电子文件管理规范与流程
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的快速发展，电子文件的管理变得越来越重要。
电子文件管理规范旨在确保电子文件的安全、完整和可追溯，提高组织的工作效率和信息管理水平。
本文将详细介绍电子文件管理规范的要求和实施步骤。
二、电子文件管理规范的目标1. 确保电子文件的安全性：采取措施保护电子文件的机密性、完整性和可用性，防止非授权访问、篡改和丢失。
2. 提高电子文件的检索效率：建立标准化的文件命名和分类体系，便于用户快速准确地检索所需文件。
3. 加强电子文件的管理和监控：建立电子文件的生命周期管理机制，确保文件按照规定的期限进行保留和销毁。
4. 促进信息共享和协作：建立电子文件共享平台，提供便捷的协作工具，促进信息共享和团队合作。
三、电子文件管理规范的要求1. 文件命名规范（1）采用有意义的文件名：文件名应能准确反映文件的内容和意义，避免使用无意义的编号或符号。
（2）遵循统一的文件命名规则：建立统一的文件命名规则，包括日期、项目名称、文件类型等要素，便于文件的分类和检索。
（3）避免文件名过长：文件名应尽量简洁，不超过一定长度限制，以免影响文件的存储和传输。
2. 文件分类管理（1）建立标准的文件分类体系：根据组织的业务特点和需求，建立统一的文件分类体系，确保文件分类清晰明确。
（2）制定文件分类标准和流程：明确文件分类的标准和流程，指导用户按照规定分类文件，避免文件分类混乱和重复。
（3）定期进行文件分类的审核和调整：根据实际情况，定期对文件分类进行审核和调整，保持文件分类的有效性和适应性。
3. 文件存储和备份（1）建立统一的文件存储结构：建立统一的文件存储结构，包括文件夹的命名和层级结构，方便文件的组织和管理。
（2）确保文件存储的安全性：采用合适的存储设备和技术手段，确保文件的安全存储，防止文件丢失或损坏。
（3）定期进行文件备份：定期对重要的电子文件进行备份，确保文件的可恢复性，防止因意外事件导致文件丢失。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理规范旨在规范和指导组织内部电子文件的创建、存储、传输、访问和销毁，以确保文件的完整性、可靠性和安全性，提高工作效率和信息管理水平。
二、适合范围本规范适合于组织内部所有电子文件的管理，包括但不限于办公文档、电子邮件、合同协议、报告、备忘录等。
三、文件创建与命名1. 文件创建a. 电子文件应使用合法授权的软件创建，确保文件的完整性和可读性。
b. 文件内容应准确、清晰、完整，并符合相关法律法规和组织内部规定。
c. 文件应标明创建日期、创建者、最后修改日期等基本信息。
d. 文件的格式应选择常用的通用格式，以便于跨平台和长期保存。
2. 文件命名a. 文件命名应简洁明了，能够准确反映文件内容。
b. 文件名应使用英文字符、数字或者下划线，避免使用特殊字符和空格。
c. 文件名中的日期应使用统一的格式，如YYYYMMDD。
d. 文件名中的关键词应使用标准词汇，避免使用缩写或者简写。
四、文件存储与备份1. 存储位置a. 组织应建立统一的电子文件存储系统，确保文件的集中管理和安全存储。
b. 存储设备应具备良好的稳定性和可扩展性，以满足组织不断增长的文件存储需求。
c. 存储设备应定期进行维护和检测，确保其正常运行和数据安全。
2. 存储结构a. 组织应建立清晰的文件目录结构，便于文件的分类、检索和管理。
b. 文件目录应根据组织的业务和工作流程进行设计，避免浮现冗余和混乱的目录结构。
3. 文件备份a. 组织应定期进行文件备份，确保文件的安全性和可恢复性。
b. 备份数据应存储在不同的物理设备或者地点，以防止单点故障和灾难性损失。
c. 备份数据的完整性和可靠性应进行定期验证和测试。
五、文件传输与访问1. 文件传输a. 文件传输应使用加密的通信协议，确保传输过程的安全性和机密性。
b. 传输文件的双方应进行身份验证，确保文件的传输双向可信。
c. 传输过程中的文件应进行完整性校验，以确保文件在传输过程中不被篡改。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的迅猛发展，电子文件的管理已经成为现代组织不可忽视的重要环节。
为了确保电子文件的安全性、可靠性和有效性，制定一套科学合理的电子文件管理规范至关重要。
本文将详细介绍电子文件管理规范的制定目的、适合范围、基本原则、管理要求等内容。
二、制定目的1. 保护电子文件的安全性：建立合理的电子文件管理规范，确保电子文件的机密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改和丢失。
