电子文件归档管理制度
文件电子归档管理制度
文件电子归档管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业文件电子归档管理，提高文件管理效率和安全性，保障企业信息资产的利用价值和安全，订立本制度。
本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》等法律法规，结合企业实际情况订立，适用于全体员工、各部门和单位。
第二条适用范围本制度适用于企业内全部文件电子归档管理的相关工作。
第三条定义和缩写词解释•文件：指各类书面、印刷品和影像资料，包含电子文件；•电子归档：指将文件以电子形式存储、保管和管理的过程；•文件管理系统：指用于电子归档管理的软件或平台；•归档管理员：指负责文件电子归档管理的相关人员；•归档权限：指员工在文件电子归档系统中的访问、编辑和操作权限。
第二章电子归档管理流程第四条归档准备1.全部纸质文件在归档前需要经过扫描转换为电子文件，同时保存原件备案；2.归档前，对电子文件进行命名和分类，确保文件名具有唯一性和描述性；3.归档前，对电子文件进行加密，确保文件安全性；4.归档前，对敏感信息进行屏蔽和去标识化，保护个人隐私。
第五条归档存储1.采用分级存储的方式，依据文件紧要性和保密级别确定存储设备和位置；2.文件存储设备需定期检测和备份，确保数据安全性和可靠性；3.电子归档系统需定期进行维护和升级，确保系统正常运行。
第六条归档检索1.归档管理员依据员工供应的文件信息和要求进行归档检索；2.归档检索需记录员工姓名、文件名称、查阅时间等信息，并进行审计和日志记录；3.归档检索需确保及时，员工提出恳求后应在规定时间内完成检索。
第七条归档销毁1.依照国家相关法律法规要求，订立文件的保管期限；2.到期的文件进行合法安全的归档销毁，销毁过程需有监督人员参加，并记录销毁过程。
第三章权限管理第八条归档权限分级管理1.归档管理员依照不同职务和工作需求，设置不同级别的归档权限；2.不同权限级别的员工仅能访问和编辑与其职责相关的文件；3.授权过程中需记录员工姓名、权限级别、授权时间等信息。
电子文件归档和电子档案管理制度三篇
电子文件归档和电子档案管理制度三篇篇一：电子类资料和档案特殊管理制度为加强应急救援电子类资料和档案的管理工作，方便做好数据备份，特制订本制度。
一、制度(1)对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由煤矿应急救援机构统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。
(2)为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。
(3)归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。
(4)具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。
进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。
(5)电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。
二、电子文件的收集与积累(1)收集范围。
电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。
(2)收集、积累要求1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。
当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件进行保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
2、保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
3、在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。
4、用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
5、用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
6、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
电子文件归档管理制度
电子文件归档管理制度一、背景与目的随着信息化时代的到来，电子文件越来越成为组织中不可或缺的重要资产。
为了更好地管理、维护和利用电子文件，建立电子文件归档管理制度势在必行。
本制度的目的在于明确电子文件归档的管理流程、责任和权限，提高电子文件归档的规范性和效率，确保电子文件的安全性和可持续性。
二、管理原则1.立足法律法规：电子文件归档管理要严格遵守国家有关法律法规，包括《电子签名法》、《档案法》等，确保电子文件的合法性和权威性。
2.保证真实性：电子文件归档应保证文件的真实性和完整性，防止篡改和损坏，存档文件应能够还原原始文件内容。
3.保密安全：根据《保密法》的要求，对涉密电子文件应加强管理，确保电子文件的安全性和机密性。
4.合理规划：电子文件归档管理应建立科学、有效的规划，包括文件归档周期、存储方式、存储设备等，确保归档的规范性和合理性。
5.持续监测：建立各级文化和管理激励机制，逐步完善和提升电子文件归档管理水平，同时加强对电子文件归档活动的监测和评估。
三、电子文件归档管理流程1.文件鉴定：根据文件的属性和特征，确定文件的鉴定标准，包括原始文件、复制件、正式文件、非正式文件等，并对电子文件进行鉴定和归档分类。
3.文件整理：对收集到的电子文件进行整理，包括文档格式的规范化、文件命名规则的制定、文件的去重和冗余处理等，同时建立文件的目录结构和索引。
