第1章办公自动化
《办公自动化教程》第1章办公自动化概述
《办公自动化教程》第1章办公自动化概述在当今快节奏的工作环境中，办公自动化已经成为提高工作效率、优化工作流程的关键因素。
办公自动化不仅改变了我们的工作方式，还为企业和组织带来了显著的效益。
接下来，让我们一同走进办公自动化的世界，深入了解其内涵、发展历程、重要性以及应用领域。
一、办公自动化的定义办公自动化（Office Automation，简称 OA），是指将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
通过使用各种先进的设备和技术，如计算机、打印机、传真机、复印机、网络等，实现办公业务的自动化处理，从而提高办公效率和质量。
简单来说，办公自动化就是利用信息技术，让日常办公中的各项事务变得更加便捷、高效、准确。
它涵盖了文档处理、信息传递、任务管理、资源共享等多个方面，使得工作人员能够更加专注于核心业务，而不必被繁琐的事务性工作所困扰。
二、办公自动化的发展历程办公自动化的发展并非一蹴而就，而是经历了几个不同的阶段。
20 世纪 60 年代，办公自动化的概念开始萌芽。
当时主要是使用单机设备，如打字机、复印机等，来提高办公效率。
到了 70 年代，随着计算机技术的发展，出现了一些简单的办公软件，如文字处理软件、电子表格软件等，这使得办公工作开始向数字化方向转变。
80 年代，局域网技术逐渐成熟，办公自动化系统开始在企业内部得到应用，实现了部分信息的共享和协同工作。
90 年代，互联网的兴起为办公自动化带来了新的机遇。
电子邮件、网络办公平台等应用使得办公不再受地域和时间的限制，大大提高了工作的灵活性。
进入21 世纪，随着云计算、大数据、人工智能等技术的不断发展，办公自动化系统变得更加智能、集成和个性化，能够更好地满足不同用户的需求。
三、办公自动化的重要性1、提高工作效率办公自动化能够自动处理大量重复性的工作，如数据录入、文件排版等，节省了时间和人力成本。
同时，快速的信息传递和共享，也减少了沟通成本，使得工作能够更加高效地进行。
办公自动化课件第一章资料
办公自动化
1.3 办公自动化系统
2．远程维护
远程维护是指通过网络信息平台，在一定时 空距离外，实现对客户机器设备的参数调整、维护和 保养。OA行业的重要特点之一就是要做好终端服务和 维修管理。远程维护能极大地降低时间、精力和路费 等耗费，成倍提高维修保养工作效率，是一种全新的 维修保养模式。 实现远程维护需满足两个基本前提，一是机 器设备的数码化；二是能利用网络信息平台互联互通。 目前，现代办公技术已具备这两个条件，相信远程维 护将在不远的将来发展成为重要的、常规的维修保养 模式。
办公自动化
1.3 办公自动化系统
OA工作流主要特征
1．具备对各种业务流程进行抽象化描述的能力 2．具有自动化执行业务路由和后台业务的能力 3．具有可扩展和互操作性
办公自动化
1.3 办公自动化系统
1.3.2 办公自动化系统的技术支持
1．办公自动化平台架构 （1）微软的.Net+关系型数据库（RDB）技术； （2）SUN的J2EE+RDB技术； （3）IBM Lotus Domino技术。
J2EE标准以其开放性、与平台无关性引领着技 术发展方向，并迅速在各类应用系统中得到广 泛应用与推广，在OA领域不断扩大。
办公自动化
1.3 办公自动化系统
下表是.Net与J2EE的对比
可看出，当组织规模比较大、应用环境比较复杂（应用系统多、 平台杂）时采用J2EE技术较合适，而当组织规模相对较小、应用 简单时选择.Net较合适。
办公自动化
主要内容
办公自动化的概念
办公自动化的发展
办公自动化系统
办公自动化
1.3 办公自动化系统
1.3.1 办公自动化系统概述
以数据处理为中心的第1代OA系统
办公自动化与运用第01章
办公自动化与运用第01章1. 引言办公自动化是指通过计算机和相关技术实现办公过程中的自动化操作。
随着计算机技术的快速开展，办公自动化在各个行业和机构中得到广泛应用。
本章将介绍办公自动化的概念、历史背景以及其在办公工作中的重要性。
2. 办公自动化的概念办公自动化是指利用计算机和相关技术来替代人工进行办公工作的一种方式。
它包括对办公流程进行自动化处理、文档管理、沟通协作、工程管理等各个方面。
办公自动化可以节省时间、提高工作效率，并且减少人为错误的发生。
