电子文件
什么是电子文件的意思概念介绍种类与特征
什么是电子文件的意思概念介绍种类与特征电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，那么你对电子文件了解多少呢?以下是由店铺整理关于什么是电子文件的内容，希望大家喜欢!什么是电子文件电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。
电子文件的基本特征第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。
数字信息使用0和1两种两种数码的组合来记录信息，每一个0或1叫做1个比特，需要记录的信息用一串比特存储于计算机存储器(包括内存储器和各种外存储器)中，并可通过通信网络进行传输。
第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
电子文件的种类1、文本文件2、图像文件3、图形文件4、影像文件5、声音文件6、超媒体链结文件7、程序文件8、数据文件电子文件的对比区别电子文件广义的“电子文件” 一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念相对应。
按照现代文档一体化的理念，广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。
而狭义的“电子文件”，特指由政府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的(但不限于公文，还包括各类业务文件材料和数据)，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。
档案登记备份所指的电子文件是广义的电子文件。
电子数据电子数据是指基于计算机应用、通信和现代管理技术等电子化技术手段形成的，包括文字、图形符号、数字、字母等的用户和计算机环境数据，它包括各类电子文件和电子文档。
电子文件管理
NO.11.电子文件概念的内涵：电子文件首先是文件，它应满足文件的所有要求。
电子文件是以数字形式进行记录的，并可为电子计算机等设备所处理。
电子文件的构成方式由内容、背景信息、结构三要素构成。
2.电子文件的特点：1、信息的非人工识读性。
2、系统的依赖性，信息对计算机设备及标准的依赖性。
3、信息与特定记录载体之间的可分离性。
4、结构的二重性，即信息的物理结构和逻辑结构是可分离的。
5、信息存储的高密度性，即具有海量存储的特点。
6、信息载体材料的不稳定性：容易受到外界条件的影响；在使用中容易损坏。
7、信息的可变性和可操作性，即信息的内容和格式容易被修改、编辑，修改可以不留痕迹。
作用：1、使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率。
2、电子文件的产生，意味着信息处理走向自动化，并有利于文档一体化。
3、电子文件能够进行网络化传输，充分发挥信息资源共享优势。
4、电子文件能集成多元化信息。
5、电子文件有利于组建国家综合信息系统。
3.如何认识电子文件的原始性？其原始性认定存在哪些困难？认识：1、内容的原始性，是文件（档案）产生的主要原因和直接目的。
与图书等不同，它是作为记录和办事工具，为了处理当时某些事物的需要而产生的。
因此，它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据。
2、形体的原始性，在档案的实体形态上，文件保留着真实的历史标记。
困难：1、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。
2、电子文件制作过程的“虚拟化”使得对其原件的界定难以实现。
3、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地“迁移”，以适应新的“生存环境”。
4、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。
5、电子文件不再具有特定的字体。
6、目前电子文件的签署技术还不普及。
4.文件生命周期理论的主要内容：1、文件从形成到销毁或者永久保存是一个完整的运动过程。
2、这一过程依据文件价值形态的变化可以划分为若干阶段。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
电子文件的概念
电子文件的概念电子文件是指以电子形式保存的各种文件，包括文字、图片、音频、视频等。
在计算机科学和信息技术领域，电子文件是记录、存储和传输信息的基本单位。
电子文件的概念可以追溯到计算机的发明和广泛应用。
在计算机出现之前，人们主要使用纸质文件来进行信息记录和存储。
随着计算机的普及，人们开始使用电子设备来替代纸质文件，将信息以电子形式保存。
电子文件的首要特点是可以通过计算机进行快速访问、编辑和传输。
相比于纸质文件，电子文件具有更高的存储密度、易于复制、传输和搜索的特点。
电子文件的形式多样，可以是文字文档、电子表格、图片文件、音频文件、视频文件等。