4.文件归档：根据整理好的电子文件，按照制定的归档规则和方式进行归档。
归档过程中要注意记录文件的存放位置、归档时间等必要信息，并建立档案目录和档案登记簿。
5.文件检索：建立快速、有效的文件检索机制，提供便捷的文件检索功能，确保用户可以及时、准确地找到需要的归档文件。
6.文件转递：当有需要时，进行文件的转递和传递，并进行相应的授权和审批，确保文件的安全性和合法性。
7.文件销毁：对于不再需要保留的电子文件，按照相关规定进行销毁处理。
销毁过程应有专门的销毁程序，并进行相应的记录和备份。
通用范文(正式版)电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度一、引言由于信息技术的飞速发展，电子文件归档与电子档案管理成为了现代组织和企业不可避免的需求。
电子文件归档可以帮助组织提高工作效率、节约资源，并提供安全可靠的文件存储和检索系统。
本文档旨在制定电子文件归档与电子档案管理制度，规范组织内部的电子文件管理流程，确保电子档案的安全性和可持续管理。
二、目标与范围2.1 目标本制度的目标是确保电子文件的有效归档和管理，保障电子档案的完整性、可靠性和安全性，提高档案管理的效率。
2.2 范围本制度适用于公司内所有电子文件的归档和管理工作。
涵盖范围包括但不限于电子文档、电子邮件、电子表格、电子图片和其他电子资料。
三、管理职责3.1 档案管理部门档案管理部门负责制定电子文件归档与电子档案管理的具体规定和流程，并监督实施。
其主要职责包括：•设计并实施电子文件的归档流程和标准。
•管理电子文件存储系统，确保文件存储的安全性和可靠性。
•对电子文件进行分类和索引，以便快速检索和访问。
•制定电子档案管理的操作规程和内部管理制度。
•监督电子档案的备份和灾备措施，确保档案数据的安全性和可恢复性。
3.2 部门负责人各部门负责人是电子文件归档和电子档案管理的主要责任人，其职责包括：•确保部门内的电子文件按照规定的流程进行归档工作。
•确保部门内的电子文件存储系统的安全和稳定运行。
•协助档案管理部门进行档案分类和索引工作。
•提供必要的培训和指导，确保员工了解和遵守电子档案管理制度。
四、文件归档流程4.1 文档收集与整理在文件或收到后，相关负责人应对文件进行整理和分类，并按照档案管理要求进行命名。
4.2 文档归档根据文件的分类和重要性，将文件归档至指定的电子文件库或文件夹中。
归档时应遵循原则：•文件应按照一定的目录结构进行组织，方便检索。
•文件命名应有明确的含义，避免使用含糊不清的命名。
•对于重要文件，应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质中。
4.3 文件检索与访问为了方便文件的检索和访问，应建立完善的检索系统。
电子文件归档制度
电子文件归档制度
1、电子文件是馆藏数字档案最主要的来源，档案馆实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
2、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
3、电子文件积累工作要在日常工作中同步进行，并由专（兼）职档案人员负责收集；
4、形成和收集的电子文件每季度移交单位档案工作人员集中整理，并建立数据库，于每年12月31日前完成归档工作；
5、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
6、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
7、电子文件要及时制作备份，并脱机保存，防止因各种故障丢失电子文件；
8、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等条件一同归档保存；
9、档案人员要定期检查电子文件管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案资源的损失；
10、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理方能归档保存；
11、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不得使用其它磁盘，以免感染病毒。
电子文件归档与电子档案管理制度
电子文件归档与电子档案管理制度随着信息技术的快速发展，电子文件的产生和应用越来越广泛。
电子文件的存储与管理成为了一个亟待解决的问题。
为了保证企业的信息安全和提高工作效率，建立一个科学规范的电子文件归档与电子档案管理制度显得尤为重要。
本文将从电子文件的归档要求、电子档案管理流程以及电子档案保管期限等方面进行探讨。
一、电子文件的归档要求1. 文件的分类与命名为了方便电子文件的识别和检索，首先需要对文件进行分类。
可以按照文件的内容、主题或者部门进行分类，确保每个文件都有其特定的类别。
同时，在文件分类的基础上，采用统一的命名规范，如按照文件的日期、主题等进行命名，以方便后续的管理工作。
2. 文件的格式与存储电子文件的格式应选择常见的标准格式，如PDF、Word等，以确保文件在不同平台上的打开和阅读。
另外，需要选择合适的存储介质，如服务器、云存储等，以确保文件的安全性和可靠性。
3. 文件的备份与恢复为了避免文件的意外丢失或损坏，建议定期进行文件的备份工作。
可以通过自动化备份系统或者手动备份的方式进行，以确保文件的完整性和可恢复性。
二、电子档案管理流程1. 档案的登记与入库对于每个电子档案，应建立清晰的登记档案信息，包括档案名称、制作者、制作日期等基本信息。
同时，根据文件的分类，将电子档案按照建立的分类系统进行入库，确保档案的有序管理。
2. 档案的检索与利用建立一个快速高效的档案检索系统是电子档案管理的关键。
可以通过建立索引、标签、关键词等方式，使得用户能够快速找到所需的档案。