3. 办公自动化的历史背景办公自动化起源于20世纪60年代的美国。
当时，计算机技术刚刚兴起，人们开始意识到利用计算机来改善办公工作的效率。
最早的办公自动化系统是用来管理文件和电子邮件的。
随着计算机技术的不断开展，办公自动化的范围逐渐扩大，涵盖了更多的工作流程和任务。
4. 办公自动化的重要性办公自动化对于提高办公工作效率、减少人为错误和提高工作质量有着重要的作用。
它可以将繁琐的办公流程自动化处理，减少了人们的重复性劳动，使他们能够将更多的精力放在高价值的工作上。
同时，办公自动化可以提供强大的数据处理和分析功能，帮助决策者更好地制定战略和做出决策。
5. 办公自动化的应用办公自动化在各个行业和机构中有广泛的应用。
以下是几个典型的应用领域：5.1 文档管理办公自动化可以帮助管理和存储大量的文档，减少纸质文档的使用和存储空间的占用。
通过办公自动化系统，用户可以方便地查找、编辑和共享文档。
5.2 沟通协作办公自动化可以提供各种沟通和协作工具，帮助团队成员之间更好地协调工作。
例如，电子邮件系统可以方便地发送和接收信息，团队协作平台可以方便地进行工程管理和任务分配。
5.3 会议和日程管理办公自动化可以帮助安排和管理会议和日程。
通过办公自动化系统，用户可以方便地查看和修改日程安排，参加在线会议，并自动发送会议邀请和提醒。
5.4 财务和人力资源管理办公自动化可以帮助管理财务和人力资源方面的工作。
办公自动化第1章-基础知识
计算机基础知识
计算机的组成与分类
计算机的组成
计成。
计算机的分类
根据运算速度、规模、价格等因 素，计算机可分为巨型机、大型 机、小型机、微型机等。
计算机的工作原理
冯·诺依曼体系结构
计算机采用存储程序控制方式，由运 算器、控制器、存储器、输入设备和 输出设备五大基本部件组成。
非关系型数据库（NoSQL）
不遵循关系模型的数据库，适用于超大规模和高并发的数据场景。特点包括扩展性强、灵 活性高、性能优越等。
分布式数据库
将数据分散到多个物理位置进行存储和处理的数据库系统。特点包括高可用性、可扩展性 、数据一致性等。
数据库的基本操作与维护
数据库的基本操作
包括创建数据库、创建表、插入数据、查询数据、更新数据和删除数据等。
降低办公成本
通过减少人力、物力和时间 的投入，降低办公成本，提
高企业的经济效益。
提高决策水平
通过提供准确、及时的信息 和数据支持，帮助决策者做 出更加科学、合理的决策。
办公自动化的应用领域
政务领域
企业领域
政府机关的办公自动化系统可以实现公文 管理、会议管理、信息管理等功能，提高 政府工作效率和透明度。
网络设备简介
网络设备指的是网络组成部分中的关键硬件，包括服务器、交换机、路由器、 防火墙等。
网络安全与防护措施
网络安全
网络安全是指网络系统的硬件、软件及其系统中的数据受到 保护，不因偶然的或者恶意的原因而遭受到破坏、更改、泄 露，系统连续可靠正常地运行，网络服务不中断。
防护措施
网络安全的防护措施包括物理安全策略、访问控制策略、信 息加密策略、网络安全管理策略等。同时，使用防火墙、入 侵检测系统、安全审计等安全设备和技术也是保障网络安全 的重要手段。
办公自动化基础知识
图1.2.4 3种不同类型的传真机
虽然传真机有多种类型，但真正决定传真机性能好坏的 技术指标包括3项，分别为发送时间、灰度级别和清晰度。 （1）发送时间。发送时间又称之为发送速度，是指传真 发送一张标准A4稿件所花费的时间。该时间越短，传送效率 就越高，一般应使用发送时间不超过15 s的传真机。
断、思维、学习、记忆与积累的能力，从而可以代替人脑
更多的功能。 （5）办公自动化。计算机的内部操作是按照人们事先 编好的程序自动进行的。只要将程序输入计算机，它就会 自动按照程序规定的步骤来完成预定的任务，而不需要人
工干预，而且通用性很强，是现代化、自动化、信息化的
基本技术手段。
（6）可靠性强。随着科学技术的不断发展，电子技术 也发生着很大的变化，电子器件的可靠性也越来越高。在
查询、学习培训、用餐及车辆预定等功能，减轻后勤工作 者的负担。 （6）系统管理模块：可用于管理本系统的工作人员、 用户组、权限以及系统维护等工作。
第二节 常用办公自动化硬件设备
在现代化办公活动中，离不开计算机、打印机、复印机、