文字文档是最常见的电子文件形式，例如Doc、PDF、TXT等。
电子表格以Excel为代表，可以方便地存储和计算大量数据。
图片文件可以是JPG、PNG等格式，用于保存照片、插画等图像信息。
音频文件主要用于存储音乐、语音等声音信息，例如MP3、WAV等格式。
视频文件则用于保存动态图像和声音信息，如MP4、AVI等格式。
电子文件具有许多优点。
首先，电子文件可以进行快速访问和编辑，节省了人们查找和处理信息的时间。
其次，电子文件可进行无损复制和传输，方便了信息的共享和传递。
再次，电子文件可以通过网络进行远程访问和存储，不受时间和空间的限制。
另外，电子文件可通过密码和加密来保护信息的安全性，不易被非法获取和篡改。
电子文件也存在一些挑战和问题。
首先，电子文件的存储和传输需要依赖电子设备和网络，一旦出现硬件故障或网络故障，可能导致文件丢失或损坏。
其次，电子文件的格式和版本兼容性也是一个难题，不同的软件和系统可能对同一文件的解读会有差异。
此外，电子文件也面临着信息安全的威胁，例如病毒、黑客攻击等。
为了解决这些问题，人们提出了一些相关的技术和方法。
首先，人们开发了各种文件格式和标准，例如PDF、HTML、XML等，用于统一不同软件和系统对电子文件的处理方式。
其次，人们研究和应用数据压缩、数据加密等技术，以提高电子文件的存储效率和安全性。
《电子文件管理指南》内容
《电子文件管理指南》内容以下是 7 条《电子文件管理指南》内容：1. 嘿，你知道吗，电子文件可不像咱家里的普通物件，随便放哪儿都行！就像把珍贵的瓷器放在安全的柜子里一样，咱得给电子文件找个合适的“家”。
比如说，咱得把工作文件分类整理好，放在专门的文件夹里，不然找起来那不得像大海捞针啊！2. 哎呀呀，可别小瞧了给电子文件取名字这事儿。
这就跟给孩子起名字似的，得有意义呀！你想想，要是文件名乱七八糟的，你能分得清哪个是哪个吗？比如把“工作总结”就明确叫“[年份]工作总结”，多清楚呀！3. 嘿呀，你有没有过不小心删掉重要电子文件的时候？那可真是傻眼啦！所以啊，定期备份就特别重要！就好像给自己准备个降落伞，遇到意外情况也不怕。
可以用移动硬盘或者云存储来备份，别等到失去了才后悔莫及呀！4. 哇塞，电子文件也得注意安全哦！这就好比你的宝贝得放在保险箱里一样。
设个强密码，可别弄个太简单的，不然就跟没锁门差不多。
还要小心病毒、黑客啥的，可不能让他们偷走咱的宝贝文件啊！5. 哟呵，电子文件也会过时的哟！就跟时尚潮流一样，有些文件过了那段时间就没啥用啦。
别舍不得删，该清理就清理，给你的存储空间腾出点地方来，让它保持清爽整洁。
不然等空间满了，你又得着急啦！6. 嘿，咱跟电子文件打交道可不能马虎哟！就像搭积木一样，得一块一块仔细堆。
比如每次编辑完文件，都要记得保存。
万一没保存就出问题了，那不就白干啦，多郁闷呐！7. 同志们呐，管理电子文件可得用心啊！这不是件小事儿。
如果管理不好，那真的会给自己带来很多麻烦呀！咱们得认真对待，把它当成我们工作生活的好帮手，而不是给自己添乱的麻烦哟！咱要让电子文件乖乖听话，为我们服务好！。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言随着信息技术的发展，电子文件的管理已经成为现代组织不可或缺的一部分。
为了确保电子文件的安全、可靠和高效管理，制定一套电子文件管理规范是非常必要的。
本文将详细介绍电子文件管理规范的要求和标准，以确保组织能够有效地管理和利用电子文件。
二、定义1. 电子文件：指以电子形式存在的各种文书、档案和资料，包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片等。
2. 电子文件管理：指对电子文件进行组织、存储、检索、保护和销毁的一系列活动。
三、电子文件管理的原则1. 法律合规原则：电子文件管理必须符合国家相关法律法规的要求，包括但不限于《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等。
2. 信息安全原则：电子文件管理必须确保电子文件的机密性、完整性和可用性，采取适当的安全措施，防止电子文件被非法访问、篡改或丢失。
3. 统一标准原则：电子文件管理应遵循统一的标准和规范，确保电子文件的格式、命名、存储和检索方式统一规范，便于管理和利用。
4. 生命周期管理原则：电子文件应按照其生命周期进行管理，包括电子文件的创建、存储、检索、归档和销毁等各个环节。
5. 便捷利用原则：电子文件管理应提供便捷的检索和利用方式，确保用户能够方便地获取所需信息。
四、电子文件管理的要求1. 电子文件的创建a. 电子文件应使用标准的电子文档格式，如PDF、DOCX等，以确保文件的可读性和可编辑性。
b. 电子文件的创建应采用合法合规的方式，包括合法的电子签名和时间戳等。
c. 电子文件应具备明确的文件属性，包括文件名称、创建者、创建日期、文件大小等信息。
2. 电子文件的存储a. 电子文件应存储在安全可靠的存储设备中，如服务器、网络硬盘等，确保文件不会丢失或损坏。
b. 电子文件的存储应具备备份和恢复机制，以防止意外情况导致文件丢失或损坏。
