电子文档管理制度.doc
电子文档安全使用管理制度
一、目的为加强公司电子文档的安全管理，确保公司电子文档的机密性、完整性和可用性，防止数据泄露、非法访问和恶意篡改等安全风险，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工、合作伙伴、供应商等涉及电子文档使用、传输、存储等环节的人员。
三、职责1. 信息安全管理部门负责制定、修订和监督实施本制度，并对违反本制度的行为进行查处。
2. 各部门负责人对本部门电子文档的安全使用负直接责任，确保本部门电子文档的安全。
3. 员工在使用电子文档过程中，应严格遵守本制度，加强安全意识。
四、电子文档安全使用要求1. 电子文档分类根据电子文档的敏感性，将其分为以下三类：（1）机密类：涉及公司核心机密、商业秘密、客户隐私等内容的电子文档。
（2）内部类：涉及公司内部事务、一般性工作内容的电子文档。
（3）公开类：可供公司内部及合作伙伴、供应商等外部人员访问的电子文档。
2. 电子文档存储（1）机密类电子文档应存储在安全等级较高的存储设备中，如加密硬盘、安全服务器等。
（2）内部类电子文档可存储在公司内部网络存储设备中，但需设置访问权限。
（3）公开类电子文档可存储在公司公开服务器或内部网络共享区域。
3. 电子文档传输（1）传输机密类电子文档时，必须使用加密通信方式，如SSL、VPN等。
（2）传输内部类电子文档时，应确保传输过程的安全性，如使用加密邮件、企业内部即时通讯工具等。
（3）传输公开类电子文档时，可根据实际情况选择合适的传输方式。
4. 电子文档访问控制（1）设置电子文档访问权限，确保只有授权人员能够访问。
（2）定期审核访问权限，及时调整或撤销不必要的访问权限。
（3）禁止未授权人员使用密码破解、暴力破解等手段获取电子文档访问权限。
5. 电子文档使用（1）员工在使用电子文档时，应严格遵守相关法律法规和公司规章制度。
（2）禁止在未经授权的情况下复制、传播、篡改电子文档。
（3）禁止使用电子文档进行非法活动。
五、违规处理违反本制度的行为，将根据情节轻重，给予以下处理：1. 警告、通报批评。
电子文档安全管理制度
电子文档安全管理制度第一章总则为了加强对电子文档安全的管理，保护公司的信息资产安全，维护公司的正常运行，制定本制度。
第二章适用范围本制度适用于公司内部所有部门及员工，在公司使用电子文档过程中应当严格按照本制度的内容执行。
第三章安全责任1. 公司领导对电子文档安全负有最终责任，应做好相关资源的投入和人员的培训及管理，确保公司的电子文档安全工作得到有效的支持和推动。
2. 各部门领导应重视电子文档安全管理工作，落实好本制度的具体内容，确保电子文档的安全性。
3. 员工应严格遵守公司的电子文档安全管理制度，不得私自泄露公司的机密信息，不得擅自复制、传播公司的机密文件，不得使用未经授权的电子设备和软件访问公司的电子文档。
第四章电子文档的存储1. 重要电子文档应存储在公司指定的服务器上，严禁在个人笔记本电脑和移动存储设备中存储重要文件。
2. 公司的内部网络应设置相应的权限，确保只有经过授权的人员才能访问和修改重要电子文档。
3. 对于不再使用的电子文档，应及时进行彻底的删除，以防止信息泄露。
第五章电子文档的传输1. 通过电子邮件或网络传输电子文档时，应采取加密措施，确保信息的安全传输。
2. 禁止通过不安全的网络进行电子文档的传输，如公共WiFi等。
3. 在电子文档传输过程中，应严格控制权限，确保只有相关人员能够进行文件的接收和发送。
第六章电子文档的访问1. 严格控制各员工对各类文档的访问权限，根据员工的工作职责进行相应的权限设置。
2. 对于重要的电子文档，应设置审批流程，确保只有经过授权的人员才能访问这些文件。
3. 定期对员工的权限进行审查和调整，确保权限的合理性和安全性。
第七章电子文档的备份和恢复1. 定期对公司的重要电子文档进行备份，确保信息的安全和完整性。
2. 对备份后的电子文档进行加密存储，并设置相应的权限，仅授权人员能够访问备份文件。
3. 当出现电子文档丢失或损坏的情况时，应及时进行恢复，确保业务的正常运行。
电子文档安全管理制度
第一章总则第一条为加强电子文档的安全管理，保障电子文档的保密性、完整性和可用性，防止电子文档泄露、篡改和破坏，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、数据库、软件系统等。
第三条电子文档安全管理遵循以下原则：1. 防范为主，防治结合；2. 依法管理，分级保护；3. 责任到人，奖惩分明；4. 科学合理，技术保障。
第二章组织机构与职责第四条成立电子文档安全管理工作领导小组，负责电子文档安全管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档安全管理工作领导小组下设电子文档安全管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档安全管理制度和操作规程；2. 组织开展电子文档安全培训和宣传活动；3. 监督检查电子文档安全管理工作；4. 负责电子文档安全事件的调查和处理；5. 落实电子文档安全责任制。
