简谈预算与核算相结合的管理费用控制方法

根 据 《企 业 会 计 准 则— — — 基 本 准 则 》的 规 定 ， 费 用 “是指企业在日常活动中发生的、 会导致所有者权益 减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流 出。”企业设置管理费用科目，用来核算因组织和管理 企业生产经营而发生的费用， 如管理部门职工薪酬、 办公费、差旅费、业务招待费、研发费用等等。
重庆科技学院学报（社会科学版） 2012 年第 9 期
Journal of Chongqing University of Science and Technology(Social Sciences Edition) No.9 2012
简谈预算与核算相结合的管理费用控制方法
景刚，吕能芳
摘要：以企业管理费用预算控制为研究对象，通过调整管理费用明细账户的设置，提出一种将预算执行过程与会计核算 过程相结合的费用控制方法，将费用控制由事后管理转变为事中管理。这一方法使管理费用控制更加具有弹性，有利于 职能部门自觉控制机制的形成，同时还强化了财务的控制职能。 关键词：管理费用；预算控制；会计管理 中图分类号：F406.72 文献标识码：A 文章编号：1673-1999（2012）09-0078-03 作 者 简 介 ：景 刚 （1979-），男 ，安 徽 芜 湖 人 ，硕 士 ，安 徽 商 贸 职 业 技 术 学 院(安 徽 芜 湖 241000）会 计 金 融 系 助 教 ;吕 能 芳 （1985-），女 ，安 徽 芜 湖 人 ，硕 士 ，安 徽 商 贸 职 业 技 术 学 院 会 计 金 融 系 助 教 。 收 稿 日 期 ：2012-02-17
一、财务部门在管理费用控制工作中的职能
现代会计理论认为，反映和控制是会计的两大基 本职能。 会计不仅是提供财务信息的经济信息系统， 而且是一种对价值运动的管理活动。由于企业的一切 货币支出都要经由财务部门，在开展管理活动时，财务 具有信息优势。 从会计的管理职能角度来看，会计人员 也应对企业经济活动的真实性、合法性、合理性进行审 查。 因此，管理费用的控制工作应由企业的财务部门执 行。 然而，管理费用是职能部门为行使其职能而发生的 成本，与 各 职 能 部 门 的 业 务 活 动 有 关 ， 财 务 部 门 不 能 对其是否应该发生、支出额为多大才合理这类问题进 行评估。因此，财务控制充其量是对费用报销时的“程 序合法性”进行审核，做不到合理性审查。
表 3 二月末管理费用二级账户余额
费用预算
借方
贷方
1-1 （i） 8000
本月合计 全年累计
8000 8000
期末余额
8000
2-1 （iii） 7500
本月合计 全年累计 期末余额
7500 15500 15500
1-1 1-× 1-× 1-× 本月合计 全年累计
期末余额
2-1 2-× 2-× 本月合计 全年累计
6700 6700 6700 （iv） 9600
9600 16300 16300
同样，月末处理前，管理费用总账账户的借方余 额为本期管理费用发生额。 月末处理后，管理费用总 账账户余额为 0。 同时，“预算执行”账户下的超额部 分可以由下期预算额度抵减。
实际上， 除了月初与月末的账务处理略有不同
外，会计业务并没有更加复杂，并且从“管理费用”总 账账户上来看，所有的帐务处理并没有对其产生实质 性的影响。 但这样做有以下好处：
6602 管 理 费 用 660201 办公费 660202 差旅费 660203 业 务 招 待 费 ……
图 1 原管理费用二级账户设置
6602 管 理 费 用 660201 费 用 预 算 660202 预 算 执 行 660203 月 末 结 转
图 2 调整后的管理费用二级账户设置
同时，在 660201（费用预算）、660202（预算执行）科 目下按原管理费用明细科目设置其明细科目如图 3。
期末余额
预算执行
借方
贷方
①900 ②1800 ③4000
（i） 8000
6700 6700
8000 8000
1300
（iii） 7500
④1600 ⑤8000
9600 16300
7500 15500
-800
1-31
本月合计 全年累计 期末余额
2-29
本月合计 全年累计 期末余额
月末结转
借方
贷方
（ii） 6700
二、预算与核算相结合的管理费用控制方法
（一）明细账户设置 通常，企业在会计核算时，按照费用项目（如“办 公费”、“差旅费”、“业务招待费”等）在“管理费用”科 目下设置明细科目，费用发生之后，在这些明细科目 中进行明细核算。这种处理方法是由费用的会计性质 决定的，即发生在前、确认在后。 但是，这种会计科目 的结构却不利于进行预算控制，因为不便于进行备抵 调整，或者说不便于进行“倒扣”。 由于会计准则对“管理费用”科目的明细科目的 设置并没有作要求，可在“管理费用”科目下增设“费 用预算”、“预算执行”、“月末结转” 三个二级科目，并 将原管理费用的明细科目设置为 “费用预算”、“预算 执行”的明细科目。主流电算化软件都有“部门辅助核 算”功能，在进行会计科目调整时，启用这个功能可以 实现对各部门预算的管理。 例如，某企业原来的科目设置如图 1 所示。 对管 理费用明细科目的设置做调整，按图 2 所示设置三个 二级科目， 660201（费用预 算 ）、660202（预 算 执 行 ）、 660203（月末结转）。