传真机、扫描仪、数码相机等办公设备的使用，借助于这些 设备，可在减轻工作强度的同时较大地提高工作效率。 一、计算机 计算机的出现，使科学技术得到了飞跃性的发展。在现
计算机的设计过程中，通过采用新的结构可以使其具有更
高的可靠性。 正因为计算机具有以上众多特点，所以被广泛应用于 科学计算、数据处理、自动控制、辅助设计、网络通信以 及人工智能等领域。如图1.2.1所示即为常见的台式机和笔 记本电脑。
图1.2.1 台式机和笔记本电脑
二、打印机
打印机是计算机最重要的外设之一，它也是办公活动 中使用较频繁的设备之一。打印机有多种类型，目前常用 的包括针式打印机、喷墨打印机和激光打印机3种类型，如 图1.2.2所示。
办公软件高级应用-办公自动化技术基础
第一章办公自动化技术基础目录Contents一.一 办公自动化地概念一.二 办公自动化地技术支持一.三 办公自动化地系统搭建一.四 课堂案例:设置办公自动化地环境一.五 强化实训一.六 课后练3一.一办公自动化地概念办公自动化（OfficeAutomation,OA）也称为无纸办公,它是一种将现代化办公与计算机网络功能结合起来地新型办公方式,也是信息化社会地必然产物。
办公自动化具有以下四个方面地特点。
运用电子数据换指通过电子方式,采用标准化地格式,利用计算机网络在计算机间行换与自动化处理。
多媒体化包括对数字,文字,图像,声音与动画地综合处理。
智能化面向日常事务处理,能辅助们完成智能劳动,如汉字识别,辅助决策等。
集成化软硬件及网络地集成,与系统地集成,单一办公系统同社会公众信息系统地集成组成了"无缝集成"地开放式OA 系统。
目录Contents一.一 办公自动化地概念一.二 办公自动化地技术支持一.三 办公自动化地系统搭建一.四 课堂案例:设置办公自动化地环境一.五 强化实训一.六 课后练5一.二.一办公自动化地技术支持办公自动化离不开各种技术地支持,其网络通信技术,计算机技术,工智能,大数据,云计算等是目前办公自动化较为倚重地技术。
网络通信技术（workmunicationTechnology,NCT）是指通过计算机与网络通信设备对图形与文字等形式地资料行采集,存储,处理与传输等,使信息资源达到充分享地技术。
物理网支撑网业务网超高速率超大连接超低时延6一.二.二计算机技术办公自动化离不开计算机,计算机技术是办公自动化技术地核心之一,在众多计算机技术,字符编码技术与多媒体信息技术是信息存储,传递与分享地常见技术。
字符编码技术编码就是利用计算机地0与一两个代码地不同长度表示不同信息地一种约定方式。
西文字符地编码汉字地编码多媒体信息技术多媒体（Multimedia）由单媒体复合而成,融合了两种或两种以上地机互式信息流与传播媒体。
第1章办公自动化概述
5. 管理信息系统的主要特点 以医院管理信息系统为例，该系统具有以下
特点： (1) 以业务信息系统为基础而建立。 (2) 管理信息系统是一个开放型的系统。 (3) 管理信息系统是人-机系统。
1.5 办公自动化系统
1.5.1 OA系统的开发 1. OA系统分析
OA系统分析是开发研制OA系统的第一个阶段， 其目的是建立一个明确、具体而又切实可行的系统， 即解决“做什么”的问题。其具体步骤如下：
(4) 利用数学方法和各种模型处理信息，以预测 未来并协助管理者科学地进行决策。
4. 管理信息系统的基本结构 (1) 入院登记管理子系统。 (2) 住院部药房管理系统。该部分分为药房、库 房、处方划价管理和药房取药管理两个部分。 (3) 住院记账管理子系统。 (4) 病人查询子系统。 (5) 病案管理子系统。 (6) 临床医技管理子系统。 (7) 临床医务管理子系统。
1) 管理信息系统是一个人-机系统 2) 管理信息系统是一个一体化的综合系统 3) 数据库是实现管理信息系统的重要基础 4) 管理信息系统使用数学模型分析数据
5) 管理信息的概念是发展的 各子系统一般所包含的功能及菜单应该由如下 内容组成 ● 数据录入 ● 数据维护； ● 数据查询； ● 数据统计及报表打印； ● 系统维护； ● 其他辅助功能； ● 帮助系统。
随着业务的发展、信息的交流，人们产生了集 成的要求，其中包括：
① 网络的集成： ② 应用程序的集成： ③ 数据的集成： ④ 界面的集成： (3) 网络化。 (4) 智能化。 (5) 多媒体化。
1.4 信息与管理信息系统
