超市供应商管理准则管理守则
超市对供应商管理制度
超市对供应商管理制度在当今竞争激烈的零售市场中，超市的运营离不开与众多供应商的紧密合作。
为了确保商品的稳定供应、质量可靠以及双方的合作顺利进行，建立一套科学、合理且有效的供应商管理制度至关重要。
一、供应商的选择与引入1、明确需求超市首先应根据自身的市场定位和销售数据，确定所需商品的种类、规格、品牌等详细需求。
这包括对热门商品、季节性商品以及消费者潜在需求商品的考量。
2、供应商调查通过多种渠道，如行业展会、网络搜索、同行推荐等，收集潜在供应商的信息。
对其公司规模、信誉、生产能力、质量控制体系、售后服务等方面进行初步调查。
3、资质审核要求供应商提供相关的资质证明文件，如营业执照、税务登记证、生产许可证、质量认证证书等。
对其合法性和经营状况进行严格审查。
4、实地考察对于重要的或有潜力的供应商，超市应组织人员进行实地考察。
了解其生产流程、仓储设施、管理水平等实际情况。
5、样品评估供应商提供的样品需经过超市相关部门的严格评估，包括质量检测、包装审查、性价比分析等。
6、谈判与签约在确定合作意向后，双方进行商务谈判，明确合作条件，如价格、交货期、付款方式、违约责任等，并签订正式的合作合同。
二、供应商的日常管理1、订单管理超市根据销售数据和库存情况，向供应商下达采购订单。
订单应明确商品的数量、规格、交货时间等要求。
供应商应按时、按量、按质交付货物。
2、交货管理供应商应按照合同约定的交货方式和地点交付货物。
超市在收货时，要严格检查货物的数量、质量、包装等，如有问题及时与供应商沟通解决。
3、质量控制超市应建立严格的质量检验制度，对供应商提供的商品进行定期抽检。
如发现质量问题，要求供应商及时整改，并根据合同约定进行相应的处罚。
4、价格管理超市要密切关注市场价格动态，与供应商协商合理的价格。
对于价格波动较大的商品，应建立价格调整机制，确保商品的价格具有竞争力。
5、促销合作超市与供应商共同策划促销活动，供应商应提供相应的支持，如特价商品、赠品、广告宣传等。
超市对供应商管理制度
超市对供应商管理制度关键信息项：1、供应商资质要求2、商品质量标准3、供货价格与结算方式4、交货时间与地点5、促销活动与合作6、违约责任与处理7、协议期限与终止8、争议解决方式11 供应商资质要求111 供应商应具备合法的营业执照、税务登记证等相关经营资质，并能提供有效的证明文件。
112 供应商应具有良好的商业信誉和财务状况，无重大违法违规记录。
113 供应商应拥有稳定的生产或供货能力，能够满足超市的采购需求。
12 商品质量标准121 供应商所提供的商品应符合国家相关质量标准和法律法规的要求。
122 商品应具备完整的质量检验报告、合格证明等相关文件。
123 供应商应保证所供应商品在保质期内，且包装完好、标识清晰。
13 供货价格与结算方式131 供应商应向超市提供具有竞争力的供货价格，并保证价格的稳定性。
132 供货价格应包含商品的运输、装卸等相关费用。
133 结算方式可采用现金、支票、转账等，具体方式由双方协商确定。
134 结算周期为具体周期，供应商应按时提供准确的结算单据。
14 交货时间与地点141 供应商应按照超市的订单要求，按时将商品交付至指定地点。
142 交货时间如有延误，供应商应提前通知超市，并说明原因。
143 交货地点为超市指定的仓库或门店。
15 促销活动与合作151 供应商应积极配合超市的促销活动，提供必要的支持和优惠。
152 促销活动的方案和费用分担方式由双方共同协商确定。
153 供应商可与超市联合开展品牌推广、市场调研等合作活动。
16 违约责任与处理161 若供应商违反本协议的任何条款，应承担相应的违约责任。
162 违约责任包括但不限于赔偿超市的经济损失、支付违约金等。
163 对于商品质量问题，供应商应负责召回、退换，并承担因此产生的费用。
164 若供应商未能按时交货，应按照约定支付逾期交货违约金。
17 协议期限与终止171 本协议的有效期为具体期限，自双方签字盖章之日起生效。
超市供应商管理制度模板
超市供应商管理制度模板一、目的为了规范超市与供应商之间的合作关系，确保商品供应链的稳定性和高效性，提高商品质量和服务水平，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于所有与超市建立供货关系的供应商。
三、供应商选择与评估1. 选择标准：超市将根据供应商的产品质量、价格、供货能力、信誉度等因素进行综合评估，选择合格的供应商。
2. 评估机制：建立供应商评估体系，定期对供应商的供货表现、产品质量、价格优势等进行评估。
四、合同管理1. 合同签订：与供应商签订供货合同，明确双方的权利、义务、供货条件、价格条款等。
2. 合同执行：严格按照合同约定执行，任何一方不得擅自变更合同内容。
五、供货管理1. 供货计划：供应商应根据超市的需求制定供货计划，并确保按时、按质、按量供货。
2. 库存管理：超市将根据销售情况和库存量调整订单，供应商应灵活应对超市的库存管理需求。
六、质量控制1. 质量标准：供应商提供的商品必须符合国家相关法律法规和超市的质量要求。
2. 质量检验：超市有权对供应商提供的商品进行抽检，不合格商品将退回供应商。
七、价格管理1. 定价机制：供应商应提供有竞争力的价格，超市将根据市场情况和成本变化与供应商协商价格。
2. 价格调整：如遇市场波动或成本变化，双方应协商一致后调整供货价格。
八、支付与结算1. 结算方式：明确货款的支付方式和时间，确保资金流转的及时性和准确性。
2. 账务核对：定期进行账务核对，确保双方账目清晰。
九、信息沟通与协调1. 信息共享：建立信息共享机制，供应商应及时向超市提供产品更新、促销活动等信息。
2. 协调机制：建立问题协调机制，对于合作中出现的问题双方应积极沟通解决。
