(完整版)公司文件资料归档管理制度
公司档案管理制度(5篇)
公司档案管理制度一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
结案后及时归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政备案。
会议文件由行政收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议____、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
四、归档要求1、档案质量总的要求是。
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
(完整版)公司文件资料归档管理制度
公司文件资料归档管理制度第一章总则第一条目的为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于公司各部门第二章归档归类第三条公司文件、资料归档的范围和归档分类公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。
一、一级类目二、二级类目公司各部门缩写作为二级类目的代码三、三级类目第三章档案保管第四条档案的保管、调阅与归还一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。
二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。
并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》。
一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。
重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。
机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。
四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。
五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。
第五条归档保存期限一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。
公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。
劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
二、五年保存: 根据需要须保存的文档。
财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
公司归档管理制度
公司归档管理制度第一章总则第一条为规范公司的文件管理流程，提高工作效率，保障公司信息的完整性和安全性，制定本制度。
第二条公司的文件管理归档工作，包括文件的归档、装订、保管、借阅、销毁等管理。
第三条公司所有部门及员工都必须遵守本制度，认真执行文件的管理制度。
第四条公司文件管理的具体执行责任，由文件管理委员会负责监督，并由公司总经理负最终责任。
第五条公司文件管理制度的内容，包括文件的分类、编号、存储、保密、备份等。
第二章文件的归档第六条公司的文件包括纸质文件和电子文件，均应编制文件目录，并按照文件分类的规定进行归档。
第七条文件的归档应按照业务性质、时间顺序分类，并制定相应的文件编号。
第八条公司文件的归档由专门的管理人员负责，按照管理制度和流程进行归档工作。
第九条纸质文件应按照规定存放在文件柜中，电子文件应存放在公司指定的服务器或云存储系统中。
第十条对重要的文件，应根据保密级别进行加密存储，非工作人员无权查看。
第三章文件的保管第十一条公司文件的保管由专门人员负责，对文件的存储空间进行定期检查，确保文件的安全性和完整性。
第十二条文件的保管应定期进行防火、防水等安全检查，并做好相应的备份工作。
第十三条对于一些敏感性的重要文件，应进行定期的保密审查和备份，确保信息不会泄露。
第十四条文件保管人员必须严格遵守保密法律法规，按照公司的规定进行工作，严禁泄露公司机密信息。
第四章文件的借阅第十五条公司文件的借阅由相关部门负责人提出申请，经文件管理委员会批准后方能借阅。
第十六条借阅文件应在规定的借阅室进行，不得擅自带出公司，借阅人员必须自觉遵守借阅纪律。
第十七条文件借阅后，必须按时归还，不得拖延或私自篡改，如有违规行为，将追究相应责任。
第五章文件的销毁第十八条公司已经归档的文件，经过一定时期后，应依据相关规定和流程进行销毁。
第十九条文件销毁必须经过公司总经理批准，由专人进行销毁操作，并做好相关的销毁记录。
第二十条对于一些敏感性的文件，应按照保密规定进行销毁，确保信息不会泄露。
公司资料归档管理制度
公司资料归档管理制度第一章总则第一条为了规范公司资料的归档管理工作，保证公司各项资料的安全性、完整性和可查询性，提高公司办公效率和管理水平，特制定本制度。