1.4.1 信息 一般认为，信息是关于客观事实的可通讯的
知识。这是因为以下三点： (1) 信息是客观世界各种事物的特征的反映，这
办公自动化教程全套课件
2021/4/13
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办公自动化实用教程*人民邮电出版社
1.1 办公自动化概述 1.2 办公自动化的模式 1.3 办公自动化的技术结构 1.4 办公自动化系统的建设 1.5 办公自动化的发展
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办公自动化实用教程*人民邮电出版社
1.1 办公自动化概述 1.1.1 什么是办公自动化 1.1.2 办公自动化的特点 1.1.3 办公自动化的功能 1.1.4 办公自动化的意义 1.1.5 办公自动化的任务
能是指能够输入照片、签字等图像，并能对这些图形进行分析处理。 1．图形处理 2．图像处理
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办公自动化实用教程*人民邮电出版社
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办公自动化实用教程*人民邮电出版社
语音识别系统的复杂性取决于三方面的因素：词汇表的大小；能识别任何人讲话 还是只能识别训练该系统人的讲话；能识别的语音是孤立的单词还是连续不断的讲话。
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2.1.4 图形图像处理 计算机的图形处理功能是指使用计算机进行图形设计及处理。图像处理功
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第1章 办公自动化
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办公自动化实用教程*人民邮电出版社
办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式，以提高工作效率 及管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理方便、决策正确为目的。
办公自动化是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学及工程 ，并以计算机、通信、自动化技术作为支持技术，是现代信息社会的重 要标志。 它涉及行为科学、社会学、管理科学、系统工程学、人机工程 学等多种学科.
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应用程序1 应用程序2
应用程序n
数据库管理系统
数据库
图1-3 数据库系统管理方式下程序和数据之间的对应关系
1.1.3 数据库系统的组成
1．计算机硬件系统 包括主机、键盘、显示器、软盘驱动器、光盘驱动器、硬盘、打印机等。 2．计算机软件系统 支持数据库管理系统的软件及与之相关的应用程序。
3．数据 泛指存储在数据库系统中的所有数据，数据具有集中性和共享性。
4．用户 数据库管理员：高级用户，数据库系统的专职管理和维护人。 终端用户：数据库的使用者，主要是使用数据，并对数据进行增、删、 改、查询、统计等。
1.1.4 数据库系统的特点
1．数据的结构化 同一数据库中的数据文件是有联系的，在整体上服从一定的结构形式。
1.1.2 数据库管理方式 1．自由管理方式（50年代中期之前）
应用程序1
应用程序2 … …
应用程序n
数据集1
数据集2 … …
数据集n
特点： ⑴ 数据不保存 ⑵ 应用程序管理数据 ⑶ 数据不能共享 ⑷ 数据不具有独立性
图1-1 自由管理方式下程序和数据的对应关系
世界上第一台计算机——ENIAC (埃尼阿克)
2．数据的共享 ⑴ 所有用户可以同时存取数据。 ⑵ 数据库不仅可以为当前用户服务，也可以为将来的新用户服务。 ⑶ 可以使用多种语言完成与数据库的接口。
3．数据的独立性 ⑴ 物理数据独立——数据在存储格式和组织方法改变时，不影响数据 库的逻辑结构，从而不影响应用程序。 ⑵ 逻辑数据独立——数据库逻辑结构的变化(如数据定义的修改，数据 间联系的变更等)不会影响用户的应用程序，即用户应用程序无需修改。