2. 提高电子文件的管理效率：通过规范的电子文件管理流程和操作规范，提高电子文件的检索、传输和利用效率，提升工作效率。
3. 保证电子文件的合规性：根据相关法律法规和组织内部规定，确保电子文件的管理符合法律法规的要求，避免违规操作带来的法律风险。
三、适合范围本电子文件管理规范适合于所有使用电子文件的组织内部部门和人员，包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片等各类电子文件。
四、基本原则1. 法律合规原则：电子文件的管理必须符合相关法律法规的要求，遵循国家和组织内部的规定。
2. 安全保密原则：电子文件的存储、传输和使用必须确保信息的安全性和机密性，防止未经授权的访问和使用。
3. 一致性原则：电子文件的管理要统一规范，确保各部门和人员在电子文件管理方面的操作一致性。
4. 审计追溯原则：电子文件的操作和使用必须留下相应的操作记录，方便审计和追溯。
5. 便捷性原则：电子文件的检索、传输和利用要方便快捷，提高工作效率。
五、管理要求1. 电子文件的分类和命名规范a. 根据电子文件的内容和用途，进行分类，建立相应的文件夹和目录结构。
b. 为每一个电子文件命名时，采用故意义的名称，避免使用含糊不清的名称。
c. 在文件名中可以包含日期、版本号等信息，方便文件的管理和追溯。
2. 电子文件的存储和备份a. 电子文件的存储设备要有备份措施，确保文件的安全性和可靠性。
b. 定期进行电子文件的备份，避免因设备故障或者其他意外事件导致文件的丢失。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的飞速发展，电子文件的管理成为现代组织和企业不可忽视的重要任务。
为了保证电子文件的安全性、可用性和可追溯性，制定一套科学合理的电子文件管理规范是必要的。
二、目的和范围本文旨在规范电子文件的创建、存储、传输、访问和销毁等环节，确保电子文件的合规性和有效性。
适合于所有使用电子文件的组织和企业。
三、术语定义1. 电子文件：指以数字形式存储的文件，包括文本、图片、音频、视频等多种形式。
2. 电子文件管理系统（EFMS）：指用于电子文件的创建、存储、传输、访问和销毁等管理工作的软硬件系统。
3. 元数据：指描述电子文件属性和特征的数据，包括文件名称、创建者、创建时间、修改时间等信息。
4. 文档流程：指电子文件在组织内部流转的过程，包括创建、审核、审批、归档等环节。
四、电子文件管理原则1. 合规性原则：电子文件的管理必须符合法律法规和组织内部规定，确保文件的合法性和安全性。
2. 完整性原则：电子文件必须完整保存，不得随意删除或者篡改，确保文件的真实性和可信度。
3. 可追溯性原则：电子文件必须有明确的创建、修改和访问记录，能够追溯文件的操作历史。
4. 便捷性原则：电子文件的创建、存储和访问应简便高效，提高工作效率和便利性。
5. 保密性原则：电子文件必须采取适当的安全措施，防止未经授权的访问和泄露。
五、电子文件管理流程1. 文件创建（1）电子文件应按照组织内部规定的命名规范进行命名，确保文件名称的惟一性和易识别性。
（2）在创建电子文件时，应填写相关的元数据信息，包括文件名称、创建者、创建时间等。
（3）对于重要的电子文件，应进行数字签名或者加密，确保文件的完整性和安全性。
2. 文件存储（1）电子文件应存储在专门的电子文件管理系统中，确保文件的集中管理和统一权限控制。
（2）电子文件的存储介质应具备可靠性和稳定性，定期进行备份和恢复测试，防止数据丢失。
（3）对于长期保存的电子文件，应采用合适的存储介质和格式，确保文件的长期可读性和可访问性。
电子文件管理规范
电子文件管理规范引言概述：电子文件管理规范是指在信息化时代，为了更好地管理和利用电子文件，确保文件的安全、完整和可追溯性，制定的一系列规范和措施。
本文将从四个方面详细阐述电子文件管理规范的重要性和具体内容。
一、电子文件的分类和命名规范1.1 文件分类：根据文件的性质和用途，将电子文件进行分类，如行政文件、技术文件、财务文件等。
1.2 文件命名规范：为了方便查找和识别，电子文件应采用清晰、简明的命名规范，包括文件名、日期、版本号等要素。
1.3 文件存储结构：建立合理的文件存储结构，按照一定的层次和分类方式组织文件，方便日后的管理和检索。
二、电子文件的存储和备份规范2.1 存储设备选择：选择适合企业需求的存储设备，如服务器、硬盘阵列等，并确保存储设备的稳定性和可靠性。
2.2 存储空间管理：对存储空间进行合理分配和管理，包括定期清理无用文件、压缩文件等措施，以节约存储资源。