c. 电子文件的存储应采用合适的存储结构和目录管理方式，便于文件的组织和检索。
3. 电子文件的检索a. 电子文件应具备良好的检索功能，包括按文件名称、文件属性、文件内容等进行检索。
电子文件管理
和合作。
企业领域
企业在日常运营中产生的大量电子文件， 如合同、发票、报告等，需要进行有效的 管理和利用，以支持企业的决策和运营。
个人领域
个人用户可以利用电子文件管理工具，对 个人文档、照片、视频等电子文件进行整 理和保存，方便查找和使用。
安全性。
防火墙保护
在网络边界部署防火墙，防止 未经授权的访问和数据泄露。
定期安全审计
定期对系统进行安全审计，及 时发现和修复潜在的安全漏洞
。
员工培训与教育
加强员工的安全意识培训，提 高员工对数据安全的重视程度
。
05
电子文件的检索与利用
检索原理与方法
基于关键词的检索
基于元数据的检索
通过输入与文件内容相关的关键词，快速 定位到目标电子文件。
电子文件占用物理空间小，可大量存 储于计算机等设备中，节省存技术的应用
随着云计算技术的发展，电子 文件将更多地存储在云端，用
户可随时随地访问和使用。
大数据技术的应用
大数据技术可帮助用户更好地 管理和分析电子文件，挖掘其 中的价值。
人工智能技术的应用
人工智能技术可应用于电子文 件的自动分类、识别和整理等 方面，提高电子文件的管理效 率。
设定备份计划，定期对重要文件进行 备份，以防止数据丢失或损坏。
增量备份
仅备份自上次备份以来发生变化的部 分，减少备份时间和存储空间占用。
差分备份
备份自上次完全备份以来发生变化的 部分，相对于增量备份更易于恢复。
灾难恢复计划
制定应对自然灾害、人为破坏等意外 情况的恢复计划，确保在极端情况下 能够及时恢复重要数据。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理是现代化办公环境中必不可少的一项工作。
为了更好地保护和管理电子文件，确保文件的完整性、可访问性和安全性，制定本规范，以规范电子文件的创建、保存、归档和销毁等工作。
二、适合范围本规范适合于所有涉及电子文件管理的部门和人员。
三、定义1. 电子文件：指以电子方式创建、存储、传输和处理的文件。
2. 电子文件管理：指对电子文件进行分类、整理、存储、检索和销毁等操作的管理活动。
3. 文档管理系统：指用于管理电子文件的软件系统，包括文件的创建、存储、检索和归档等功能。
四、电子文件的创建1. 文件命名规范：文件名应具有描述性，能够清晰表达文件内容，避免使用含有特殊字符和空格的命名方式。
2. 文件格式规范：应优先选择通用的文件格式，如PDF、DOCX等，以确保文件的可读性和兼容性。
3. 文件版本管理：对于需要频繁修改的文件，应进行版本管理，以便追踪文件的修改历史和恢复旧版本。
五、电子文件的保存1. 存储设备选择：应选择稳定可靠的存储设备，如硬盘、网络存储等，并定期备份文件以防止数据丢失。
2. 存储位置规范：应将电子文件存储在指定的网络文件服务器或者文档管理系统中，不得将文件存储在个人电脑或者挪移存储设备中。
3. 存储目录结构：应建立清晰的目录结构，以便于文件的分类、检索和归档。
目录命名应简洁明了，避免过深的层次结构。
4. 文件备份策略：应定期进行文件备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止因灾害等原因导致的数据丢失。
六、电子文件的归档1. 归档标准：根据文件的重要性和保管期限，制定归档标准，并将文件进行分类归档。
归档标准应符合相关法律法规和组织规定。
2. 归档审核：归档前应进行审核，确保文件符合归档标准，并记录归档审核的结果。
3. 归档存储：归档文件应按照归档标准存储，并记录文件的存储位置和归档时间。
七、电子文件的检索1. 检索方式：应提供多种检索方式，如文件名、文件类型、关键词等，以方便用户快速找到所需文件。
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第一章电子文件产生与发展的社会背景第一节信息技术的历史演变与文档工作一、信息技术的定义：凡是能扩展人的信息功能的技术，都是信息技术。
从当代的角度来看，它主要是指利用电子计算机和现代通信手段实现获取信息、传递信息、存储信息、处理信息、显示信息、分配信息等的相关技术。
二、与文档工作相关的信息技术工具：1、文档物质载体工具：纸张、金石、龟甲、竹简、木牍2、文档信息记录符号工具：文字、图像、声音三、信息技术的历史演变的三个阶段：1、无技术工具时代（无文档时代）：在信息管理与传播领域里，在文档工作之前，人类首先经历一个无体外物质工具时代，称“示现时代”（示现媒介即面对面传递信息的媒介，如口语和表情、动作、眼神等非语言符号，是由人体感官或器官本身来执行功能的媒介系统，没有任何物质工具参与信息的传递过程。
）又称“口语时代”。
2.单一再现技术工具时代及其文档工作：这一时代产生的信息记录与传播工具包括文字、印刷、摄影及其相关载体等。