第六条各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的电子文档安全管理工作，具体职责如下：1. 落实电子文档安全管理制度；2. 对电子文档进行分类、定级和保护；3. 加强电子文档的存储、传输和使用管理；4. 定期开展电子文档安全检查；5. 及时报告电子文档安全事件。
第三章电子文档分类与定级第七条电子文档根据涉及的国家秘密程度、商业秘密程度、内部资料程度和重要性等因素，分为以下四个等级：1. 国家秘密级；2. 商业秘密级；3. 内部资料级；4. 公开级。
第八条电子文档定级由电子文档安全管理办公室负责，各部门、各单位应积极配合。
第四章电子文档保护措施第九条电子文档存储：1. 电子文档应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘、光盘、移动硬盘等；2. 对涉及国家秘密、商业秘密和内部资料的电子文档，应采取加密措施；3. 存储设备应定期检查、维护和更新，确保其安全可靠。
第十条电子文档传输：1. 电子文档传输应通过安全可靠的通道，如加密邮件、专用网络等；2. 传输过程中应采取加密措施，确保电子文档内容的安全；3. 传输完成后，应及时销毁传输过程中产生的临时文件。
电子文档的管理制度
电子文档的管理制度一、总则为规范电子文档管理工作，提高信息化管理水平，保障机构信息资源的安全和有效利用，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于所有机构内的电子文档管理工作，包括电子文件的创建、存储、传递、利用、共享、保护、归档等全过程管理。
三、主要内容1. 电子文档的创建和管理1.1 机构各部门应统一规范电子文档的创建格式，确保文档内容清晰、准确，格式统一，便于管理和查找。
1.2 电子文档的创建应遵循信息化管理规范，确保文档的真实性和完整性。
1.3 机构应建立电子文档的档案号和索引号管理制度，便于文档的查找和归档。
2. 电子文档的存储和传递2.1 机构应建立完善的电子文档存储系统，确保文档的安全性和可靠性。
2.2 传递电子文档时，应采取安全可靠的传输方式，确保文档内容不泄漏或被篡改。
2.3 机构应定期对电子文档进行备份和归档，防止文档丢失或损坏。
3. 电子文档的利用和共享3.1 机构通过内部网络建立电子文档共享平台，方便各部门之间的文档共享和协同工作。
3.2 电子文档的利用应遵循权限管理原则，确保各级别人员仅能访问其需要的文档内容。
3.3 机构应建立文档利用和共享的审核机制，防止文档内容被滥用。
4. 电子文档的保护和归档4.1 机构应加强对重要电子文档的保护，采取加密、防火墙等措施，防止文档被非法获取。
4.2 电子文档的归档应按照规定的时间和流程进行，确保文档能够长期保存并便于查找。
4.3 机构应建立电子文档的销毁管理制度，定期清理无用文档，避免文档冗杂影响管理效率。
四、责任制度1. 机构领导应重视电子文档管理工作，指导各部门做好文档管理工作。
2. 各部门主管负责对本部门内的电子文档管理工作负责，确保文档管理规范。
3. 机构相关人员应按照规定的流程操作电子文档，保证文档管理的便捷和高效。
五、监督机制1. 机构应建立电子文档管理的监督机制，定期对文档管理情况进行检查和评估。
2. 机构应设立专门的文档管理岗位，负责文档管理工作的执行和监督。
电子文档管理制度
电子文档管理制度电子文档管理制度一、概述电子文档管理制度是为了规范和管理公司内部电子文档的创建、存储、归档、备份、传输和销毁等各个环节的制度。
它的目的是确保电子文档的完整性、可靠性、可访问性和安全性，提高工作效率，保护公司的信息资产和知识产权。
二、文档创建与命名规范1. 所有的电子文档应当使用统一的格式，如.docx、.xlsx等，并且必须使用公司的标准模板。
2. 对于新创建的电子文档，应当使用规定的命名规范，包括项目名称、文档名称、版本号和作者等信息。
命名应简洁明了，便于管理和查找。
三、文档存储与归档1. 所有的电子文档必须存储在公司指定的共享文件夹或云存储平台中。
个人电脑上的文档应及时复制到共享文件夹中，以免丢失或遗漏。
2. 归档的文档应按照分类建立文件夹，每个文件夹应设有说明文档或索引界面，便于查找和使用。
3. 已归档的文档应当定期备份，并进行相关信息的记录和管理。
四、文档的传输与共享1. 对于需要传输的电子文档，应使用加密传输通道，如HTTPS或SFTP等，以确保数据的安全性。
2. 临时共享的电子文档，应通过加密压缩包或密码保护的方式进行共享，并设置有效期，过期后自动删除或禁用。
五、文档的销毁与保护1. 对于不再需要的电子文档，应根据公司的文档保留期限进行销毁，确保数据的安全性和隐私保护。
2. 删除电子文档时应使用可靠的数据擦除工具，以防止数据被恢复。
3. 需要特殊保护的电子文档，如商业机密、合同文件等，应设有访问权限限制，并进行定期的安全审计和风险评估。
六、文档管理的培训与监督1. 公司应对员工进行电子文档管理的培训，确保每个员工都了解管理制度的具体要求和操作流程。
2. 监督部门应对电子文档管理的执行情况进行定期检查，发现问题及时纠正并提出改进意见。
