文书类电子文件元数据方案
进馆电子档案元数据规范
进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
电子文件元数据方案.doc
电子文件元数据方案电子文件元数据方案电子文件元数据方案信息来源：字体：大中小度.95.2.4保管期限.95.2.5机构问题.105.2.6类别号.115.2.7案卷号.115.2.8件号.135.2.9件内顺序.155.2.10页号.155.3全宗名称.165.4全宗形式.165.5立档单位.175.6立档单位沿革.185.7全宗档案内容介绍.185.8全宗档案历史沿革.195.9全宗档案整理体系.195.10全宗档案数量.度（5.2.3）M6保管期限（5.2.4）M7机构问题（5.2.5）M8类别号（5.2.6）M9案卷号（5.2.7）M10室编案卷号（5.2.7.1）M11馆编案卷号（5.2.7.2）M12件号（5.2.8）M13室编件号（5.2.8.1）M14馆编件号（5.2.8.2）M15件内顺序（5.2.9）M16页号（5.2.10）M17全宗名称（5.3）M18全宗形式（5.4）M19立档单位（5.5）M度(M5)保管期限(M6)机构问题(M7)类别号(M8)案卷号(M9)件号（M12）件内顺序（M15）页号（M16）信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素——注释由档案馆（室）根据电子文件实际整理结果制定档号结构，由系统自动生成档号。
5.2.1全宗号编号M3中文名称全宗号英文名称FondsID定义档案馆（室）分配给档案全宗的代码。
目的标识档案全宗，为用户提供以全宗号为条件的检索途径。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素全宗名称（M17）注释全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）给定，不属于档案馆（室）接收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。
5.2.2目录号编号M4中文名称目录号英文名称CatalogueID 定义全宗内电子文件所属目录号的代码目的标识电子文件所属目录，为用户提供以目录号为条件的检索途径。
文书类电子文件元数据方案
中华 人 民共 和 国档 案 行业 标准
ＤＡ／ ４ －２ ０ Ｔ ６ ０ ９
文 书 类 电子 文件 元数 据 方 案
Ｍ ｅ ａ ａａ Ｓ ａ ｄ ｒ ｏ ｍｉ ｉｔａ ｉ ｅ Ｅｌ ｃｒ ｎ ｃ Ｒｅ ｏ ｄ ｔ ｄ ｔ ｔｎ ａ ｄ ｆ ｒＡｄ ｎ ｓｒ ｔ ｅ ｔｏ ｉ ｃ ｒ ｓ ｖ
ｒ ｃ ｒ ｓ—Ｐ ｎ ２Ｃｏ ｃ ｐ ｕａ ａ ｄ ｍｐ ｅ ｎ ａｉ ｎ ｅ ｏｄ ａ ： ｎ ｅ ｔ ｌ ｎ ｉ ｌｍｅ ｔ ｔ ｏ
ｉ ｕ ｓ ｓ ｅ） ｓ ３ 术 语和定 义 Ｄ 厂 １２ ０ Ａ ｒ － ０ ０界定 的 以及 下列 术语 和定
Ｇ ／ ７ ０ —０ ５ 数 据 元 和 交 换 格 式 ＢＴ ４ ８ ２０ 信 息 交 换 日期 和 时 间 表 示 法 （ ｔＩＯ ｉ Ｓ ｄ
Ｐ ｎ ｉ ｅ） ｉ ｐ ｒ ｃ ｌｓ ＩＯＴ ２ ０ １ ２２ ０ 信 息 与 文 献 Ｓ ／Ｓ ３ ８ — ： ７ ０
文 件管 理过 程
文件 元 数据
第 ２部 分
概
念 与 实 施 （ｎｏｍ ｔ ｎ ａｄ ｄ ｃ ｍ ｎａｉ Ｉｆ ａｉ ｎ ｏｕ ｅｔｔ ｎ— ｒ ｏ ｏ
Ｒｅ ｏ ｄ ｍａ ａ ｅ ｎ ｐ ｏ ｅ ｓ ｓ － ｅ ａ ａ ａ ｏ ｃｒｓ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｒ ｃ ｓ ｅ Ｍ ｔｄ ｔ ｆ ｒ
的文件 。
ｆ ＢＴ １８ ４ ２ ０ ， Ｇ ／ ８ ９ — ０ ２ 定义 ３１ ．１