2.3 文件备份策略：制定合理的文件备份策略，包括定期备份、增量备份、异地备份等，以保证文件的安全性和可恢复性。
三、电子文件的访问和权限控制规范3.1 访问控制策略：制定明确的访问控制策略，包括权限设置、用户身份验证等，确保惟独授权人员可以访问相关文件。
3.2 文件审计和监控：建立文件审计和监控机制，记录文件的访问和修改情况，及时发现和处理异常行为。
3.3 文件传输安全：对于涉及敏感信息的文件，采取加密、传输协议等安全措施，防止文件在传输过程中被篡改或者泄露。
四、电子文件的归档和销毁规范4.1 文件归档策略：根据文件的保管期限和重要性，制定文件归档策略，将再也不需要频繁访问的文件进行归档，以节约存储空间。
4.2 归档管理措施：建立归档管理制度，包括归档文件的索引和标识、归档文件的存储和保管等，确保归档文件的完整性和可追溯性。
4.3 文件销毁程序：制定文件销毁程序，包括销毁的方式、时间和责任人等，确保文件在再也不需要时能够安全地销毁，防止信息泄漏。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的快速发展，电子文件管理在各个领域中扮演着越来越重要的角色。
电子文件管理规范的制定旨在规范组织内部电子文件的创建、存储、传输和销毁等环节，以确保电子文件的安全性、可靠性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。
二、目的和范围1. 目的：本规范的目的是为了规范电子文件的管理流程，确保电子文件的完整性、准确性和可用性，提高工作效率和信息管理水平。
2. 范围：本规范适合于所有组织内部产生、使用和管理的电子文件。
三、术语定义1. 电子文件：指以数字形式存储的文件，包括文本、图象、音频、视频等形式的文件。
2. 文件管理系统：指用于电子文件的创建、存储、传输和销毁等管理活动的软件系统。
3. 元数据：指描述电子文件属性的数据，包括文件名称、创建日期、作者、关键词等。
四、电子文件管理流程1. 创建与归档1.1 创建：电子文件应按照规定的格式和命名规则进行创建，确保文件的可读性和可编辑性。
1.2 归档：创建的电子文件应及时归档到文件管理系统中，同时为文件添加必要的元数据，以便后续的检索和管理。
2. 存储与备份2.1 存储：电子文件应存储在安全可靠的存储介质中，避免数据丢失和损坏。
存储介质可以是硬盘、网络存储设备或者云存储服务等。
2.2 备份：定期对存储的电子文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
备份的频率和方式应根据文件的重要性和敏感性进行合理设置。
3. 传输与共享3.1 传输：在需要传输电子文件时，应使用安全可靠的传输方式，如加密传输、虚拟专用网络等，以防止文件被非法获取或者篡改。
3.2 共享：对于需要共享的电子文件，应根据权限设置进行控制，确保惟独有权人员可以访问和修改文件。
4. 检索与访问4.1 检索：电子文件管理系统应提供便捷的检索功能，用户可以通过文件名称、作者、关键词等元数据进行检索，快速找到所需文件。
4.2 访问：根据不同的权限设置，用户可以进行文件的查看、编辑、复制和打印等操作。
电子文件管理制度规范
电子文件管理制度规范一、总则为了规范和统一公司电子文件管理工作，提高工作效率，保证信息安全，特制定本制度。
二、文件管理范围1. 所有电子文件，包括但不限于文档、表格、图片、音视频等，均适用于本制度管理范围。
2. 所有电子文件的创建、存储、传输、使用等环节，都应遵循本制度规范。
三、文件管理责任1. 公司领导层应当对电子文件管理工作负有最终责任，确保制度的有效实施。
2. 各部门应当明确电子文件管理工作的责任部门和具体责任人，任职人员应当按照制度规定履行相应的责任。
四、文件创建与命名规范1. 所有电子文件应当采用标准的格式，包括但不限于.docx、.xlsx、.pdf等。
2. 为了便于识别和检索，所有文件应当按照一定的命名规范进行命名，避免出现混乱和重复的情况。
五、文件存储与备份1. 公司应当建立健全的文件存储系统，确保文件的安全性和完整性。
2. 所有文件应当定期进行备份，备份数据应当保存在安全可靠的存储设备中，以便在紧急情况下进行数据恢复。
3. 文件备份的存储位置和周期应当做好记录，确保备份工作的及时性和有效性。
六、文件传输与共享1. 在进行文件传输和共享时，应当采取安全可靠的方式，避免泄露和损坏文件。
2. 对于涉密性较高的文件，应当采取加密传输的方式，确保文件的安全性。
3. 对于需要共享的文件，应当明确共享的范围和权限，确保文件的合规共享。
