中华人民共和国档案行业标准文书类电子文件元数据方案
进馆电子档案元数据规范
进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
电子文件元数据方案.doc
电子文件元数据方案电子文件元数据方案电子文件元数据方案信息来源：字体：大中小度.95.2.4保管期限.95.2.5机构问题.105.2.6类别号.115.2.7案卷号.115.2.8件号.135.2.9件内顺序.155.2.10页号.155.3全宗名称.165.4全宗形式.165.5立档单位.175.6立档单位沿革.185.7全宗档案内容介绍.185.8全宗档案历史沿革.195.9全宗档案整理体系.195.10全宗档案数量.度（5.2.3）M6保管期限（5.2.4）M7机构问题（5.2.5）M8类别号（5.2.6）M9案卷号（5.2.7）M10室编案卷号（5.2.7.1）M11馆编案卷号（5.2.7.2）M12件号（5.2.8）M13室编件号（5.2.8.1）M14馆编件号（5.2.8.2）M15件内顺序（5.2.9）M16页号（5.2.10）M17全宗名称（5.3）M18全宗形式（5.4）M19立档单位（5.5）M度(M5)保管期限(M6)机构问题(M7)类别号(M8)案卷号(M9)件号（M12）件内顺序（M15）页号（M16）信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素——注释由档案馆（室）根据电子文件实际整理结果制定档号结构，由系统自动生成档号。
5.2.1全宗号编号M3中文名称全宗号英文名称FondsID定义档案馆（室）分配给档案全宗的代码。
目的标识档案全宗，为用户提供以全宗号为条件的检索途径。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素全宗名称（M17）注释全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）给定，不属于档案馆（室）接收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。
5.2.2目录号编号M4中文名称目录号英文名称CatalogueID 定义全宗内电子文件所属目录号的代码目的标识电子文件所属目录，为用户提供以目录号为条件的检索途径。
文书类电子文件元数据方案
中华 人 民共 和 国档 案 行业 标准
ＤＡ／ ４ －２ ０ Ｔ ６ ０ ９
文 书 类 电子 文件 元数 据 方 案
Ｍ ｅ ａ ａａ Ｓ ａ ｄ ｒ ｏ ｍｉ ｉｔａ ｉ ｅ Ｅｌ ｃｒ ｎ ｃ Ｒｅ ｏ ｄ ｔ ｄ ｔ ｔｎ ａ ｄ ｆ ｒＡｄ ｎ ｓｒ ｔ ｅ ｔｏ ｉ ｃ ｒ ｓ ｖ
ｒ ｃ ｒ ｓ—Ｐ ｎ ２Ｃｏ ｃ ｐ ｕａ ａ ｄ ｍｐ ｅ ｎ ａｉ ｎ ｅ ｏｄ ａ ： ｎ ｅ ｔ ｌ ｎ ｉ ｌｍｅ ｔ ｔ ｏ
ｉ ｕ ｓ ｓ ｅ） ｓ ３ 术 语和定 义 Ｄ 厂 １２ ０ Ａ ｒ － ０ ０界定 的 以及 下列 术语 和定
Ｇ ／ ７ ０ —０ ５ 数 据 元 和 交 换 格 式 ＢＴ ４ ８ ２０ 信 息 交 换 日期 和 时 间 表 示 法 （ ｔＩＯ ｉ Ｓ ｄ
Ｐ ｎ ｉ ｅ） ｉ ｐ ｒ ｃ ｌｓ ＩＯＴ ２ ０ １ ２２ ０ 信 息 与 文 献 Ｓ ／Ｓ ３ ８ — ： ７ ０
文 件管 理过 程
文件 元 数据
第 ２部 分
概
念 与 实 施 （ｎｏｍ ｔ ｎ ａｄ ｄ ｃ ｍ ｎａｉ Ｉｆ ａｉ ｎ ｏｕ ｅｔｔ ｎ— ｒ ｏ ｏ
Ｒｅ ｏ ｄ ｍａ ａ ｅ ｎ ｐ ｏ ｅ ｓ ｓ － ｅ ａ ａ ａ ｏ ｃｒｓ ｎ ｇ ｍｅ ｔ ｒ ｃ ｓ ｅ Ｍ ｔｄ ｔ ｆ ｒ
的文件 。
ｆ ＢＴ １８ ４ ２ ０ ， Ｇ ／ ８ ９ — ０ ２ 定义 ３１ ．１
Ｇ １ ７４ １９ 全 国组织 机构 代码 编制 Ｂ １— ９ ７ １
规 则
Hale Waihona Puke Ｇ ／ １４ ８ 档案分类标 引规则 Ｂｒ ５ １ ｒ
Ｇ １００ ２０ 信息技术 Ｂ ８３— ０５ 符集
文书类电子文件元数据方案
元 素类 型 数 据类 型
简单 型 字符 型
编码修饰体 系 值 域
缺省值
子元 素
信息来源
相关 元 素
在形成 、 处理 、 管理 电子文件的系统中手工著录 满足下列任一条件 时， 本元素必选 ： ａ ） 聚合层次 （ ） Ｍ１的值为“ 案卷” 由档案室著录； 且 ｂ聚合 层次 （ ） ） Ｍ１的值 为“ 文件 ” 文件 按立卷 方 式整 理并 由档 案室 著 录 ； 且
字符 型
编 码修饰 体 系 值 域
