管理制度

文书档案管理制第一章总则第一条为使本局文书档案管理工作规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》等法律、法规、制度，特制定本管理制度。

第二条文书档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事公务活动、社会活动等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的公务文书。

第三条文书档案工作实行集中统一领导，维护档案的完整、准确、系统和安全，便于各方面利用的原则。

第二章档案机构与人员第四条本局综合档案室负责本单位文书档案工作，综合档案室归办公室领导，综合档案室配备专职档案员负责文书档案管理工作。

档案工作由本单位主要领导分工负责。

第五条本单位各部门配备兼职人员处理本部门文书处理和档案工作事宜。

第三章文书档案的形成与归档第六条文书档案是由公务文书经整理转化而来的，公务文书的质量直接影响着文书档案的管理工作，因此应严格执行有关公文处理制度，以保证文书档案的质量。

第七条及时、准确地收集文件材料是保证归档文件材料齐全完整的关键。

凡是本局有保存价值的收文、发文、电报、会议文件、重要电话记录以及机关内部使用的文件、本局编辑的简报等文件材料，均属归档范围。

归档范围执行本单位《文件材料归档、不归档范围和文书档案保管期限规定》。

第八条文书档案由综合档案室收集齐全后按本局《归档文件整理法》等规定及时、准确归档。

第九条凡归档的文件材料必须用耐久材料制作，办理收文和草似、修改、签发、印发文件禁止使用铅笔、圆珠笔彩色笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸、色带等不耐久书写材料，以便于文书档案的长久保存。

第十条归档时间为第二年上半年；归当文件质量符合档案质量要求；归档前应编制移交清册、交接文据及有关检索工具。

经验收合格后办理有关移交手续。

第四章档案的管理与利用第十一条建立健全文书档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项规章制度并严格执行。

第十二条及时、安全地收集应归档的文书档案，收集时应逐盒逐件检查文件质量，以保证文书档案齐全完整和便于保管。

第十三条本局文书档案采用保管期限—年度分类法分类。

第十四条依据本局文件材料归档范围、不归档范围和文书档案保管期限规定》，对到期文书档案进行鉴定，鉴定是要遵照全面、历史、发展的原则对档案逐渐鉴定，将已失去保存价值的档案文件除销毁并履行销毁手续。

将尚有保存价值的文档文件整理后继续保管。

第十五条安全保管是档案管理工作的一项重要工作，为最大限度地延长档案的寿命，要逐步采用先进保管技术和改善保存条件，定期检查档案保管状况，对破损或变档案进行修复，确保档案的完整与安全。

第十六条建立档案情况统计台帐，做好档案统计工作，按要求及时上报档案情况统计报表。

第十七条积极开发档案信息资源，编制档案检索工具，完善档案信息查询体系，逐步实现计算机检索档案文件。

第五章附则第十八条本制度未尽事宜，按档案行政管理机关和上级业务主管机关有关规定执行。

第十九条本制度自印发之日起执行。

档案收集（移交）、管理制度一、应归档的文件材料，由承办部门按规范化标准要求整理立卷，按规定时限移交综合档案室。

二、归档时由立卷整理部门编制移交目录一式二份，案卷目录一式三份，（一份留在立卷整理部门保存备查，二份随卷移交档案室保存），当面清点无误后，双方在移交凭据上签字。

三、会计档案由会计部门按年度整理立卷，在隔年五月底前移交综合档案室归档。

四、文书档案由办公室按规范化要求整理立卷，于次年五月底前向综合档案室移交。

五、照片档案在一册装满、录音录像一盘（盒）录完后即移交综合档案室。

六、科技档案待项目（课题）完工后3个月内移交综合档案室。

七、电子文件归档时限同纸质档案。

八、符合归档标准的档案，综合档案室应及时收集进室，不符合归档标准的档案，应督促其尽快改进，使归档的档案齐全完整，符合规范化要求。

九、综合档案室应按档案部门的规定，及时向地区档案馆移交进馆档案。

十、综合档案室应按档案整理原则和要求收集来的档案进行系统化整理，使之达到规范化要求。

整理完毕后及时编制整理说明。

十一、按照案卷（文件）排列顺序编制室编目录，以固定案卷（文件）顺序，在一不能出现重号、漏号，对有缺陷的档案及时修补。

十二、从事档案工作人员原则上应保持相对稳定，确因特殊原因或工作需要调动工作时，必须在办完档案移交手续后，方可调离岗位。

档案鉴定、销毁制度一、鉴定档案要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，用全面、历史、发展的观点分析档案的价值，严格按照各种门类、各种载体档案保管期限的规定，定期对到期档案进行鉴定。