七、文件查阅与审批1. 对于需要查阅和使用的文件，应当按照权限规范进行操作，保护文件的安全性。
2. 文件的审批流程应当明确，避免出现未经授权的文件修改和删除行为。
八、文件归档与销毁1. 对于已经完成使用的文件，应当按照规定的归档期限进行归档和存储。
2. 对于已经失效或不再需要的文件，应当按照规定的销毁程序进行销毁，确保文件内容不会泄露造成安全隐患。
九、文件安全管理1. 公司应当建立健全的文件安全管理制度，确保文件内容不被窃取和篡改。
2. 对于重要文件，应当进行加密存储和传输，确保文件的安全性。
电子文件管理规范
电子文件管理规范引言概述：随着科技的快速发展，电子文件管理在各行各业中扮演着重要的角色。
为了保证电子文件的安全性、可靠性和可访问性，制定一套科学合理的电子文件管理规范十分必要。
本文将从文件命名、文件存储、文件备份、文件权限和文件归档五个方面详细阐述电子文件管理规范。
一、文件命名：1.1 文件命名规范：为了方便文件的查找和识别，应制定一套文件命名规范。
命名规范应包括文件名的长度限制、字符的使用规则以及命名的层次结构等。
1.2 文件名的清晰与简洁：文件名应具备清晰和简洁的特点，能够准确反映文件的内容和用途。
避免使用过长、含繁琐字符或无意义的文件名。
1.3 文件名的一致性：在整个组织或团队中应保持文件命名的一致性，以便于文件的管理和协作。
二、文件存储：2.1 文件存储位置：应确定合适的文件存储位置，可以根据文件的重要性和频繁使用程度进行分类存储，如本地磁盘、网络共享文件夹、云存储等。
2.2 文件存储结构：建立合理的文件存储结构，可以按照项目、部门或时间等进行分类，以便于文件的组织和检索。
2.3 文件存储的备份：定期进行文件存储的备份工作，确保文件的安全性和可靠性。
备份可以选择本地备份、远程备份或云备份等方式。
三、文件备份：3.1 定期备份：制定定期备份计划，根据文件的重要性和变更频率，合理设置备份周期，确保文件的及时备份。
3.2 多重备份：采用多重备份策略，将文件备份到不同的存储介质或位置，以应对硬件故障、自然灾害等情况。
3.3 数据完整性校验：在备份完成后，进行数据完整性校验，确保备份的文件与源文件一致，以防止备份文件的损坏或丢失。
四、文件权限：4.1 文件访问权限：根据不同角色的需要，设置合适的文件访问权限，确保文件只能被授权人员访问和修改。
4.2 文件权限的审批流程：建立文件权限的审批流程，确保权限的合理分配和管理。
权限变更应有相应的审批和记录。
4.3 文件权限的定期审查：定期对文件权限进行审查，及时撤销不需要的权限，保证文件的安全性和机密性。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、背景介绍随着信息技术的不断发展，电子文件的管理变得越来越重要。
电子文件管理规范是为了确保组织内部的电子文件能够被高效地存储、检索和保护而制定的一系列标准和流程。
本文将详细介绍电子文件管理规范的要求和实施方法。
二、文件命名规范1. 文件命名应简洁明了，能够准确描述文件内容。
2. 文件命名应遵循一定的规则，如使用日期、项目名称、部门名称等作为前缀。
3. 文件命名中不应包含特殊字符和空格，可以使用下划线或连字符进行分隔。
三、文件存储规范1. 组织应建立统一的电子文件存储系统，确保文件的安全性和可靠性。
2. 文件存储系统应具备备份和恢复功能，以防止文件丢失或损坏。
3. 文件存储系统应具备权限管理功能，确保只有授权人员可以访问和修改文件。
四、文件分类和归档规范1. 组织应根据文件的性质和用途进行分类，如按照部门、项目、时间等进行分类。
2. 文件归档时应标注清楚文件的相关信息，如创建日期、作者、文件版本等。
3. 文件归档应按照一定的目录结构进行，方便文件的检索和管理。
五、文件检索规范1. 组织应建立快速、准确的文件检索机制，以提高工作效率。
2. 文件检索应支持关键词搜索、日期筛选等功能，方便用户快速找到所需文件。
3. 文件检索结果应按照相关性进行排序，以便用户优先查看与其需求最匹配的文件。
六、文件保密和权限管理规范1. 组织应建立文件保密级别和权限管理制度，确保文件的安全性和保密性。
2. 文件的保密级别应根据文件的敏感程度进行划分，如公开、内部、机密等级别。
3. 文件的权限管理应根据员工的职责和需要进行分配，确保只有授权人员可以访问和修改文件。
七、文件备份和恢复规范1. 组织应定期进行文件备份，以防止文件丢失或损坏。
2. 文件备份应存储在安全可靠的地方，如云存储或离线存储设备。
3. 组织应建立文件恢复机制，以便在文件丢失或损坏时能够及时恢复文件。