第二条公司资料归档管理制度适用于公司内所有部门和岗位，所有员工必须严格遵守。
第三条公司资料包括电子文档、纸质文档、影像资料等各种形式的文件、记录和信息。
第四条公司资料应当按照制度规定的程序进行归档管理，明确归档责任人和管理权限，分级分类、定期审查，确保资料的安全和可用性。
第二章资料的归档管理流程第五条公司资料的归档管理应当分为几个阶段，包括文件产生、文件初审、文件归档、文件借阅、文件销毁等环节。
第六条文件产生阶段是指公司员工在工作中产生各类文件，必须规范填写文件标题、日期、归档分类等信息，确保信息的完整性和可追溯性。
第七条文件初审阶段是指公司的管理人员对产生的文件进行初步审核，检查文件的真实性和合规性，确保文件可以归档。
第八条文件归档阶段是指将经过初审合格的文件按照归档规范和流程进行归档管理，包括分级分类、编号、封存等工作。
第九条文件借阅阶段是指需要查阅文件的员工按照规定流程进行文件借阅的申请和审批，确保文件的安全性和保密性。
第十条文件销毁阶段是指对于已经归档的文件，根据规定的销毁时限和程序进行文件销毁，确保公司资料的整洁和清理。
第三章资料的分级分类及编号第十一条公司资料应当根据保密等级、文件类型等因素进行分级分类，确定文件的保密程度和重要性。
第十二条公司资料应当根据分类确定编号，编号应当连续、唯一，方便后续查阅和管理。
第十三条文件的编号应当包含文件类型、文件产生单位、文件序号等信息，以便于快速定位和检索文件。
第十四条不同级别的文件应当采取不同的归档措施和存储方式，对于重要文件应当采取加密和备份措施，确保信息的安全。
第四章归档责任人和管理权限第十五条公司应当指定专门的归档管理人员，负责公司资料的归档管理工作，具体负责文件的鉴定、归档、借阅等工作。
公司文件资料管理制度（通用7篇）
公司文件资料管理制度公司文件资料管理制度随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。
那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编整理的公司文件资料管理制度（通用7篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。
公司文件资料管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
公司归档文件管理制度
公司归档文件管理制度第一章总则第一条为规范公司文件管理流程，提高工作效率，保护企业信息资产，特制订本制度。
第二条公司文件指公司内部或与外部相关方进行合同、合作、财务、人事等方面的文件、资料。
第二章文件管理原则第三条文件管理遵循便捷、规范、安全、整洁的原则。
第四条文件管理应做到分类存放，保证文件及时查找。
第五条文件管理应遵循保密原则，合理设置权限，确保文件的安全性。
第三章文件管理责任第六条公司领导应加强对文件管理工作的重视，明确责任人员。
第七条文件管理人员应做好文件的登记、存放、查找、借阅等工作。
第八条全体员工应遵守公司文件管理规定，保护公司文件资源。
第四章文件存档第九条公司文件应按照不同类别、不同部门进行分类存放，文号统一、标注清晰。
第十条文件存档应定期清查，保证文件的完整性和真实性。
第十一条重要文件应备份处理，确保文件不丢失。
第五章文件归档第十二条文件归档应按照规定的流程进行，确保归档正确、及时。
第十三条文件归档要注明归档人、日期、原文档位置等信息，确保归档的准确性。
第十四条文件归档后，应将文件存放在规定的地方，做好保管工作。
第六章文件查找第十五条查找文件应按照文件编号或文件名称进行，避免耽误时间。
第十六条文件查找人员需要填写查找登记表，确保查找的记录完整。
第十七条查找到的文件，要及时送交相关人员，不得滞留。
第七章文件借阅第十八条文件借阅应按照权限规定进行，做好借阅登记。
第十九条文件借阅人员需承诺保护文件的安全，不得外传。
第二十条文件借阅后，要及时归还文件并做好借阅记录。
第八章文件销毁第二十一条公司文件应按照规定的保留期限进行销毁，不得擅自处理。
第二十二条文件销毁应审批程序，严格执行销毁流程，避免文件泄露。
第二十三条文件销毁后，要做好销毁记录，确保文件的安全性。
第九章文件管理培训第二十四条公司应定期组织文件管理培训，提高员工文件管理意识。
第二十五条文件管理培训内容包括文件分类存档、文件归档、文件查找借阅、文件销毁等。
公司文件资料归档管理制度
公司文件资料归档管理制度一、背景公司拥有大量的文件和资料，对这些文件进行规范和管理对于公司的正常运转和日常工作的顺利进行都有着重要的作用。
本制度的制定目的在于规范公司文件资料的归档管理流程，确保文件可以被有效保存和查找，保证文件的安全性和可追溯性。
二、适用范围适用范围包括公司内所有涉及文件和资料的部门和员工。
三、文件归档流程1.文件准备阶段(1)文件编制：文件的编制应遵循相关规范和标准，包括命名规则、格式要求等，确保文件的一致性和可读性。
(2)文件归档申请：准备归档的文件需要向归档管理员提交归档申请，包括文件名称、制作时间、重要程度等信息。
2.文件归档阶段(1)文件分类：管理员根据文件的性质和重要程度进行分类，建立文件分类索引，便于后续归档和查找。
