《会议组织与服务》电子教案 第三章 会后收尾工作 第一节 参会人员的送别服务
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现代会议组织与服务电子教案2013年5月目录第一章现代会议概述第一节现代会议的含义和功能第二节现代会议的要素第三节现代会议的类型及其流程第二章有效利用会议第一节什么是有效会议？第二节你需要开会吗？第三节做好会议组织与服务第三章现代会议组织工作第一节会议策划第二节会前准备第三节会中工作第四节会议结束第四章现代会议文书服务第一节会议筹备方案第二节会议名称与会议议题第三节会议议程与会议日程第四节会议通知第五节会议发言稿第六节会议记录第七节会议纪要第八节会议简报第九节会议总结第五章现代会议环境服务第一节会场座位格局安排第二节会场环境选择与布置第三节会场的善后工作第六章现代会议接待服务第一节会议报到服务第二节会议入场服务第三节安排与会代表返离工作第七章现代会议礼仪服务第一节会务人员形象礼仪第二节沟通礼仪第三节会议礼仪第八章现代会议信息服务第一节会议信息收集第二节会议信息传递与利用第三节会议信息反馈第九章现代会议生活服务第一节会议住宿安排第二节会议餐饮服务第三节会议旅游娱乐服务第四节会议交通服务第十章现代会议保障服务第一节会议设备使用与维护第二节会议安全保密工作第三节会议值班第一章现代会议概述【定向目标】●理解会议的概念、功能●了解会议的类型●掌握会议的构成要素●知道会议的一般工作流程第一节现代会议的含义和功能【知识链接】一、什么是现代会议？从词义上讲，“会”，是聚集、会合，“议”是商议、议事，就是讨论和研究问题。
会议是人们在法律范围内有组织地聚集在一起，讨论和研究问题的一种社会活动方式。
一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。
二、现代会议的特点（一）针对性（二）规定性（三）程序性三、现代会议的功能（一）信息交流。
（二）决策功能（三）协调沟通（四）宣传教育（五）监督检查除了以上五点主要功能之外，会议还具备其他附属功能，也或多或少或强或弱地引导着会议的前进方向，比如地位象征、激发士气、增强凝聚力、明确组织目标、资源共享、激发灵感、跨文化国际交流等。
《会议组织与服务》教案 第一章 会前组织工作 第三节 会前材料的准备
某公司在年底准备召开一次总结表彰大会，参加的人员主要有公司领导5名、受表彰人员20名、员工200名。会议的主要议程有宣读表彰决定、颁发奖杯和奖状、受表彰人员代表发言等。请根据这一介绍，列表写出此次会议所需要的文件和物品及其数量，并指出其来源途径。
5.尺寸大方
会议证件和姓名卡片的大小尺寸应合理，既经济节约，又美观大方。
6.正确摆放
证件一般在会议接待区向参会人员发放，台签式姓名卡片应摆放在主席台或会议桌等位置。
课内练习
假如你所在的系要举行一次辩论会，参加的人员除了正方和反方两组辩手之外，还有主持人1名、评委5名、工作人员3名、观众100名。请根据这一情况介绍，列表写出此次辩论会所需要的文件和物品及其数量，并说明其来源途径。
2.收集整理文具用品供应商和办公设备供应商的信息，整理成列表；
3.掌握本公司内部可用的各种设备的情况；
4.掌握本公司内部紧急维修人员以及外部维修单位的名称、地址和电话。
五、会议证件的种类
重要的大中型会议一般会为每名参会人员制作姓名卡片和会议证件。
会议证件主要有以下几种类型：代表证（参会者具有表决权或选举权）、列席证（参会者只能旁听，无表决权）、工作证（会议工作人员佩戴，会议期间出入有一定限制）、记者证（到会的新闻媒体人员佩戴，出入在某些区域受到限制）、来宾证（主办方邀请的嘉宾佩戴）。
4）宣传品、海报等。
5）会议指南、节目手册、晚宴邀请卡、餐券等。
四、会议物品的准备
1.会议物品准备的基本要求
（1）准备充分。
（2）合理使用会议经费。
（3）昂贵用品租赁使用。
（4）列出物品清单。
2.会议物品的获取方式
（1）调用现有物品。
（2）购买。
《会议组织与服务》电子教案第三章会后收尾工作第四节会议总结与评估.docx
授课题目教学目标教学重点教学难点授课类型教学方式教学资源教学基本内容与教学设计会议组织与服务课程教案（第三章）第四节会议总结与评估课时安排11.了解会议评估与总结的目的2.熟悉会议评估与总结的基本要求3.掌握进行评估的会议因素、评估与总结的常用方法会议评估与总结的基本要求会议评估与总结的常用方法理论、练习讲授、案例多媒体一、会议评估与总结的目的对会议进行评估和总结是会后工作的重要内容。
评估总结能够检查会议目标的落实情况，检查各个组织小组的分工执行情况，有助于积累经验，找到做好同类型会议组织与服务工作的经验。
会议评估总结能够将员工自我总结和集体总结相结合，能够有效地总结经验、激励下属、提高工作水平。
