文件管理要求和作用
iso9001文件管理体系
iso9001文件管理体系随着全球经济的发展和竞争的加剧，企业管理体系的规范化和标准化越来越受到重视。
在这一背景下，国际标准化组织（ISO）于1987年推出了ISO9001质量管理体系标准，该标准旨在帮助组织建立和运行有效的质量管理体系，从而提高组织的质量和竞争力。
一、ISO9001文件管理体系的概述ISO9001文件管理体系是指基于ISO9001标准要求，组织制定和实施的一套文件和记录，以确保各个环节能够按照规定的程序和方式进行操作，从而达到预期的质量目标。
ISO9001文件管理体系的建立和运行需要经过以下几个基本步骤：1.制定文档控制程序：文档控制程序是ISO9001文件管理体系的基础，它规定了组织在制定、审核、批准、发布、修订和废弃文件时应采取的步骤和要求。
这一程序包括对文件进行分类、编号、版本控制、变更记录和归档等环节。
2.编写质量手册：质量手册是ISO9001文件管理体系的核心，详细描述了组织的质量管理方针、目标和相关的质量管理过程，以及与之相关的文件和记录。
质量手册还应包括组织结构、职责和权限的描述，以及质量管理体系的评审和持续改进等内容。
3.编写程序文件：程序文件是ISO9001文件管理体系的具体实施文件，它规定了组织在各个具体业务环节中所应遵循的步骤和要求。
程序文件通常包括质量计划编制、合同评审、产品设计控制、采购过程控制、产品检验和测试、不合格品处理、内部审计和管理评审等。
4.制定工作指导书：工作指导书是ISO9001文件管理体系的操作指南，它是对程序文件的细化和具体化。
工作指导书通常包括实施某个具体活动所需的操作步骤、技术要求、记录要求和安全注意事项等内容。
5.记录控制：ISO9001文件管理体系还包括一系列的记录，用于记录重要的质量管理活动和改进措施。
记录包括产品检验报告、不合格品记录、内部审计报告、管理评审记录等。
这些记录需要经过控制，确保其准确、完整、可追溯。
二、ISO9001文件管理体系的作用与意义ISO9001文件管理体系的建立与运行对于组织来说具有重要的作用和意义：1.规范工作流程：ISO9001文件管理体系规定了各个工作环节的程序和要求，使得组织能够按照统一的标准进行工作，避免了因个人主观因素带来的差异性和不稳定性。
公司文件管理规定
公司文件管理规定1.目的和作用公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。
为实现文件管理的程序化、标准化，使文件的管理既高效又平安，特制定本规定。
2.管理职责公司的文件管理统一由总经办归口负责。
应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。
并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。
3.文件立卷归档管理秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作：3.1收集立卷文书材料。
应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保存好底稿和正本。
3.2做好立卷类目的分类。
按照不同文件的性质分成假设干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。
3.3拟定卷内文件保存价值。
按照统一的原那么标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。
3.4 科学、合理地排列卷内文件。
应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是：3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。
3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。
3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。
3.4.4 正文在前，附件在后。
3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。
3.5 文件装订成案卷。
定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。
3.6 文件移交归档。
