行政事业单位电子文件管理办法
事业单位档案管理制度
事业单位档案管理制度一、总则1.为了规范事业单位档案管理工作，保障档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
2.本制度适用于本单位所有行政机关、事业单位及涉及档案管理的其他单位。
3.本制度所称档案，是指机关、单位和个人在工作和活动中产生的一切纸质和电子文件、资料以及相关载体。
4.本制度的实施必须以依法管理、服务企业、服务社会、服务法官、执法者和群众为宗旨。
二、机构设置1.设立档案管理部门，负责单位档案管理工作。
2.档案管理部门负责对所有档案进行统一管理、保管、维护和利用。
三、档案排序与存储1.档案应按照文件分类、年代顺序、保管期限、文件形成者等因素进行分类排序。
2.档案室应具备适合档案保管要求的设施设备，如温湿度控制设备、防火、防水、防震等措施。
3.档案必须在专门的储存设施中进行保存，严禁将档案带离档案室或私自外借。
四、档案利用与浏览1.所有档案必须严格遵守国家相关规定，对决策者、管理者、法官以及执法者等进行提供。
2.对于不在保管期限内的档案，可向有关机构申请审批借阅或者复制。
3.对于机密性较高的档案应尽量采用电子存档方式，严格控制查阅权限。
五、档案检索与销毁1.档案检索应采用统一的检索标准和检索系统，确保检索结果的准确可靠。
2.对于不再需要保留的档案，应根据文件的保管期限和管理规定进行销毁。
3.特殊情况下，涉及个人隐私等档案的销毁，应征得相关人员的同意，并备案存档。
六、档案备份与保护1.档案应每年至少备份一次，备份资料应存储在不同的地点以实现灾备。
2.档案备份资料的保护应采用安全可靠的技术手段，确保档案信息的安全性和完整性。
3.档案管理人员应进行定期检查和维护备份设施，以确保备份的可用性。
七、责任与考核1.档案管理部门应制定相关岗位职责并明确工作权限和责任。
2.档案管理人员要认真履行职责，严格执行档案管理制度，确保档案安全、完整和准确。
3.单位应建立档案管理考核制度，对档案管理工作进行定期考核评估，对责任人员实行绩效考核。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度为加强对电子文件的归档与管理，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《电子公文归档管理暂行办法》和福建省档案局《关于开展机关事业单位档案工作规范化管理评估的通知》精神，特制定本管理办法。
一、电子文件的归档内容本管理办法规定了本单位生产、经营等活动中产生的收、发文，从OA办公自动化系统中办结归档后转存到数字档案信息资源管理系统中所有具有保存价值的电子文件。
二、电子文件的归档时间逻辑归档可实时进行办结归档后直接转存到数字档案信息资源管理系统中，物理归档可按照纸质文件的规定于次年的上半年完成。
三、电子文件的归档要求档案管理人员应于次年上半年之前对当年所有的电子文件进行甄别和筛选，按照年度—机构—保管期限的分类方法，首先将各职能科室所属的电子文件划分明确，然后鉴定其保存价值，将具有保存价值的电子文件进行原文管理，而且必须同时对保存的纸质文本或图纸形式进行全文扫描，最后按照数字档案信息资源管理系统中的文件管理、文件整理、档案整理等模块进行整理归档，建立档案目录电子数据库和全文数据库。
电子文件的处置和留存按照《机关文书档案保管期限表》的相关规定来执行。
四、电子文件的归档方式将已归档整理的电子文件（含机读目录）集中组织到存储载体（异地备份）。
存储载体必须符合耐久性要求（不允许使用软磁盘），且按要求填写载体封面。
五、根据档案管理的要求，档案管理人员应定期将电子文件脱机备份到符合保管要求的载体上（刻录光盘或移动硬盘），以防电脑中毒，致使目录数据丢失。
1.将电子文件归档管理工作纳入市局（公司）的文书处理程序，纳入到档案人员的岗位职责之中。
2.机关各科室（电子文件形成部门）负责电子文件的收集和积累，并接受市局办公室（综合档案室）档案人员的监督、检查、指导。
3.将验收合格的电子文件归档载体进行集中统一管理。
保管环境除应符合纸质档案保管要求外，还应达到防写、防擦划、远离磁场、强热、有害气体等、温度17℃—20℃、相对湿度35%—45%、竖放保管等要求和标准。
西安市电子文件归档与管理办法
西安市电子文件归档与管理办法第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《西安市档案管理条例》等有关法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业、事业单位，其他单位参照执行(以下统称为各单位)。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义。