Ｇ １ ７４ １９ 全 国组织 机构 代码 编制 Ｂ １— ９ ７ １
规 则
Hale Waihona Puke Ｇ ／ １４ ８ 档案分类标 引规则 Ｂｒ ５ １ ｒ
Ｇ １００ ２０ 信息技术 Ｂ ８３— ０５ 符集
电子文件元数据方案
电子文件元数据方案一、引言在当今大数据时代，人们产生和使用的数据量急剧增加。
这些数据不仅数量庞大，而且具有多样性和复杂性。
传统的信息管理方式已经不能满足人们对数据处理的需求。
为此，电子文件元数据方案应运而生。
二、电子文件元数据的概念及作用元数据是为描述、管理和识别信息资源而存在的数据，它是信息资源的结构描述，可以用来描述信息资源的属性和组成，起到了信息资源的管理作用。
电子文件元数据是针对电子文件而设计的元数据，它是所谓“数据的数据”。
电子文件元数据发挥着重要的作用，主要包括：1. 电子文件的管理：电子文件元数据可以描述电子文件的属性和组成，记录电子文件的存储位置和使用情况，方便电子文件的管理。
2. 电子文件的检索：电子文件的元数据中包含了电子文件的关键信息，可以提供全文检索、分类检索、属性检索等多种检索方式，方便用户对电子文件进行快速检索。
3. 电子文件的传递：电子文件元数据中记录了电子文件的格式和版本信息，可以实现电子文件的跨平台传递和交换。
三、电子文件元数据方案的设计原则1. 标准化：电子文件元数据方案应采用国际通用的标准，避免重复设计和实现，提高系统的互通性和兼容性。
2. 统一性：电子文件元数据方案应适用于各种类型的电子文件，不能因为文件类型不同而导致元数据不一致，保证因材施教。
3. 完整性：电子文件元数据方案应覆盖电子文件的所有属性和组成信息，包括文件格式、文件大小、创建时间、修改时间、作者、标题、内容摘要、访问权限等。
4. 可扩展性：电子文件元数据方案应具有一定的可扩展性，可以随着需求的变化灵活地增加新的元数据信息。
5. 明确性：电子文件元数据方案应采用简洁明了的术语和描述，方便用户理解和应用。
四、电子文件元数据方案的设计方法1. 通过分析电子文件的使用目的和场景，确定需要记录的元数据信息。
2. 选择适合的元数据标准，如Dublin Core元数据标准、MARC21元数据标准、MODS元数据标准等。
文书类电子文件元数据方案
元 素类 型 数 据类 型
简单 型 字符 型
编码修饰体 系 值 域
缺省值
子元 素
信息来源
相关 元 素
在形成 、 处理 、 管理 电子文件的系统中手工著录 满足下列任一条件 时， 本元素必选 ： ａ ） 聚合层次 （ ） Ｍ１的值为“ 案卷” 由档案室著录； 且 ｂ聚合 层次 （ ） ） Ｍ１的值 为“ 文件 ” 文件 按立卷 方 式整 理并 由档 案室 著 录 ； 且
字符 型
编 码修饰 体 系 值 域
缺省 值 子元 素 信 息 来源 相关 元 素
在 形 成 、 理 、 理 电子 文 件 的 系统 中通 过 预 定 义值 域 列 表 选 择 著 录 或 处 管
手工 著 录
注释
５ ． 类 别 号 ．６ ４
编号
当电子文件按机构或问题分类整理时， 本元素必选 。推荐使用预定义值 域 列 表选择 著 录
国家 档 案 局 ２ ０ — ２ １ 布 ０ ９ １— ６发
（ 上期） 接
２ １— ６ Ｏ 实 施 ００ ０一 １
５４５ 机构 或 问题 ．． 编号 中文 名称 Ｍｌ ３ 机 构或 问题
英文 名称 定义 目的 约束 性 可重 复性 元 素类 型
数 据类 型
ｏｇｎｚｔｎｌ ｔ ｃｕｅｏ ｎｔ ｎ ｒａｉ ｉ ａ ｒ ｔｒ ｒｕ ｃｉ ａ ｏ ｓｕ ｆ ｏ 对 电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果 区分 电子文 件类 别 ， 于 电子文件 的管理 ， 供检 索 点 利 提 条 件选 小 口重 复 Ｊ 简单 型
Ｍ１ ４
中文名 称 英 文名 称
