文件控制流程图制度格式
文控中心文件管理程序(A0)
原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用
文件管理
NG
作废文件回收
文件归档
审批、销毁
可编辑
1、 目的：
精品资料
确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围：
凡本公司 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
体系文件 、S 表示 OHSAS18001：2007 体系文件、 E 表示
ISO14001：2004 体系文件
2． 2.文件出现 TQSE P 表示四体系整合、文件出现 TQ P 表示
TS16949 与 QC080000 体系整合、文件出现 S P 表示
B
●
1．ISO/TS16949:2002 文 件要求
示手册、P 表示程序文件，例：3、4、5、6 码如文件中包含相应
体系则编写相应代码，如不包含则为空码。
第 8、9 码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03……
例：CM-TQM-01,表示精明的第 1 份 TS16949、QC080000 手册(仅
1 份质量手册)
CM-TQP-02,表示精明的第 2 份 TS16949、QC080000 程序文
XXX 有限公司
精品资料
文件名称 文件管理程序
文件编号 版本/修订号
CM-TQSEP-01
A/0
生效日期
页次 2008-6-1
第 1 页 共 12 页 条款号
T、Q4.2.3/S、E4.4.5
文件制定/修改履历表
次
文件控制程序 QP01
审核
批准
管理体系文件管理。 4.2.5文件编制输入应包含客户要求、国家强制标准要求、公司业务流程的要求等；编 制者对文件的正确性、 完整性和可操作性负责。 文件审核者应主动了解文件编制的一些 基本过程，对文件的适用性、合理性负责。批准人对文件编制、审核的完整性负责。
4.3 文件编号
4.3.1 质量手册编号 DR/ QM -□□□□ 年 代 号 质量手册 文件编号 4.3.2 程序文件编号 DR/QP□□ 公司代码
文件 制定 Y N 4.2.1质量手册由质量管理部组织编写，由质量管理部经理审核，管理者代表批准；二 阶质量管理程序文件由质量管理部组织编写， 由质量管理部经理审核， 管理者代表批准； 三阶质量管理文件由业务相关度最大的部门牵头制订， 相关部门经理或授权人审核， 管 理者代表批准。 4.2.2技术文件的制定、审核、批准按技术文件相关管理办法执行。 N 4.2.3文件的审核和批准以本人签字或盖章为有效。 4.2.4外来文件(指国际/国家/行业标准/法律法规等与产品质量符合性相关的)视同质量
2
顺 序 号 程序文件 公司代码
流程图
流程说明
广东德豪润达电气股份有限公司
标题：文件控制程序
编 号：DR/QP01 页 次：3/5
版本号：D2 页 数：5
更改日期：2013பைடு நூலகம்04-10
4.3.3 第三阶文件（管理类文件）与外来文件编号：
2
DR/
△
WM ○○ □□ 顺 序 号 部门代码 工作手册(外来文件用“DEO”表示) 单位代码 公司代码
4.6 文件的维护与管理
4.6.1 发行的一、二、三、四阶文件（包括外来文件）均加盖“受控文件”章。原稿由 文件管理部门保管，原文稿均不加盖“受控文件”章。 4.6.2 第一、二、三、四阶文件（包括外来文件）即受控文件总览表由文件管理部门或 单位建立电子档， 以供各部门查阅及核对文件版本， 受控文件总览表由文件管理部门一 个月更新一次。 4.6.3 经文件管理部门发行（加盖红色“受控文件”发行章）的文件均视为受控文件， 如发行单位因需要必须再复印，应向文件管理部门另行申请，不得自行复印。 4.6.4 作废文件在集中回收之后，相关文件管理职能部门第一时间在作废文件上加“作 废”印戳并集中销毁。如果保留作法律用途或供学习参考用途的作废文本，相关文件管 理职能部门在其上面加盖“保留文本”印戳。 “作废”印戳和“保留文本”印戳样式见 附录 2 4.6.5 文件在保存期间，由各文件管理职能部门和使用部门建立管制档案，进行标识、 编目和索引。保存期间需注意防火、防潮、防盗、防虫蛀，所有的文件必须具有安全保 存的条件。电子文档需一个月考盘一次并注意防磁、防热处理。 4.6.6 文件使用部门在使用文件时，对文件进行防护，以确保文件的清晰、易于识别， 防止涂改和丢失。 4.6.7 所有质量管理体系文件均为公司保密文件， 未经管理者代表或单位负责人许可不 得自行复印与拷贝或向任何第三方透露。
