电子文档管理办法
印刷厂 CTP电子文档管理规定
1.目的规范电子文档管理, 确保公司电子印刷文件的安全存放。
2.范围适用于公司设计、翻版和生产、打样电子文档的管理。
3.职责3.1电子文档库管理员负责电子文档库电子文档的管理和备份。
3.2制作师负责把检查无误的文档（原文档、转曲稿、小版文件）放入电子文档库并通知电子文档库管理员。
3.3电子文档管理员负责通知CTP拼版员从临时文件夹中调用电子文档进行拼版。
3.4工艺部经理负责监督印前车间印刷电子文档管理办法的日常运行和管理。
4.内容4.1电子文档的来源、分类与定义4.1.1文档来源主要分为三种：①ftp网上接收②移动硬盘，U盘拷贝③光盘（注：光盘都要有交接记录表）4.1.2电子文档可分为如下四种：原文档：指设计制作人员在相关设计软件中设计制作好的、经印制作师检查后确认可以用于打样或生产的、文字没有转曲的文档，命名为《客来原文件》转曲稿：指原文档中的文字转曲后的文档。
主要用来打小版文档。
小版文档：指从转曲稿中导出的PDF、EPS或PS文档，主要用于CTP拼版。
大版文档：指用小版文档在CTP中拼版后的拼版文档，命名为《大货文件》或者《打样文件》。
4.2电子文档的命名4.2.1营销中心在下达《销售订单》时，对印品的命名要有科学性，不可有重复或非常相似的名称出现。
4.2.2设计或制作人员在命名电子文档时要完全与营销中心命名一致。
4.2.3如出现一个工单中包含多款电子文档（例如玉叶解毒颗粒12gx15袋），电子文档无法和工单名称一致，则电子文档的命名可以选其中一个有代表性的电子文档名称命名，但必须在电子文档库清单中注明所有包含的电子文档名称。
4.3电子文档的检查4.3.1设计制作人员在设计制作完后，通知CTP工程师对电子文档进行检查，电子文档的检查包括：电子文档的制作是否规范、文字、图案、成品角线、啤图、叠印、印品名称、网角网线、出血位等。
4.3.2CTP工程师检查完后，由电子文档库管理员把电子文档（原文档、转曲稿、小版文档）放入临时文件夹。
公司电子文件归档与电子档案管理办法精选3篇
公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。
第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。
其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。
部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。
第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。
（2）需在登记表中登记。
（3）登记表应与备份一同保存。
（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。
（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。
（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。
（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。
（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。
攀枝花市归档电子文件管理办法
攀枝花市归档电子文件管理办法（试行）1.总则1.1 为强化对电子文件的形成、积累、归档和保管的管理，根据《中华人民共和国档案法》及其相关法律法规和《国家信息化实施纲要》“统一规划、分级负责”的原则制定本办法。
1.2 本办法主要引用《纸质档案数字化技术规范》DA/31—2005相关的数字化技术标准和规范。
1.3 本办法所称归档文件电子文件是指与归档文件原貌一致或能反映归档文件主要内容的电子数据。
本办法所称归档电子文件数字化是指：采用数码设备对纸质归档文件进行数字化加工或采集及对已有的数字信息进行转化的过程。
1.4 归档文件数字化的总体要求是：全面采集归档文件的电子文件，对没有电子文件的立档单位所形成的具有永久和长期保管价值的归档文件进行全面数字化处理。
2. 归档文件电子数据的收集2.1 收集范围。
以各单位归档文件的收集范围作为电子文件的收集范围。
2.2 收集要求2.2.1 除与正式文件相对应的电子文件外，还应收集记录了重要文件的主要修改过程的修改稿和定槁。
2.2.2 以Pdf、Word、Excel、Wps等通用办公软件形成的电子文件，在收集时应保证电子文件信息的正确无误，如有其它特殊格式的电子公文，则应将该电子文件的元数据及背景信息一并收集。
2.2.3 通用办公软件产生的电子公文，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子公文，收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.4 通过政务网或直属网收、发的公文，应保留加盖印章的正式电子文件。
未通过政务网或直属网进行收、发的公文，可保留与收、发的电子公文内容完全一致而未盖印章的电子文件。