6602 管 理 费 用 660201 费 用 预 算 66020101 办公费 66020102 差旅费 66020103 业 务 招 待 费 …… 660202 预 算 执 行 66020201 办公费 66020202 差旅费 66020203 业 务 招 待 费 …… 660203 月 末 结 转
解决这个矛盾的方法是对管理费用实行预算管 理。 实践中，各职能部门在预算年度开始时上报管理 费用的分项预算，由公司的经营管理决策机构审核批 准，形成预算文件。 财务部门在办理报销手续时根据 预算文件办理， 期末再将预算的执行情况进行反馈， 通过预算费用与实际费用的差异分析，发现费用控制 方面取得的成绩和存在的问题， 并采取措施加强管 理。 这样一来，财务部门只需要对费用开支的总额或 上限进行控制，各职能部门在总额度内根据实际情况 对具体的支出进行取舍、分配。 既可以明确财务部门 在费用审核中的职责，又可以使职能部门在进行业务 决策时面临成本约束，引导职能部门形成自觉的成本 控制意识。良好的预算管理还能使财务对企业的现金 流进行规划，根据不同时段的资金需求情况安排短期 投资，不需要常备较大的现金头寸，造成资源的浪费。
二月份的业务如下：（1） 办公费 1 600 元；（2）业 务招待费 8 000 元。
1.一月份的账务处理 一月初，根据费用预算表，作如下分录： （i）借：管理费用—费用预算（办公费） 1 000
—费用预算（差旅费） 2 000 —费用预算（业务招待费） 5 000 贷：管理费用—预算执行（办公费） 1 000 —预算执行（差旅费） 2 000 —预算执行（业务招待费） 5 000 根据一月份的业务内容，作如下分录： （1）借：管理费用—预算执行（办公费） 900 贷：银行存款 900 （2）借：管理费用—预算执行（差旅费） 1 800 贷：银行存款 1 800 （3）借：管理费用—预算执行（业务招待费） 4 000 贷：银行存款 4 000 一月末，费用结转，作如下分录：
第一，费用控制缺乏弹性，预算盈余或超支均不 能递延至下期。由于费用预算与实际费用支出不易做 到完全相等，这就会出现下列两种情况：一是职能部 门的预算定得较紧， 其费用超支情况会间断性发生； 二是职能部门的预算留有一定余量，其预算虽可实现 盈余，但显然并不符合节约的目标。
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第二，对于预期以外的大额支出不易处理。 若将 预期外的大额支出视作例外事项， 特别情况特别处 理，则等于给预算制度打开了一个缺口。
企业应加强对管理费用的控制。 首先，管理费用 作为广义成本的一部分，对企业最终利润的形成有着 不可忽视的影响，若不加以控制，不利于最大化企业 利润；其次，从企业所有者与管理者的委托代理关系 来看，若管理费用不受控制，会带来代理成本的增加； 再次，从会计核算配比原则的角度来看，管理费用是 为实现收入而发生的支出，若不加以控制，不利于企 业的费用与收入在时间上配比；最后，从企业合理税 负的角度来看，若管理费用不受控制，不利于企业合 理减轻税负。
费用（月末结转）”。
（三）账务处理举例
例：设某企业产品部 2012 年 1 月份、2 月份的管 理费用预算如表 1。
表 1 某企业 2012 年 1-2 月管理费用预算简表
办公费 差旅费 业条招待费
一月份 1000 2000 5000
二月份 1500 0 6000
一月份的业务如下：（1）办公费 900 元，银行存款 支 付 （下 同 ）；（2）差 旅 费 1 800 元 ；（3）业 务 招 待 费 4 000 元。
6700 6700
（i） 8000
8000 8000 1300
1-31
本月合计 全年累计 期末余额
月末结转
借方
贷方
（ii） 6700
6700 6700 6700
月末处理前，管理费用总账账户的借方余额为本 期管理费用发生额。 月末处理后，管理费用总账账户 余额为 0。 “预算执行”账户下的贷方余额可以递延至 下期继续使用。
针对具体的预算控制方法，高陛珍提出通过整合 财务软件和 OA 系统，实现实时、智能、系统的管理费 用预算控制。这一预算控制方法实际上类似于在费用 会计岗位设置一本备查簿，用来记载各职能部门每期 的费用预算额度。 报销时，会计人员查询备查簿中的 预算余额。若尚有余额，则正常报销；若余额不足或已 超支，则请示财务负责人或延迟报销。 这种预算控制 方式的特点是程序简单，但是，除了增加了费用会计 工作的工序外，还存在着以下不足之处：