施工项目文件及信息管理要点
施工现场的文档管理与信息传递要点
施工现场的文档管理与信息传递要点施工现场是建筑项目的核心场所，需要进行高效的文档管理和信息传递，以确保施工进程的顺利进行。
本文将从不同角度探讨施工现场的文档管理与信息传递要点，帮助各方在施工现场的管理中更加顺畅地开展工作。
一、施工现场的文档管理文档管理是施工现场管理中不可或缺的一环。
首先，需要建立一个完善的文档管理制度。
该制度包括文件的分类、编号、归档和保密等要求，以及相关人员的职责和权限。
通过明确规定，可以确保文档管理的规范性和效率。
其次，施工现场的文档管理应注重信息的汇总和整理。
在施工过程中产生的各类文件，如设计方案、施工合同、材料验收报告等，需要及时收集和整理。
同时，还需要进行分类和归档，方便将来查阅和使用。
此外，施工现场文档管理还应注重文档质量的控制。
在文件起草和审查时，需要仔细检查内容的准确性和合规性，确保文件的质量。
对于关键性文件，应进行严格的审批流程，防止出现疏漏和错误。
二、信息传递的要点信息传递是施工现场管理中至关重要的一环。
合理传递信息可以提高施工效率，减少沟通误差，确保工作的顺利进行。
以下是一些信息传递的要点：1. 及时：信息传递需要及时，避免延误和滞后带来的问题。
相关人员应及时反馈进展情况，解答疑问并提供必要的支持。
同时，信息传递还需要在施工现场及时通知工人，以便他们了解和采取行动。
2. 清晰：信息传递的内容应清晰明了，避免产生歧义或误解。
发出信息的人应尽量用简洁明了的语言，避免使用专业术语或行业梗，以确保大家都能明白信息的含义和要求。
3. 针对性：信息传递需要有针对性，不同的信息应传递给不同的人员。
例如，安全预警信息应及时告知所有在场人员，而质量问题可能只需告知相关责任人。
避免信息过度传递和不必要的冗杂信息。
4. 形式多样：信息传递的形式应多样化，多种形式相互补充。
除了口头传达外，可以通过书面文件、电子文档、会议纪要等形式进行信息传递。
这样可以避免因个人记忆不足或误解而导致的问题。
工程项目文件及信息管理要点
工程项目文件及信息管理要点在工程项目中，文件和信息管理真的是个大头疼的问题。
没错，很多人觉得这事儿枯燥无趣，但如果你认真对待，能让整个项目顺畅无阻，真心能省下不少麻烦。
一、文件管理的重要性1.1 整理文件的必要性首先，文件管理就像整理你的房间。
想象一下，如果你的文件乱七八糟，关键时刻找不到合同或设计图，那可真是急得像热锅上的蚂蚁。
一个好的文件管理系统，能让你快速找到需要的信息，省时又省力。
试想，什么时候才能有心情喝咖啡，享受工作的乐趣？1.2 分类与归档说到文件，分类和归档绝对是王道。
根据项目的不同阶段，把文件分门别类。
比如，设计文件、施工文件、审批文件，这样一来，找到资料就像找家里的遥控器，轻松得很。
别小看这一步，很多项目因为文件混乱而陷入泥潭，痛苦不已。
记住，整理是为了更好地出发。
二、信息管理的策略2.1 信息的及时性在信息管理上，及时性是个大问题。
信息更新得快，决策才能跟得上。
比如，施工现场如果发生了变更，信息要在第一时间传达给所有人。
别让一个小失误拖慢整个工程进度，真的是得不偿失。
想象一下，大家齐心协力，速度飞快，这种感觉简直爽到不行。
2.2 信息共享的必要性信息共享是另一个关键点。
想想看，团队成员之间如果不共享信息，工作就像一盘散沙，互不相干。
要鼓励大家把手头的信息通通共享。
可以通过云盘、共享文件夹等方式，建立一个开放的平台，让每个人都能轻松获取所需信息。
这样大家在沟通上也会更顺畅，像一条河流，潺潺而行。
2.3 使用现代技术现代技术的应用也不可小觑。
像一些项目管理软件，真的是工程师们的好帮手。
随时随地，你都能查看项目进度，处理文件，安排任务。
这种便捷，不得不说是科技带来的福利。
只要好好利用，就能让你的项目管理轻松不少，像是给工作加了把火，蹭蹭蹭地往上冲。
三、风险管理与预警3.1 识别潜在风险在每个工程项目中，风险管理必不可少。
第一步，就是要识别潜在的风险。
这就像玩游戏，你得先知道敌人的攻击点，才能制定对策。
工程项目文件及信息管理要点
工程项目文件及信息管理要点一、引言工程项目的成功实施离不开详细、安全、准确的文件管理和信息管理。
本文旨在探讨工程项目文件及信息管理的要点，以期为相关工程人员提供指导和借鉴。
通过合理的文件和信息管理，可以提高工程项目的效率和质量，降低风险，保障项目顺利进行。