2.2.5 立档单位形成永久、长期保管的归档文件中，没有电子文件的应采取扫描方式收集相应的电子文件。
2.2.5.1 扫描的页面范围扫描件的纸张大小，不应随意扩大白边范围，以减少存储容量。
2.2.5.2 页面字迹清晰、不带插图的，全部采用黒白二值模式进行扫描。
（有红头和红印章的文件，选择两个试点单位进行试点，分别按彩色和黒白的模式进行扫描）2.2.5.3 页面内字迹清晰度差或带有插图或页面为多色文字的，采用灰度模式扫描。
电子文档管理办法
电子文档管理办法随着信息技术的发展和普及，电子文档的使用在个人和企业中变得越来越普遍。
为了更好地管理和利用电子文档，以提高工作效率、保护信息安全，制定一套电子文档管理办法显得尤为重要。
本文将重点讨论电子文档管理的原则、步骤以及相关措施。
一、电子文档管理的原则1. 系统性原则：建立完整的电子文档管理体系，包括文档的分类、存储、检索与使用等方面，实现信息资源的合理利用。
2. 稳定性原则：确保电子文档存储和传输的稳定性，提供电子文档的可靠性和完整性。
3. 安全性原则：采取必要的措施保护电子文档的机密性，防止信息泄露和非法篡改。
4. 隐私保护原则：对于包含个人隐私的电子文档，要遵守相关法律法规，确保个人信息的保密性和安全性。
5. 长期保存原则：对于需要长期保存的电子文档，采用合适的存储介质和技术，保证文档的可读性和可访问性。
二、电子文档管理的步骤1. 文档分类：根据不同的功能和属性，对电子文档进行分类，建立有序的文件夹结构，便于文件的整理和查找。
2. 文件命名规范：制定统一的文件命名规范，以便快速识别和查找文件，同时避免文件重名和混淆。
3. 文件版本管理：对于经常修改和更新的电子文档，建立文件版本管理制度，确保信息的准确性和一致性。
4. 存储与备份：选择可靠的存储介质，将电子文档按照类别和重要程度进行备份，以防数据丢失或损坏。
5. 文件权限管理：根据员工职责和权限，设置不同的文件访问权限，确保信息的安全性和机密性。
6. 文档审批流程：建立文档审批流程，明确文档的发布、修改以及废弃的权限和程序，确保文档的合规性。
7. 文件归档与销毁：对于不再需要保留的电子文档，按照规定的时间和程序进行归档和销毁，以节约存储空间并确保信息安全。
三、电子文档管理的相关措施1. 电子文档管理系统：建立专门的电子文档管理系统，提供文档存储、检索和共享的功能，便于文件管理和协作。
2. 数据加密技术：采用数据加密技术，对敏感信息进行加密保护，防止数据泄露和非法访问。
文档管理办法-汇总
关于文档归档管理办法一般来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。
所以，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。
为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文档资料管理办法。
一、电子文档目录设置参照下面所述“二、文档分类”，并按照其顺序编制电子文档目录。
（根据文件夹排序规则，在文件夹前加上序号及“_”）二、电子文档分类本办法管理的文档资料既包括电子文档，也包括纸质文档资料。
电子文档资料可以按照以下方式分类：1、招标阶段文档2、监理依据（标准规范、招投标文件、合同文件、设计文件、监理规划、监理细则）3、报审、报验文件（开工报审、施工组织设计或项目开发计划报审、设备报验等）4、监理指令（监理通知单、变更通知）5、报告（监理报告、监理月报等）6、工作往来文档（业务联系单及回复、工程支付、会议纪要）7、总结8、影像资料三、电子文档相关权限1、存放流程文件形成实时由各项目资料代管员收集整理，每月（或季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月的25日（遇节假日顺延）。
在存放时，工程部资料员须对归档的电子文件进行校检，不符合规范的可要求资料代管员进行整改。
2、权限设置日常工作中，由信息工程部资料员对电子文档进行维护和管理；项目实施过程中，对应的项目资料代管人员有权对其权限内的文档进行读和写（取和存），操作前需征得有关方同意。
3、查询方式（1）查阅文档资料须事先申请（附件一：文档资料查阅申请表）并获得有关方同意：属于本项目范围内的资料查阅应得到项目总监或项目资料代管员的同意，非本人所从事的项目的资料查阅、拷贝应得到信息工程部负责人同意。
（2）电子文档的查阅应在资料员（项目资料代管员或工程部资料员）的指导下在专用电脑上进行，电子文档资料的拷贝应由资料员亲自操作（包括事前的查毒杀毒）。
四、文件清单五、电子文件命名规则文件采用组合编码方式命名，文件的全名格式为：说明：1、一个完整的文件名由文件名称、项目名、文件编制年月日、和文件作者4个部分，通过经下划线“_”连接组合而成。
电子文档管理办法
电子文档管理办法1 目的对与质量管理体系有关的电子文档实施控制，确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行。
2 适用范围本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法。