文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。
移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。
4．文件的存放管理文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作：4.1加强文件平安性的管理。
文书管理制度(15篇)
文书管理制度（15篇）文书管理制度篇1(一) 文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2.文件管理的范围包括:上级下发的文件、各种公司制度文件、对外传真文件、政策指导性文件、各种合同文件。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4.将所有文件按其属性和类别进行编号，按编号定期归档，并做好相应的文字记录以备参考。
第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5.机密文件由行政人事部主管保管，一般文件由办公室人员分类管理，定期整理并制作相关报告，提交部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。
半年一小清，年终一大清。
9.根据归档时间和归档的必要性销毁文件，应报行政人事主管签字批准，并按文件管理制度办理。
第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二) 文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的.效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
文件资料管理规定
文件资料管理规定一、文件资料的定义和重要性文件资料是组织和个人在工作和生活中产生的各类书面记录和信息，如公文、报告、合同、备忘录等。
它们具有重要的历史、法律和工作价值，对组织和个人的正常运转和决策起着至关重要的作用。
因此，制定一套科学合理的文件资料管理规定是非常必要的。
二、文件资料管理的原则1. 合法原则：文件资料的收集、保管、传递和利用必须符合国家法律法规的规定，确保合法合规。
2. 规范原则：建立统一的文件资料编码规则和命名规范，明确文件资料的分类和编号，以提高文件的检索效率和管理水平。
3. 完整原则：对文件资料进行全面、准确的记录，确保文件完整性和真实性。
4. 保密原则：对涉密文件资料进行严格的保密措施，保护国家和个人的利益。
5. 方便原则：为用户提供便捷的检索和利用服务，提高工作效率。
6. 经济原则：合理利用文件资料，节约资源，提高管理效益。
三、文件资料的管理要求1. 文件资料的收集：建立文件资料收集制度，统一管理单位的文件资料收集，确保及时获取相关信息。
2. 文件资料的归档：制定文件资料归档规定，对文件进行分类、编号和装订，确保文件的整齐有序和易于管理。
3. 文件资料的保管：建立完善的文件资料保管制度，制定文件存放位置、保管期限等相关规定，确保文件的安全可靠。
4. 文件资料的检索：建立简便的文件资料检索系统，通过文件名称、编号、日期等进行检索，提高文件的查阅效率。
5. 文件资料的传递：规定文件资料的传递渠道和流程，确保文件的准确传递和信息的连贯性。
6. 文件资料的销毁：制定文件资料销毁规定，依法对过期、无用的文件进行定期清理和销毁。
7. 文件资料的备份：建立文件资料备份制度，确保文件的安全备份和灾难恢复能力。
四、文件资料管理的措施1. 建立文件资料管理部门：设立专门的文件资料管理部门负责文件资料的收集、归档、保管等工作。
2. 培训文件资料管理人员：对文件资料管理人员进行培训，提高其文件管理的专业水平。
文件物品管理制度
文件物品管理制度一、总则文件物品管理制度是为了规范单位文件和办公用品的流转和管理，确保文件安全和物品的合理使用，提高单位工作效率和服务质量，防止资源浪费的管理规范。
二、适用范围本制度适用于所有单位工作人员，包括文件管理、办公用品管理等方面。
三、文件管理1. 文件的分类根据文件的性质和用途，将文件分为保密文件、一般文件、公开文件等不同类别，并采取相应的管理措施。
2. 文件的编号和归档对所有文件进行编号和归档，建立档案管理系统，确保文件的可查找性和安全存档。
3. 文件的传递和借阅所有文件的传递和借阅需经过相关部门的审批和登记，并设定严格的流转流程，确保文件的安全和完整。
