公司文件编号管理制度
公司文件编号管理制度共7页.doc
公司文件编号管理制度-共7页1 文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：湖南华熠智能工程××公司简称：HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部ZH--综合部ZX--管理咨询部GC--硬件研发部RJ--软件研发部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2019年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
公司文件编号管理制度办法
公司文件编号管理制度办法一、背景介绍随着公司规模不断扩大和业务量的增加，各类文件不断增多，文件的管理变得越来越复杂，大量的文件可能会被重复保存或遗失，导致工作效率低下。
为了解决这一问题，公司制定了文件编号管理制度办法。
二、文件编号管理流程1. 文件的送审、签批、批准及颁发公司所有文件，在送审、签批、批准及颁发前，须按章序排列，每份文件设立一个邮电代码或编号。
用以标识每份文件，降低文件调阅难度。
在文件的送审、签批、批准及颁发环节中，必须严格按照文件的邮电代码或编号进行。
2. 文件的存档公司所有文件，均应按文件类型和重要性区分存放，依序编号，归档清楚。
在存储时，必须保存好各个条目的标识码，并按照标识码归档放置。
3. 文件的检索公司职工在使用文件时，应按照标识码和文件的特点，进行检索查询档案。
若文件遗失，请及时报告，上级生产主管部门应予查找。
4. 文件的销毁公司规定，所有文件存档的保管期限分为临时存档和永久存档两种，临时存档能够销毁的文件，必须距离保管期最后一天起，3个月后才能销毁；不能够销毁的文件，应该永久存档，落实好责任书。
三、文件编号管理的作用1. 提高工作效率文件编号制度能够帮助员工快速准确地找到所需文件，从而提高工作效率。
2. 预防文件遗失由于文件编号管理制度可以有效地管理文件流程，避免文件受到损失和遗失，极大减少工作中的意外因素。
3. 方便制定工作计划文件编号制度可以为管理者更好地统计过去的工作进展情况，同时也方便指导制定未来的工作计划，优化业务流程。
四、文件编号管理制度的实施1. 人员培训公司需要针对文件编号管理制度办法，进行员工的规范操作和标识码培训，使得员工对该办法可以深入理解并使用。
2. 监督制度执行公司应建立完善的监督制度，及时发现和处理执法中出现的问题，确保办法能够得到有效的执行。
3. 审查改进监督过程中对办法进行审查和改进，对出现的问题进行总结和汇报，并及时推出修订版文件号管理制度办法。
工程公司文件编号管理制度
工程公司文件编号管理制度第一章总则为规范工程公司文件的管理和利用，提高工作效率，保障工程公司工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二章文件编号管理1. 文件编号原则（1）所有工程公司文件均需编号管理，包括但不限于合同、协议、报告、备忘录等。
（2）文件编号格式为“年度+编号”，例如2022-001。
（3）文件编号统一管理，避免重复使用。
2. 文件编号的生成（1）文件编号由文件管理部门负责生成。
（2）文件编号应在文件正式发放前生成并填写文件的标识。
3. 文件编号的分配（1）文件编号应根据文件的性质、内容和重要性进行分配。
（2）文件编号应统一记录在文件管理系统中，方便查阅和查询。
第三章文件存储与归档1. 文件存储原则（1）工程公司文件应按照文件保密等级和重要性进行分类存储。
（2）文件存储应采取防火、防潮、防盗等措施，确保文件安全。
2. 文件归档管理（1）文件归档应按照文件的性质和年份进行分类。
（2）文件归档应按照一定的规则和流程进行，确保文件的整齐、规范。
第四章文件利用与借阅1. 文件利用原则（1）文件利用应遵循公司的相关规定和要求。
（2）文件利用应按照文件编号和存储位置进行查找和利用。
2. 文件借阅管理（1）文件借阅须经相关负责人批准。
（2）文件借阅应填写文件借阅登记表，确保文件的安全和完整。
第五章文件销毁与备份1. 文件销毁原则（1）文件销毁应按照公司相关规定和流程进行。
（2）文件销毁应经过相关负责人批准，避免误删误毁。
2. 文件备份管理（1）重要文件需定期备份，确保文件的安全性和完整性。
（2）文件备份应保存在安全可靠的地方，避免丢失和泄露。
第六章监督和评估1. 监督管理（1）文件管理部门应定期对文件管理情况进行检查和监督。
（2）对文件管理存在的问题和不足应及时整改和改进。