八、文件审计和追踪规范1. 组织应建立文件审计和追踪机制，以确保文件的合规性和完整性。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理是现代化办公环境中必不可少的一项工作。
为了更好地保护和管理电子文件，确保文件的完整性、可访问性和安全性，制定本规范，以规范电子文件的创建、保存、归档和销毁等工作。
二、适用范围本规范适用于所有涉及电子文件管理的部门和人员。
三、定义1. 电子文件：指以电子方式创建、存储、传输和处理的文件。
2. 电子文件管理：指对电子文件进行分类、整理、存储、检索和销毁等操作的管理活动。
3. 文档管理系统：指用于管理电子文件的软件系统，包括文件的创建、存储、检索和归档等功能。
四、电子文件的创建1. 文件命名规范：文件名应具有描述性，能够清晰表达文件内容，避免使用含有特殊字符和空格的命名方式。
2. 文件格式规范：应优先选择通用的文件格式，如PDF、DOCX等，以确保文件的可读性和兼容性。
3. 文件版本管理：对于需要频繁修改的文件，应进行版本管理，以便追踪文件的修改历史和恢复旧版本。
五、电子文件的保存1. 存储设备选择：应选择稳定可靠的存储设备，如硬盘、网络存储等，并定期备份文件以防止数据丢失。
2. 存储位置规范：应将电子文件存储在指定的网络文件服务器或文档管理系统中，不得将文件存储在个人电脑或移动存储设备中。
3. 存储目录结构：应建立清晰的目录结构，以便于文件的分类、检索和归档。
目录命名应简洁明了，避免过深的层次结构。
4. 文件备份策略：应定期进行文件备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止因灾害等原因导致的数据丢失。
六、电子文件的归档1. 归档标准：根据文件的重要性和保管期限，制定归档标准，并将文件进行分类归档。
归档标准应符合相关法律法规和组织规定。
2. 归档审核：归档前应进行审核，确保文件符合归档标准，并记录归档审核的结果。
3. 归档存储：归档文件应按照归档标准存储，并记录文件的存储位置和归档时间。
七、电子文件的检索1. 检索方式：应提供多种检索方式，如文件名、文件类型、关键词等，以方便用户快速找到所需文件。
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专题一：电子文件管理规范与流程第一讲电子文件管理流程一、电子文件管理流程的变化与特点文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索（著录和查询）、提供利用等多项业务内容。
与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。
（一）电子文件管理流程在时间上的变化１．提前这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。
考虑到电子文件信息易更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。
并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词，归档后的还会有主题标引的工作。
此外，甚至可能导致额外劳动，如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施，耗费不应消耗的资源。
因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。
目前，比较普遍的提前的管理活动包括：（１）归档。
纸质文件的归档时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要适用于科技文件。
这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。
如上海宝钢集团，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。
如航天集团５０１所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。
而集中出图的前提就是ＣＡＤ电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。
设计人员完成设计任务后，或通过网络将ＣＡＤ文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将ＣＡＤ文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图，送各主管人员签署，签署后的底图晒印成蓝图后分发给生产部门。