二、会议评估与总结的基本要求会议评估与总结要根据会议岗位责任制和会议工作任务书的内容，逐条对照检查；要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训，不断探索举办好会议的规律和方法；评估总结会议应有理有据，实事求是，要突出重点，有所侧重；评估总结会议应一分为二来对待，以激励监督为主，检查批评为辅。
三、进行评估的会议因素对于一个会议而言，尤其是大型会议，纷繁复杂的各种因素都会影响会议开展的效果，这些因素有些事人为的，可控的，有些则是外界的，不可控的。
进行会议评估总结，主要考虑的是人为的因素。
四、会议评估与总结的常用方法1.编制会议情况调查问卷2.编制评测表3.撰写会务总结一、请分析所在班级的一次班级活动情况，指出影响活动效果的因素有哪些？列表进行分析。
课内练习二、请结合所在班级的一次班级活动情况，拟写一份组织者评测表，对活动组织者的工作表现进行评价。
一、针对一次班级活动撰写活动组织工作总结，指出其中的经验和不足。
课后作业二、请根据本节“案例导入”所提供的背景信息，拟订一份针对现场观众的推介会情况调查问卷。
会议组织与服务教案
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会议组织与服务教材
行。
03 会议期间组织与 协调
会议时间安排与调度
确定会议时间和地点
根据参会人员和会议需求，选择合适的会议时间和地点，并确 保设施设备齐全。
编制会议时间表
根据会议议程和发言人时间，合理安排发言和讨论时间，确保 会议按时进行。
监控会议进程
在会议期间密切关注发言人和讨论进展，避免偏离主题或浪费 时间。
会议组织与服务教材
2023-11-07
目录
• 会议组织概述 • 会议前期筹备 • 会议期间组织与协调 • 会议后期总结与跟进 • 会议组织常见问题与解决方案 • 会议服务实践案例分享
01 会议组织概述
会议的定义与目的
会议的定义
会议是一种集体沟通交流的方式，通常由两个或更多的人参与，旨在讨论和 解决共同关心的问题或事项。
设计互动环节，鼓励参会人员积极参与讨论和交流。
提供匿名或非正式的反馈渠道，让参会人员可以自由 发表意见和建议。
对参会人员进行培训和引导，让他们了解如何更好地 参与会议讨论。
会议物资丢失或损坏问题解决方案
提前检查会议场地和设施，确 保物资齐全且完好无损。
制定物资使用规定，明确责任 人和使用方法。
安排专人负责物资管理和监督 使用过程，及时发现并解决问 题。
详细描述
根据会议的目的和目标，制定相应的评估标准，并收集参与者的反馈意见，分析并总结会议效果，发 现问题并提出改进措施。
会议参与者跟进与联络
总结词
对会议参与者进行跟进与联络是保持会议 效果持续性和提高参与度的关键。
VS
详细描述
通过电子邮件、电话或社交媒体等方式， 与参与者保持联系，提醒他们会议的后续 跟进事项，鼓励他们分享会议经验和心得 ，增强会议效果。
会务管理 参会人员送别
还清借用、租用设备的设备，如因特殊 情况不能归还，应将其归库，并派专人 保管。 撤走会场的临时性布置，包括会标、彩 旗，绿植等。 清点会议用品、用具，能再次使用的归 库管理；一次性用具进行销毁。
将会场中搬动过的桌椅恢复原样，并将 地面、门窗清扫或擦洗干净。 撤走会场外的会议标志，如通知牌、方 向标等； 通知配电人员切断会场不再使用的电源 ，并通知服务人员关闭会场。
3、所有费用由与会者担负。这种付费方 式的会议一般是由会议公司来承办，会 议组织者要为与会者开清以下发票：其 一是会务费发票。可报到时开具；也可 先开收据。二是住宿费发票，一般先开 收据，与会者离会是到宾馆前台换取正 式发票。
发放回程票，安排人员送站 一般在代表报到时请他们登记回程日期 和回程车票 根据登记情况，会务人员要及早和售票 处或旅行社联系订票 发放回程票时间应该根据与会代表所订 返程票的时间而定
结算程序相对复杂。发邀请函就要做好 准备，会议回执项目要设计齐全，并要 求与会者准确填写个人信息，以免非参 会人员参会，增加会议负担。之后，会 议主办方就可按参会人数准备现金。 2、主办方担负会务费，其它费用与会者 自理的会议。
其他费用一般包括住宿费、餐饮费、车 船费、旅游参观费用。有的会议旅游参 观费也是主办方承担，与会者单位一般 负责报销住宿费和车船费，其他不予报 销。一般会议组织者将餐饮费与住宿费 一起计算，开一张发票。会务组要在与 会人员离会前开好发票，或嘱咐其离会 前到宾馆前台结清帐目，开好发票。
送站，是会务人员为与会者所做的最后 一件事，也是展示会议组织者美好形象 的重要一环。 会务组根据与会者的身份、职务、年龄 和身体状况以及车辆的承载能力安排合 适的人员和车辆送站。 如果身份地位高的贵宾，则由组织方的 领导亲自送站。
会议组织与服务PPT课件
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
《会议组织与服务》电子教案第二章会中服务工作第三节入场服务
讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计会议组织与服务课程教课设计（第二章）第三节入场服务课时安排11.认识入场工作的主要内容2.熟习入场签到的方法3.掌握引导服务的礼仪掌握引导工作的礼仪会议的入场签到与引导服务理论、练习讲解、事例多媒体一、入场工作简述1.入场工作的主要内容2.入场时间的合理确立二、会场签到服务1.簿式签到参会人员可在会议记录簿或签到簿上署名，这类签到方法相对简单，只是是名录登记，合适小型会议。
2.签到证（卡）签到参会人员进入会场时，将会前发给的写着自己姓名的签到证（卡）交给工作人员，这类签到方法合适人数许多的大、中型会议3.电子签到这类签到方法合适大型会议或许展览。
因为购置电子签到机花费昂贵，而且也不常常使用，因此能够暂时租用技术先进的电子签到机更加经济适用。
三、会场引导服务引导人员应恪守基本的礼仪，率领参会者抵达座位应当有正确的引导方法和引导姿势，引导时的方向、速度、关照及体位等都需要注意。
请参会者开始行走时，要面向对方，略微欠身。
在前进中，招待工作人员在参会者二三步以前，参会者走在内侧。
引领时，服务人员行走的速度要以参会者的速度为准。
每当经过拐角、楼梯或道路崎岖、照明欠佳的地方时，需要以手势或语言提示客人留神。
引导上楼时，应让参会者走在前面，招待人员走在后边，若是下楼时，应当由招待人员走在前面，参会者在后边。
上下楼梯时，应注意参会者的安全。
引导参会者乘坐电梯时，招待人员先进入电梯，等参会者进入后封闭电梯门。
抵达时，招待人员按“开”的钮，让参会者先走出电梯。
服务人员要注意礼让别人。
将参会者引导到座位后，能够将座椅拉出合适距离，用手势引导参会者就坐。
若是你所在班的全体学生要参加一次会议，请以宿舍为单位安排好座位区课内练习域，而后进行入场操练。
操练结束后，请总结一下在入场过程中存在哪些问题，并说明应怎样战胜这些不足。
某会议的参会人员约有 300 人，住宿的旅馆距离会场有 15 分钟的车程，需要分乘 6 辆大型客车前去会场。
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2.付款结算
付款结算，即向某些特定的参会者（例如演讲嘉宾）和会议服务提供商、设备租赁商支付费用。
三、安排人员送站
和报到时不同，会议结束后人员离会往往比较集中，在短时间内需要大量车辆送站，因此会议组织者应提前安排足够的车辆和人员为与会人员服务。如果会场距离机场、车站较远，为了满足需要可以安排大型客车集中运送。送站之前，会议工作人员可根据所预定车票的情况合理分配车辆和运力，保证参会人员能及时到达车站或机场以免延误行程。
四、安顿暂留人员
由于各种原因，有部分人员在会议结束后暂时不能离开，需要主办方继续做好服务工作，妥善安排他们的住宿、饮食和出行。暂留人员中有一部分是外地人员，可能会存在旅游或购物需求，会议主办方应适当给予必要的协助。暂留人员中还有一部分是会议工作人员，由于进行善后工作而需要继续驻留，应合理安排费用，尽快完成全部工作。
会议组织与服务课程教案（第三章）
授课题目
第一节 参会人员的送工作需要做好的准备工作
2.熟悉送别参会人员的方法与要求
3.掌握会议费用的结算方法，能够开具规范的发票
教学重点
送别参会人员的方法与要求
教学难点
会议费用的结算方法，开具规范的发票
授课类型
理论、练习
教学方式
讲授、案例
课内练习
在为参会人员预定返程票时，应注意哪些事项？
课后作业
小李有一次去某市参加电子产品交流会。按照会议通知要求，他交了1000元的会务费，组织方开具了发票。可是当他回到单位报销费用时，财务处工作人员告知他发票无效，原因是发票上没有加盖公章。小李几经周折联系到了会议组织者，对方十分肯定地说他们出具的是正规发票，不可能没有公章。小李只好将这份没有公章的发票快递给了对方，在证据面前组织者只好重新开具了一份规范的发票。思考回答下面两个问题：
1.在这个案例中，会议发票没有加盖公章的原因可能有哪些？
2.会务费如果开具成发票的话，应该使用哪种类型的发票？
教学资源
多媒体
教学基本内容与教学设计
一、做好送别准备工作
1.返程票务准备
会议组织者应提前做好参会者车票、机票或船票的登记预售工作。
组织者应事先了解参会人员对时间安排、交通工具的要求，尊重他们的意愿。
返程票购买回来以后，组织者应当选择适当的时间将票发给参会人员，并收回票款。
2.送站安排准备
3.协助参会者做好返程准备
会议组织者应提醒参会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品。提醒参会者及时和会务组结算各种账目，开好发票或收据。
二、结算会议费用
1.收款结算
收款结算，即向参会者收取费用并为其出具发票。在某些类型的会议中，参会者需要支出一些费用，一般包括会务费、资料费、住宿费、参观费、路费等。
开具会议住宿发票时，需要向宾馆酒店索取盖有印章的正式发票。