辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式

辽宁省文书档案目录数据库结构与交换格式（试行）1 范围

本标准规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的结构及其著录细则、文书档案目录数据库交换格式。本标准适用于全省各级各类档案馆和机关档案室文书档案目录数据库的建设、文书档案的著录、档案部门间目录数据库的交换，亦可作为编制相关档案管理软件及其它门类档案目录数据库建设的参考。

2 术语和定义

2.1档案数据库

以一定的组织方式存贮在一起的相关档案数据的集合。

2.2数据字段

档案数据库（2.1）中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。

2.3字段名

标识数据字段（2.2）名称的一组符号。

2.4字段类型

各字段对应内容的数据类型。

2.5字段长度

数据字段（2.2）中可存放数据的最大字节数。

2.6数据记录

档案数据库（2.1）中由若干数据字段（2.2）组成，描述著录条目的

数据集合。

2.7电子文档号

档案馆（室）管理电子文件的一组代码。

2.8脱机载体编号

反映归档电子文件的脱机存储载体排列顺序的一组代码。

2.9必须著录项目（必著项）

根据《档案著录规则》和数据库在档案管理实际工作中应用的要求，档案数据库必须具备的最基本的著录项目。

2.10 选择著录项目（选著项）

根据工作的实际，除必著项以外所选择的著录项目。

3 数据库结构

本标准规定了《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录数据库结构Ⅰ》和《文件级目录数据库结构Ⅱ》三个数据结构。

《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录数据库结构Ⅰ》适用于按立卷方式整理的档案目录；《文件级目录数据库结构Ⅱ》适用于按照《归档文件整理规则》整理的档案目录。

3.1 《案卷级目录数据库结构》

3.2 《文件级目录数据库结构Ⅰ》

3.3 《文件级目录数据库结构Ⅱ》

4著录细则

此著录细则指在计算机上著录的档案目录内容。即填写在上述数据库中的对应项目。所有字段中含有阿拉伯数字的，著录时统一为半角录入。

4.1题名

4.1.1案卷题名

4.1.1.1又称案卷标题、题目，是表达卷内文件总体内容、形式特征的名称。据实著录。

4.1.1.2案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好后再行著录。

4.1.2文件题名

4.1.2.1正题名

4.1.2.1.1正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目。

照原文著录。

4.1.2.1.2单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“［］”号。

4.1.2.1.3单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“［］”号。

4.1.2.1.4单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。

4.1.2.1.5正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名；附件题名在附件项中著录。

4.1.2.1.6转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加“［］”号。

4.1.2.1.7来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。

4.1.2.2副题名及说明题名文字

4.1.2.2.1副题名是解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。必要时副题名照原文著录在正题名之后，并在副题名文字前加“：”号。

4.1.2.2.2说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后，并在说明题名文字前加“：”号。

4.1.2.3并列题名

并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，著录在正题名后，并在并列题名前加“＝”号。

4.2文件编号

4.2.1文件编号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“［］”号内。顺序号用阿拉伯数字表示。其余照原文字著录。

4.2.2 科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号等，依原文件编号据实著录。

4.2.3 文件上有多个文件编号时，一般只著录主办单位的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。文件编号之间以“；”号分隔。

4.3责任者

4.3.1责任者分为团体责任者和个人责任者两种。

4.3.2责任者只有一个时，照原文著录。

4.3.3责任者有多个时，著录列居首位的责任者。主办单位是责任者的必须著录；立档单位是责任者的必须著录；上级主管部门是责任者的必须著录；其余视需要著录。被省略的责任者用“［等］”表示。责任者之间以“；”号分隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的“（）”号中，责任者之间以“，”号分隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的“（）”号中，职责或身份之间以“，”号分隔。

4.3.4机关团体责任者必须著录全称或规范的简称，并前后保持一致。

4.3.5个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（）”号；个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相关的职务；外国责任者姓名前应著录易于识别的国名简称，其后著录统一的中文译名。必要时著录姓氏原文和名字的缩写，国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号；少数民族个人责任者在著录时应按该民族的署名习惯著录。

4.3.6文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，将其真实名称附后，并加“（）”号。

4.3.7未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“［］”号。考证无结果时，用三个“□”代之。

4.3.8文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加“［］”号。

4.3.9文件责任者有误，应照原文著录，将考证出的真实责任者附后，并加“［］”号。

4.3.10考证出的责任者根据不足时，在其后加“？”，一并著录于“［］”号内。

4.4密级

4.4.1密级分为公开级、秘密级、机密级、绝密级。

4.4.2密级的标识采用汉字代码，即公开、秘密、机密、绝密。

4.4.3一般按文件形成时所定密级著录。对已升、降密级的文件，应著录新的密级；对已解密的文件，应著录“解密”并在附注中注明解