⑴ 信息工程方法
核心：把数据库置于大型数据系统的中心，主张以稳定的数据结构来 适应多变的数据处理，提出了以不变应万变的“数据稳定性原理”(数 据中心说)。
⑵ 4GT(4-th Generation Techniques)范型
第四代语言（4GL）：以“非过程化”(non-procedural)命令为特征的
Visual FoxPro 及其应用系统开发
渭南师范学院 物理与电子工程系 肖令禄
第一章 绪论
1.1 概述 1.2 数据库管理系统与数据库应用系统 1.3 数据模型 1.4 数据库系统的分代与分类 1.5 微机Xbase关系数据库系统 1.6 启动Visual FoxPro 6.0系统 1.7 Visual FoxPro 6.0的工作方式 1.8 Visual FoxPro 6.0的辅助设计工具 1.9 项目管理器：VFP的控制中心
1.1 概述
1.1.1 信息、数据与数据处理
1．数据与信息 数据：表示客观事物的特性和特征的符号及其组合。 信息：数据经过加工处理后所获取的有用知识。 二者关系：数据是信息的具体表现形式，信息是数据有意义的表现。
2．数据处理 数据处理：将数据转换为信息的过程。 内容：数据的收集、整理、存储、加工、分类、维护、排序、检索和传 输。 目的：从大量的数据中，提取出有效的信息资源。
from <库表的名称> where <查询条件> 3．控制和管理功能
1.2.2 数据库应用系统(DataBase Application Systems，DBAS)
1．设计数据库 关系数据库理论创始人Codd以“关系规范化”理论为指导,形成以下设 计步骤：
概念结构设计 → 逻辑结构设计 → 物理结构设计 （E-R图） （数据模型） （存储结构） 2．开发应用程序 步骤： 功能分析 → 总体设计 → 模块设计 → 自动生成器，交互式屏幕定义工
具、电子表格和高级绘图工具等。4GT——以4GL为中心的上述工具的
统称。
收集软件需求
软件设计策略
4GL代码生成
程序测试
反馈信息
图1-6 4GT范型
核心：对4GL工具的利用. 关键：需要一个配置这些工具的软件开发环境。
1.3 数据模型
常用的四种数据模型：层次、网状、关系、面向对象。
2．文件管理方式（50年代期至60年代末）
应用程序1 应用程序2
文件1
优点：
数据的逻辑结构和存储结构
可以不同，通过链接方式联
文件2
接在一起。
…
…
操作系统
…
…
缺点： ⑴ 数据独立性差。
应用程序n
文件n
⑵ 不能为多个用户所共享。
⑶ 数据重复存储。
⑷ 一次最多存取一个记录
图1-2 文件管理方式下程序和数据之间的对应关系
4．可控冗余度
学号 姓名 性别 年龄 系别 家庭成员 简历
文件管理
学号 姓名 性别 年龄 系别 家庭成员 简历 简历文件
数据库管理
5．有统一的管理与控制
⑴ 数据的安全性(Security)控制。 ⑵ 数据的完整性(Integrity)约束（域完整性、实体完整性和参照完整性）。 ⑶ 并发控制(Concurrency)。 ⑷ 数据库的恢复(Recovery)。
1.2 数据库管理系统和数据库应用系统
1.2.1 数据库管理系统（DataBase Management System，DBMS） 结构化查询语言SQL（Structured Query Language ）语言 1．数据定义功能 “数据定义语言”(Data Definition Language，DDL) 如SQL设有：create table/index，alter table，drop table/index等语句。 2．数据操作功能 “数据操作语言”(Data Manipulation Language，简称DML) SQL查询语句一般格式： select <查询的字段名>
1.3.1 层次数据模型(Hierarchical Model)
3．数据库管理方式（60年代末至今） 第一个商品化的数据库系统 IBM公司——IMS（Information Management System)
数据库（DataBase）： 一般地说是数据的集合，形象地说是存储数据的“仓库”。
数据库管理系统（DataBase Management System）： 维护数据并管理用户访问数据的机构。