4. 文件的销毁对于无用或过期的文件，应及时进行销毁，避免占用空间和资源浪费。
四、办公用品管理1. 办公用品的购买根据单位需求和预算，合理购买办公用品，确保办公工作的正常进行。
2. 办公用品的领用和归还工作人员需按照规定的程序和数量领用办公用品，并在使用完毕后及时归还或报废。
3. 办公用品的维护和保养保管员负责对办公用品进行定期的维护和保养，确保办公用品的良好状态和延长使用寿命。
4. 办公用品的盘点和清点定期对办公用品进行盘点和清点，确保库存的准确性和完整性。
五、责任制度1. 文件管理员负责文件的管理和查询工作，确保文件的完整性和安全性。
2. 保管员负责办公用品的管理和维护工作，确保办公用品的正常使用和更新。
3. 每个工作人员都有保护文件和办公用品的责任，不得私自调动或损坏文件和办公用品。
4. 对于违反文件物品管理制度的工作人员，将按照单位规定进行处理，严肃追究责任。
六、监督检查1. 领导机构负责对文件物品管理制度进行监督和检查，确保执行情况和效果。
2. 对于制度执行中存在的问题和不足，及时调整和完善，提高管理水平和效率。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效，作废之前的有关文件物品管理规定。
2. 对于本制度的解释权归单位领导机构所有。
公司部门工作流程管理制度的文件与数据管理规范
公司部门工作流程管理制度的文件与数据管理规范一、文件管理规范在公司部门的工作中，文件管理是非常重要的一项任务，能够帮助我们更高效地组织和管理工作流程。
因此，建立一套有效的文件管理规范是必要的。
1. 文件命名规范为了方便查找和辨识文件，所有文件应按照一定的命名规范进行命名。
具体规定如下：- 文件名应简洁明了，能够准确反映文件内容。
- 可以使用日期、部门、项目名称等关键字作为文件名的一部分。
- 避免使用特殊字符和空格，以免导致文件无法正常保存或打开。
2. 文件分类与归档为了整理和归档文件，我们需要建立一个系统的分类方法，确保文件能够被快速找到。
以下是文件分类的几个原则：- 按照文件类型进行分类，例如文档类、表格类、图像类等。
- 设立主文件夹和子文件夹，并根据各个部门和项目进行细分。
- 定期检查和清理不再需要的文件，及时进行归档或删除。
3. 文件版本管理在协同工作中，经常会发生对文件的修改和更新。
为了确保文件版本的一致性，我们需要遵循以下原则：- 每次对文件进行修改时，应保存为新的版本，并更新文件名或添加版本号。
- 每个文件应有对应的修改记录，包括修改人、修改时间等。
二、数据管理规范随着数字化时代的来临，数据管理的重要性也日益凸显。
科学、规范的数据管理可以提高公司部门的工作效率和决策能力。
1. 数据采集和录入在进行数据采集和录入时，有几点需要注意：- 确保数据的准确性和完整性，在录入前仔细核对数据。
- 对于大量数据的录入，可以使用批量导入工具，提高效率和减少错误。
- 对于不同的数据类型，可以使用不同的格式或软件进行录入和保存。
2. 数据备份与恢复为了防止数据丢失和风险，我们应定期进行数据备份，并建立恢复机制。
以下是一些备份和恢复的要求：- 定期备份重要的文件和数据，确保备份的完整性和可用性。
- 将备份数据存储在独立的设备或云端，避免受到硬件故障的影响。
- 定期测试数据恢复功能，以确保备份的有效性。
3. 数据安全和权限管理对于公司部门的数据，我们需要进行权限管理，确保数据的安全和保密。
办公室文件管理制度
办公室文件管理制度第一章总则第一条为规范办公室文件管理，提高工作效率，保障文件资料的安全和完整性，制定本管理制度。
第二条本制度适用于办公室内所有文件的管理，包括电子文件和纸质文件。
第三条办公室文件管理应遵循保密、便捷、高效的原则，确保文件及时、准确、完整地收集、保管、使用和处置。
第四条所有管理人员和工作人员都应遵守本管理制度的规定，严格执行文件管理制度。
第五条文件管理人员应具备良好的责任心和处理文件的能力，严格遵守文件管理制度。
第六条办公室文件管理统一由部门主管负责，并建立管理小组，负责具体的文件管理工作。
第二章文件的分类和编目第七条办公室文件应按照文件的性质、用途和保管期限进行分类。
1. 根据性质，文件可分为行政文件、业务文件、会议文件、财务文件、人事文件等。
2. 根据用途，文件可分为核心文件、辅助文件、参考文件。
3. 根据保管期限，文件可分为永久文件、长期文件、暂存文件、废弃文件。
第八条文件编目应遵循准确、便于检索的原则，建立明确的文件编目体系。