（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）电子档案经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指反应电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）迁移指将原系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（八）真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（九）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（十）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本单位实际，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，明确各环节的工作职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位业务部门和档案工作部门要加强协调，在信息化建设和办公自动化系统的设计中，要有档案人员参与，要注意满足档案管理的功能需求。
上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法
上海市“一网通办”电子档案管理暂行办法第一章总则第一条（目的依据）为推进政务服务“一网通办”，规范本市电子档案管理，确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用，根据有关法律、法规和《上海市公共数据和一网通办管理办法》，制订本办法。
第二条（适用范围）本办法适用于本市各级行政机关、履行公共管理和服务职能的事业单位(以下统称“公共管理和服务机构”)在政务服务“一网通办”中直接形成、具有保存价值的各种类型的电子档案管理。
涉及国家秘密的电子档案管理,按照有关保密法律、法规的规定执行。
第三条（管理原则）“一网通办”电子档案是公共管理和服务机构依法履行职能的重要凭证，是国家档案信息资源的重要组成部分，其管理遵循以下基本原则：（一）统筹规划。
将电子档案管理纳入本市政务服务“一网通办”工作总体规划，实行统一规划、统一标准、统一流程。
（二）全程管理。
根据电子档案的特点和管理要求，建立严密、完整的管控体系，对政务服务“一网通办”中应归档电子文件的收集与采集、归档与整理、保存与利用、移交与接收等，实行全程管理。
（三）方便利用。
充分发挥电子档案高效、便捷的优势，实现政务服务“一网通办”中电子档案分层次、分类别、按需求、按权限的共享利用。
（四）确保安全。
严格按照有关法律法规的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保电子档案的真实、完整、可用、安全。
第四条（概念界定）本办法所称的电子文件，是指公共管理和服务机构在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。
本办法所称的电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。
第五条（职责分工）市、区档案行政管理部门依照管理职责，负责管辖范围的政务服务“一网通办”中电子档案管理的监督和指导。
公共管理和服务机构承担“一网通办”电子档案管理的主体责任，应指定专人负责电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用、安全。
市大数据中心在市档案局的业务指导下，建设和完善“一网通办”在线政务服务平台电子档案管理系统。
黑龙江电子档案管理办法
黑龙江电子档案管理办法第一章总则第一条为规范黑龙江省电子档案的管理，确保电子档案的安全、完整、可用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本省实际，制定本办法。
第二条本办法适用于黑龙江省各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在电子档案管理过程中的各项活动。
第二章电子档案定义与范围第三条电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
