档案电子化管理

档案电子化管理

随着公司的不断发展，档案的存储量也在不断增加，庞大的档案库冰河旧的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展，所以建议建立数字化档案管理。

房地产档案管理是房地局等房屋管理部门对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是一个城市的房地产管理部门的平时工作的总结和真实的写照。房地产档案的特点是专业性、动态性和广泛性，是房地产管理部门在平时的工作中直接形成的，具有校对存档利用价值的用图表、文字、数据保存的档案材料。现在，这种档案材料已经成为城市规划、小区建设、财产清查、查找房屋、解决纠纷、化解争议的重要法律依据。房地产档案作为房地产管理部门形成的一种专业档案。合理的利用房屋档案才能跟高的发挥他们的作用，不要重保护，而疏忽于利用，避免造成资源浪费。因此，如何正确的认识到这个问题，如何加强和规范档案的管理制度，对房地产档案的作用与发展具有很重要的意义。

随着社会的不断的发展和进步，房地产档案的规范和管理制度也有多不同，因此，对档案管理人员的素质和专业性的要求也各不相同。由于对房地产档案的认识上的不同，造成了在房地产档案管理的工作中，存在着很多问题。

1.房地产档案是各个时代的工作人员收集总结的，因此房地产档案里的内容和质量各不相同。随着社会的不断发展和进步，人们对于房地产档案的认识也有了变化。由于各个时期的档案管理人员的素质和专业水平各不相同，对于房地产档案里错误的、有问题的、不完全的材料部能及时发现和校正，还有对于一些不规范的文字或图片没有把好关，一同放进房地产档案中，对以后的查阅和利用起到了很大的阻碍作用，也有可能因此给利用资料的人造成很大的麻烦甚至是巨大的损失。

2.关于房地产档案的抗风险能力有待于加强。房地产档案是一个城市非常宝贵的文件材料，因此加强房地产档案的抗风险能力是有必要的。由于档案管理员的认识和观念的问题，使得房地产档案的抗风险能力很低。虽然在房地产档案的保存过程中加强了火灾、水灾、虫灾等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自

然因素的不可抗力时房地产档案的抗风险能力差的事实就自然而然会显露出来。会给以后的工作带来巨大的损失。

3.房地产档案的形式单一。房地产档案内部的内容除了文字就是图表了，很少会有照片、录音、重要数据的底板和其他影像资料。缺少这些对现代的高科技时代来说，就尤为显得有点落后了，不能满足人们更大的需求。而在房地产档案中有相关特殊载体的，对于档案的保存就更加重要了，因为这些特殊的载体易损坏，而且成本要比纸张高的多。因此，特殊的档案载体要有特殊的人员管理，还要有特定的管理制度。但是在这方面有管理惊讶的人员甚少，多以我们要大量培养这样的人才，以便于顺应今后的房地产档案的数字化发展。

4.对于房地产档案中的不合格材料要及时纠正或删除。《城市房地产权属档案管理办法》中规定“房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档”。但事实上，由于档案管理工作的最后一个环节就是资料的整理归档，当档案里德材料进行归档的时候，所有的审批材料都已经完毕，手续和证件的发放也已经分发出去。即便档案管理人员在归档时发现了有的档案不合格或有材料有错误，不准确或不规范之处，退还给当初的登记人员或具体的收集人员要求其更正也是非常困难的了。另外，房地产档案中的各种资料和资料之间都是有着联系的，数据和信息都有着关联性，都是一环扣一环的，如果有摸一个地方出现错误，紧接着与其相联系的各个环节都会发生错误，要更正或想要查找其源头是非常困难的，就算找到了在将这些材料退还到具体分管的管理员手中，由经办人员按规定程序作相应更改，其程序繁琐，工作量大，具体操作起来也很困难。

随着我国科学技术的不断发展，房地产业的发展不断上涨，房产档案的存储数量也在不断增加，房产档案的利用率和存储量也在大幅提高，以往的以人工处理为主的房产档案管理方式随之出现工作效率低、错误量大、信息共享困难、时间和空间利用效果差等问题。庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展的需要，所以更好的管理房产档案应该建立完善的房产档案数字化管理规范。