缺省 值 子元 素 信 息 来源 相关 元 素
在 形 成 、 理 、 理 电子 文 件 的 系统 中通 过 预 定 义值 域 列 表 选 择 著 录 或 处 管
手工 著 录
注释
５ ． 类 别 号 ．６ ４
编号
当电子文件按机构或问题分类整理时， 本元素必选 。推荐使用预定义值 域 列 表选择 著 录
国家 档 案 局 ２ ０ — ２ １ 布 ０ ９ １— ６发
（ 上期） 接
２ １— ６ Ｏ 实 施 ００ ０一 １
５４５ 机构 或 问题 ．． 编号 中文 名称 Ｍｌ ３ 机 构或 问题
英文 名称 定义 目的 约束 性 可重 复性 元 素类 型
数 据类 型
ｏｇｎｚｔｎｌ ｔ ｃｕｅｏ ｎｔ ｎ ｒａｉ ｉ ａ ｒ ｔｒ ｒｕ ｃｉ ａ ｏ ｓｕ ｆ ｏ 对 电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果 区分 电子文 件类 别 ， 于 电子文件 的管理 ， 供检 索 点 利 提 条 件选 小 口重 复 Ｊ 简单 型
Ｍ１ ４
中文名 称 英 文名 称
类 别 号 ｃｔ ｏｙｃｄ ａｅ ｒ ｏｅ ｇ
《归档文件整理规则》电子文件的其他整理要求(之七)
《归档文件整理规则》电子文件的其他整理要求（之七）作者：邹杰来源：《档案天地》2018年第04期编者按：国家档案局于2015年10月25日批准发布档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式实施。
为使各地档案工作者准确了解掌握标准规范的内涵，本刊分八期刊登国家档案局专业人员的系列解读。
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）规定，电子文件整理除组件、分类、排列、编号、编目等与纸质文件类似的整理环节外，还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等特有的整理环节。
格式转换1.电子文件的归档格式要求现阶段常用的文书类电子文件格式包括WPS、DOC（X）、RTF、OFD、PDF、PDF/A和TIFF等。
为确保归档后电子文件长期可用，在电子文件整理工作中，各单位必须充分考虑电子文件对于软硬件系统的依赖性，对电子文件的格式提出要求。
在电子文件归档格式选择上，最关键的衡量指标就是“通用”和“开放”。
“通用”是指电子文件归档格式要能够在绝大多数计算机上正常的显示和浏览。
“开放”是指任何人都可以按照公开的文件标准对电子文件进行正常的解析和浏览。
只有这样，电子文件才能真正实现电子文件长期保存的目标。
2014年，国家档案局印发《数字档案室建设指南》，对文书类电子文件（电子公文）的归档格式做出规定：电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47 - 2009），并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换。
集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC 等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。
2.电子文件格式转换电子文件格式转换就是为了长期保存和长久可用，将不符合归档要求的电子文件格式转换为符合《数字档案室建设指南》要求的归档文件格式。
十年间我国发布档案标准84项
国家标准·GB/T 9705-2008《文书档案案卷格式》·GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》·GB/T 13967-2008《全宗单》·GB/T 15418-2009《档案分类标引规则》·GB/T 24422-2009 《信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求》·GB/T 24573-2009《金库和档案室门耐火性能试验方法》·GB/T 25100-2010《信息与文献都柏林核心元数据元素集》·GB/T26162.1-2010《信息与文献文件管理第1部分：通则》·GB/T26163.1-2010 《信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：通则》·GB/Z26822-2011《文档管理电子信息存储真实性可靠性建议》·GB/T 26841-2011《基于电子商务活动的交易主体企业信用档案规范》·GB/T 