第四条电子档案的范围包括：（一）在公务活动中形成的具有保存价值的电子文件；（二）具有查考、凭证和留存意义的其他电子材料；（三）电子档案元数据及相关支持软件、参数和其他管理数据。
第三章档案收集与整理规范第五条电子档案收集应遵循真实性、完整性、可用性和安全性原则，确保电子档案的原始性和真实性。
第六条电子档案的整理应按照分类方案进行，确保档案内容的系统性、逻辑性和连续性。
第四章档案存储与备份要求第七条电子档案应存储在安全可靠的网络环境中，采取技术措施防止信息篡改、丢失和破坏。
第八条电子档案应定期进行备份，备份存储介质应多样化，并实行异地保存。
第五章档案安全与保密措施第九条电子档案的安全管理应遵循国家和省有关信息安全的法律法规，建立健全安全保密制度。
第十条涉及国家秘密的电子档案应按照保密法规的要求进行管理，确保电子档案不被非法获取、利用和泄露。
第六章档案利用与共享机制第十一条在确保电子档案安全的前提下，应提供便捷的档案利用服务，促进电子档案的有效利用。
第十二条鼓励和支持电子档案在符合规定条件下的跨部门、跨单位的共享利用。
第七章档案鉴定与销毁规定第十三条电子档案的鉴定工作应由专门机构或人员负责，按照规定的程序和标准进行。
第十四条经鉴定确无保存价值的电子档案，应按照规定的程序予以销毁，并保留销毁记录。
第八章档案监督与检查制度第十五条各级档案管理部门应加强对电子档案管理工作的监督和检查，确保各项规定得到有效执行。
事业单位公文管理制度及办法
事业单位公文管理制度及办法公文作为一种特殊形式的书面文件，在事业单位中具有重要的作用。
为了提高公文管理效率，保证公文的准确传达和及时办理，事业单位需要建立科学的公文管理制度和办法。
本文将详细介绍事业单位公文管理制度及办法的相关内容。
一、公文管理制度的建立1. 制定管理规定：事业单位应根据国家有关法律法规和自身实际情况，制定公文管理的基本规定。
规定中应明确公文的分类、编号、密级、骑缝章、签署等要求，以及公文的送达、回复和归档等流程。
2. 设立公文管理组织：事业单位应设立专门的公文管理组织机构或工作小组，负责公文的协调、统一管理。
该组织应有专职人员，并负责培训和指导员工的公文写作和处理。
3. 制定公文模板：为提高公文的规范性和一致性，事业单位应制定公文模板。
模板中应包含标准的格式、字体、间距和标题等要求，以便员工在撰写公文时能够按照规定进行。
4. 审核制度：为确保公文的准确性和合法性，事业单位应建立公文审核制度。
制度中应规定公文审核的程序和责任人，确保每份公文都经过专人审核后才可以发出。
二、公文的书写要求1. 标题：公文的标题应简明扼要地概括主要内容，使用宋体、小二居中字体，字号不得大于五号。
标题的前面要注明文件字号和日期。
2. 正文：公文正文是公文的核心部分，应明确表达事项的内容、要求和意见。
正文要使用宋体、小四字体，行间距为1.5倍。
段落间要留出合适的间距，以增强版面的整洁美观。
3. 附件：若公文需要附带相关材料，应在公文正文之后另起一页，使用宋体、小四字体，行间距为1.5倍。
附件的内容应清晰明了，与公文内容相互独立，方便查阅和处理。
4. 页眉页脚：公文的每一页应编写页眉和页脚，页眉中标明文件字号和标题，页脚中标明页码和起讫日期。
页眉和页脚的字号应适中，使用宋体。
三、公文的处理流程1. 登记：收到公文后，事业单位应及时登记并编号，以便于后续的查找和跟踪。
登记中应包含公文的日期、来源、分类和相关责任人等信息。
行政事业单位档案管理存在的问题及对策
行政事业单位档案管理存在的问题及对策一般情况下，行政事业单位的档案管理主要划分为对档案材料的收集和分类整理以及归入档案和鉴定信息等一系列操作。
档案管理也是行政事业单位中最为基础的一项工作内容，跟随着现在信息化的发展，信息所存在的内容也愈发重要，档案管理的重要性也被人们逐渐意识到。
与此同时，由于信息技术化的广泛应用，顺势也带动了传统的档案管理方式的改变，当前形势下，我们国家中的大部分行政事业单位对于档案管理这项工作依旧存在着许多没有解决的问题，需要行政事业单位相关工作人员进一步将其进行规范化处理以及整改。
1 当前行政事业单位档案管理工作现存问题1.1 对档案管理工作的重视程度太低就当前情况来看，虽然我们国家已经将大部分的行政事业单位中档案管理列入年度工作计划当中，但是在实际的实施过程当中，仍有某些部分人员由于没有认识到档案管理对于行政事业单位的整体重要性。
所以，在进行档案管理工作时没有对其给予应有的重视程度，由此便导致了许许多多的行政事业单位中的档案管理工作出现行为不规范、综合管理水平低下、以及档案的重复利用率偏低的现象发生。
1.2 档案管理工作人员水平不足现在社会中，信息化技术的建设对于档案管理工作者所提出了标准更为严格的规范要求。