二、本单位档案鉴定、销毁领导小组负责档案鉴定、销毁的组织工作。

初步鉴定由综合档案室和有关人员进行，初步鉴定结束后，鉴定小组进行审核，确定档案的销毁或延期保管。

三、鉴定工作结束后，鉴定小组应写出鉴定工作报告，对却无保存价值的档案材料编制销毁清册，报本公司领导批准后销毁。

四、对尚有继续保存价值的档案文件和没有了结的债权债务的会计档案，根据需要继续保存，待毫无价值后再嘉兴销毁。

五、经销毁的档案文件，要在收、发薄和案卷目录上注明“已销毁”字样。

六、应销毁的档案材料不得直接改作他用或不加处理当废纸出售，要达到100%的销毁，以免发生泄密事件。

七、销毁档案材料必须有两人以上监销，销毁人员和监销人员必须在销毁清册上签字，以示负责。

八、销毁清册、鉴定报告及领导审核手续要保存备查。

档案借阅利用制度档案室党和国家的宝贵财富，档案的利用工作，是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的，为使档案提供利用有章可循，确保档案安全，特制定档案查阅制度。

一、本单位工作人员因工作需要查阅利用档案、资料，须办理登记手续，涉及核心机密档案，经单位领导批准方可查阅。

外单位人员查阅档案、资料，必须持有单位介绍信，经分管领导批准方可查阅。

二、查（借）阅档案者如需复印、摘抄档案，必须经单位领导同意，如需做档案证明，由档案室办理。

三、档案一般不予外借，如有特殊需要，须经库领导同意，履行借阅登记手续，按规定时间悉数归还，并保证用档案的完整与安全。

四、档案利用者必须保证档案的完整，安全与政界，不得转借，不得任意拆卷、撕页、污损、删改、划扛、剪贴、擅自复印、拍照等。

五、查阅档案时严禁边阅档边吸烟，边喝茶和用手醮水翻纸，以免损坏档案。

六、来综合档案室利用档案的单位或个人，应按照规定和标准缴纳档案查阅费。

七、档案利用者调阅档案后，应将利用效果及时向档案室反馈。

八、损坏或丢失档案，应及时汇报，追查责任，分情节轻重给予处理。

档案保管制度档案是机关管理的真实记录，为维护档案的完整与安全，特制定本制度。

一、各种档案、资料分类别、期限、要求进行保管，分柜存放符合规范要求，并编制档案、资料存放示意图。

二、根据保存档案资料的数量，设置符合技术要求的档案专用库房和档案柜，库房与档案人员办公室要分开。

三、档案库房要做到门窗坚固，室内整洁，空气流通，温、湿度适宜，布存放任何杂物及易燃易爆物件，严禁在库房内吸烟。

库房周围不得存放危害档案安全的物品。

四、档案库房要认真落实防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘、防污染等措施。

五、正确使用电器设备，做到人走灯灭、机停，下班时关好门窗，切断点阅。

定期做好库房内温湿度的测试记录和调整工作。

六、建立全宗卷，以积累存储本局案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、全宗介绍、检查记录等。

七、档案室应定期对档案、资料保管状况，进行全面清查并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，并采取相应的抢救措施，以确保档案的完整与完整。

八、档案保管人员调动工作时，应在离职前办好保管工作的交接手续。

档案库房管理制度为做好档案资料的科学管理，保证档案的安全，最大限度地延长档案寿命，特制定档案库房管理制度。

一、档案库房时档案资料保护和贮藏的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非奔室工作人员不得入内。

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。

库房内应采取有效地防护措施，保证档案安全。

三、档案进出库房，要建立严格的等级制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光的措施。

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发毒及其他问题的档案须经科学处理后方可入库。

六、库房内安置温湿度计，每天定时侧记。

库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60%之间。

七、库房内应定期打扫保持清洁，不得堆放与档案无关的物品。

八、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。

九、库房管理人员更换时，交接双方须当面清点档案，办理交接签字手续。

档案统计制度档案统计工作是档案工作的一项重要组成部分，通过统计了解本单位档案工作情况，从而为档案作出定性定量分析体统第一手原始依据。

根据《档案法》有关规定特定制本制度。

一、档案统计工作是档案业务中的重要环节，为制定本局档案工作方针、政策和编制档案事业发展规划提供参考和依据；二、档案统计工作必须实事求是，上报和提供的数字要求准确、科学，不得虚报、瞒报、拒报和伪造；三、建立档案统计台账，对移出移进的档案进行及时登记和统计没做到帐物相符；四、建立档案利用状况统计表，做好利用效果资料的收集工作；五、对各种统计台账、档案资料惊醒分析，通过研究，进一步提高档案的科学管理水平。

档案保密制度一、档案人员要严格执行《保密法》、《公文保密制度》等有关规定。

二、严格保管保密档案（如：会议记录等），查阅保密档案必须经过领导批准。

三、档案人员不得把无关人员带入档案室，不得擅自保存、摘抄、使用或泄漏未公开的机密。

四、档案管理人员和利用档案人员不得私自将档案带回家中或公共场所。

五、档案室保存档案必须入柜上锁，不得乱堆乱放乱挂，严防失密或丢失。

六、对档案材料的销毁。

必须经过本局鉴定领导小组审查批准，编造销毁清册，方可安保密废纸处理，实行多人监销制度。

七、档案工作人员必须提高警惕，维护档案机密的绝对安全，严格遵守国家工作人员十条保密守则。

八、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续，利用者对所借档案文件、技术图纸必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带出差、探亲访友、出入公共场所。