档案管理培训教程

永久性保存的文书文件
关于负责人、干部的资料 传阅批审文件、裁决的重要文件 重要的统计文件 年度预算、决算文件 与土地、房地产（建筑物）、电话等相关的重要文件 与职工的履历、正本、保证书、任免书等相关的资料， 以及姓名册及其他的人事、保健、工资、津贴等资料 顾客名单 “制定计划书”、原图（设计图）、重要的试验、研 究报告书及其他
文书主义和私有化的弊病
文书主义的弊端 公私不分 追究假公济私的行为 尽可能处理掉手头的文件
档案管理系统的编排
使用文件（未处理的悬案文件） 已处理文件
卧式档案管理
采用“垂直插入”的整理方法，如同对 卡片进行分类时，把卡片垂直插入卡片 箱那样。 适用于“使用文件”的整理
卧式档案管理的优点 （并列式整理法）
不要文件废弃处理标准
简记、追忆类（已作废的） 已整理撰写过的原稿 已作出答复的、用完的文书 贺年片、慰问信、答谢信、日程安排 报纸 看过的杂志 已成为正式文件的复印件、报表等 作为参考用的报告书、通知、报表等 不属本科室工作范畴，但与业务相关并已由主管部门 保管的文件类 还有其他当时认为有必要，但一直没用上的东西
卧式档案管理的整理
字母分类的整理法 数字分类的整理法 地区分类整理法 职业功能分类整理法 主题分类整理法
文书的使用频率
100%
使 用 频 率
看文件的次数（使用频率） 以100为基数，其中的99 次是在半年之内，一年以 后调阅的次数不到一次
半年
1年
2年
3年
永久性保存的文书文件
公司的史料、章程、规划 公司的重要刊物、图画 重要的合同书、申请书、志愿书、申报书 官方认可的证件，如执照、许可证等 与注册在案、专利等相关的重要文件 与诉讼有管的文件 与礼仪、仪式、典礼相关的重要文件内 与“外部集团加入或退出本公司”相关的文件 股东总会、股东名册，以及其他与股份相关的重要文 件 与公司资产、债权相关的文件
发挥讯息作用的三阶段
对原始讯息进行分析加工，把它们归纳 成便于人们掌握的形式 在加工的基础上，产生某种新的想法、 概念 判断这一想法、概念的对错及采用价值
摆脱“讯息祸”的方法
选择适合自己目标的讯息
接触种种讯息以扩大自己的视野、眼界 不要企图把所有的讯息全看懂、看会，不要受
传统观念的约束 要站在自己的立场，即根据自己的要求选择讯息 将发挥不了作用的讯息资料处理掉 语言是一种“虚像”，而现实是“实像”我们要确认
文书管理存在的问题
原因
其他
没有文书管 理规定
7.1% 7.9%
每天文件资料 的产量过多
42.1%
11.9%
没有专职负责人
12.7%
没有采用档案管理系统
18.3%
对文件资料的价 值观不正确
档案管理系统的特点
它是为使用文书、文件而制定的制度 而不是资料整理制度的善后处理 是提供全方位服务的制度 组织当中的任何人都可以使用这些资源 是一种便于实施的制度 是一种能提高 办公效率的制度
确立档案管理系统的关键
组织内部的各种文件资料不要放在个人 手里,都能随时将他们所需要的任何文件 调出来使用,为此要遵循“三不原则” 不能(随便)做 不能(随便)发 不能(随便)拿
百度文库
与文书各层次相使用的管理办法
文书的制作阶段-实施“源流管理” 文书的处理(复写、印刷等)-实施“分散、 集中管理” 文书的保管-实施“分散整理、集中保存” 文书的废弃-采取“共同废弃”的形式
“现实”这一“实像” 要凭自己的直觉、理解力，来找出必要的讯息 不要被你所收集到的讯息束缚住
摆脱“讯息祸”的方法
节省找资料的时间
使用方便的分类项目 当天的讯息要在当天整理出来 不要追求十全十美的分类 分类项目以少为佳 规划出“其他”项目栏，并发挥这一栏目的作用
摆脱“讯息祸”的方法
保持讯息的新颖度
与现实无关的资料没什么使用价值 重新“评估”资料的工作，要经常进行，并不断地
补充不足的部分 不需要的资料要下决心处理掉 文件资料并不是收藏品
摆脱“讯息祸”的方法
提供适合于对方的资料、讯息
先确认对方是谁，然后在研究向对方提供什么讯 息
根据对方的具体情况做到“同步发信” 结论要放在前面，文章要简洁明了 量多并不意味着它就是好资料 列举的数字要对比、组合，尽可能以图表说明
档案管理培训教程
路漫漫其悠远
少壮不努力，老大徒悲伤
课程目标
使部门档案公有化，将要用的资料文件 化，提高工作效率
在工作时常常会遇到的情况？
必要的资料忘记收到什么地方去了，不能立 即调出来 文件柜内装满了旧资料，处理不了 相同的资料在同一文件柜内分好几处存放 由于主管资料的人缺席，他主管的文件不知 收到哪里，以致影响了工作的进展 在进行业务交接时，不能顺利地进行工作交 接
文书管理存在的问题
状况
其他2.8%
在各部门实 施着讯息的 重复性管理
8.8%
没有管理场所 办公环境恶化
28.2%
没有采用长 期保存及防 灾措施
各部门无法形 成一个系统性 的管理体制
11.6% 13.6%
14.9%
19.9%
不能 正 确地把 握管理 资料的 内容
管理困难，档案 管理系统处于混 乱状态
可以对文件进行有系统的分类、整理、 保管
根据需要随时调出文件
收存不费时间
文件柜比其他保管容器占地少，节省空 间
卧式档案管理的构成
预先将所有的文书文件，按照一定的分 类基准加以整理 放在写有标题的文件夹中 把这些文件夹横放在整理箱（多层文件 整理箱）的抽屉里 设立标题卡，将文件分门别类 采用便于随时调出的整理方法
保存三年的文书、文件
与附属设施相关的文书、文件，以及其他有关动产、 不动产的简易文件 有关职员的调动、工资、津贴、劳基法、卫生、保健、 健康保险等，暂时性权力和义务的文件、提案制度等 资料 与经营管理相关的辅助性资料 简易税务文件 与宣传、市场调查、计划等相关的一般性材料 与购入物品的出纳、保管、移交等相关的文件 与制造技术相关的简易文件、资料
保存十年的文书、文件
主管会议记录 与税务相关的重要资料 月结算文件、重要的商业帐簿 有关于材料、商品构入，和提取机械、零件的重要文 件 有关股东过户（更换名义）的文件 宣传与促销相关的统计报告书
保存五年的文书、文件
买和卖等与贸易相关的帐簿及主要传票
保存三年的文书、文件
管理监督人员的会议记录、代理商会议记录、技术洽 谈会记录 条文的“增订”和“修改”相关文件 简易合同书类 与官方机构有关的简易认可书、申请书等资料 干部、职员任免资料 文件的收发登记本 对今后仍有参考价值的往返函件 工作日报 简易统计文件