但是通过调查发现，现在仍存在许多行政事业单位的负责领导人员以及档案管理人员错误的将档案管理理解为一种简单的整理与保存。
所以在现实生活中有很多行政事业单位的档案管理人员是没有接受过任何形式以及专业知识与技能的培训教育的，因此导致了很大一部分行政事业单位的档案管理工作已经没有办法满足现在信息化档案管理的需要，所以在实际工作中很大部分档案存在着分类杂乱无章，摆放凌乱等现象。
1.3 行政事业单位档案管理的方式较为滞后行政事业单位内部档案管理所形成的方式对于整个档案管理工作的质量是否提高有着重要的影响作用，随着信息化时代的不断进步以及科学技术的广泛应用，目前已经有绝大部分的行政事业单位开始利用各种各样的信息化技术从而来达到日常办公自动化的方法。
事业单位电子档案管理制度
一、总则为加强事业单位档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案信息的安全与完整，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本事业单位实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本事业单位内部所有电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等各个环节。
三、电子档案的定义电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的具有保存价值的信息记录，包括电子文件、电子图纸、电子数据等。
四、电子档案管理职责1. 事业单位档案管理部门负责电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等工作。
2. 各部门、单位应指定专人负责电子档案的日常管理工作。
3. 事业单位负责人对本单位的电子档案管理工作负总责。
五、电子档案收集1. 电子档案的收集应遵循完整性、准确性、时效性原则。
2. 电子档案的收集范围包括：工作文件、会议记录、项目资料、人事档案、财务档案等。
3. 收集的电子档案应按照档案类别、年份、文件类型等进行分类整理。
六、电子档案整理1. 电子档案整理应遵循规范化、标准化原则。
2. 电子档案整理内容包括：档案目录、文件名、作者、日期、内容摘要等。
3. 电子档案整理应确保档案内容的真实、准确、完整。
七、电子档案保管1. 电子档案保管应遵循安全、保密、便捷原则。
2. 电子档案应存储在符合国家标准的电子档案存储设备上。
3. 定期对电子档案进行备份，确保档案信息不丢失。
4. 严格电子档案的访问权限，防止未经授权的访问。
八、电子档案利用1. 电子档案的利用应遵循公开、公平、公正原则。
2. 提供电子档案查阅、复制等服务，满足单位内部和外部利用需求。
3. 严格审批程序，确保电子档案的合法、合规利用。
九、电子档案鉴定与销毁1. 电子档案的鉴定应遵循国家档案鉴定标准。
2. 对不再具有保存价值的电子档案，按照国家规定程序进行销毁。
3. 销毁电子档案前，应进行备份，确保档案信息不丢失。
十、监督检查1. 事业单位档案管理部门对电子档案管理工作进行定期检查。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
审计机关
电子文件管理办法
为进一步规范审计过程中提取的电子文件管理，充分挖掘数据价值、规范电子数据管理、确保数据安全,不断提升审计质量和审计效率，按照《政务服务电子文件管理办法》（试行）制定本办法。
第一章总则
第一条为进一步规范审计过程中的电子文件的使用和管理工作，确保电子文件的真实、完整、有效和安全，根据《国家档案局关于印发(电子档案移交与接收办法)的通知》(档发C2012)7号)和《四川省电子文件管理暂行办法》(川委厅(2011)32号)等规定，结合我单位实际制定本办法。
第二条我局在上级审计机关要求审计和提取的、本级政府及有关部门委托审计、计划内、计划外安排的审计或审计调查过程中向有关单位提取的电子文件的管理，适用本办法。
第三条本办法所称的电子文件，是指我局在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中取得的以电子数据形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文字、图表、报表、图像、音频、视频、数据库等各种不同形式的电子信息记录。
本办法所称的电子文件管理,是指我局在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节的电子文件进行管理的活动。