2. 评估机制（1）工程公司应建立文件管理评估机制，定期对文件管理工作进行评估和考核。
（2）对文件管理工作好的部门、个人应给予奖励和表彰。
公司文件编号管理制度
公司文件编号管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理，提高工作效率，保障信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文件的编号管理。
第三条公司文件编号是公司内部文件的唯一标识符，用于标识、归档和检索文件。
第四条公司文件编号是由公司文件管理部门统一制定，具有唯一性和顺序性。
第五条公司全体员工必须遵守公司文件编号管理制度，禁止擅自更改文件编号。
第六条公司文件编号管理制度的执行机构为公司文件管理部门。
第七条公司文件编号采用数字和字母的组合方式，具体格式为：文号/年份。
第八条公司文件编号的年份以当年年份为准，例如2022年的文件编号为2022。
第二章文件编号的管理流程第九条公司文件的编制、审核、签发、印发和使用，必须按照规定的流程进行。
第十条公司文件的编号由文件管理部门负责统一制定。
第十一条公司文件编号的具体内容包括文号和年份，例如：A001/2022。
第十二条公司文件编号的规则为：公司内部文件统一编号规则如下：1. 表示文件类别的字母。
A: 公司内部管理制度文件B: 公司发文文件C: 公司收文文件D: 公司合同文件E: 公司财务文件F: 公司人事文件G: 公司行政文件2. 文号为公司内部文件的编号，按照统一规定的顺序进行编制。
第十三条公司文件管理部门在制定文件编号时必须确保每一个文件的唯一性和顺序性。
第十四条公司文件编号一旦确定，不得更改，以免引起混乱。
第十五条公司文件编号必须在文件正文下方明显位置标注，并按规定存档。
第十六条公司文件的存档、归档和销毁必须按照公司文件管理制度进行操作。
第十七条公司文件管理部门对每一份文件的编号进行记录和备份，确保信息安全。
第三章文件编号的使用和查询第十八条公司文件的编号用于标识文件，方便查阅和管理。
第十九条公司文件编号必须在正式文件中标注清晰，避免混淆。
第二十条公司文件编号可以用于文件的查询和检索，提高工作效率。
第二十一条公司全体员工均有权利查询公司文件的编号和内容。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件文号管理制度
文件文号管理制度第一章总则第一条为规范文件文号的管理，促进文件文号的有效使用，提高工作效率，减少资源浪费，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件文号的管理工作。
文件文号指的是文件的编号，是文件的唯一标识，用于文件的传阅、归档、查阅等工作。
第三条本制度旨在加强文件文号管理，严格控制文件文号的使用，确保文件文号的唯一性和规范性。
第四条文件文号的管理应遵循科学、规范、公正、便捷的原则，做到合理使用、严格管理、便于查阅。
第五条文件文号管理工作实行“谁用谁管理”的原则，即主办部门负责管理主办文件的文号，协办部门负责管理协办文件的文号。
第六条文号管理应当遵循先进、科学的管理理念，不断改进和完善管理机制，提高管理水平和效率，提高文号管理的质量和效率。
第七条本单位文件文号的使用应当遵循规范的格式和方法，并及时登记并存档，以备查阅。
第八条文件文号的管理应当建立健全，明确责任，确保每个文件都有唯一的文号，并且能够方便查阅。
第九条文件文号管理工作应当纳入本单位的绩效考核体系，确保每个部门和个人能够按规定落实文件文号管理制度。
第二章文件文号的编制第十条文件文号是由主办部门进行编制的，统一由文书管理部门进行审核和批准。
第十一条文件文号由阿拉伯数字、汉字、字母和其他符号组成，格式为年度+编号，例如201801001，其中2018为年份，01为部门代码，001为文件序号。
第十二条文件文号的编制应当按照业务办理流程进行，确保每个文件都能够得到唯一的文号。
第十三条文件文号的编制应当遵循规范的格式和方法，确保文号的统一性和规范性，方便管理和查阅。
第十四条文件文号的编制应当及时进行，确保每个文件都能够得到及时的文号，以便于文件的传阅、归档等工作。
第十五条主办部门应当将已经编制的文件文号及时登记并存档，以备查阅。
第三章文件文号的使用第十六条文件文号的使用应当遵循统一规定的格式和方法，不得随意更改、篡改文号。
第十七条文件文号的使用应当及时、准确，不得出现错号、漏号、重号等情况，确保每个文件都能够得到正确的文号。
文件编码及管理制度