同时，为了方便档案的利用，可以建立权限管理系统，对档案的查看、编辑、下载等权限进行控制。
3. 档案的销毁与转移根据文件的保管期限，及时对已过期的电子档案进行销毁。
销毁过程应记录详细信息，包括销毁人员、销毁日期等，以备后续审计。
对于需要长期保存的电子档案，可以考虑进行转移，将其存储至专门的电子档案库或者归档系统。
三、电子档案保管期限1. 档案保管期限的划分根据文件的性质和需要，可以将电子档案的保管期限划分为长期保管期限和短期保管期限。
电子项目文件归档管理制度
电子项目文件归档管理制度一、背景随着信息化的深入，电子项目文件的管理成为了企业的一项重要工作。
电子项目文件是公司内部重要的资产，它包含了公司的战略规划、项目实施过程中的各类文档、工程图纸、合同协议等重要文件。
有效的电子项目文件归档管理制度对于企业信息资产的保护和管理至关重要，能够提高信息的安全性和可靠性，提高工作效率和管理水平。
二、目的制定电子项目文件归档管理制度的目的是为了规范电子项目文件的收集、存储、整理、检索和销毁，使之有效、安全、可靠地管理，确保项目文件的完整性和保密性，提高工作效率和管理水平。
三、适用范围本制度适用于公司内所有电子项目文件的管理，并且应该遵循国家法律法规和公司的相关管理制度。
四、文件收集1. 文件收集的范围：本制度适用于公司内所有的项目文件，包括项目计划、合同协议、证照资料、工程设计图纸、施工资料等。
2. 文件的收集方式：文件的收集应该通过指定的人员进行，根据项目的要求进行分类整理。
3. 文件的存储：收集好的文件应该按照分类进行存储，采用电子存储和纸质存储相结合的方式进行管理。
五、文件存储1. 电子存储：公司应该使用专门的电子文档管理系统进行文件的存储管理，通过权限管理，实现对项目文件的安全保护。
2. 纸质存储：对于重要的项目文件，应该采用纸质存储的方式进行备份，以防止电子存储系统出现故障。
3. 存储安全：存储的文件应该避免接触水、火灾、盗窃等事故，应有专人负责存储区域的安全管理。
六、文件整理1. 文件整理的要求：对于收集到的文件，应该按照文件的种类、时间等进行整理，确保文件的清晰明了。
2. 文件整理的周期：公司应该制定文件整理的周期，对于长时间未使用的文件应该进行清理或者归档处理。
七、文件检索1. 文件检索流程：根据文件的分类，通过文件管理系统进行检索操作，找到需要的文件。
2. 文件检索权限：根据工作需要，对于不同员工应该有不同的文件检索权限。
3. 文件检索的时间：文件的检索应该保证速度和准确性，提高工作效率。
电子文件的归档保管制度
电子文件的归档保管制度为加强电子文件的管理，保障电子文件的安全、完整、真实和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本制度。
一、电子文件归档范围本制度所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。
二、电子文件归档管理体制（一）电子文件归档实行集中统一管理。
各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。
（二）综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。
（三）各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位职责。
三、电子文件归档要求（一）电子文件从产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（二）电子文件归档应保证其完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。
（三）归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。
四、电子文件归档方式（一）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。
（二）各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。
（三）归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
五、电子文件的移交与保管（一）各形成部门一般应在每年六月底前将上年度应归档的电子文件向档案部门移交。
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第二十三条 归档电子文件的鉴定销毁，应由档案室根据有关档案管 理年限规定，罗列详细的文件清单，经相关部门领导逐级审核，并由总经 理批准后实施。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除 载体上应连同存储载体一起销毁。
文件形成部门
第十六条 档案室按照检验要求对电子文件逐一验收，对检验不合格 的应退回形成部门重新制作。
第十七条 移交档案室的常用电子文件，形成部门应留存原件，尽量 减少借阅次数。
第十八条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符 合下列条件：
（1） 归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层； （2） 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压； （3） 存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体； （4） 常温环境存放； 第十九条 档案室每年对存档的电子文件进行整理检查，对存放在其 它地方的电子文件进行实物验证核对、双方签字确认。