28042-2011《基于电子商务活动的交易主体个人信用档案规范》·GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》·GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》·GB/T 30108-2013 《信息与文献图书馆和档案馆的图书、期刊、连续出版物及其它纸质文献的装订要求方法与材料》·GB/T 30235-2013《古代壁画保护修复档案规范》·GB/T 31021.2-2014 《电子文件系统测试规范第2部分：归档管理系统功能符合性测试细则》·GB/T 50328-2014 《建设工程文件归档规范》·GB/T 31599-2015《社会保险业务档案管理规范》·GB/T 31913-2015《文书类电子文件形成办理系统通用功能要求》·GB/T 31914-2015《电子文件管理系统建设指南》·GB/T 31952-2015《企业信用档案信息规范》·GB/T 32623-2016 《流动人员人事档案管理服务规范》·GB/T 18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》·GB/T 33189-2016《电子文件管理装备规范》·GB/T 33190-2016《电子文件存储与交换格式、版式文档》·GB/T33870-2017《干部人事档案数字化技术规范》·GB/T 34110-2017 《信息与文献文件管理体系基本术语》·GB/T 34112-2017《信息与文献文件管理体系要求》行业标准·GA/T 749-2008《公安档案信息数据交换格式》·HB 7837-2008《航空产品数字化文件档案管理通用要求》·DA/T 37-2008《历史图牒档案修裱技术规范》·DA/T 39-2008《会计档案案卷格式》·DA/T 40-2008《印章档案整理规则》·DA/T 41-2008《原始地质资料立卷归档规则》·WW/T 0010-2008《馆藏金属文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0011-2008《馆藏出土竹木漆器类文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0012-2008《石质文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0020-2008《文物藏品档案规范》·DA/T 42-2009《企业档案工作规范》·DA/T 43-2009 《缩微胶片数字化技术规范》·DA/T 44-2009《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》·DA/T 45-2009《档案馆高压细水雾灭火系统技术规范》·DA/T 46-2009《文书类电子文件元数据方案》·DA/T 47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》·DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》·WW/T 0023-2008《陶质彩绘文物保护修复档案记录规范》·WW/T 0027-2008《馆藏纸质文物保护修复档案记录规范》·JGJ25-2010《档案馆设计规范》·DA/T 49-2012《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》·DA/T 12-2012《全宗卷规范》·DA/T 14-2012《全宗指南编制规范》·CJJ/T 187-2012《建设电子档案元数据标准》·LY/T2020-2012《林业科学技术研究课题档案数字化管理规范》·GA/T977-2012《取证与鉴定文书电子签名》·DA/T 49-2012《特殊和超大尺寸纸质档案数字图像输出到缩微胶片上的技术规范》·DA/T52-2014《档案数字化光盘标识规范》·DA/T53-2014《数字档案COM和COLD技术规范》·DA/T54-2014《照片类电子档案元数据方案》·DA/T56-2014《档案信息系统运行维护规范》·DA/T57-2014《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》·DA/T58-2014《电子档案管理基本术语》·DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》（代替DA/T 31—2005）·DA/T 35-2017《档案虫霉防治一般规则》（代替DA/T 35—2007）·DA/T 