1. 对电子文件，应按照文件的性质、部门、日期等建立文件夹进行分类和编目。
2. 对纸质文件，应按照文件的性质、编号、日期等编制文件目录，并分类存放。
第九条编目金额、文件存放位置应做好详细的记录，便于日后查阅和管理。
第十条文件调阅后，应及时更新文件编目，确保文件管理的及时和准确。
第三章文件的收集、传递和保管第十一条收集文件应定期进行，确保及时收纳办公室内所有文件。
1. 对于纸质文件，应定期清理，归档，确保文件的整齐和完整。
2. 对于电子文件，应定期备份，确保文件的安全性。
第十二条文件的传递应规范、有序，避免文件的丢失和滞留。
1. 传递文件时，应明确文件的接收人和交接记录，确保文件的正确交接。
2. 传递文件时，应采用安全、便捷的方式，保证文件的完整性。
第十三条文件的保管应根据文件的性质和保管期限进行分类，并遵循严格的保密原则。
1. 对于机密文件，应采取严格的授权管理，确保文件的安全。
文件的质量管理要求
文件的质量管理要求在现代工作中，文件起着至关重要的作用。
无论是法律文件、商业合同还是组织内部的文件，其质量直接关系到工作效率和结果的准确性。
因此，对于文件的质量管理要求必须予以高度重视。
本文将讨论文件的质量管理要求，并提供相应的解决方案。
I. 文件准确性要求文件的准确性是其最基本的质量管理要求。
无论是文字还是数据，文件中的内容必须准确无误。
为保证文件准确性，可采取以下措施：1. 仔细校对和审查：在编写文档和文件之前，作者应该仔细校对和审查相关信息，确保其正确性。
在校对过程中，应特别关注数字、日期、名称、术语等，杜绝任何错误或不准确的信息。
2. 合理使用引用和注释：为了提高文件的准确性，可以采用引用和注释的方式，对引用的内容或使用的数据进行来源标注和说明。
这不仅可以增加文件的可信度，也方便读者对相关信息的查证和理解。
II. 文件完整性要求除了准确性外，文件的完整性也是质量管理的关键要求。
文件的内容应该全面、完整地反映所涉及的事务。
为确保文件完整性，可采取以下措施：1. 细致的规划和组织：在编写文件之前，应该进行充分的规划和组织工作，明确文件的结构和内容，确保所有相关信息都得到详尽的呈现。
2. 完整记录所有必要信息：在编写文件时，应仔细考虑所需要记录的所有必要信息。
例如，在商业合同中，应包括合同各方的详细信息、合同条款、支付方式等。
记录完整的信息能够减少信息缺失和误解的可能性。
III. 文件可读性要求文件的可读性是指文件的排版整洁美观、语句通顺，不影响读者的阅读体验。
为确保文件的可读性，可采取以下措施：1. 均匀的字体和大小：选择使用清晰、易读的字体，并保持字体大小一致。
这样可确保文件的可读性，并减少读者在阅读过程中的困扰。
2. 适当的段落和标题：将文件按照逻辑顺序分为段落，并使用适当的标题对内容进行分类和引导。
这样可以帮助读者快速浏览文件，迅速获取所需信息。
IV. 文件存档和归档要求文件存档和归档是确保文件质量管理长期有效的重要环节。
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第七章 文件管理
第七章 文件管理
7.1 文件和文件系统
第七章 文件管理
7.1.1数据项、记录和文件
1、数据项
• 基本数据项：是用于描述一个对象的某种属性的字 符集
– 数据名 – 数据类型
• 组合数据项：由若干个基本数键字：能唯一地标识出记录的基本/组合数据项
第七章 文件管理
本章内容
7.1 文件和文件系统 7.2 文件的逻辑结构 7.3 文件目录 7.4 文件共享 7.5 文件保护
第七章 文件管理
概述
• 所有的计算机应用程序都要：存储信息，检索信息
• 三个基本要求：
– 能够存储大量的信息 – 长期保存信息 – 可以共享信息
• 解决方法：
– 把信息以一种单元—即文件的形式存储在磁盘或其他介质 上
– 用户文件：由用户的源代码、目标文件、可执行文件或 数据等所构成的文件。
– 库文件：指由标准子例程及常用的例程等所构成的文件。
• 按存取控制属性分类
– 只执行文件：只允许被核准的用户调用执行。 – 只读文件：仅允许文件主及被核准用户对其进行读操作
的文件，不允许写。
– 读写文件：允许文件主及被核准用户对其进行读或写操 作的文件。
I/O控制层（设备驱动程序层） 对象及其属性
1、对象及其属性
• 文件管理系统管理的对象包括：
– 文件 – 目录 – 磁盘（磁带）存储空间
第七章 文件管理
2、对对象操纵和管理的软件集合
• 该层实现的功能包括：
– 对文件存储空间的管理 – 对文件目录的管理 – 将文件的逻辑地址转换为物理地址 – 对文件读和写的管理 – 对文件的共享与保护等