实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了ＣＡＤ电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。
（２）鉴定。
归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。
最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始保管期限表的制定工作，根据机构职能机构图中显示的机构职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类（名称）、区分这些不同种类（名称）文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。
文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。
目前完全实现自动鉴定的实例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。
（３）著录。
为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求，不完成此工作，无法进入下一个流程。
比如北京五洲设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单（记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等），方可进入设计系统的界面开始设计工作。
在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给（或置于内部网上）文件形成者。
由文件形成者进行著录，便于著录信息的及时采集，保证著录信息的高质量；同时也避免了档案工作者在文件归档后的低效率劳动。
目前，有一种管理思路是利用元数据技术，将电子文件管理所要求的元数据嵌入文件管理系统，由系统自动完成大部分的著录工作，这种工作对用户是透明的，不会造成文件形成者的反感。
如澳大利亚国家档案馆１９９９年制定了《国家联邦机构文件保管元数据标准》，澳大利亚新南威尔士州于２０００年颁布了强制性标准《文件保管元数据推荐标准》。
２．延长一些原来只在某一个时间点上完成的工作现在需要在一个连续的时间段上完成，这个时间段有时甚至跨越电子文件的整个生命周期。
最典型的是著录。
著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期，这种时间上的延长与著录内容的变化息息相关。
（二）电子文件管理流程在内容上的变化１．简化快速运算和高密度存储是计算机的长处，利用这些长处，一些原来可以帮助文件管理者做很多事情，从而减少有关工作量，如实体整理。
实体整理是对文件实体分门别类，实现馆（室）藏排列的有序化。
纸质文件管理中，这是工作任务最为繁重的一部分，因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。
而电子文件信息存储的高密度导致了文件存储空间的减少，实体整理仅指为对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。
２．复杂化在部分流程内容简化的同时，另外一些流程的内容则有所增加。
包括：（１）信息整理。
信息整理是与实体整理相对的一个概念，指从文件内容反映的主题概念等出发对文件的种类加以区分，目的在于为用户提供多个检索途径。
纸质环境中，信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。
而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性，在计算机联机设备中，不存在所谓的文件“单线排列”，可以实现信息的一次输入，多次逻辑输出，每次输出的依据（从查询方来讲，就是检索途径）都可以不同。
数据库技术和ＷＷＷ技术的综合应用为电子文件信息的组织提供了很大的空间。
（２）鉴定。
为了同时保证电子文件的有用性和可用性，使得到保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样三项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。