二、文件管理要点1.文件分类管理在工程项目中，文件通常包括设计文件、施工文件、采购文件、验收文件等。
针对不同类型的文件，建立相应的文档分类体系，确保各个文件类型的管理清晰有序。
此外，建议对文件进行版本管理，确保文件的时效性和准确性。
2.文件编制规范为了保证文件的质量和文件之间的协调性，需要制定一套文件编制规范。
规范应包括文档结构、格式、文字要求等方面的内容。
编制人员应严格遵守规范，确保文件的准确性和一致性。
3.文件审批流程建立完善的文件审批流程是文件管理的重要环节。
审批流程应清晰明确，责任人应明确，确保文件的审批过程规范、高效。
同时，应建立相关的文件存档制度，确保文件的安全可查、方便归档。
4.文件传递与沟通工程项目涉及多个参与方，文件的传递与沟通必不可少。
应建立起高效的文件传递和沟通机制，采用合适的传递方式，确保信息的及时传递和沟通的顺畅。
三、信息管理要点1.信息采集与整理工程项目涉及大量的信息，包括工程量清单、进度计划、材料管理情况等。
项目管理人员应及时、准确地采集和整理这些信息，为项目的决策提供数据支持。
2.信息存储与保护对于项目信息的存储和保护，应采用合适的技术手段，确保信息的安全和完整性。
同时，为了方便信息的检索和查询，可以建立相应的数据库或信息平台。
3.信息共享与交流工程项目中的信息涉及多个部门和参与方，应建立信息共享和交流机制，确保信息的畅通和及时更新。
可以通过电子邮件、会议纪要等方式实现信息的共享。
四、结语好的工程项目文件及信息管理是项目成功的重要保证。
本文从文件和信息两个方面提出了相应的管理要点，希望能为广大工程人员提供一些思路和指导。
工程项目中的信息管理与文档控制
工程项目中的信息管理与文档控制在现代工程项目中，信息管理和文档控制是非常重要的环节。
它们对于项目的顺利进行、质量保证以及后期运维都具有重要的作用。
本文将探讨工程项目中的信息管理与文档控制，以及如何有效地进行管理与控制，以提高项目的效率和质量。
1. 信息管理在工程项目中，信息管理是指对项目相关的信息进行有效地收集、记录、传递和利用。
这些信息包括设计图纸、工程计划、施工日志、质量检测报告等等。
在信息管理方面，需要注意以下几点：1.1 信息的收集和记录项目中的信息来源广泛，包括设计单位、施工单位、监理单位等多个参与方。
各方需要准确地收集和记录相关信息，确保信息的准确性和及时性。
1.2 信息的传递和沟通信息在项目中的传递和沟通非常重要，特别是不同参与方之间的信息交流。
需要建立有效的沟通渠道，确保信息的传递及时、准确，并解决信息传递过程中可能出现的问题。
1.3 信息的利用和共享有效地利用和共享信息，可以加强协作、提高效率。
在项目中，可以利用信息进行决策、优化工程方案等。
此外，合理使用信息技术工具，如项目管理软件，能够更好地管理和利用信息。
2. 文档控制在工程项目中，涉及大量的文件和文档，如设计文件、施工图纸、合同文件等。
文档控制是对这些文件进行管理和控制，保证文件的完整性、可靠性和安全性。
在文档控制方面，需要注意以下几点：2.1 文档的编制和审核编制和审核文档时，需要确保文档的准确性和规范性。
编写文档时要遵循相关的规范和标准，如绘图标准、编制规范等。
审核人员要对文档进行仔细审查，确保文档的质量。
2.2 文档的分发和存档分发是指将文档传递给相关人员，确保他们能够及时获取所需的信息。
存档是指将文档妥善保存，以备将来需要使用或查询。
在文档的分发和存档中，需要确保文档的完整性、安全性和可追溯性。
2.3 变更控制在项目中，文档的变更是常有的事情。
需要建立变更控制机制，确保文档的变更符合规定，并记录变更过程和原因。
变更控制的目的是保证文档的一致性和可控性。
工程项目文件及信息管理要点
工程项目文件及信息管理要点一、工程项目文件和信息管理要点工程项目文件和信息管理是项目管理的重要组成部分，是保证工程项目管理过程顺利进行的重要保障，对于工程项目的合规性管理、合理性管理和质量管理具有非常重要的作用。
因此，在项目管理中，必须重视工程项目文件和信息管理。
1.工程项目文件分类工程项目文件包括班组日报、生产管理单、进度报告、质量报告。
班组日报主要记录施工队在施工过程中的问题和解决方案；生产管理单主要记录施工节点和施工工序的完成情况；进度报告主要记录项目的总体进度和个别进度的变化情况；质量报告主要记录项目的质量情况和质量问题的解决情况。
2.工程项目文件编制要求(1)工程项目文件要规范化。
