“Z”代表工作标准体系；
3) 标准分类号：
用数字表示，“01”代表技术标准体系或管理标准体系或工作标准体系第1类标准，标准，依此类推；
4)标准顺序号：
用数字表示，“01”代表技术标准体系或管理标准体系或工作标准体系第1类标准的第1个标准文件，依此类推；
5）年代号：
表示文件编写的年度，可随编制或换版的年度调动，如：2019年度可表示为“2019”
4.2各单位/部门使用共用文件，不需变换文件号可以直接引用。
4.3各单位/部门或项目需形成专门手册时，在其正文前要增加必要的文件，其顺序可按相关规定执行。
4.4其他未涉及到的单位/部门可依照本编号规则进行相应的编号。
1、文件编码规则TX-01
文件编码规则文件编号 WYWD-TX-01 修改版次 第1版 第1次 生效日期2021年5月1日1公司所有文件必须按规定明确分类并编码，文件编码一般由公司代码、文件代码、年号代码、文件序号组成。
文件级别、代码及类别一般为：1.部门编制的内部文件一般为三级文件，编号方法是在公司代码后加上部门代码。
代码为公司或部门拼音首字母大写：如行政部XZ 、人事部RS 、生产部SC 、后勤部HQ 、业务部YW 、计划部MPC 、设计部SJ2.2、一级文件（体系文件）编号方法：3、二级文件（通用标准）编号方法：4、三级文件（作业指导）编号方法：5、四级文件（工作文件）编号方法：6、部门内部（如生产部）文件编号方法：编制： 五月 批准：文件级别 代码 文件类型 备注 一级文件 TX 体系文件 管理制度、规定 二级文件 TY 通用标准企业内部标准、外来标准三级文件 ZD 作业指导 检验标准、操作规程、作业指导 四级文件 GT工作文件沟通文件、记录资料、表格年号代码文件代码 公司代码WYWD-TX-2011-01 WYWD-GT-01文件序号 文件代码公司代码文件序号 文件代码 公司代码WYWD-TY-01WYWD-ZD-01记录序号 记录代码 公司代码WYWD-SC-NB-01公司代码部门代码 文件代码文件序号 7、所有文件由总经理签署批准后实施，文件的数量根据需求决定，文件牵涉到的所有环节各存一份，一份由行政部分类、存档备案。
8、公司制做文件件清单，祥细记录各文件的文件名称、种类及颁发时间。
文件序号。
关于对公司文件进行统一编号管理的规定
关于对公司文件进行统一编号管理的规定为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。
一、 编号规则：文件号由主文件号和辅文件号组成，辅文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。
主文件号由五部分组成，辅合同号由三部分组成。
示例如下：□ □ □ □ □ - □ □ □1 2 3 4 5 6 7 8说明：由1、2、3、4、5组成主文件号；6、7、8组成辅文件号。
主文件号部分1、公司代号：集团：YT子文件顺序号 子文件代号 业务部门代号文件顺序号文件类别代号 公司代号流水号 文件分项代号 公历年号牡丹：MD2、文件类别代号：用字母表示TX-公司体系管理文件HT-公司合同管理文件ZD-公司制度管理文件WJ-公司其他文档文件3、业务部门代号：A-公司B-运行管理中心C-商务支持中心D-资本运营中心E-市场营销中心F-项目管理中心G-计算机事业部H-光电事业部J-系统集成部4、文件年号：指文件编发日的日历年，如2010年签定的合同，合同年号为20105、文件顺序号：数字表示，从001到999辅文件号部分6、文件分项代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。
其中：公司体系管理文件分类Q- 质量体系H-环境体系E-职业健康体系公司合同管理文件：字母R-Z表示R-软件开发类合同S-运维服务类合同T-集成（工程）项目类合同U-商务事务类合同V-物资采购类合同X-产品销售类合同Y-合作协议类合同Z-其他类合同公司制度管理文件W-文本文件L-流程文件B-表单文件公司其他文档文件待定。
7、子文件代号：实施分项文件时需再分类拆解形成子文件，用数字1到9表示。
其中：合同分项中子文件代号规定：1-工程分包合同2-劳务分包合同3-采购合同4-订货合同5-商务合同6-服务合同7-其他合同其他分项子文件代号各部门可自行规定，报体系运行管理办公室备案。
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公司管理体系文件编
号规则
Revised on November 25, 2020
体系文件编号规则
一、公司代码：JDDSY
二、模块代码:
1、研究论证：YJ
2、规划设计：GH
3、营销企划：YQ
4、招商管理：ZS
5、工程管理：GC
6、营运管理：YY
7、客服管理：KF
8、安全管理：AQ
9、消防管理：XF
10、保洁管理：BJ
11、财务管理：CW
12、收银管理：SY
13、信息管理：XX
14、人力资源：RL
15、行政管理：XZ
16、审计管理：SJ
三、文件类型代码:
1、流程：LC
2、指引：ZY
3、制度/规范/办法：ZD
4、表单/附件：R
5、组织管控：GK
四、编号示例
1、流程：公司代码-流程模块代码-LC-顺序号
JDDSY-YJ-LC-01
2、指引：公司代码-流程模块代码–ZY-顺序号
JDDSY-YJ–ZY-01
3、制度：公司代码-流程模块代码-ZD-顺序号
JDDSY-YJ-ZD-01
4、表单/附件：JDDSY-R-模块名称-顺序号
某一模块中涉及到的表单：JDDSY-R-模块名称-顺序号
注：如果一个表单在多个流程/指引中出现，按照价值链的顺序，以在第一个流程中出现的表单编号为准，在其他流程中出现的该表单也用上一
流程中出现的编号, 保证每个表单的编号唯一。
某一模块中涉及到的表
单统一放在同一个文件夹中“相关记录”，加上“00模块名称表单记录目
录”。
（如：00行政管理表单记录目录）
5、组织管控：公司代码-GK-顺序号
JDDSY-GK-01。