类 别 号 ｃｔ ｏｙｃｄ ａｅ ｒ ｏｅ ｇ
电子文件元数据方案
电子文件元数据方案一、引言随着信息技术的快速发展，电子文件成为了现代社会不可或缺的组成部分。
电子文件的管理和归档对于组织和个人来说都至关重要，而电子文件元数据方案则是实现有效管理和利用电子文件的关键。
本文将介绍电子文件元数据的概念、重要性以及如何制定一个有效的元数据方案。
二、电子文件元数据的概念电子文件元数据是指描述电子文件属性和特征的数据。
它提供了对电子文件进行搜索、分类、组织和归档的基础信息，从而实现对电子文件的有效管理和利用。
电子文件元数据可以包括文件名称、文件大小、文件格式、创建时间、修改时间、作者、关键词等等。
三、电子文件元数据方案的重要性1. 实现电子文件的有效管理：通过电子文件元数据，可以快速定位和检索所需的电子文件，有效提高电子文件的管理效率。
无论是个人还是组织，都能够迅速找到需要的文件，节约时间和精力。
2. 提供电子文件的可追溯性：电子文件元数据可以记录文件的创建、修改和访问等操作信息，为电子文件的追溯提供了有力的支持。
在需要查找电子文件的来源、历史记录等情况下，元数据方案能够提供必要的参考。
3. 实现电子文件的合规性管理：电子文件元数据可以记录电子文件的管理权限和访问权限，确保电子文件的安全性和合规性。
通过合适的元数据方案，可以控制文件的访问范围和权限，保护文件的机密性。
4. 支持电子文件的长久保存：电子文件元数据可以记录文件的存储位置、格式和保留期限，确保电子文件的长期保存和安全性。
通过元数据方案可以实现对电子文件的备份、迁移和恢复等管理措施，防止文件的丢失和损坏。
四、制定有效的电子文件元数据方案的要点1. 定义元数据字段：根据组织或个人的需求，明确需要记录的元数据字段，包括文件名称、文件大小、文件格式、创建时间、修改时间、作者、关键词等等。
需要根据实际情况进行调整和完善，确保元数据字段能够满足实际需求。
2. 使用标准和规范：采用行业通用的元数据标准和规范，例如Dublin Core、MARC 21等，确保电子文件元数据的一致性和可互操作性。
文书类电子档案元数据方案分析评价
文书类电子档案元数据方案分析评价江西省档案馆文书类电子档案元数据方案分析评价1.方案开头首先确定了范围，规定了电子档案元数据的一般要求和适用范围，以及确定了适用的单位，其方案可以覆盖全省各级国家综合档案馆、机关、事业单位、其它社会组织，并且其适用于管理所有文书类电子档案，以及经数字化转换形成的纸质文书档案数字副本。
2.方案的第二部分是规范性引用文件，其详细的列出了文件中的条款通过本方案的引用而成为本方案的条款，清晰明了。
3.第三部分是解释阐述元数据的术语和定义，DA/T 1-2000、DA/T 46-2009定义的以及下列术语和定义适用于这个方案。
为使用者提供了详尽的解释，让使用者使用前更加深了解，方便使用。
4.第四部分是元数据实体及元数据描述方法，首先确定元数据实体的类型，然后将各元数据实体的元数据元素构成通过表格的形式展现出来，其中包括编号和各元数据的名称，并且还区分了该元数据元素的约束性与可重复性。
表格将元数据实体构成区分成了文件实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、法规实体元数据、关系实体元数据，分类鲜明合理，排列的当逻辑清晰。
接下来该方案开始进行元数据的描述方法，其同样通过表格的形式将元数据的元素描述方法进行展示。
5.在之前的元数据实体的元素构成和描述方法的前提基础上，该方案开始进行第五部分的文件实体元数据的元素描述，其中包含文件标识符、档案门类代码、档案馆代码、组织机构代码、聚合层次、档号、题名（并列题名、副题名、说明题名文字、附件题名）、主题（主题词、关键词、分类号、机构或问题、人物）、文件编号、责任者、成文时间、内容摘要、组件名称、组件代码、文种、语种、参考信息（紧急程度、主送、抄送、页数）、电子档案生成方式、电子档案名、文件大小、格式、保管期限、附注、存储、覆盖范围、外部文件标识符、数字化信息、信息系统描述、权限、来源、密级管理、文件关联、编码数字签名......从以上的概括总结来看该方案对文件实体元数据的分类十分精细，并且以表格的形式展开，分工明确，执行力可以更强。