文件编码及管理制度一、总则为规范文件编码及管理，加强文件管理工作，提高文件管理水平，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位所有相关文件管理工作。
三、文件编码原则1.文件编码应当具有唯一性和确定性。
2.文件编码应当简洁明了，易于理解和使用。
3.文件编码应当便于检索和管理。
四、文件编码规则1.文件编码由字母和数字组成，字母表示文件类型，数字表示文件顺序。
2.文件类型按照文件的性质、用途和内容进行分类设定，编码由大写字母表示。
3.文件序号从01开始递增，每个文件类型单独编号。
五、文件编码管理1.文件编码由文件管理部门统一制定和管理。
2.每个文件类型的编码规则应当制定清晰详细的相关规范。
3.文件编码应当由专门人员进行审核和确认，确保其合法有效性。
六、文件编码的使用1.文件编码应当统一使用格式和规范，不得随意更改或篡改。
2.文件编码应当明显标注在文件正面右上角，并保持清晰可见。
3.文件编码应当及时录入电子文档管理系统，确保信息的完整性和真实性。
七、文件管理1.文件管理应当按照文件编码原则和规则进行规范操作。
2.文件管理应当按照文件密级和保管期限进行分类管理。
3.文件管理应当实行定期清理和归档，确保档案的整洁和完整。
八、文件保密1.文件保密应当严格按照文件密级进行管理和操作。
2.文件保密等级由文件管理部门统一制定和管理，不得私自修改或泄露。
3.文件保密涉及国家机密或单位重要机密的，应当按照国家相关规定进行处理。
九、文件备份1.文件应当定期进行电子备份，保证信息的安全和完整。
2.文件备份应当存放在专门的备份服务器或设备上，确保备份的可靠性和完整性。
3.文件备份的操作应当按照文件管理部门的相关规定进行，确保备份的及时性和准确性。
十、附则1.对于特殊情况下的文件编码和管理，应当根据实际情况进行适当调整和处理。
2.文件编码及管理制度的修订和变更应当经过相关部门的审批和确认。
3.本制度自发布之日起即生效，对以前的文件编码和管理操作有约束力。
公司规章制度类文件编号管理办法
公司规章制度类文件编号管理办法第一章总则第一条为规范公司规章制度类文件的编制、印发和管理工作，提高文件管理效能，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本管理办法。
第二章文件命名规则第二条公司规章制度类文件命名应遵循以下原则：（一）准确性原则。
文件名称应准确反映其内容和性质。
（二）简洁性原则。
文件名称应使用简明扼要的词汇，尽量避免不必要的冗长和复杂。
（三）一致性原则。
不同文件之间的命名应保持一致，方便文件的检索和管理。
第三章文件编号管理第三条公司规章制度类文件的编号由文件管理部门负责，按照以下原则进行管理：（一）唯一性原则。
每个文件编号应是唯一的，不得重复使用。
（二）连续性原则。
文件编号应按照文件生成的时间顺序进行连续编排。
（三）区分性原则。
文件编号应有一定的区分度，以便于区分不同类别或性质的文件。
第四章文件归档和管理第六条公司规章制度类文件的归档由文件管理部门负责，归档时应按照以下原则进行管理：（一）分类归档原则。
将不同类别的文件进行分类，分别存放在相应的文件柜或文件夹中。
（二）完整性原则。
将每份文件的正文、附件和签字页全部归档，确保文件的完整性。
（三）安全性原则。
归档的文件应放置在安全、干燥、通风的环境中，以防止文件的损坏和遗失。
第七条公司规章制度类文件的管理应按照以下原则进行操作：（一）索引管理原则。
制定文件索引目录，方便快速查找和使用文件。
（二）借阅登记原则。
对外借阅文件应登记借阅人、借阅日期和归还日期，并留有借阅人的签字确认。
（三）备份管理原则。
定期对重要文件进行备份，以防止文件丢失或损坏。
第五章文件处置第八条公司规章制度类文件的处置应按照以下原则进行操作：（一）定期清理原则。
定期对已失效的文件进行清理，及时归档或销毁。
（二）统一销毁原则。
对于需要销毁的文件，应统一由文件管理部门负责进行销毁，确保文件的机密性和安全性。
第九条公司规章制度类文件销毁时应记录销毁时间、销毁方式和销毁人员，并留存相应的销毁证明。
文件编号管理制度
修改：0
4.1.2.2 编号样式
例: 办公室制订的《文件编号管理制度》, 编: Q/YXKR.G.bg.001-1612-1.0其他部门出具的文件以此类推；若为公司级文件, 则文件编号中直接省略部门名称代码。
4.2 文件内容格式
4.2.1 所有制度文件内容格式、页眉页脚、字体、字号均参照《文件编号管理制度》的文件内容格式进行排版与起草。
如主标题为: 黑体二号；正文为宋体四号；其中正文中的小标题需加粗。
5.附则