1.建立房产档案数字化必须统筹规划房产档案数字化给工作带来的方便、快捷显而易见，为了方便检索，提高馆藏的利用率。第一，档案馆应该投入人力、

物力、财力，努力加强档案数字化建设，房产局应将计算机技术运用到档案管理之中，使其能基本完成产权登记、抵押查封登记、档案查询与缮证工作。

2.可以通过与电脑公司合作，开发了一个包括房产档案管理在内的产权产籍管理信息系统。在运行中不断的进行修改完善，使其能够容纳包括产权档案接受、抵押档案接受、档案整理、档案入库及统计报表等工作流程。

3.为了适用这个管理信息系统，要对档案管理人员进行业务培训，培训内容包括库房纸质档案的整合和规范，制定完善和科学的档案入库、保管方法和制度，使管理规范化和条理化。

4.从建立集成信息管理系统入手，实行联网办公。从登记、收件、审批、缮证、归档，建立一套符合房屋产权管理规律和房产发展现状的计算机网络业务管理系统，以实现房屋产权管理工作计算机网络化、程序化和信息化。

5.对进行GIS系统建设，而GIS的建设必须以房产档案数字化为基础。只有保证房产档案数字化才能保障GIS系统建设的顺利开展。档案数据的导入保证了GIS系统的正常运转，也为房产档案数字化创造了条件。

6.把档案分类别归类。将需要进入数据导入的档案量分为三大部分：第一部分：已有馆藏产权档案。第二部分：房产抵押、担保、司法查封档案。第三部分：当前日常业务所产生新的档案。

我们也可建立数字化档案，以便于更加方便、安全、快捷的管理档案。房产档案数字化是一项应用于数字化系统的管理工程，必须加强管理认识，有条理的规范规划、创造有利条件、分步实施。我想我们应该注意以下几个方面：

1.加强基础工作。档案数字化是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的摸底调查，对存量房产档案进行清理、检查和鉴定，确保房产档案资料的真实、完整。其次要确保档案内容的精要，通过对档案鉴定来减轻档案载重。其三要确保档案资料字迹清楚，排序符合规定。数字化后还应对数据质量、图像质量进行检查，保证准确无误。

2.建立统一标准。国家档案局已就电子文件档案制定了标准，建立制订出一个统一的档案数字化标准十分重要，目前，规范了我国电子文件管理。房地产管理部门应结合行业特点制定出一整套完善的规范规划、行业职能规律、技术控制

督标准和管理规章制度，形成含有管理、业务、技术三大方面的房地产数字标准规范管理体系，使数字化档案建设从最初就在法制化的道路上运行。

3.保存双套档案。房产档案数字化是档案工作中的一项新内容，有许多难题需要逐步解决，如数字化档案信息压缩及存储的技术问题，数字档案的凭证性问题，数字化档案信息访问形式与安全控制问题，信息的长期存取问题、标准化问题、法律法规方面的问题等等。因此，在相当长的一段时间内房产档案保存应采取双套制，即在保存电子档案的同时也保存相对应的纸质档案，以确保档案信息内容的安全、完整、真实、可靠。

4.注重人才的培养。数字化房产档案管理是一项跨学科、专业性、技术性较强的工作。从长远来看，只懂得计算机技术和纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作。因此，建设一支以管理型人才为基础，以复合型人才为重点的人才队伍，是建立档案数字化至关重要的关键，如档案收集、处理与数据库加工人才；信息技术与计算机系统和网络设计与开发人才；档案信息分析、研究与咨询人才；数字档案系统运营与服务的管理人才以及房地产管理人才等。数字化房产档案管理人才应具备有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力，以适应数字档案建设和正常运行的需要。房产档案数字化的实施，为档案部门科学管理档案，对社会提供快捷、优质的档案信息服务有非常重要的促进作用。因此，房产档案部门应该抓住机遇，积极探索和努力实践，不断的引进先进技术、整合机构、规范管理制度，全面完善房产档案数字化管理进程。

房地产档案管理是每个时代管理人员的成果的积累，房地产档案管在社会经济发展中起着至关重要的作用。但房地产档案管在管理上仍然存在一些问题，怎样解决这些问题，是当前管理者应着手解决的问题。

随着管理者对房地产档案管的利用价值的提高，我们相应的规章管理制度也应该加强完善，随着我国科学技术的不断发展，档案管理也应该与时俱进。