十、违约责任1. 违约界定：明确违约行为的定义，包括延迟供货、质量问题、价格变动等。
2. 责任追究：对于违约行为，根据合同约定追究违约方的责任。
十一、制度修订本管理制度自发布之日起生效，如有变更或修订，将及时通知所有供应商，并以书面形式确认。
超市供货商管理制度范文
超市供货商管理制度范文超市供货商管理制度第一章总则第一条为了加强超市供货商管理，规范供货商行为，确保超市商品质量和供应可靠性，制定本制度。
第二条本制度适用于所有超市及其供货商。
第三条超市供货商指向超市提供商品或服务，经超市管理层审核通过的组织或个人。
第四条超市供货商管理应遵守法律法规，秉持公平、公正、透明的原则，建立良好的合作关系。
超市应通过供货商管理，提升商品质量，满足顾客需求，实现双赢。
第五条超市应制定供货商评估制度，对供货商进行规范、科学的评估，并根据评估结果进行分类管理。
第六条超市应建立供货商档案，保存供货商的基本信息、合同文本、过往交易记录、评估结果等相关资料。
第七条超市应严格履行对供货商的合同约定，维护超市和供货商双方的合法权益。
第八条超市与供货商的合作关系应建立在互信、共赢基础上，双方应共同努力，提升商品质量和供应效率。
第二章供货商准入与分类管理第九条超市应根据物品的种类和重要性，设定供货商准入要求和标准。
供货商必须具备合法的经营资质、完善的质量管理体系、良好的商业信誉以及符合超市商品质量要求等条件。
第十条超市应在供货商准入时进行资格审查和信用评估。
供货商应提交相关证明材料，并允许超市查验其资质和信用文件。
第十一条超市应将符合准入要求的供货商分为优秀供应商、合格供应商和待观察供应商等三个等级。
根据供货商的评估结果和交易记录，定期进行分类。
第十二条优秀供货商是指在供应商准入时达到优秀标准的供货商或经过一段时间的评估后，业务表现突出，具有较高的商品质量和供应可靠性的供货商。
第十三条合格供货商是指在供应商准入时达到合格标准的供货商或经过一段时间的评估后，业务表现一般，具备一定的商品质量和供应能力的供货商。
第十四条待观察供货商是指在供应商准入时达不到合格标准的供货商，但经过一段时间的观察和评估后，有可能提升为合格供货商的供货商。
超市应制定待观察供货商的管理措施，对其进行监督和指导。
第十五条超市应定期进行供货商的评估。
小超市供货商管理制度范文
小超市供货商管理制度范文小超市供货商管理制度第一章总则第一条为规范小超市与供货商的合作，建立便利、高效的供货网络，提高供货质量和服务水平，特制定本管理制度。
第二条本制度适用范围：适用于小超市与供货商之间的合作关系。
第三条小超市与供货商的合作应遵循公平、公正、诚实、信用的原则，共同促进双方的发展。
第四条小超市应建立供货商档案，记录供货商的基本信息、合作历史、相关证件等，并定期进行更新。
第二章供货商的选择与评价第五条小超市应根据自身经营特点、销售需求等，选择合适的供货商。
第六条供货商的选择应遵循以下原则：（一）正规合法：供货商应具备合法经营资质，并能提供相关证件。
（二）质量可靠：供货商的产品应符合国家相关质量标准，有相应的质量检测报告。
（三）价格合理：供货商的价格应合理、透明，不存在虚假宣传或价格欺诈行为。
（四）供货能力强：供货商应具备稳定的供货能力，能够按时足量供应。
第七条小超市应制定供货商评价制度，对供货商进行定期评价。
第八条供货商评价的主要指标包括供货质量、供货时间、售后服务、价格等方面，小超市可根据自身需求进行相应调整。
第九条供货商评价结果作为小超市与供货商继续合作的重要依据，评价结果良好的供货商可以获得更多的合作机会。
第三章合同签订与履约第十条小超市与供货商之间的合作应签订合同，明确双方的权利与义务。
第十一条合同应明确以下事项：（一）货品名称、规格、数量、质量标准等相关要求。
（二）供货价格及结算方式。
（三）供货时间及交货地点。
（四）售后服务及投诉解决方式。
第十二条小超市应建立合同档案管理制度，对签订的合同进行管理和保存。
第十三条双方应按合同要求履行供货义务，如遇特殊情况，应及时沟通并达成共识。
第十四条如供货商存在不履约等违约行为，小超市有权采取相应的措施，如终止合作、索赔等。
第四章供货商管理第十五条小超市应与供货商保持密切的联系，定期沟通合作事宜，共同解决问题。
第十六条小超市应要求供货商提供正规、完整的发票和相关凭证，保证账务的准确性。
超市供应商管理制度
超市供应商管理制度超市作为零售业的重要一环，管理供应商是保障商品质量和顾客满意度的关键。
为了明确超市与供应商之间的责任和义务，制定超市供应商管理制度是必要的。
本文将从供应商资质审核、合同签订、品质管理、供应商评价和改进等五个方面进行论述。
一、供应商资质审核超市在与供应商合作之前，应对供应商进行资质审核，以确保其具备合法经营资质和满足超市的要求。
供应商资质审核应包括但不限于以下要素：企业营业执照、税务登记证、食品安全证书等。
同时，超市还需对供应商的生产能力、经营规模、产品质量等进行评估，确保合作的稳定性和可持续性。
二、合同签订供应商管理的基础是明确双方的权益和义务。
超市应与供应商签订正式的供应合同，明确供应商的供货范围、价格、质量标准、交货时间、结算方式等，以及超市的支付方式、退货政策等。
合同应具备法律效力，并明确双方违约责任和解决争议的方式。
三、品质管理超市对供应商的产品品质要求严格，确保提供给顾客的商品是安全、可靠的。
超市可制定内部品质管理标准，对供应商提供的产品进行抽检和检验，确保其符合国家标准和超市的要求。
同时，超市还应与供应商建立品质改进机制，及时反馈产品问题并要求供应商改进。
四、供应商评价超市应定期对供应商进行评价，确保供应商的稳定性和服务水平。
评价内容可包括供应商的交货准时率、产品质量合格率、售后服务等。
评价结果可作为与供应商续签合同、调整采购需求甚至中止合作的依据。
评价结果应以书面形式告知供应商，并保留相应的备案。