APQP控制程序(含流程图)
文件制修订记录1.0目的：通过对整个设计和开发过程的控制，确保设计和开发所形成的产品有优良的性价比及满足客户的需要，并确保它按时完成，达到：1.1引导资源，使顾客满意。
1.2促进对产品所需更改的早期识别。
1.3避免晚期更改。
1.4以最低成本及时提供优质产品。
2.0范围：有关过程的设计和开发作业控制，包括本公司IATF16949质量管理体系中与制造过程有关的设计和开发的要求。
3.0权责：APQP跨功能小组主要由品质部、业务部、采购部、生产管理中心和研发部代表组成，需要时，其它部门及供货商/顾客代表亦可参与，主要部门职责描述如下: 3.1业务部负责及时将顾客产品信息传递至产品APQP跨功能小组，及将内部有关信息反馈至客户，起至桥梁作用。
3.2APQP跨功能小组负责制定进度计划，并负责及时更新以满足顾客要求。
3.3APQP跨功能小组共同负责整个产品生产过程的策划，共同探讨和制定有关的策划文件。
4.0定义：无5.0作业内容：5.1业务部接到客户要求生产新产品的信息后，将该信息传送至研发部、品质部、生产管理中心等有关部门。
5.2品质部及研发部统筹APQP跨功能小组讨论制定新产品质量策划进度计划，此计划进度应符合或超过客户进度计划或要求，APQP跨功能小组应根据具体完成状况不断更新此计划，产品质量策划主要分为以下几个阶段，并且每一个阶段的输出都作为下一阶段的输入:5.2.1计划和确定项目阶段(第一阶段)此阶段主要由业务部和研发部负责，主要工作是清楚明确客户的需要和期望，并计划和规定质量项目，一般有以下输入(分析)和输出(结果)关系。
本公司的汽车产品由客户提供图纸和技术规范，公司按客户的要求进行生产，因此本过程阶段中与产品的设计和开发有关的输出由客户负责。
在这一过程阶段，APQP跨功能小组需要确定的是与制造过程有关的设计和开发的输入信息。
5.2.3.1此阶段主要由APQP跨功能小组负责，主要任务是以第二阶段输出为输入信息，开发一有效的制造系统，它一般输出以下结果:5.2.3.2APQP跨功能小组负责输出及确定：议题。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
文件控制程序
更改历史
页码
第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
集团文件管理制度
3、对于某些有特殊处理要求的文件应按如下规定予以注明：
(1)对有密级的文件应在《集团发文审批表》上注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样；
(2)需紧急处理的文件应在《集团发文审批表》上注明“特急”、“急件”、“普通”字样。
4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
(二)旧版文件原件需盖上红色“作废文件”印章后分开归档并作好标识，这类文件只供参考用。
(三)所有改版文件必须发放至首版文件持有部门或工作场所。
(四)对于区域总经理审批下发的管制文件，区域办公室必须送交一份给集团行政部备案。
(五)一些需要邮寄或专人递交的文件，按下列要点进行发送，必要时还须给集团行政部或相关的区域办公室以回复或回执。调查报告不受本条规定限制。
(十六)公文用纸一般采用国际标准A4型（ 210mm X 2 9 7mm）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定；另外，平行文、上行文(指请示、报告)一律采用集团规定的信笺纸。
第二条管制文件格式(具体的格式见附件9)
(一)管制文件是指在修订或换版时均须收回或处理相应变更前文件的文件。包括集团各种规章制度、办法、规定、工作说明书、工作流程等。
(三)其他公文参照第四章规定的格式执行。
第三条凡是请示、报告类行文不需经过集团行政部或区域办公室，直接报给呈送对象即可。
第七章 公文办理
