公司档案室管理规定
公司档案管理部门制度（5篇）
公司档案管理部门制度1、公司档案管理部门，设置档案专管岗位，由专人全权负责。
2、文书结案后，原稿由档案专员归档，经办部门视须要留存影本。
如为特别案件因业务处置须要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理主管引导批准后妥为保留，档案管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。
3、检讨文件的本文及附件是否完全，如有短少，应即追查归入。
4、文件的处置手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
点收文件后，应依下列方法收拾：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
档案分类应视案件内容、部门____、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
档案分类应力求切合适用。
倘因案件较多，前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”。
如案件不多，亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级。
同一小类之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷应用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
档号之表现方法如下aa—bbccd—ee，aa为经办部门代号，bb为大类号，cc为小类号。
d为档卷卷次，ee为档案目次。
档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明简要，以能充足表现档案内容性质为原则，且有必定范围，不宜笼统含糊。
各级分类、卷次及目次的编号，均以十进____伯数字表现；其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议。
档案分类各级名称经断定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用必定次序依次排列，以便查阅。
公司档案室安全管理制度
一、总则为了加强公司档案室的安全管理，确保档案资料的安全、完整和保密，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
二、档案室安全管理职责1. 负责档案室的日常安全管理，确保档案资料的安全、完整和保密。
2. 负责制定档案室安全管理制度，并组织实施。
3. 定期对档案室进行安全检查，发现安全隐患及时整改。
4. 对档案室工作人员进行安全教育和培训，提高安全意识。
5. 配合相关部门进行档案室安全管理工作。
三、档案室安全管理要求1. 档案室应设在安全、通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠的场所。
2. 档案室门窗应安装防盗设施，防止非法侵入。
3. 档案室内的电气设备应按照国家规定进行安装和使用，严禁私拉乱接电线。
4. 档案室内的消防设施应齐全、完好，并定期进行检查和维护。
5. 档案资料应按照国家规定进行分类、编目、归档，实行统一管理。
6. 档案资料应按照保密等级进行存放，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。
7. 档案资料借阅、归还应办理相关手续，不得擅自外借。
8. 档案室工作人员应严格遵守档案管理制度，不得泄露档案资料。
四、档案室安全检查1. 每月至少进行一次档案室安全检查，检查内容包括：档案资料存放、消防设施、防盗设施、电气设备等。
2. 发现安全隐患，应立即采取措施整改，并做好记录。
3. 对检查中发现的问题，应及时上报公司领导，并跟踪整改情况。
五、档案室安全教育与培训1. 定期对档案室工作人员进行安全教育和培训，提高安全意识。
2. 对新入职的档案室工作人员，应进行岗前安全培训，使其了解档案室安全管理制度。
3. 对档案室工作人员进行安全考核，确保其具备安全操作技能。
六、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由公司档案室负责解释。
3. 本制度如与国家有关法律法规相抵触，以国家法律法规为准。
公司档案管理制度官方版(4篇)
公司档案管理制度官方版第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。
以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。
部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
公司档案管理制度范文(五篇)
公司档案管理制度范文档案保管制度(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。
(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。
(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。
(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。
(六)建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。
(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。
(八)档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。
档案保密制度(一)档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。
(二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。
(三)查阅复制有关____档案材料时，须经分管领导批准。
(四)借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。
(五)不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。
(六)档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。
(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。
档案利用制度(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。
(二)外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。
(三)查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。