59-2017《口述史料采集与管理规范》·DA/T 60-2017《纸质档案真空充氮密封包装技术要求》·DA/T 61-2017《明清纸质档案病害分类与图示》·DA/T 62-2017《录音录像档案数字化规范》·DA/T 63-2017《录音录像类电子档案元数据方案》·DA/T 64.1-2017《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分》·DA/T 64.2-2017《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》·DA/T 64.3-2017《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》·DA/T 65-2017《档案密集架智能管理系统技术要求》·DA/T 66-2017《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规范》·DA/T 67-2017《档案保管外包服务管理规范》·DA/T 68-2017《档案服务外包工作规范》地方标准·DB32/T 《1894-2011档案数字化转化操作规程》（江苏省质量技术监督局和江苏省档案局制定）·DB65/T 3637-2014《组织机构代码电子档案采集规范》（新疆维吾尔自治区质监局发布）·DB44/T 1313-2014《组织机构代码电子档案管理规范》（广东省质量技术监督局发布）·DB22/T 2237-2015《质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范》（吉林省质量技术监督局发布）。
新技术背景下高校OA系统电子文件管理研究
信息化建设Informationization Construction新技术背景下高校0A系统电子文件管理研究■王洁怖广东工业大学档案馆摘要：随着新技术的快速发展.高校0A系统电子文件管理面临着巨大的挑战。
本文基于新技术背景下高校0A系统电 子文件管理的现状，分析了高校0A系统电子文件管理存在的问题，并对高校0A系统电子文件管理提出了一些建议。
关键词：0A系统；电子文件；电子档案；档案管理随着信息化第三次浪潮的到来，新技术快速发展，数字化、网络化和智能化技术已渗透到档案管理领域。
新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）从2021年丨月1日开始施行。
《档案法》第五章第三十七条规定：电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。
国家档案局、科技部令第15号《科学技术研究档案管理规定》（以下简称《管理规定》）从2020年11月1日开始施行。
《管理规定》第十八条规定，符合下列条件的单位，科研电子文件可仅以电子形式归档保存：（一）形成的科研电子文件来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输……从此，档案界一直争论不休的“双套制”“单套制”及电子档案的合法性有了明确说法，人们已站在发展的转折点上，电子化的方向己然明了叫电子档案管理进入一个全新的阶段。
因此，OA系统电子文件管理面临着全新的挑战。
概述从制度的层面看，我国从一开始就通过政策和标准的形式强制要求全国各部门对电子文件采用“双套制”归档方式。
中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》第十五条规定，高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）总则第4.5条规定：具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。
归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。
2003年国家档案局以第6号令发布的《电子公文归档管理暂行办法》第七条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
文书类电子档案元数据方案分析评价
文书类电子档案元数据方案分析评价江西省档案馆文书类电子档案元数据方案分析评价1.方案开头首先确定了范围，规定了电子档案元数据的一般要求和适用范围，以及确定了适用的单位，其方案可以覆盖全省各级国家综合档案馆、机关、事业单位、其它社会组织，并且其适用于管理所有文书类电子档案，以及经数字化转换形成的纸质文书档案数字副本。