编制工程项目文件时，必须遵循标准规范和流程，使文档结构清晰、格式规范、内容详实。
并且需要针对项目实际情况，进行适度发挥和个性化处理。
(2)工程项目文件要及时更新。
随着项目的推进，施工情况也会不断变化，因此需要对工程项目文件进行及时更新，使其反映项目实际情况。
(3)工程项目文件存档要归档至少5年以上。
工程项目文件记录了项目的施工情况、质量情况和进度情况等重要信息，必须按照相关要求进行归档，以备后续查询和考核。
(4)工程项目文件应保证安全性。
工程项目文件具有高度保密性，因此必须采取必要的安全措施，防止机密信息泄露，包括控制电脑、密码加密等多种手段。
3.工程项目信息管理工程项目信息管理是指对施工过程中产生的各种信息进行管理和处理，包括质量、进度、费用、文档等信息。
(1)质量信息管理。
施工过程中必须保证质量，因此需要对施工质量进行监控和管理。
如在施工过程中发现质量问题，应及时进行修复和处理，并记录详细的信息，以便后续考核和评价。
(2)进度信息管理。
项目进度是项目管理的重要指标，管理者需要对项目进度进行全面监控和跟踪。
如果发现进度情况不符合计划或出现问题，必须及时进行调整和处理，以保证项目按计划完成。
(3)费用信息管理。
施工安全及信息管理要点
施工安全及信息管理要点
1. 安全管理要点
- 确保员工安全意识：提供员工培训，教育员工关于施工安全
的重要性，并提供适当的安全装备。
- 保持施工区域的清洁和整齐：清除杂物，确保施工场地没有
危险障碍。
- 实施适当的安全措施：例如，设置安全栏杆、标记潜在危险
区域，并定期检查施工设备的安全性能。
- 定期进行安全检查：安排定期的安全巡视，确保施工现场符
合安全标准。
- 上报和记录所有安全事件：记录任何事故、伤害或违规行为，并采取适当措施进行调查和改进。
2. 信息管理要点
- 建立信息管理体系：确保施工项目的信息能够有效地进行管
理和传递。
- 确定信息传递渠道：确定适当的信息传递渠道，例如会议、
报告、电子邮件等。
- 尽早识别和解决问题：及时处理施工过程中的问题，并在信息管理系统中进行记录。
- 确保良好的沟通：建立良好的沟通机制，使得项目参与方能够及时分享信息并作出决策。
以上是施工安全及信息管理的要点，通过有效的安全管理和信息管理措施，可以提高施工安全性，确保施工项目的顺利进行和成功完成。
施工档案管理的要点与文件整理方法
施工档案管理的要点与文件整理方法一、档案管理的重要性施工档案是施工项目中的宝贵资料，记录着施工过程中的关键信息和实施细节。
合理的档案管理可以提高工程的质量、效率和安全性，并为日后的维修、验收和技术难题解决提供重要依据。
因此，注重施工档案管理显得尤为重要。
二、施工档案管理的原则1.全面性：将施工过程的关键信息全部纳入档案，做到无缺漏。
2.规范性：按照相应标准和规定制作档案，确保符合国家法律法规的要求。
3.时效性：在施工过程中及时完善档案，避免后期追溯困难。
4.可追溯性：确保档案的完整性和准确性，并备份存储，以备查阅。
5.保密性：严格保护档案的机密性，防止档案信息被泄露或滥用。
三、档案分类与整理1.按项目进行分类，每个项目设立一个独立的档案库。
2.将档案材料按照施工过程的不同阶段进行分类，如前期调研、设计、施工实施、监理等。
3.每个阶段的档案按照时间顺序进行排序，利用标签或目录进行详细描述。
4.对于大型工程项目，可以将各个施工阶段的档案分别归类，并逐步合并为一个完整的项目档案。
四、档案整理方法1.收集文件：及时收集与项目相关的各类文书、合同、设计图纸等文件。
2.分类整理：将收集到的文件按照类型进行分类，如技术资料、合同文件、工程图纸等。
3.编制目录：对于较多的文件数量和种类，可以编制目录，以便日后查找和管理。
4.编号归档：为每个文件编制唯一的编号，并按照编号进行归档，便于查找和追溯。
5.备份存储：将重要文件进行数字化存储，并备份在不同的介质上，以防丢失或损坏。
五、施工档案管理的要点1.流程管理：确保施工档案管理工作能够融入施工流程，提前规划和安排相关工作。
2.责任明晰：明确施工档案管理的责任部门和责任人，确保工作的有效组织和实施。
3.检验审核：建立档案质量检验和审核机制，确保档案的完整性和准确性。
4.安全保密：加强档案的保密意识和保密管理，确保档案信息的安全性。
5.定期更新：及时整理和更新档案，确保档案信息的时效性和准确性。
EPC项目文件及信息管理要点