七、文档管理的责任与义务1. 各部门负责人应对本部门的电子文档管理负责，并确保全体员工严格遵守相关制度。
2. 所有员工对自己创建的电子文档负有责任，应保证文档的准确性、完整性和可靠性。
学校电子文档管理制度
一、总则为加强学校电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、有效，提高学校信息化管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学校各部门、各班级及教职工在电子文档的创建、使用、存储、传输、归档、销毁等过程中的管理工作。
三、电子文档的定义电子文档是指以数字形式存储、处理、传输和展示的信息资料，包括文字、图像、音频、视频等多种类型。
四、电子文档的管理原则1. 安全原则：确保电子文档的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。
2. 完整原则：确保电子文档的完整性，保持文档内容的真实、准确、完整。
3. 有效原则：确保电子文档的有效性，提高工作效率，便于查阅、检索。
4. 规范原则：按照国家相关法律法规和学校规章制度，规范电子文档的管理。
五、电子文档的管理职责1. 学校信息化管理部门负责制定电子文档管理制度，指导、监督各部门、各班级及教职工执行。
2. 各部门、各班级负责人负责本部门、本班级电子文档的管理工作，确保电子文档的安全、完整、有效。
3. 教职工负责遵守电子文档管理制度，按照规定使用、存储、传输电子文档。
六、电子文档的管理流程1. 创建：创建电子文档时，应遵循相关规范，确保文档内容的真实、准确、完整。
2. 使用：使用电子文档时，应遵循以下原则：（1）严格按照授权范围使用电子文档；（2）不得篡改、删除电子文档；（3）不得泄露电子文档中的敏感信息。
3. 存储：存储电子文档时，应遵循以下原则：（1）选择安全可靠的存储设备；（2）定期备份电子文档，确保数据安全；（3）对存储设备进行定期检查和维护。
4. 传输：传输电子文档时，应遵循以下原则：（1）使用安全的传输方式，如加密、压缩等；（2）确保传输过程中的数据安全；（3）传输完成后，及时通知接收方。
5. 归档：电子文档达到归档条件时，应按照规定进行归档，确保档案的完整性和安全性。
6. 销毁：电子文档达到销毁条件时，应按照规定进行销毁，确保信息的安全。
七、电子文档的监督与检查1. 学校信息化管理部门定期对电子文档的管理工作进行监督和检查。
公司电子文档管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。
第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。
第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。
第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。
第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。
第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。
公司电子文档安全管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的安全管理，确保公司信息资产的安全，防止信息泄露、篡改、损坏等风险，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档，包括但不限于文档、表格、报告、电子邮件、数据库等。
第三条公司电子文档安全管理遵循以下原则：1. 隐私保护原则：保护公司内部敏感信息和客户隐私。
2. 安全可靠原则：确保电子文档的安全性、完整性和可用性。
3. 责任明确原则：明确各部门和个人的安全责任，确保安全管理制度的有效实施。
第二章组织与职责第四条公司设立电子文档安全管理部门，负责电子文档安全管理的组织、协调和监督工作。
第五条各部门负责人为本部门电子文档安全管理的第一责任人，负责组织本部门员工遵守电子文档安全管理制度。
第六条各部门应指定专人负责电子文档的安全管理工作，包括但不限于：1. 制定本部门电子文档安全管理制度；2. 落实电子文档安全防护措施；3. 定期开展电子文档安全培训；4. 处理电子文档安全事件。
第三章电子文档分类与标识第七条根据电子文档的敏感程度，将其分为以下三个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密、商业秘密和客户隐私的电子文档；2. 二级保密：涉及公司内部敏感信息的电子文档；3. 三级保密：一般性电子文档。
第八条各级保密电子文档应明确标识，包括保密等级、保密期限、密级标识等。
第四章电子文档安全防护措施第九条电子文档安全防护措施包括但不限于以下内容：1. 访问控制：根据用户职责和权限，设置合理的访问控制策略，确保电子文档的访问安全。
2. 数据加密：对敏感电子文档进行加密处理，防止信息泄露。
3. 权限管理：定期审查用户权限，确保权限与职责相匹配。