2.方案的第二部分是规范性引用文件，其详细的列出了文件中的条款通过本方案的引用而成为本方案的条款，清晰明了。
3.第三部分是解释阐述元数据的术语和定义，DA/T 1-2000、DA/T 46-2009定义的以及下列术语和定义适用于这个方案。
为使用者提供了详尽的解释，让使用者使用前更加深了解，方便使用。
4.第四部分是元数据实体及元数据描述方法，首先确定元数据实体的类型，然后将各元数据实体的元数据元素构成通过表格的形式展现出来，其中包括编号和各元数据的名称，并且还区分了该元数据元素的约束性与可重复性。
表格将元数据实体构成区分成了文件实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、法规实体元数据、关系实体元数据，分类鲜明合理，排列的当逻辑清晰。
接下来该方案开始进行元数据的描述方法，其同样通过表格的形式将元数据的元素描述方法进行展示。
5.在之前的元数据实体的元素构成和描述方法的前提基础上，该方案开始进行第五部分的文件实体元数据的元素描述，其中包含文件标识符、档案门类代码、档案馆代码、组织机构代码、聚合层次、档号、题名（并列题名、副题名、说明题名文字、附件题名）、主题（主题词、关键词、分类号、机构或问题、人物）、文件编号、责任者、成文时间、内容摘要、组件名称、组件代码、文种、语种、参考信息（紧急程度、主送、抄送、页数）、电子档案生成方式、电子档案名、文件大小、格式、保管期限、附注、存储、覆盖范围、外部文件标识符、数字化信息、信息系统描述、权限、来源、密级管理、文件关联、编码数字签名......从以上的概括总结来看该方案对文件实体元数据的分类十分精细，并且以表格的形式展开，分工明确，执行力可以更强。
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国家 档 案 局 ２０ — ２ １ 布 ０ ９ １— ６发
２ １— ６ ０ 实 施 ０００— １
（ 上期） 接
５７ 文档创 建程 序 ．． ４
编 号 Ｍ５ Ｏ
中文名称 英 文名称 定 义 目的
文件 创建 程序 ｄｃｍ ｎ ｃｅｔ ｇａｐｉ ｔｎ ｏｕ ｅｔ ｒａｉ ｐ ｌａｉ ｎ ｃ ｏ 形成 和处 理文 档 的程 序名 称和 版本 描述 电子 文件 创建环 境 。 利于 电子文 件 的管理 和利 用
『 可重复性
元素类 型 数据类 型
可重复
简单型 字 符型
编码修 饰体 系
ｉ 值域 ｆ 缺省值 Ｉ 子元素
信息来源 Ｉ 相关元素
注 释
由形成 、 管理电子文件的系统通过预定义值 自动生成或手工著录
著 录信 息 系统 的名称 、 版本 、 功能 、 开发 商名称
５８ 数 字化属 性 ． 编 号 中文名称 英 文名 称 Ｍ５ ２ 数字化 属性 ｄｇ ｉ ｔ ｎａ ｒ ｕｅ ｉｉｚ ｉ ｔ ｉ ｔｓ ｔａ ｏ ｔｂ
法甫 建 设 Ⅱ
中华 人 民共 和 国档 案 行业 标准
ＤＡ／ ４６ ２ ０ Ｔ － ０ ９
文 书类 电子 文 件 元数 据 方案
Ｍｅ ａ ａａ Ｓ ａ ｄ ｒ ｏ ｍｉ ｉｔａ ｉ ｅ Ｅｌ ｃｒ ｎ ｃ Ｒｅ ｏ ｄ ｔ ｄ ｔ ｔｎ ａ ｄ ｆ ｒＡｄ ｎ ｓｒ ｔ ｅ ｔｏ ｉ ｃ 化 的一 组关键 特 征描述
目的 约束性 可重复 性
元 素类 型 数 据类 型
记录电子文件来源的客观性和合法性信息 ， 利于电子文件 的利用 条件 选 不可 重复
容器 型
编码修 饰体 系 值域
缺省值 子元 素 数字 化对 象形态 （ ３ Ｍ５ ）
约束性
可 重复性 兀 素类 型
可选
不 口重 复 Ｊ ‘ 简单 型
数 据类 型
字符 型
编码修饰体系 值 域
缺省值
子 元 素
信 息来 源
相 关元 素 注释
由形成 、 处理 、 管理 电子 文件 的系 统捕获 或手 工著 录
５ ． 信息 系统 描述 ．５ ７
编号 Ｍ５ １
扫描 分辩 率 （ ４ Ｍ５ ） 扫描 色彩模 式 （ ５ Ｍ５ ） 图像 压缩 方案 （ ６ Ｍ５ ）
信息来 源
ｌ 相关元素
｝ 注释
（ 未完待 续 ） 责 任编辑 ： 晓莉 王
当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时 ， 本元素必选
４ ０
《 科技档 案｝ ０ ２年第 ３ ２１ 期
中文 名称
英 文名称
信息 系统 描述
Ｉｆ ｍ ｔ ｎｓｓ ｍ ｄ ｓｒ ｔ ｎ ｎｏ ａｉ ｙｔ ｅｃｉ ｉ ｒ ｏ ｅ ｐｏ ’
《 科技档案）０２年第 ３ ） １ ２ 期
３ ９
法 制建 ｉ 殳
定义 目的
Ｉ约束性
生成或管理电子文件的信息系统的描述信息 描述 电子文件创建和管理背景信息 ，保存电子文件来源的真实性和合法 性 信息 可选