中华人民共和国档案行业标准文书类电子文件元数据方案
国家 档 案 局 ２０ — ２ １ 布 ０ ９ １— ６发
２ １— ６ ０ 实 施 ０００— １
（ 上期） 接
５７ 文档创 建程 序 ．． ４
编 号 Ｍ５ Ｏ
中文名称 英 文名称 定 义 目的
文件 创建 程序 ｄｃｍ ｎ ｃｅｔ ｇａｐｉ ｔｎ ｏｕ ｅｔ ｒａｉ ｐ ｌａｉ ｎ ｃ ｏ 形成 和处 理文 档 的程 序名 称和 版本 描述 电子 文件 创建环 境 。 利于 电子文 件 的管理 和利 用
『 可重复性
元素类 型 数据类 型
可重复
简单型 字 符型
编码修 饰体 系
ｉ 值域 ｆ 缺省值 Ｉ 子元素
信息来源 Ｉ 相关元素
注 释
由形成 、 管理电子文件的系统通过预定义值 自动生成或手工著录
著 录信 息 系统 的名称 、 版本 、 功能 、 开发 商名称
５８ 数 字化属 性 ． 编 号 中文名称 英 文名 称 Ｍ５ ２ 数字化 属性 ｄｇ ｉ ｔ ｎａ ｒ ｕｅ ｉｉｚ ｉ ｔ ｉ ｔｓ ｔａ ｏ ｔｂ
法甫 建 设 Ⅱ
中华 人 民共 和 国档 案 行业 标准
ＤＡ／ ４６ ２ ０ Ｔ － ０ ９
文 书类 电子 文 件 元数 据 方案
Ｍｅ ａ ａａ Ｓ ａ ｄ ｒ ｏ ｍｉ ｉｔａ ｉ ｅ Ｅｌ ｃｒ ｎ ｃ Ｒｅ ｏ ｄ ｔ ｄ ｔ ｔｎ ａ ｄ ｆ ｒＡｄ ｎ ｓｒ ｔ ｅ ｔｏ ｉ ｃ 化 的一 组关键 特 征描述
目的 约束性 可重复 性
元 素类 型 数 据类 型
记录电子文件来源的客观性和合法性信息 ， 利于电子文件 的利用 条件 选 不可 重复
容器 型
编码修 饰体 系 值域
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
缺省值
子元素 档 案馆名 称 （ ） Ｍ３
档 案馆 代码 （ ４ Ｍ ）
全宗名 称 （ ） ＭＳ
立 档单 位名称 （ ） Ｍ６
信息 来源 相关 元素
注 释
５２１ 档案馆 名称 ．．
编号 Ｍ３
中文名 称 英文名 称 定义 目的 约束性
档 案馆 名称 ａｃｉｅ ａ ｅ ｒｈｖ ｓ ｍ ｎ 集 中管 理特 定范 围档案 的专 门机构 的名称 标 识 电子文 件 所属 馆 藏机 构 ， 于 电 子文 件 交换 、 布 和 全 国性 、 利 公 区域性 目录 中心建 设 条件选
控制层 次 。如 宗 、 卷 、 目、 件等 利 于对 电子文件 的管 理 ， 电子 文件 在某 一层 次 的著 录 、 为 检索 提供 条件
必 选 不 可重 复
元素类 型 数据类 型
简 单型 字 符型
《 科技档案）０ １ ２ １ 年第 １ 期 ３ ７
法制 建 设
编码修饰体系 值域
法 制 建 设
相 同
— — — —
字 符 集 ： Ｂ ２ １ —９ ０ Ｇ ８３ — Ｇ ３２ １８ 、 Ｂ １００
注册 版本 ：．； １ ０
２０ ０ ５；
—
—
注册 机构 ： 中华 人 民共和 国 国家档 案
— —语 言 ： 中文 。
Hale Waihona Puke 局： 表 ５ 元数 据元 素描 述方 法 编号 中文 名称 英文名 称 定 义 按一 定规 则排 列 的元 数据 的顺 序 号 元数 据元 素 的中文标 识 元数 据元 素 的英 文标 识 元 数据 元 素含 义 的描 述
与该 元素 有 密切联 系 的元 素
注释
对 元 素 的进 一 步说 明
５ 文件 实体 元数 据元素 的描 述
５１聚合层 次 ．
编号 Ｍ１
中文名 称
英 文名称 定 义 目的
约束性 可重 复性
聚 合层 次