再现时代的技术工具具有很强的单一性，因此称之为再现技术工具时代，其特点如下：1)在信息记录与接受的过程中只需用单一技术工具；2)其所采用的物质载体具有较强的单一性，纸张就是纸张，胶片就是胶片，他们之间不存在互通；3)记录手段存在单一性，绘画、文字、摄影等直接表现信息内容，在他们之上并不存在类似数码的另一层次的表现手段；4)由于信息记录手段的不同，其可分为手抄时期的文档工作与印刷时期的文档工作。
3.叠加技术工具时代的文档工作：主要是指计算机时代，特点如下：1)信息技术与传播的工具主要依赖于计算机；2)绘画、文字、声像等记录工具之上，又有了数字、数字化，实现了传统工具的集合——多媒体；3)载体可以多种选择，以往信息与载体——对应关系被打破，信息记录与传播走向全新时代。
第二节现代信息技术的产生与发展1.电子计算机发展过程2.电子计算机趋势3.计算机网络：凡是将公布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机，终端及其附属端设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统。
第三节电子文件的来源一、办公领域电子文件的产生：（办公领域是电子文件最主要来源）1.办公自动化（Office Automation）:是一个动态的、开放的、发展的系统，是文档数字化，无纸化办公以及文件传输的电子模拟的实现过程，简称OA。
2.办公自动化模式：1)事务型办公自动化系统（初级阶段）：无网络，只对文字进行单一处理2)管理型办公自动化系统（中级阶段）：具有通讯功能的多机网络，完整数据库3)辅助决策型办公自动化系统（高级阶段）：综合了事务和管理型的全部功能，专家系统和人工智能水平。
二、生产领域电子文件的产生：生产领域电子文件的产生与发展的社会背景，主要是指计算机辅助设计与制造CAD:Computer-aided design;CAM:Computer-aided manufacturing三、电子商务领域中电子文件产生：1.电子商务（Electrontic Commerce/Internet Commerce）简称（EC/IC）,是发生在开放网络Internet上的商家与商家，商家与消费者之间的商业贸易。
2.电子商务产生的电子文件：1）电子合同：通过数据电文达成的非纸质的数字化合同2）电子支付：是一种电子信息传递，支付方式有银行卡、电子货币、电子支票、网上银行。
第二章电子文件概述第一节电子文件的演变历程一、四个阶段：1.草稿性电子文件阶段电子文件仅起到形成纸质文件的工具，先形成电子文件，再形成纸质文件。
2.辅助性电子文件阶段纸质文件为正本，电子文件为副本，电子文件的效力比上一个阶段有所提升。
3.正式电子文件阶段电子文件为正本、纸质文件为副本，电子文件的法律效力被确认。
纸质文件只在某些情况下使用。
4.无纸电子文件阶段将不存在纸质文件。
我国大多数单位的电子文件管理处于第二、第三阶段，在这个时期，纸质文件和电子文件共存，归档时采用双套制。
第二节电子文件的概念一、文件：1.概念：文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收和记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景、和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。
2.该定义说明了文件的特点：文件是提供凭证的记录信息。
文件必须具有内容、背景与结构。
文件与记录方式无关二、电子文件：1.概念：电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
2.电子文件的文件属性：活动伴生性；直接约束性；法定证据性3.电子文件的两种属性或两种特征：数字信息是电子文件的技术属性，而文件是电子文件的功能属性。
从逻辑上讲，电子文件是数字信息和文件的交集，它是具有文件功能的数字信息，又以数字信息为技术特征的文件。
一、内容、背景及结构要素二、元数据要素：1.元数据：数据的数据，是指描述电子文件数据属性的数据。
描述书名、出版者、出版日期、存储信息、阅读工具2.数据的数据：第一个数据所代表的含义是“信息对象”，第二个数据则是指为理解信息资源而存储的有关信息，即元数据。
3.电子文件的背景信息与元数据：背景信息：这份文件是谁起草，哪些人参加办理过程，做过什么样的修改，在什么时间元数据：计算机文件的格式、大小、用什么编辑、查看软件，一定程度上，元数据包含着背景信息。
4.元数据可由人编制，也可由程序自动完成。
由人编制的分为信息作者和专家编制，计算机程序由计算机索引。
5.元数据分为静态元数据——不会更改，和动态元数据——可追加和变更6.元数据也是数据，元数据自身也可以成为被描述的对象，那些描述它的数据就是元数据7.元数据的某些特点，使元数据能以以下方式存储：1)一体式（捆绑在一起不可分开）；分体式（元数据与对象分开，但又相互联系）；混合式（重要的不可分，一般性可分开）2)采用哪种方式，在与机构自身的管理背景及管理的成分与效用8.元数据信息的功能：1)提供了对文件的全面描述2)保障文件的真实性、完整性和可读性3)记录电子文件的形成、整理和利用过程4)维持文件之间的历史信息联结5)采用标准和通用格式，可间接反映文件内容，降低电子文件管理风险；6)支持文件信息的组织和查询，方便档案信息资源的聚类管理和深度开发；7)支持文件的全程控制，支持文件管理流程的集中与优化。