4. 物理安全：对存储电子文档的设备进行物理保护，防止设备丢失或损坏。
5. 安全审计：定期对电子文档进行安全审计，及时发现并处理安全风险。
6. 数据备份：定期对电子文档进行备份，确保数据不丢失。
第五章电子文档安全培训与宣传第十条公司应定期组织电子文档安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。
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电子文档管理制度[1]1电子文件归档与电子档案管理制度一.目的为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。
二、适用范围本制度适用于木业工厂各业务模块。
三. 负责部门本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。
四. 制度内容3.1总则（1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。
（2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。
（3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。
（4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
（5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。
（6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
（7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
3.2电子文件的收集与积累（1）收集范围。
电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
（2）收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
7、用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
8、用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
9、由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
10、通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
11、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
3.3收集、积累方法（1）软件电子文档的管理与普通电子文档的管理。
普通电子文档收集、积累分公司和部门两级档案管理。
(2)公司文档收集、积累。
公司由行政管理科档案管理员专职管理，行政管理科档案管理员以部门、性质、类别、大小立文件夹，各部门及时按照要求制作、整理电子文件上交，由档案管理员整理保存。
(3)部门文档收集、积累。
各部门建立自己部门的电子档案库，指定专（兼）职人员管理，管理人员以性质、类别、大小立文件夹，及时按照公司文档管理要求制作、整理电子文件上传公司服务器，凡涉及公司机密性文件，不得私自备份，留存。
（4）软件电子文档。
各相关员工牢记自己的账户名及密码，如有改动须向行政管理科提交申请；员工按照公司要求及时将文档上传至服务器，由档案管理员监督；所收集的文档不允许放至电脑C盘，如有损失后果自负；所有文档需传至档案管理员处备案。
1、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记，电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
2、电子文件性质代码：c—草稿性电子文件；f—非正式电子文件；z—正式电子文件；w—无纸电子文件；wb—文本文件；p—图象文件；tx—图形文件；y—影像文件；s—声音文件；d—多媒体文件；j—计算机程序；sj—数据文件。
3.4 电子文件的整理（1）电子文件的整理由行政管理科电子档案管理员以部门、性质立卷相对集中整理归档。
（2）归档电子文件需填写登记表。
3.5电子文件的归档。
定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
（1）归档范围电子文件的归档范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
（2）归档时间1、普通电子文档由各部门每周五下午5:00前提交，档案管理员以月为单位立卷，以季（年）度为单位整理，以部门、性质、类别、大小分类立卷；行政主管以季度为单位复查，总经理组织各部门主管实行不定期抽查。
2、上传的电子文档管理由员工每天下午5:00前根据自己的权限上传，由档案管理员进行检查，对保管期限到期的文档按照文档管理规定予以撤消。