本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理。
3引用标准Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》4术语和定义4.1 电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料。
4.2 受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。
5职责5.1 公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门，负责全公司归档受控电子文档的管理。
5.2 各部门负责本部门受控电子文档的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作。
5.3 各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作。
5.4 各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作。
5.5 计算机中心对各部门受控电子文档的整理，下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任。
6程序6.1 各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完毕并审定后，应报部门领导或归口部门确认是否受控。
6.2 对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹，以便于查找、调阅、修改和保管。
6.3 受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行。
6.4 各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份），将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中，文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制，再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式。
6.5 建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档，应设置打开权限，权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握。
6.6 新成文的电子文档被确认为受控文档后，应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助)，并携同文档打印稿或复印稿一份，交公司档案室备案。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
电子文件归档与电子档案管理办法
电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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公司电子资料管理办法
1 制定目的
规范公司内部资讯管理、资料信息的使用，提高员工工作效率。
2 电脑资料管理办法
2.1 各部门所有的重要资料全部存放在XXMIS上（以下简称服务器），各部门通过用户权限访问。
2.2 所有用户都必须保管好自己的密码。
不得告诉他人。
不得使用他人的用户帐号访问服务器以及读写资料。
密码原则上3个月必须变更一次，密码长度不能小于6位。
2.3 凡公司的公共资料都必须存放在服务器上，权限由领导审批后交由企划专员处理。
公司各部门资料存放在服务器上相应的部门分类内。
设计保密的所有业务资料均必须设置对流业务授权或高级权限，如因个人原因造成资料泄密，当事人视情节严重性处以1000-10000元罚款。
2.4 个人电脑上的资料，重要的都要及时在服务器上做好备份，以免丢失找不回。
做到每周定期备份资料，月底查漏补缺。
一般资料存放在个人电脑上，尽量减少服务器的负担。
2.5 个人电脑上资料的存放必须存放在指定的分区。
不能随意存放，不可私自增加或删除。
2.6 公司资料外调，外借都必须填写报告并经过部门负责人与总经理签字后由企划专员处理。
2.7公司文控存档的电子档资料（如：存档工程图纸，管理制度电子档等）的查阅需填写报告，经副总经理批准方可查阅。
2.8 公司管理制度的更新需填写更新申请有总经理批准后加由企划专员负责。
网管按照指定人员开放修改权限进行更新，更新完毕网管应及时取消修改权限。
3 注意事项
凡是存放在服务器上的文件企划专员每个月月初都会有备份,如需查看自己的旧资料,可以找企划专员联系。
4 附则：
4.1本办法由公司综合管理部负责解释、修订执行。
4.2本办法由总经理批准后予以公布执行。
4.3本制度自公布之日起施行。