可作为分布式数字档案馆中信息组织的工具和纽带；支持系统间的互操作性。
9.我国元数据管理实例：1)元数据分布式管理：指的是在各单位设立自己的元数据库，将元数据库保存在使用单位本地。
优点及不足：①管理个性化内容②更安全、更便捷③实现内部资源共享④对单位来说投入较大⑤各单位涉及标准统一的问题2）元数据集中式管理：指的是将各单位分散的元数据集中存储。
优点及不足：①对于档案局来说，可规范各单位元数据内容和格式②对于相关单位来说，免去了元数据库建设、元数据封装等工作③元数据耐用受到限制④无法实现本单位自主元数据设定第四节电子文件的类型及特点一、按信息存在的形式分类：1．文本文件（Text），或称为字（表）处理文件2．数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件3．图形文件（Graphic）4．图像文件（Image）5．影像文件（Video）6．声音文件（Audio7．命令文件，亦称计算机程序护(Program)二、按文件的功能分类：可分为主文件、支持性、辅助性和工具性文件。
主文件是指表达作者意图、行使职能的文件。
支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件，多媒体软件等。
辅助性和工具性文件主要是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
三、按文件的生成方式分类可分为计算机系统中直接生成的原始文件（原生性的文件）和将纸质和将纸质或其他形体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件（再生性电子文件）。
四、按组成方式划分：1)简单文件：仅由一种格式组成。
在数据结构中，数据之间没有逻辑关系2)复合文件：含有多个独立数据流或索引信息的文件3)复杂文件：含有多种数据类型（声音、动画、视频等）五、产生的工作领域划分：1)社会性电子文件2)科技性电子文件3)家庭性电子文件六、电子文件的特点：1)信息的非人工识读性2)系统依赖性3)信息与特定载体之间的分离性4)信息易变性5)信息存储的高密度性6)多种信息媒体的集成性7)信息组织的多维性8)物理与逻辑结构的分离性9)信息的可操作性第五节电子文件生命周期一、文件生命周期理论：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象，保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。
二、电子文件生命周期：设计阶段是指电子文件系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段则是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。
三、根据目前的认识，电子文件生命周期理论的基本思想主要有如下方面：（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；（2）这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段（如现行期、半现行期、非现行期），不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；（3）电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。
四、文件连续体理论：1.意义：首先，文件连续体理论拓宽了文件生命周期理论对文件和文件保管体系研究的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者当前实际工作的状况以及档案和文件使用的情况。
其次，提醒我们文件形成和文件保管具有同等重要的作用，文件（档案）保管是日常事务及管理职能与职能活动过程的组成而不是其终结。
最后，文件连续体理论强调跨越文件保存机构间的合作，尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文件管理业务方面的合作，对推进文档一体化管理具有重大理论指导意义。
文件连续体理论揭示了文件管理和档案管理正朝着一体化的方向发展，对今后档案管理的方向、模式、职能机构设置将有深远的指导意义。
2.文件连续体理论与文件生命周期理论的比较：1)相同：文件连续体理论实质上只是对文件生命周期理论的修正或补充，而非革命和突破。
深入比较二者，可以看出二者的研究目的都是通过描述文件运动的客观过程来揭示文件运动的规律，从而找到文件管理的有效方法；它们都以广义文件概念为基础，并且都体现了文件运动的连续性和整体性2)不同：从研究角度看，文件生命周期理论主要从文件自身出发，考察文件以形成直至销毁或永久保存的运动过程和规律，而文件连续体理论则选择了文件保管形式这一研究视角，考察文件以最小保管单位直到组成最大保管单位的运动过程和规律。