（8） 用数据库系统制作的数据文件。 （9） 有自主产权或使用权的程序类文件。 第7 电子文件一般应在办理完毕后，由文件形成部门主动向档案 条 室归档。 第8档案室以外的存放地点称为异地存放，异地存放部门需向档案 条 室递交《电子文件异地保管申请》，同时附移交清单，由总经 理签字确认后实行。 第9异地存放的电子文件应符合档案室的管理要求，明确文件保管 条 人，并接受档案室的检查、管理和监督。 第 电子文件物理归档的基本要求： 10 条 （1） 各部门形成的电子文件应在三个月内移交档案室进行物
（1） 工作中形成的修改稿、定稿等文字和图像类电子文件。 （2） 用扫描仪、照相机等设备获得的静态图像文件。 （3） 用计算机软件设计或绘制获得的图形文件。 （4） 用视频设备获得的影像文件。 （5） 用音频设备获得的声音文件。 （6） 用多媒体技术制作的多媒体文件 （7） 用网络接收和传播的文件。
电子文件归档管理制度
第1随着信息化技术应用不断普及，公司各部门运用计算机进行文件和 条 信息处理已成为日常办公活动的一项重要手段。为进一步规范我公
司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件能安全有效地 被利用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，并结合 我公司电子文件的形成过程和信息处理的现状，特制订本暂行规 定。 第2电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、存储卡等载 条 体，依赖计算机等数码设备阅读、处理，并经转换处理后可在通讯 网络上传送的文件。 第3档案室对各部门电子文件的形成、归档、保存、管理和借阅等过程 条 具有监督、检查和管理责任。 第4各部室负责人应对本部室的电子文件从形成、完善到归档保存和借 条 阅等整个管理过程负责。 第5凡在工作过程中形成的或与公司有关的电子文件，均属于公司资 条 料，形成部门都必须归档保存。电子文件的归档范围、保管期限和 密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。 第6电子文件收集归档范围。经计算机等数码设备处理形成的电子文 条 件，做为草稿文件、定搞文件和记录了最后修改结果的重要凭证依 据，具备真实性、完整性和有效性。包括但不限于以下类型文件：
文件数量
刻录日期 接收日期 光盘编号 文件大小
电子文件归档登记表
单据编号：
文件形成部门 形成时间区间
文件整理人
第 二
联
形
成
部门负责人
部
门
留
存
文件内容
文件刻录人
刻录日期
档案室接收人 文件归档编号
文件数量
接收日期 光盘编号 文件大小
档案室电子文档登记表
文件归档编 光盘编
归档日期 单据编号
号
号
文件整理人
理归档； （2） 档案室应当每六个月对各部门电子文件进行一次增量归
档检查。年终进行一次完整归档检查和异地存放检查。 （3） 电子文件应按照本单位纸质文件的分类方案和整理方法
进行分类、整理，下载到耐久性的载体上，（按优先顺 序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光 盘、硬盘等，不允许用移动硬盘、U盘、闪存、软盘作 为归档电子文件长期保存的载体）； （4） 对于加密的电子文件应同时备份解密文档或解密后备 份。 （5） 专用软件产生的电子文件应同时备份专用软件名称和版 本号等相关参数对于不能确保可有效利用的文件，需要 转换为通用型电子文件存储； （6） 归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及保 管期限；
第十一条 电子文件归档时，《电子文件归档登记表》、机读目录、 相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
第十二条 电子文件形成部门必须将具有永久和长期保存价值的电子 文件制成纸质文件，与原电子文件的存储载体一同归档，并使两者互联。
第十三条 各电子文件形成部门需要对处理中或处理完毕应当归档保 存的电子文件做有序整理和存放，以便确保归档文件的完整性和安全性。
第十四条 归档电子文件移交前，文件形成部门必须认真检测电子文 件，并填写《电子文件归档登记表》，登记表一式两门保存。
第十五条 电子文件的检验应包括以下项目： （1） 载体有无划痕、是否清洁等； （2） 有无病毒； （3） 核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续； （4） 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全； （5） 对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作 手册等是否完整；
第二十条 档案室应定期对保管的电子文件进行检验、转存并将检验 结果填入《电子文件管理登记表》。
（1） 对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次抽样机读检 验，抽样率不低于20%，如发现问题应及时采取恢复措 施；
（2） 磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保 留不少于4年。
第二十一条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经总经理书面批 准，任何单位和个人不得擅自将归档文件调离档案室，不得擅自复制。
第二十四条 档案室应对归档电子文件的接收、保管、借阅、鉴定和 销毁情况做好详细记录和统计。
第二十五条 本规定未尽事宜可修订，若与国家档案局今后颁发的有 关规定不符时，以国家规定为准。
电子文件归档登记表
单据编号：
文件形成部门 形成时间区间
文件整理人
第 一
联
档
案
部门负责人
室
留
存
文件内容
文件刻录人 档案室接收人 文件归档编号