文件及信息管理要点总包项目技术管理部将从施工方案、施工图纸、变更、洽商及 BIM 应用等方面，对专业 分包单位管理和支持。
项目聘请各专业的行业专家作为项目的技术支撑团队，为项目解决疑 难技术问题并制定最佳的施工方案，对重大专项方案进行指导和评审。
根据项目体量大、专业分包多的特点，建立文档信息管理系统，设立总包文件信息管理部门，对信息文档、往来函件、竣工档案等进行统一管理。
1. 施工组织及专项方案的管理（1） 负责对施组及技术方案（含分包编制的专项施工方案） 内容的全面性、针对性、可行性及是否符合相关规范要求进行过程审核，并报送监理审批；（2）对超过一定规模危险性较大的分部分项工程施工方案组织专家论证；（3）对施组及专项施工方案的过程实施进行监督检查， 对工况发生变化的方案及时要求相关部门、单位进行重新修改、报审。
2. 图纸会审及变更、洽商的管理图纸会审及变更、洽商的管理内容图纸会审及变更、洽商的管理流程问题提出 洽商上报 确认总包技术管理部 监理单位及业主 执行实施 变更下发 变更确认变更洽商管理流程总包图纸 问题汇总 分包单位 问题上报图纸会审管理流程总包审核图纸问题并 整理上报监理、业主业主将问题 提交设计业主组织召 开图纸会审图纸会审记 录签字下发业主发放 施工蓝图设计单位分包单位序号 图纸会审及变更、洽商的管理内容1 总包技术管理部应将图纸按照施工工区、专业性质进行分类管理；2 图纸由总包技术部统一下发，收集、汇总、审核各分包单位的图纸问题；3 针对图纸及施工问题等及时上报洽商，及时依据变更进行施工部署调整；4 总包技术管理部负责跟踪图纸会审、变更、洽商的文件确认及现场实施；5 针对图纸会审及变更洽商的文件对总包各部门及对应分包单位进行交底。
不通过超过一定规模危险性较 大的分部分项施工方案监理审批一般方案施组、施工方案审核、审批流程施组 及施 工方 案的 编制专家论证 补充修改文档 管理 现场 实施项目 工总 审核 审批公司总 工审批不通过3. 文档管理总包单位设专职的文档管理员，对所有收集到总包的文档资料进行归纳管理。
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施工项目文件及信息管理要点1 文档管理制度1.1 公司文档管理制度1.2 针对项目的文档资料的主要内容1.2.1 文件管理1) 文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。
2) 文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。
3) 各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。
4) 文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。
5) 有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。
1.2.2 档案资料管理1) 档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。
2) 借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3) 所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
4) 借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
5) 机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。
6) 收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。
7) 对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。
8) 在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。
9) 档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。
10) 各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。