其中，鉴别和技术鉴定是电子文件鉴定工作的新内容。
鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来。
机构内部可能存在多个信息系统，这些系统中保存有多种数据信息，并不是所有的信息都是文件信息，如私人邮件。
技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。
（３）著录。
著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。
由于电子文件有可读性的要求，在技术不断升级的情况下，不可能只通过静态保存的方法来保管归档文件，需要对之不断的复制和迁移。
电子文件不可能不变，在变中维护其真实性的方法之一就是对文件和文件管理活动的著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。
这决定了电子文件著录的信息源不仅是文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。
著录必然贯穿电子文件整个生命周期，不同的活动形成不同的著录项目，如在形成阶段完成文件的生成系统、形成者、编制目的等项目的著录；在归档阶段，完成归档号、归档者等项目的著录；在迁移活动中，完成迁移者、迁移前后的平台项目的著录。
３．集成化集成化是指电子文件业务流程内容互相交叉，或者说一项业务流程完成另一项业务流程的部分功能。
包括：（１）归档与检索的集成。
确切地说，是逻辑归档工作与检索工作的集成。
逻辑归档是归档的一种方式，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。
为此，归档文件的著录信息及存储地址等信息应自动保存到档案部门的数据库中（或以其他方式建立联系，如超级链接），而该过程同时也是存储检索信息的内容。
（２）归档与鉴定的集成。
即归档验收时文件技术状况检测与技术鉴定的集成。
经内容分析后为具有保存价值的电子文件，还需要检查技术状况，即进行技术鉴定，才能完成鉴定工作的任务。
在归档验收时，也需要检测文件的技术状况，此外，还应检查支持软件、配套纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全等。
由于两次工作都包括对归档文件技术状况的检查，在实际工作中可合二为一，都在归档时进行。
（３）保护与其他流程之间的集成。
电子文件安全，特别是信息安全保护的内容包含在几乎其他流程中。
如无论是那项业务流程，相关的业务人员都必须有相应的权限，权限验证是该流程的第一步，而权限验证同时是保护工作重要内容之一。
（三）电子文件管理流程在顺序上的变化电子文件管理流程顺序的变化是时间变化和内容变化综合作用的结果。
表现在以下两个方面：１．由串行向并行手工环境中，文件管理活动是按照一定的先后顺序逐个进行的，如先鉴定，后归档，再著录，但是在电子环境下，一些业务活动同时进行，如在文件形成阶段同时要鉴定、著录、归档（赋予归档标识）等。
２．由线性向非线性由于一些流程在电子文件整个生命周期中进行，而另外一些流程则是在某一个阶段进行，因此，除了并行的关系外，在顺序上还表现为互相穿插，互相衔接，我中有你，你中有我，导致电子文件管理新流程非线性的状态。
（四）对电子文件管理流程变化的思考上述变化刚刚发生时往往是个别单位应情势需要被迫采取的应急措施，或是对研究人员理论设想的试验，变化发生的路线是自下而上的，即先在个别单位个别管理环节上产生变化，再向别的单位推广，再考虑其他管理环节。
而当新做法在较大范围内获得成功后，电子文件管理流程的改变便转向有意识、有计划、主动地进行，变化的路线也逐步由自下而上转向自上而下，即先对电子文件管理流程进行全面的思考，从整体上去重新组织和设计文件管理的流程，再依次对个别管理环节进行改造。
这与企业管理界的“业务流程重组（Business Process Reengineering，也有人翻译为业务流程再造）”和公共管理领域中的“政府再造”（Reinventing Government）有很深的契合，引人深思。
“文件管理流程重组”的思想应运而生。
在很大程度上，电子文件管理流程的改变确实是一种“重组”，因为：１．电子文件管理工作面临两个方面的重要变化，其一，电子文件具有传统文件所不具备的系统依赖性、信息易变性等技术特点，电子文件管理面临真实性、完整性和长期可读性难以保障的难题；其二，电子文件管理工作从本质上是一种信息管理工作，要充分利用信息技术，突破纸质条件下信息传输、加工的不足，提高管理效率，是信息时代机构发展的必要条件。