本制度执行之日前所有文件仍使用原编号, 本制度的解释权和修改权归公司办公室所有, 经常务副总审核, 总经理批准后实施。
文件编号分配及管理制度
文件编号分配及管理制度一、引言为了规范公司文件编号的分配和管理，提高文件管理的效率和准确性，本制度规定了文件编号的分配原则、管理流程和相关责任。
本制度旨在确保公司文件的编号具有唯一性、可追溯性和可管理性，以支持公司的业务运营和决策。
二、文件编号分配原则1.唯一性：每个文件应分配一个唯一的编号，以确保文件的唯一性和可追溯性。
2.简洁性：文件编号应简洁明了，易于记忆和识别。
3.规律性：文件编号的分配应遵循一定的规律，以便于管理和查询。
三、文件编号管理流程1.申请：当需要创建新的文件时，相关部门或人员应向文件管理部门提交申请。
申请应包括文件名称、内容摘要等信息。
2.审核：文件管理部门对申请进行审核，确保文件符合公司政策和规定。
3.编号分配：审核通过后，文件管理部门为新文件分配唯一的编号。
编号应按照一定的规则进行分配，并记录在文件编号管理系统中。
4.发布和使用：文件管理部门将新文件的编号和相关信息发布到公司内部系统中，以便相关部门和人员使用。
四、相关责任1.文件管理部门：负责文件编号的分配、管理和维护，确保编号的唯一性和准确性。
2.相关部门和人员：在使用文件时，应确保使用正确的文件编号，并及时向文件管理部门反馈编号使用情况。
五、违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情况进行处理，包括但不限于警告、罚款或取消相关资格等。
六、附则1.本制度自发布之日起执行。
如有修改或废止，须经公司管理层审议通过后发布。
2.本制度的解释权归公司所有。
如有疑问或需要解释，请向公司管理层或法律顾问咨询。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
xx公司文件编号管理制度
1.目的
确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围
本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则
1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求
接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员
执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别
4.1 文件
1.管理制度
2.技术文件
3.合同
4.表格
4.2记录
1.会议记录
2.检查记录
3.工作总结(周报、月报)
4.工作计划
5.文件编号规则
5.1编码元素使用规则
5.1.1公司名称
公司全称：上海xx有限公司
简称：SHYG
5.1.2部门代号
FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号
统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。
5.1.4流水号
统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为 A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。
5.2文件编码结构
SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本
(000-999)
日期代号(年)
部门代号
文件类型
企业代号
5.3文件分类编码规则
5.3.1规章制度和管理文件
格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号
5.3.2合同协议类
格式：SHYG-HT-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.3文案类
格式：SHYG-WA-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.4会议记录
格式：SHYG-JL-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.5工作总结或工作计划
格式：SHYG-ZJ-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号6.附则
1、本办法由上海xx有限公司人力资源部负责解释。
2、本办法自发布之日起实施。