11) 文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。
12) 若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。
13) 新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。
14) 如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
2 项目文档资料控制流程1)总控制流程：2) 项目部与业主/监理间文件控制流程（下图左）；项目部内部文件控制流程（下图右）3 文档控制实施措施3.1项目部文件包括但不限于以下文件： （一）项目文件立卷索引 1、合同和商务 2、估算和费用控制 3、工程变更 4、项目管理5、项目技术标准、规范、说明书信息反馈送交6、信函7、项目控制8、施工9、试运服务10、其它（二）项目管理文件1、有关信函2、项目审查会议3、会议记录4、电话记录5、项目管理计划6、项目实施计划7、项目情况摘要8、开工报告9、项目进展情况报告10、项目管理协调程序11、项目费用估算12、项目进度计划13、风险分析14、试运情况报告15、运行情况报告16、项目完工报告17、项目审计报告18、其它重要文件3.2 项目部文件编号形式：1) 对向业主报送的文件按照以下原则进行编号2) 项目部内部文件采用以下编号形式：3.3 文档管理总体原则1) 由项目办公室统一编发项目文档管理统一规定，各职能部门统一归口管理各自的文档资料。
2）各职能部门建立系统的文档收、发管理台帐。
3）除必须为纸质文件外，适当采取电子文件形式发放文件，以达到节约和绿色办公的目的。
4) 文档资料按分类、分级建档保管。
5）所有文件均应建立电子台帐，分密级，以便相关人员查阅。
3.4 文档资料的接收管理1）资料员负责文件的接收、编号、登记。
对原始编号的文件，按专业类别以流水号形式进行编号登记。
2）文件接收时应签字确认。
在签字确认前对所接收的文件进行核对，确保文件的正确。
3）文件接收后，立即分类建档，并建立电子版台帐。
3.5 项目文档资料发放1) 项目各部分资料员负责本部门文档资料对内、对外的发放，发放时必须提供所发放文档资料的目录并完成、保存签收记录。
2) 按公司程序文件的要求以及对口管理的原则，由主管经理确定文件的发放对象、范围与数量。
项目资料员根据领导的圈阅意见发放。
3) 文档发放应及时录入发放信息，做好签字人、签字日期均真实，不得代签，日期必须为接收文件时间。
3.6 外来文档资料管理1) 外来文件包括业主、监理、供应商、政府部门等。
对外来文件，按不同的职能部门进行对口接收与管理。
2) 对外发放文件时，资料员必须根据主管经理的圈阅意见。
3) 所有外来文件应完整、妥善收存，并运用项目文档信息系统记录外来文档收存信息，方便文档资料的查阅。
3.7 有效版本控制1) 项目资料员负责收存文档资料的版本替换工作。
2) 按系统负责的原理，资料员收到新版本文件时，按程序向相关责任人员发放后，须将旧版本收回；无法回收时，发放记录表上相关人员的签字确认，以避免使用废旧版本。
3) 有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时，以纸版文件为准。
3.8 项目文档资料的归档1) 施工图纸和施工记录、报告等技术资料归档按照公司有关标准在项目实施期间完成。
2) 项目技术负责人组织项目专业工程师、文档管理工程师、文档资料管理员进行项目文档总部和现场之间的动迁。
3) 项目技术负责人组织项目专业工程师、文档管理工程师、文档资料管理员在项目结束后按照合同要求以及业主、监理关于文件归档要求与整理规范向业主移交文档，并进行项目文档的公司归档和部门归档。
4) 项目系统文档库和项目文档信息库将在公司信息管理工程师的协助下同期归档。
3.9 工程建设技术文件的管理1) 文件传递程序：来自业主、设计单位及制造厂商的技术文件，由项目部资料室统一收（取) ；项目经理部资料员负责技术文件管理、建立台帐，按不同类别编号、发放传递。