五、改进超市与供应商之间的合作是一个相互学习和改进的过程。
超市应与供应商建立定期的交流沟通机制，及时反馈顾客意见和需求，促进产品和服务的改进。
供应商也应主动了解超市的发展战略和市场需求，积极与超市合作，共同提升竞争力。
总结：超市供应商管理制度是为了保障商品质量和顾客满意度而必要的制度。
通过供应商资质审核、合同签订、品质管理、供应商评价和改进等五个方面的管理，超市能够确保供应链的稳定性和质量可控性，提升超市的市场竞争力和顾客的购物体验。
超市供应商管理制度范本
超市供应商管理制度范本第一章总则1.1 目的本供应商管理制度的目的是为了规范超市与供应商之间的合作关系，确保商品供应的质量、价格和交货时间的可靠性，促进双方的共同发展。
1.2 适用范围本制度适用于超市与所有供应商之间的合作关系。
第二章供应商资质管理2.1 供应商评估超市将对潜在供应商进行评估，包括但不限于以下内容：- 供应商的资质证明；- 供应商的经营规模和财务状况；- 供应商的生产能力和技术实力；- 供应商的产品质量和安全标准；- 供应商的环境保护措施；- 供应商的服务质量和售后服务能力。
2.2 供应商合同管理超市与供应商签订合同前，双方应明确以下事项：- 商品的规格、品牌、数量和价格；- 交货时间和地点；- 付款方式和期限；- 售后服务和退换货政策；- 保密条款和知识产权保护；- 违约责任和解决纠纷的方式。
2.3 供应商绩效评估超市将定期对供应商进行绩效评估，评估指标包括但不限于以下内容：- 产品质量是否符合标准要求；- 交货准时率和完整率；- 服务态度和响应速度；- 与超市的合作稳定性；- 双方的合作共赢情况。
第三章供应链管理3.1 供应计划超市将根据需求预测和销售计划，与供应商共同制定供应计划，确保货品的供应充足，并避免库存过高或过低的情况发生。
3.2 订单管理超市将向供应商发送准确的订单信息，包括但不限于以下内容：- 商品名称、规格和数量；- 交货时间和地点；- 订单要求和特殊要求；- 付款方式和期限。
3.3 供应商配送供应商应按照约定的日期、时间和地点，按时配送商品，并负责商品的装卸和验收工作。
3.4 库存管理超市将根据销售情况和库存状况，与供应商共同确定合理的库存管理方式，以最大程度地降低库存风险，并保持货品的新鲜度和品质。
3.5 退换货管理供应商应按照约定的退换货政策，对超市提出的退换货请求进行处理，并承担因供应商原因造成的损失。
第四章争议解决和违约责任4.1 争议解决超市与供应商之间的争议应通过友好协商解决，如协商不成，则提交相关法律机构进行仲裁或诉讼。
超市免费供应商管理制度
超市免费供应商管理制度第一章总则第一条为了更好地管理超市的供应商，保障超市的利益，提高供货效率，制定本制度。
第二条本制度适用于超市的所有供应商，包括食品、日用品、服装、家居用品等各类商品的供应商。
第三条超市在与供应商合作过程中，注重公平、公正、诚信原则，保护供应商的合法权益。
第四条超市将按照市场化原则，为供应商提供市场竞争机会，并努力为供应商创造一个良好的经营环境。
第五条超市保证对供应商提供的商品进行公平、公正的审核，确保商品的品质和合法合规。
第六条超市将加强对供应商的管理，提高供应链的整体效率和服务质量，建立供应商与超市的互信合作关系。
第七条超市将根据市场需求和公司发展的需要，不断优化供应商管理制度，提高供应链的运作效率。
第八条超市将建立供应商档案库，对供应商进行分类管理，确保供应商信息的及时性、准确性和完整性。
第九条超市将建设供应商服务热线和投诉处理机制，为供应商提供全天候的服务支持。
第十条超市将建立供应商信用评价制度，建立完善的供应商信用档案和评价体系。
第十一条超市将定期对供应商进行满意度调查，听取供应商的意见和建议，不断改进和完善供应商管理制度。
第十二条超市将积极引导供应商积极参与超市的促销活动，提高销售业绩，共同发展。
第十三条超市会定期组织供应商培训、技术交流、产品展示等相关活动，提高供应商的管理水平和专业素养。
第十四条超市将注重对供应商的合规管理，确保供应商的产品和服务都符合国家相关法律法规的要求。
第十五条超市将积极引导供应商加强环保、节能、减排，推动绿色采购，共同营造和谐的商业环境。
第十六条超市将根据市场需求和公司战略调整，不断优化供应商结构，提高供应链的灵活性和敏捷性。
第十七条超市将建立供应商风险管理制度，提高对供应商的风险感知和应对能力，减少供应链的不确定性。
第十八条超市将根据经营状况对供应商进行不定期的复审，及时调整和完善供应商管理制度。
第十九条超市将根据供应商的经营表现，建立供应商激励和奖惩机制，激发供应商的积极性和创造性。
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供应商的管理市场上的供应商何止千家，一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家，全国范围内更是上百万家，如何开发最适合xxx超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个地区公司采购部的重大战略任务。
俗话说：“水能载舟，亦能覆舟”。
如果选择好的供应商，则他们可成为xxx的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则xxx超市的前途就不堪设想了。
xxx超市供应商政策：供应商政策项目政策说明供货来源本公司广求货源，供应商包括：农产品的农民、生产基地、国内外的制造商、代理商、总经销、及进出口商。
避免向二级批发商、皮包公司（倒爷）及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。
供货家数同档次（通常与价位是同义字）没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌（商品群）有较大的市场规模与季节性的需求。
