成文信息管理制度

QP/HT-C7.5-2018成文信息管理制度

编制：

审核：

批准：

*******有限公司

****年**月**日发布 ****年**月**日实施

1 目的

为确保对与组织质量管理体系有关的成文信息进行有效控制。包括：

a.与组织质量管理体系有关的文件的编写、发布、标识等工作得到有效控制；

b.与组织质量管理体系所要求的记录得到有效控制，确保能有效的识别、保存、检索和利用。

2 范围

适用于与我公司质量管理体系有关的成文信息有效管理。

3 职责

3.1 总经理：负责批准、发布质量手册等公司级别成文信息。

3.2 管理者代表：负责审核质量手册、程序文件，批准作业文件等分管范围内的成文信息。

3.3分管副总：负责批准分管范围内的成文信息。

3.4办公室：a.负责质量手册、程序文件编写，组织对现有体系文件的备案管理（包括标识、收发、保管等）和定期评审；

b.负责上级机构外来的行政文件收集、呈批和承办组织；

c.负责监督、管理各部门的质量记录。

3.5技术部：负责技术文件编写、分发、更改、回收等控制。

3.6各部门职责：a.负责部门职能主管工作涉及作业文件的编制、使用和保管、执行；

b.负责部门质量手册、程序文件保管及管理要求的贯彻落实；

c.负责收集、整理、保管本部门的质量记录。

4 管理要求

4.1 质量管理体系成文信息分类

4.1.1.质量手册（含质量方针和质量目标）。

4.1.2.程序文件。本公司对部分过程编写了程序文件；也可单独发布使用。

4.1.3.质量管理体系策划需要的作业文件（如：作业规程、检验标准、各部门编制的部门工作手册和公司规章制度等）。

4.1.4.引用的相关外来文件。

4.1.

5.质量体系运行要求的记录。

4.2文件的管理

4.2.1.质量管理体系文件标识

a.办公室负责对质量手册、程序文件、作业文件、质量记录编号，编制形成“质量管理体系受控文件清单”、“质量记录清单”；

b.文件编写人员在编写文件时，在文件的封面、每页的页眉上标识。文件内容有修改时，应更改封面、文件修改确认页、被修改页页眉上标识的序次。

c．文件编号规定

1）质量手册编号：

QM/HT-C—01-＃＃＃＃

质量手册代号：“QM”

公司名称代号：“HT”

“C”为版本号

“-01”第一版次

“—＃＃＃＃”为年代号，如“—2018”

QM/HT –C-01—2018：表示盐城海特机械科技有限公司质量手册“C”版，2018年发布实施。

2）管理文件编号：

QP/HT-C***-＃＃＃＃

管理文件代号：“QP”

公司名称代号：“HT”

“C”：为版本号

“***”：标准章节

“-＃＃＃＃”：为年份号

QP/HT -C7.5—2018：表示盐城海特机械科技有限公司对应标准第7.5章节要求的管理文件，2018年编制。

3）常规管理文件编号：

QB/GL-**

“QB”：企业标准

“HT”：公司名称代号

“—GL”常规管理文件

“**”：顺序号

QB/GL-05-2018：表示盐城海特机械科技有限公司管理文件第五号。

4）技术性文件（包括作业文件等）编号：

QB/HT-JS（¤）—**

“QB”：企业标准

“HT”：公司名称代号

“-JS”：技术文件

“（¤）”：产品类别（M锚绞机；F管附件；Y油缸；B液压泵站）

“—**”：顺序号

“-＃＃＃＃”：为年份号

QB/HT-JS-010：表示盐城海特机械科技有限公司表示技术性文件，编号为010。

5）记录：QR—【(GJB9001C:2017)标准章节号】—记录编号。

例如：QR—9.3—01表示质量记录，即GJB9001C:2017标准第9.3章节（管理评审）中的第一个记录文件。

6）产品图样按产品技术图样编号要求规定进行编号；

7）工装图样：按工装图样编号方法进行编号；

8）其它技术相关的文件编号按《文件编写规范-技艺评定准则》（文件编号：

QP/HT-C8.5.1-2018）要求执行。

4.3 成文信息的创建

4.3.1 质量部根据公司生产经营的管理需要，提出文件编制需求，并组织相关职能部门起草。各部门职能范围内的文件由各部门负责起草，涉及多部门的文件可由主要负责部门起草或成立跨部门起草工作小组。

4.3.2 起草人应将文件草案在管理跨度及相关配合部门的范围内征求意见，征询后发现各相关部门对文件草案异议较大的，可直接召开专题会议进行讨论。

4.3.3 文件在起草时产生唯一对应文件编号，便于查询、识别文件类型、文件版本等信息。文件编号规则见4.2。

4.4成文信息的审核、批准与发布

4.4.1 文件在发布前均需按规定审批，以保持其内容的充分性与适宜性，审批流程详见

5.1。审批过程中需保留编制、校对、会签、审核、批准的日期。

4.4.2 文件需由起草人所在部门负责人校对，各相关实施、配合部门会签，由办公室对文件进行标准化检查，并根据文件的不同类型由相关授权人批准，具体批准权限详见下表1。

表1. 各类文件批准权限分配表

4.4.3 文件的发布时间为审批最后的签发日期，实施日期为发布时间后3天，如3天后为法定节假日，则顺延至下一工作日实施。发布、实施日期标识在文件的第一页。

4.5成文信息的控制

4.5.1 质量部定期发布文件现行修订状态的清单，见《质量手册》中附录A《保持的成文信息清单》和附录B《保留的成文信息清单》，防止误用失效和作废的文件，以确保：

a）各个管理层次运行中的文件是有效版本；

b）凡有效版本的文件都应加盖“受控”印章；

c）失效和作废文件及时撤出，并盖“作废”印章；

d）受控文件销毁时应予备案。

e）受控文件发放和回收/换页应予登记。

4.5.2电子文件统一由质量部存档，纸质文件应由质量部发放到使用部门，各部门收到文件后应进行登记，填写《部门受控文件一览表》（文件编号：QR7.5-03），以确保获得有效版本即文件受控。受控文件发布前应进行编号，并加盖“受控”印章，并填写《受控文件发放签收登记表》（文件编号：QR7.5-04）。

4.5.3 失效作废的纸质文件，由质量部填写《失效、作废文件销毁记录》（文件编号：QR7.5-06）后回收统一处理。需在文件上加盖“作废”章，并作销毁处理。