2) 施工规范管理，按照下列要求执行：a) 项目部资料室按照施工组织设计中明确的应执行的施工标准规范，配置一套施工标准规范；b) 专业工程师按图纸要求，落实本专业施工标准规范有效版本的控制，保持与设计和业主沟通，有时做好新旧版本的衔接工作，防止标准规范错误使用；3) 交工技术文件编制程序a) 交工技术文件编制，按照业主/监理要求的交工技术文件编制办法执行；当业主/监理未有明确规定时，则依据SH3503《工程建设交工技术文件规定》标准，由项目技术部按企业标准《工程/产品竣工档案编汇规定》编写项目交工技术文件编汇实施细则，经业主/监理同意后实施。
b) 交工记录表格按工程施工合同要求选用，由专业技术人员填写、积累，质量检查员和（或) 业主/监理检查见证，技术部组织整理、编汇、组卷（册) 、立卷。
工程交工后在业主/监理指定的时间内移交，办理移交清单。
c) 交工技术文件包括施工组织设计、交工技术资料、竣工图等和设计变更单。
d) 编制竣工图用图由业主/监理提供，竣工图由项目经理部资料室保存，并负责标识、叠制、装订。
竣工图由项目技术部依据专业工程竣工情况按专业分阶段改绘、编制。
工程交工后由技术负责人审核后随交工技术文件移交业主/监理。
竣工图的份数按照业主的要求执行。
4) 工程中间交接后按合同或业主的规定时间内（一般情况为三个月），将交工技术文件汇总整理完毕。
5) 项目档案验收合格后，施工单位应按合同及规定的要求，向建设单位或地方档案馆办理档案移交。
3.10 文档资料的借阅1) 借阅必须持借据，并有主管部门负责人或主管领导的签署意见。
借据必须标明借阅文件的具体名称以及借阅时间、归还时间等信息。
2）资料只能在归定的时间内借阅或归还，特殊情况需复印者，须经办部门负责人或主管领导批准。
3）保密类文档必须由主管部门根据文件密级按《保密规定》进行借阅审批流程。
保密文档按领借审批归还时间（一般指当天）返还借阅部门，不得携出公司外。
3.11 文书档案的销毁各部门主管每半年按文书保存期限规定，对无用文书进行处理，由办公室根据部门负责人确定、项目主管领导审核后统一执行。
4 信息报告制度FCC项目经理部负责建立向业主/监理的汇报体系，按照业主/监理规定的时间定期向业主/监理递交书面报告，报告的内容执行业主/监理的有关规定。
1) 信息内容项目信息主要是项目部上报业主/监理及FCC各业务系统的信息，内容包括公共信息、工程概况信息、施工信息、项目管理信息等，其形式包括项目部在项目管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。
➢公共信息：法律、法规与部门规章信息；市场信息；自然条件信息。
➢工程概况信息：工程实体概况；场地与环境概况；参与建设的各单位概况；施工合同；工程造价计算书。
➢施工信息：施工记录信息；施工技术资料信息。
➢项目管理信息：项目管理规划大纲信息和项目管理实施规划、项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、现场管理、合同管理、材料管理、人力资源管理、机械设备管理、资金管理、技术管理、组织协调、竣工验收、考核评价等方面信息。
2) 项目部负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。
实行分包的项目，项目部负责分包范围的信息收集整理，项目部负责汇总、整理各分承包方的全部信息。
3) 项目信息收集随工程的进展进行，保证真实、准确，按照项目信息管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字。
5 向业主提交的文件应向业主提供的承包人文件，包括：1) 详细设计文件（施工图、物料清单、设计变更通知单、联络单等）；2) 施工图设计阶段所有法规要求的报批文件等、工程报建手续所需的设计图纸及报批相关文件等；3) 设计交底所需的相关资料；4) 审查会、论证评估等会议材料；5) 竣工图及其他交工、竣工验收相关资料；6) 操作维修手册及其他培训资料；7) 项目总体实施计划、施工组织设计、工程进度计划、乙供物资采购策略、供货计划、专项施工方案、工程统计报表、安全情况通报、固定资产实物清单、结算资料等其他发包人要求提供的资料。
6 向业主提交的文件数量及提交时间要求1) 施工组织设计及工程进度计划在工程开工前14 天提供；2) 专项施工方案在该部位施工前14 天提供；3) 工程统计报表及安全情况通报每月30 日提交；4) 固定资产实物清单中交后2 个月内提供；5) 结算资料中交后90 天，如存在尾项工程的，为上述规定时间与最后一张变更单关闭后（承包人实施完毕后）30 天的较长者；6) 承包人应提供的承包人文件的数量为按发包人要求。