(2)文件存储：根据文件的分类，将文件存储在对应的文件柜、文件夹或电子档案系统中，并且按照编制单位、编制时间等标准进行编号。
(3)文件标识：每个归档的文件都需要进行标识，包括文件编号、归档日期和归档人员的签名，以确保文件的可追溯性。
3.文件查找和借阅阶段(1)文件查找：员工需要查找文件时，可以向归档管理员提出申请，归档管理员会根据申请的文件名称、编制时间等信息进行查询，并及时告知申请人文件的存放位置。
(2)文件借阅：员工需要借阅文件时，需要填写借阅申请表，申请借阅文件的目的和借阅期限，借阅的文件需要保证安全，并按照规定时间归还。
四、文件归档管理要求1.文件保密性和安全性(1)要求对涉密文件进行封存管理，仅限授权人员接触，严禁外借、复制或泄露。
(2)电子文件需要进行密码加密，并设定合理的访问权限，确保文件的安全性。
2.文件解密和销毁(1)解密：对于封存的涉密文件和电子文件，需要在授权人员的监督下进行解密。
(2)销毁：文件按照规定的保管期限进行归档，到期后根据文件的性质和重要程度进行销毁，销毁操作需要由归档管理员记录并进行确认。
3.文件备份(1)重要文件需要进行定期备份，确保文件的可恢复性和持续性。
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公司文件资料归档管理制度
第一章总则
第一条目的
为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于公司各部门
第二章归档归类
第三条公司文件、资料归档的范围和归档分类
公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。
一、一级类目
代码类别范围决定、本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、1
行政类决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会
议纪要、公司各类证照。
协议书、年度计划、公司规划、经营情况、委托书、2 经营业务类合同、项目方案等。
3 劳动人事档案、劳动工资档案等。
人事类 4 政府类政府下发至公司的各类文件。
公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音5
音像类像等。
二、二级类目
公司各部门缩写作为二级类目的代码1
代码部门RX 人事行政部
YF 研发部
KF客服SS市场实施
CW
财务
三、三级类目
档案保管第三章
档案的保管、调阅与归还第四条
并根据文档的由办公室统一编号后形成《文件档案》, 一、已归档的公司文件、资料,
重要性和相关性交相应部门的专管员保管。
并按指定专柜,,由专管员负责填写《文档管理登记表》二、已归档的公司文件、资料分类进行存放和保管。
并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
须填写《文档调阅,。
一般级公司文档三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》须须经主管领导批准后方可调阅。
机密级公司文档, ,申请表》方可调阅。
重要级以上文档经公司经理批准后方可调阅。
2
四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。
五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归。
还登记表》第五条归档保存期限
一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。
公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资
料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。
劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
二、五年保存: 根据需要须保存的文档。
财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
第六条档案的销毁
一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。
重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。
机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。
三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
第四章附则
第五条本制度由行政部附则制定、修改、解释。
第六条本制度自颁布之日起实施。
3
《文件接收登记表》另附：附表1 《文件移交登记表》附表2
3《文件发放登记表》附表
《文档管理登记表》附表 4 《文档调阅申请表》附表5 6《文档归还登记表》附表《文档销毁申请表》附表7 8《文档销毁登记表》附表
4。