每一个门店总供货家数应限制在500～700家。
“独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由，并事先以书面申请，并获得上级的同意。
客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。
供应商每月进货或销售金额不足￥1,000者，应予淘汰。
（续下页）项目政策说明本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：（1）价格：愿意以本地最低供货价格供货给北京华联综合超市。
（2）诚信：不可有贿赂及违背诚信的行为。
（3）质量：质量良好，能对其商品质量有所保证。
（4）包装：其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客群所需要的。
（5）服务：能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。
（6）批发：愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。
（7）货源：财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。
（8）远见：不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。
（9）促销：愿意在促销活动给予大力支持。
（10）赞助：愿意对各种赞助费用给予大力支持。
购销本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。
代销本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结（但供货价格及售价可能会较高）。
代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。
联营对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承供应商管理的目的在于（a）培养有实力且愿与本超市齐步成长的合作伙伴。
（b）淘汰没有潜力或商业道德，且对本超市无益的供应商。
（c）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。
（d）争取最好的商业交易条件。
（e）将营业额与利润额最大化。
一般而言，大型供应商（例如：跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商）在超市的供应链占主导地位，他们的商业行为比较规范，较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标，大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。
而中小型的供应商（例如：一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户）比较偏好与采购人员私下打交道，给予各种好处（包括：私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、……等），进而控制采购人员。
俗话说：“吃人嘴软，拿人手短”。
腐败分子在金钱的诱惑下，权钱交易，利欲熏心，任人摆布，最后只好牺牲北京华联的利益了。
所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求”。
另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。
有些供应商为了某些理由（例如：商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表”，我们应慎重不与他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受本超市的目标顾客群所喜爱。
供应商管理可分为：（一）新供应商进场，（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。
现分述如下：一、新供应商进场：有部分新供应商经营者经常向公司领导抱怨说：“要见xxx超市的采购不容易”。
这句话说明了本超市的部分采购人员较为牛皮，已有了傲气，只喜欢或愿意与老供应商交往，把超市的进货大门关闭了，这是不对的。
要知道超市的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等）无法跟上超市的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让超市错失了商机。
同时，让有些顾客老是抱怨超市缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。
因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，超市应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。
引进新供应商对超市有一些明显的好处：（a）对老供应商有压力，俗语说：“有竞争才有进步”。