3、文件系统的接口
• 文件系统以接口的形式向上层用户一组对文件和记 录操作的方法和手段：
第七章 文件管理
文件
记录1 记录2
…
记录n
数据项1 数据项2 …
数据项n
图 7-1 文件、 记录和数据项之间的层次关系
第七章 文件管理
7.1.2 文件名和类型
1、文件名和扩展名
典型文件扩展名表
第七章 文件管理
2、文件类型
• 按用途分类
– 系统文件：指由系统软件构成的文件，一般只允许用户 调用，不允许用户读和写。
• 文件是通过操作系统来管理的
– 包括：文件的结构，命名，存取，使用，保护和实现方法
第七章 文件管理
概述
• 用户观点：
– 文件系统如何呈现在其面前： – 一个文件由什么组成，如何命名，如何保护文件，可以
进行何种操作等等。
• 操作系统观点：
– 文件目录怎样实现，怎样管理存储空间，文件存储位置， 磁盘实际运作方式(与设备管理的接口)等等。
第七章 文件管理
文件管理要求和作用
第七章 文件管理
本章要点（1/4）
• 目标：掌握文件系统的基本概念和实现过程 • 顺序文件、索引文件和索引顺序文件
– 顺序文件：什么是顺序文件？如何对定长记录的 顺序文件进行读/写操作？这种文件形式有何优缺 点，它主要用于何种场合？
– 索引文件：什么是索引文件？为什么要引入索引 文件？索引文件采用何种文件组织形式？索引文 件的优缺点是什么？
• 按组织形式和处理方式分类
– 普通文件：由ASCII码或二进制码组成的字符文件。 – 目录文件：由文件目录组成的文件。 – 特殊文件：特指系统中的各类I/O设备。
第七章 文件管理
7.1.3 系统的层次结构
对对象操纵和管 理的软件集合
文件系统接口 逻辑文件系统
基本I/O管理程序（文件组织模块） 基本文件系统（物理I/O层）
– 索引结点：磁盘索引结点是为了解决什么问题而 引入的，它与FCB、目录项之间存在着什么样的 关系？为什么要引入内存索引结点，以及在内存 索引结点中还应增加哪些数据项，原因是什么？
– 单级目录和两级目录结构：在单级目录结构中应 如何创建或删除文件，它在哪些地方无法满足对 目录管理的要求，而两级文件目录是如何解决这 些问题的？
第七章 文件管理
2、文件类型
• 按文件中的数据形式分类
– 源文件：是指从终端或输入设备输入的源程序和数据。
– 目标文件（相对地址形式文件）：是指把源程序经过编译 程序编译，但尚未经过链接程序链接的目标代码所构成的 文件。
– 可执行文件：是指由链接装配程序链接后所生成的可执行 目标程序文件（用在非动态链接系统中）。
第七章 文件管理
3、文件
• 文件系统：对文件进行操纵和管理的软件集合。
• 文件：由创建者定义的、具有文件名的一组相关信 息的集合。
• 文件组成：
– 文件体：文件本身的信息
• 有结构文件（由若干相关记录组成） • 无结构文件（字符流）
– 文件属性：文件存储和管理信息
• 文件类型 • 文件长度 • 文件的物理位置 • 文件的存取控制 • 文件的建立时间
– 文件共享的主要目的是什么？
– 基于索引结点的共享方式：是何种文件共享方式 ？如果不引入索引结点，而直接通过FCB来共享 文件会产生什么问题？这种共享方式应如何进行 文件的删除操作，它有何优缺点？
– 利用符号链实现文件共享：是何种文件共享方式 ？当用户访问LINK类型的文件时，系统应如何 进行处理，通过这种方式共享文件有何优缺点？
– 索引顺序文件：什么是索引顺序文件？索引顺序 文件是为了解决什么样的问题而引入的，如何对 索引顺序文件进行检索？当文件非常大时又应如 何处理？
第七章 文件管理
本章要点（2/4）
• 目录管理
– 文件控制块（FCB）：什么是FCB，什么是文件 目录？FCB通常应包含哪些内容，它与文件之间 存在着什么样的关系？
第七章 文件管理
本章要点（3/4）
• 目录管理
– 多级目录结构：目录结构由单级发展为两级、并 进一步发展为多级带来了哪些好处？应如何根据 绝对路径名或相对路径名在多级目录结构中线性 地检索一个文件或子目录，要创建或删除一个文 件或子目录时应如何进行处理？
第七章 文件管理
本章要点（4/4）
• 文件共享方式
• 四个软件层次：
– I/O控制层（设备驱动程序层）：主要由磁盘驱动程序组成 – 基本文件系统：用于处理内存与磁盘之间数据块的交换 – 基本I/O管理程序：用于完成与磁盘I/O有关的事务，如将
文件逻辑块号转换为物理块号、管理磁盘中的空闲盘块等 – 逻辑文件系统：用于处理与记录、文件相关的操作
第七章 文件管理