第一条集团行政部和区域办公室有权根据集团规定及有关政策对文稿进行修改。内容不实的文稿可以退回拟稿部门。
附10：受控文件控制作业流程图
11 培训宣导
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相关人员进行培训学习或说明、或者公示，并组织贯彻实施。参与学习者应签署《会议/ 培训记录表》。
2、培训宣导的工作必须落实到人，确保相关人员了解、知晓、明白其内容，避免实 施时产生偏差。
3、培训宣导的执行工作受文控中心监管，文控中心有权对未培训宣导到位的相关责
《会议/培训记 录表》
《会议与报告 管理制度》 《培训管理制
5、涉及到员工权益的受控文件需公示，以及完成相关宣导，并向上级主管部门、工
会报备。同时，文控中心应拍摄相关公示、培训、报备视频与照片存档。
1、盖章及各责任人签署的正本文件由文控中心保存，其与其他文件保存时应做好区
分，且须分门别类的做好归档文件夹（制作统一格式的标签），并设置目录表，以便进
09 正本存档
输出 《内部联络
单》
《内部联络 单》
相关模板文件
所编文件电子 版或纸质版
所编文件
修改意见
所编文件
《受控文件发 放签收表》
作业指导文件 / / / / / / / /
受控文件控制作业流程图
文件编号/版本 发布日期
XX-ZJB-02.10/A0 2024 年 1 月 1 日 页码 第 3 页/共 4 页
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行检索与快速查找。 2、电子档存档：受控文件的电子源版（可编制的 WORD 或 EXCEL 等格式）无论是
哪个部门所编，均应发送源版到文控中心（编制人员可自行保存一份源稿），如有加密 保护，也应一并提供密码给文控中心，否则视为违纪处理。
《受控文件夹 目录表》（非 受控表单）
/
3、有旧版的电子版，应明确标明旧版的版本号，予以放到旧版存储文件夹中存档，
受控文件控制作业流程图
制造业ISO9001体系文件001文件控制程序-B2版(附表单)
版次：B文件控制程序编制审核批准****年**月**日发布****年***月**日生效1.0 目的为了规范与产品质量管理有关的文件（含资料）及公司管理制度类文件的管理，确保在所有场所均使用质量管理文件及管理制度类文件的有效版本。
2.0 适用范围适用于与公司质量管理有关的所有文件、资料控制；适用于公司管理制度类文件的管理。
3.0 定义/术语3.1 受控文件受控文件：受更改控制的文件。
该类文件必须在回收旧版本文件后，才能发放新版本文件，保证各使用现场得到的文件是文件的有效版本。
3.2 非受控文件不受更改控制的文件，文件发出后如果原版文件发生更改，非受控文件不受影响，可以不收回，不换新。
3.3 质量手册本公司产品质量管理活动的总规范。
对内是管理法规；对外是满足顾客要求和第三方审核的依据。
它是质量管理体系第一层次文件。
3.4 程序文件描述产品质量管理活动（通常是跨职能部门活动）基本途径的文件。
它是产品质量管理体系第二层次文件。
3.5 作业文件为产品质量管理体系有效运行所要求的其他管理性文件，它通常规定或记录了开展某一产品质量管理活动的具体方法，或某一职能部门如何进行活动。
它是产品质量管理体系第三层次文件。
3.6 外来文件与产品管理有关的法律法规、与产品管理和过程有关的标准和规范、来自顾客、相关方或其他场所的标准、图样、图片、验收准则等。
3.7 管理制度文件用于规范各个管理层级、管理部门、管理岗位的职能范围、拥有的职权和承担的责任，明确各项管理业务的工作要求、程序和方法，且具有长期适用的规范化管理文件。
4.0 职责4.1 企业管理部：负责管理制度类文件的审核、发布；4.2 质量管理部：负责质量管理体系类文件及管理制度类文件的归口管理；4.3 研发中心：负责产品标准、产品设计类文件的归口管理；4.4 工艺中心：负责各类工艺标准、工艺布置图、工装设计技术文件、工艺明细表、作业指导书等工艺文件的归口管理；4.5 生产设备管理部：负责生产设备类管理文件的归口管理；4.6 安全保障部：负责特种设备类文件的归口管理；4.7 质量相关部门：负责质量类文件的归口管理；4.8 各职能部门：负责本部门管理文件的归口管理；4.9 信息中心：负责弱电工程控制文件、信息化系统管理控制文件的归口管理。