他们会对超市提供更好的交易条件，以保住其生意；（b）新供应商的引进可为超市增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进“300家”新供应商，就会为超市增加“300万元”的其他收入；（c）新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足，可让超市的品种更齐全；（d）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为超市带来大量的利益。
各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：1、建立一个因特网网站，网站有“新供应商进场程序”的信息。
2、在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”，把采购部的网址公告，让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。
3、同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购（例如：人民币200元）“新供应商进场程序”及“供应商手册”。
4、在接待柜台设置“新供应商登记本”，规定采购部应在一周之内，会正式函覆北京华联采购部的决定。
5、“公告栏”的信息举例如下：新供应商朋友们：（1）假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势，超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。
（2）你们可以经由采购部的网址“”了解与超市交易的程序。
（3）你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。
（4）在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台的一周之内，采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈。
谢谢你们的合作，欢迎光临！6、“新供应商进场程序”如附件。
7、采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购总监”。
“采购总监”研究后，作批示，并交给相关的“采购经理”。
“采购经理”做详细的调查后，与“采购主管”研究后，最后呈报“采购总监”，由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商，并正式函覆供应商有关超市采购部的决定。
正式的函覆文件举例如下：尊敬的公司：感谢贵公司200年月日所提供的资料，经采购部研究后，我公司的决定如下：●请尽快与我公司采购主管先生/小姐联系，电话为转分机。
●贵公司的产品在以下几方面没有优势，恕难合作。
□价格□质量□包装□品种□售前服务□售后服务●我公司因以下原因暂时无法进一步联系。
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●贵公司若不同意本函的决定，还可以书面形式向我公司总经理申诉。
xxx超市有限公司采购部敬启200年月日8、以上函件发出后，采购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台应负责追踪，如果超过十天采购部仍未发函，接待柜台应通知“总办主任”，由“总办主任”调查原因，最终应在十四天之内函覆，以示对新供应商的尊重，并维护xxx超市的信誉。
若采购总监决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。
经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给采购经理与采购总监审批。
申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。
采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作（如同男女的联姻）应更慎重一点较好。
采购总监有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由采购主管正式建档，并下订单进货。
二、旧供应商清场：有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。
这些都是应该“清场”的微兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是采购工作的大忌！为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。
“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。
采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下，正式办理“清场”手续。
清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。
三、旧供应商年度合同：每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。
“年度交易合作合同书”（如附件）须在年底完成，否则视为自动延长一年。
年度合同主要在规范：“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。
采购主管在谈判年度新合同时，最好能请采购经理或采购总监一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。
四、旧供应商年度评估：每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。