公司档案管理规定（四篇）
公司档案管理规定第一条总则为了规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的安全和完整性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规的规定，结合公司的实际情况，制定本规定。
第二条档案管理的目标公司的档案管理目标是：做到内容科学、归档规范、案卷完整、查阅便捷、利用高效、安全可靠。
第三条档案管理的原则公司的档案管理遵循以下原则：1. 确保档案的真实性、准确性、完整性和及时性。
2. 保护档案的安全性和机密性。
3. 优化档案的利用效率和服务质量。
4. 创新档案管理模式和方法，提高管理效能。
第四条档案分类公司的档案按照不同的分类标准进行分类，主要包括以下几类：1. 行政档案：包括机构设置、人事档案、办公档案等。
2. 经营档案：包括财务档案、合同档案、购销档案等。
3. 项目档案：包括项目计划、实施过程、验收报告等。
4. 技术档案：包括研发成果、技术标准、专利证书等。
5. 其他档案：包括培训资料、会议纪要、宣传材料等。
第五条档案管理责任1. 董事会：负责档案管理的决策和监督。
2. 档案管理部门：负责公司档案的管理、整理、归档和档案利用等工作。
3. 各部门和岗位：负责本部门档案的管理、整理、移交和归档等工作。
第六条档案管理流程1. 档案的生成：公司各部门根据工作需要生成档案，并及时归档。
2. 档案的整理：档案管理部门负责对生成的档案进行分类和整理。
3. 档案的归档：档案管理部门负责对整理好的档案进行归档，并制作相应的档案目录。
4. 档案的借阅：公司员工需要借阅档案时，需填写借阅申请，经过审批后方可借阅。
5. 档案的归还：借阅结束后，应及时归还档案，并填写归还登记表。
6. 档案的销毁：档案管理部门根据规定的保管期限和销毁程序，对已过期的档案进行销毁处理。
第七条档案管理的安全措施为了保护档案的安全性和机密性，公司采取以下措施：1. 设立专门的档案保管室，并加强门禁管控。
2. 配置相应的防盗防火设施，定期进行安全检查和维护。
单位档案管理制度(5篇)
档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度。
第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。
具体职责为：1、负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2、负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；4、负责档案提供利用服务；5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。
2、项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。
3、会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。
4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。
5、声像、实物档案，在产生后及时归档。
6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。
2、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
公司档案室档案管理及保密制度
公司档案室档案管理及保密制度一、档案管理制度1.档案室组建及职责分工1.1公司设立档案室，负责公司所有档案管理工作。
1.2档案管理员负责档案室日常管理工作，包括档案的归档、整理和保管等。
2.档案分类与归档2.1档案应按照文件种类和时间进行分类归档。
2.2档案应按照文件编号进行登记，记录档案的名称、文件编号、归档日期、档案责任人等信息。
3.档案存储及保管3.1档案室应具备安全、防火、防潮等环境条件，保证档案的安全性。
3.2档案应储存在专用档案柜中，柜门应加装密码锁或指纹锁等措施，仅由档案管理员掌握。
3.3凡移交档案室的员工，应当完成移交手续，并教育其离职后不得擅自带离公司档案。
4.档案检索与借阅4.1每份档案都有档案编号，对于需要检索或借阅的档案，应通过系统或书面申请进行登记。
4.2档案查询和借阅应有明确的流程，并严格按照程序进行办理。
4.3对于借阅档案的员工，应严格责任追究制度，如违规使用或遗失档案将被追究相应责任。
5.档案销毁5.1档案室应按照规定的保管期限进行档案销毁，及时清理过期档案。
5.2档案销毁应经过上级领导同意，并严格按照档案销毁的程序进行操作，保障档案销毁的安全性和合法性。
5.3档案销毁应编制销毁清册，记录销毁档案的名称、文件编号、销毁日期等信息。
二、档案保密制度1.保密责任1.1公司全体员工应具备保密意识，严守公司内部档案的保密，不得将档案外传或泄露给未经授权的人员。
1.2档案管理员具有保密责任，应当严守公司的档案保密制度，不得将档案外传或随意将机密档案提供给未经授权人员。
2.机密档案管理2.1公司将机密档案和非机密档案分开存储，避免机密档案被非授权人员访问。
2.2机密档案柜的门禁设置应更为严格，只有特定的权限人员才能进入。
2.3公司应制定机密档案的访问审批制度，明确机密档案的使用权限范围，并建立相应的记录。
3.员工教育与管理3.1公司应定期组织员工档案保密培训，提高员工对档案保密的认识和理解。
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档案室管理规定
一、存档范围
公司规划、年度计划、统计资料、工程资料、项目方案、经济合同、设备资料、声像材料等具有保存、参考价值的文件资料。
二、资料保管
1.由人力资源部档案室负责分类保管，归档存放，做到查找方便、迅捷。
2.坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”工作（即防盗、防水（潮）、防火、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密、防磁）工作，确保档案完整安全。
3.档案室内要保持清洁干净。
三、资料查阅
1.查阅一般资料由该部门经理批准，查阅密级资料由主管副总经理批准。
2.查阅档案要保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。
因工作需要进行摘录和复制时，应由主管副总经理批准。
3.严禁将档案带出档案室，必须带出时，由主管副总经理批准，并在规定时间内送还。
4.查阅客户资料时需要主管副总经理批准，严禁复印客户的任何资料。
5.业主查阅其房屋相关资料由销售部经理核准方可办理。
6.政府部门查阅资料时须经总经理批准。
7.严格阅档登记制度。
四、档案销毁
1.任何个人或部门未经允许无权销毁公司资料。
2.档案销毁须严格执行审批制度，履行批准手续。
一般内部资料须
主管副总经理批准，密级资料须总经理批准。
3.经批准销毁的档案，档案管理员须认真填写及编制档案销毁清单，在人力资源部经理监督下销毁。
4.做好销毁记录。