3、在进行电子文件归档工作时，按其基本技术条件进行检测。
其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
（3）归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作由各部门的负责人鉴定，鉴定结果，在电子文件的机读目录上制作相应的标识。
1、有效性和完整性的鉴定。
归档前应由文件形成部门对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署意见。
如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则把相关软件移交给档案管理员，并对其技术方法加以说明。
2、电子文件保管期限的划分，参照公司文档管理制度。
（4）归档要求1、把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上。
对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
2、软件文档归档要求（1）上传文档必须以工作日当天上传，档案管理员做好检查与备案。
（2）备案推荐采用的载体公司指定档案管理员的服务器。
禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
（3）存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境（4）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
（5）需要长期保存的电子文件，应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
（6）原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。
3.6电子档案的移交与保管。
电子文件归档后移交至行政管理科，作为电子档案进行保管。
（1）检验行政管理科应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。
归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。
与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％，合格率应达到100%。
（2）检验项目1、载体是否有划痕，是否清洁，是否有病毒。
2、核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
3、核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
4、将检验结果填入电子档案入库登记表。
检验不合格的，应退回形成部门，重新制作。
（3）移交手续验收合格后，行政管理科档案管理员在电子档案入库登记表上签字盖章。
一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存。
（4）存效性保证1、每满1年，档案管理员对电子档案涉及的形成部门和行政管理科的设备更新情况进行一次检查登记。
2、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
3、定期检验结果应填入电子档案管理登记表。
（5）查询1、电子档案的封存载体不得外借，机密文档不得私自拷贝。
2、查询时，上传文档，员工根据自己的权限进行相关电子档案的查询，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由行政经理审批，机密文档由总经理审批，档案管理员方可给予该员工查询的权限。
3、查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
4、具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。
3.7电子档案的销毁鉴定（1）电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。
（2）电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。
（3）非保密电子档案可在批准后删除。
属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
3.8统计行政管理科办公室档案管理人员及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计，以备总经理抽查。
五.处罚措施1、不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。
2、如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。
六.生效时间该制度自发布之日起生效。
编制：审核：批准：企划办行政管理科。