第四条在审计、审计调查、专项调查及专项数据提取等活动中获得的电子文件是履行审计监督职能的重要文件资料,是我局档案信息资源的重要组成部分，我局电子文件管理应当遵循以下原则:
(一)统一规划。
将电子文件管理工作纳入我局重要工作计划，实行统筹规划和统一标准、统一流程等进行规范管理。
(二)全程管理。
电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等各环节实行全过程管理,确保电子文件运行实现连续性、安全性、可控性。
(三)高效服务。
发挥电子文件高效、便捷的优势,我单位内外部共享利用、避免重复提取。
(四)专机存储。
制定专用存储设备，设置防护密码，与电子政务外网物理隔离。
(五)确保安全。
采取有效技术手段和管理措施,确保电子文件真实、完整、有效和安全。
第五条电子文件管理职责分工：
(一)分管各股、室、中心主要负责同志负责相关审计业务电子数据管理工作的组织领导,协调解决有关重大问题,督促检查各项工作落实情况。
(二)各股、室、中心按照有关法律法规规定,负责各自职责范围内电子文件的形成、办理、归档、移交、保管、利用等工作。
第二章形成与办理
第六条各股、室、中心应分类汇总、统一命名规范汇交电子文件。
第七条各股、室、中心应当按照文件规定，递交、办理、制作和留存相关资料，确保电子文件的真实、完整、有效、安全。
第八条各股、室、中心应提供应当采用符合标准规范的文件存储格式,并根据信息化发展的需要,动态调整相应的文件存储格式和技术支撑,确保能够被长期有效读取。
第九条电子文件的形成、办理等过程应当符合国家法律法规对电子文件的原件形式和标准规范要求。
第十条电子文件形成、办理、归档等过程中,应当按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2016)和其他相关技术、管理和数据标准规范执行,确保其信息真实、内容完整、可靠安全。
第三章归档与移交
第十一条各股、室、中心应当按照国家有关文件材料归档范围和保管期限的规定执行,保管期限参照国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》执行。
第十二条各股、室、中心应当对电子文件及时进行归档。
电子文件归档方式包括逻辑归档(不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程)
和物理归档(把电子文件集中下载到指定主机保存的载体上的过程)。
第十三条归档的电子文件应当满足可长期保存的要求,办公室、财务室应加大资金投入,确保具备足完善的档案管理系统和充足的电子文件存储空间。
文字、图表、图像音频、视频、数据库等电子文件的归档格式,按照国家有关标准规范执行;归档时除以PDF、0FD、XM、HM等通用格式保存外，还需保存数据提供单位的提供的原始数据文件。
第十四条电子文件归档采取实时归档和定期归档相结合的方式进行。
第十五条充分利用档案管理部门提供的电子文件管理系统进行档案管理。
如自行开发的电子文件归档管理系统,功能需求应符合同级档案行政主管部门的标准规范,并做好与国家综合档案馆电子文件统一平台的技术对接。
第十六条对电子文件应当按照《电子档案移交与接收办法》的要求,自形成之目起1年内向档案室移交。
对有特殊要求的电子档案,经领导同意,可适当延长移交时间;对涉密电子档案的移交时间,按保密管理有关规定和程序实施。
第四章安全保管与共享利用
第十七条各股、室、中心应当建立电子文件安全保管各项规章制度,按照国家信息安全等级保护标准建立安全防护体系,配备必要的信息安全设施设备,推进数字档案室标准化建设,并做好电子文件的归档、登记、备份、鉴定、到期销毁等相关工作。
第十八条各股、室、中心应当按照《中华人民共和国政府信息公开条例》(国务院令第492号)和档案、保密、信息安全、知识产权保护、网络安全等法律法规规定,认真履行信息公开的主体责任,保证电子文件得到方便快捷的共享利用。
第十九条各股、室、中心应当对电子文件进行逐项梳理,按照县有关规定,明确其共享利用的范围和条件。
第二十条对属于共享利用范围的电子文件,应当按照《国务院关于印发政务信息资源共享管理暂行办法的通知》和省市公共数据、电了政务数据管理有关规定,拓宽利用渠道,促进共享利用。
第五章考核与监督
第二十一条各股、室、中心应当制定电子文件管理工作的各项制度规定和责任分工,确保责任到岗到人。
第二十二条加强对电了文件管理工作的考核监督年终对电子文件管理工作进行评估和通报。
考核结果作为评优、绩效发放的重要依据。
第六章附则
第二十三条本办法自发布之日起施行。