ａｇｅａ ｏ ｖｌ ｇ ｒｇｔ ｎｌ ｅ ｉ ｅ 电子 文件 在 分类 、 理 、 录 、 管 和提供 利用 时 ， 为 个体 和 特定 群体 的 整 著 保 作
缺省值
子元 素
案卷
文件
文件 在形成 、 理 、 处 管理 电子文 件 的系 统 中通 过预 定义 值域 列 表选 择 著 录或手
工著 录
信息 来源 相关 元素 注释
５２ 来 源 ．
推荐使 用预定 义值 域列表 选择 著录
Ｍ２ 来 源 ｐｏ ｅ ａｃ ｒｖｎ ｎ ｅ
编号 中文名称 英 文名称
可重 复性
３ ８
不可 重复
《 科技档案） ０ １ ２ １ 年第 １ 期
法制 建 设
元 素类 型
数 据类 型
简单 型
字符 型
编码修 饰体 系
值 域
缺 省值
子 元素
信 息来 源 相 关元 素
注 释
在管理 电子文件 的系统 中通过 预定 义值域 列 表选择 著 录或手 工著 录 档案馆 代码 （ ） Ｍ４
法 制 建 设
中华 人 民共 和国档 案行业 标准
ＤＡ／ ４ － ０ ９ Ｔ ６ ２ ０
文 书 类 电子 文件 元 数 据 方 案
Ｍｅ ａ ａ ａ Ｓ ａ ｄ ｒ ｏ ｍｉ ｉｔａｉ ｅ Ｅｌ ｃ ｒ ｎ ｃ Ｒｅ ｏ ｄ ｔ ｄ ｔ ｔ ｎ ａ ｄ ｆｒＡｄ ｎ ｓｒ ｔ ｅ ｔｏ ｉ ｃ ｒ ｓ ｖ
Ｍ８ ８ ４ ． 数据 的描述 方法 ２元
关 系描 述
所 示方 法对 元数 据元 素进行 描述 。 本标 准 所 描述 的元数 据 元 素有 四个 属 性
本 标 准 参 考 ＩＯ１ ９３ ￣ ３ Ｓ ７．： １ １ ２ ，采 用 表 ５
３ ６
《 科技档案） ０ １ ） １ 年第 １ ２ 期
目的
约束 性
描 述该 元数 据元 素必 要性 和作用
说 明采 用该 元数 据元 素 的强制性 程序 ， “ 分 必选 ” “ 、 条件选 ” “ 和 可选 ” 必 。“ 选 ” 示 总是强 制 采用 ； 条件选 ” 示 在特 定 环境 和 条件 下 必须 采 用 ；可 表 “ 表 “ 选” 表示 可采 用也 可不 采用 ， 由用 户根 据需 要确定
ｉ
Ｉ
编号
Ｍ８ ０ Ｍ８ １
元数据
业 务状态 业 务行 为
编号
元数据
Ｍ８ ２
Ｍ８ ３
行 为时 间
行 为依 据
Ｍ８ ４
行 为描 述
表 ４ 实体 关 系元数 据
编号 Ｍ８ ５
Ｍ８ ６ Ｍ８ ７
兀 数据 实体 标识 符
关 系类 型 关 系
编号
元 数 据
可重 复性 元素 类型
元数 据元 素是 否可 以重 复 出现 元数 据元 素所 属 的类别 。本标 准将 元 素分 为简单 型 、 容器 型和 复合 型
数据类 型
为表 达 元数 据元 素 值而 规定 的具 有 相 同数 学 特性 和相 同操作 集 的数 据类 别 。 标 准数据 类 型包括 字符 型 、 值 型 、 本 数 日期时 间型 。 器型元 素 没有数 容
国家 档 案局 ２ ０ — ２ １ ０ ９ １ — ６发 布
２ １— ６ Ｏ ０ ０ ０ 一 １实施
（ 上期 ） 接
表 ２ 机构 人员 实体元 数据
编号 Ｍ７ ６
兀 数据 机构 人员类 型
编号
元 数据
Ｍ７ ７
Ｍ７ ８
Ｍ７ ９
机构 人员名 称
组织 机构代码
个 人职位 表 ３ 业务 实体 元数据
定 义 目的
约束 性
对形 成 、 档 、 交 、 管 电子 文件 的单位 （ 人 ） 归 移 保 个 和全 宗 的描述 提供 电子 文件 的背景信 息 。 于对 电子 文件 的理解 、 利 管理 和利用
必选
可 重复性
元 素类 型
不 可重复
容 器型
数 据类 型 编码修 饰体 系
据类 型
编 码修饰 体 系 值 域
对 该 元数 据元 素信 息 的描 述应 遵循 的编码 规 则 ，包 括 编码 修饰 体 系 的标
识 和名 称 可 以分配 给元数 据元 素 的值
缺省 值
子元 素 信息来 源
相关元 素
该 元数据 元 素 的默认值
该 元数据 元 素具有 的下属元 素 元数 据元 素值 的来 源