OA工作流之表单和报表的设计与应用实例

OA工作流之表单和报表的设计与应用实例
石头在上一篇文章“OA工作流之图形化流程设计和条件跳转实例”，我们了解了OA工作流的流程设计特点，本文将继续在华天动力OA系统的试用版本中进行实例演示，介绍一下表单和报表在工作流中的应用。

一、什么是表单？什么是报表？
表单用来显示查询或输入的数据。

可以是纸类的文件，或者是计算机查询与输入的画面。

报表只包含事先定义需要汇总内容的数据(不能任意决定查询的内容)，只能用来阅读或观看的被动文件。

通常报表数据包含了一段时间经营或管理的统计信息，而这些信息的统计与查询的方式，通常很少需要变动。

你可以简单理解为：表单用于数据录入，报表用户统计汇总。

一个优秀的OA软件，必须要同时具备表单和报表两种功能，而且要分开设计，这样才便于用户使用。

但大多数OA软件确实是只有表单，而没有报表，或者报表不完善，不能对审批后的表单实现复杂的统计汇总功能，使表单失去了存在的意义，也使OA软件的价值大打折扣。

二、表单的设计和使用
和其他OA系统一样，华天动力也提供了表单设计器，设计表单非常的直观和简单，下图是一个设计好的报销单：
这个报销单看似简单，其实里面还是有一些玄机的：
1、自动选择审批流程：系统可以根据表单中的每个域的字段值控制表单的下一步流
向，不同岗位、不同数额的申请具有不同流程和权限，系统会根据起草人的填写自动选择审批流程。

如报销金额大于等于3000元时，必须由总经理审批，报销金额小于3000元时，由部门经理审批后直接跳转到财务经理。

这样做的好处是可以大大减少流程设置的工作量，特别适用于规模比较大的用户。

2、详细的权限控制：在这个表单上，谁可以看到哪些内容，谁只能看不能写（修改），
谁既能看又能写，能在哪个区域写，都可以一一的设置。

比如部门经理只能在自己的输入框内签字，无法在总经理的输入框内签字，出纳只能查看，无法修改表单。

这样做的好处是有效防止误操作和越权审批。

看看下面这个权限设置图，华天动力OA将权限分为主表和明细表两部分，可谓是非常细致了，赞一个：
3、支持明细表单：刚才说到明细表，这也是很多OA系统不支持的，明细表可以让你
在表单中添加多个明细条目，并且在报表中可以对明细表的内容分别统计。

如上面的报销单中红框的部分就是明细表。

4、数据整合：可以从第三方系统（如ERP系统）引入数据到工作流表单中，通过工作
流表单流转后，再回写到ERP系统中，实现 ERP数据的流转。

三、报表的设计和使用
通过华天动力内嵌的报表系统能够生成各类统计报表，对已经审批完毕的表单进行各种类型的统计汇总，如下图：
也可针对特定部门、特定日期，显示对应报销单的饼状图或柱形图，如下图：
作为最终的工作成果，报表工具为管理者提供了丰富、精确的统计数据，帮助他们做出科学决策，所以报表的作用远远超过表单，缺乏报表功能的OA系统是非常不完善的。

四、如何评估表单和报表
表单和报表工具比较抽象、难懂，但意义重大，如果不深入的体验，很难看清其优劣，造成使用上的障碍。

总结来说，优秀的表单和报表功能要具有以下5个特点：
1、设计简单、方便、直观，表单比较美观；
2、权限控制机制完善；
3、支持跨系统整合数据；
4、可以对审核后的表单进行各种形式的统计汇总；
5、稳定性好，不能总出现找不到数据的现象。