电子文档管理制度
电子文档安全使用管理制度
一、目的为加强公司电子文档的安全管理，确保公司电子文档的机密性、完整性和可用性，防止数据泄露、非法访问和恶意篡改等安全风险，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有员工、合作伙伴、供应商等涉及电子文档使用、传输、存储等环节的人员。
三、职责1. 信息安全管理部门负责制定、修订和监督实施本制度，并对违反本制度的行为进行查处。
2. 各部门负责人对本部门电子文档的安全使用负直接责任，确保本部门电子文档的安全。
3. 员工在使用电子文档过程中，应严格遵守本制度，加强安全意识。
四、电子文档安全使用要求1. 电子文档分类根据电子文档的敏感性，将其分为以下三类：（1）机密类：涉及公司核心机密、商业秘密、客户隐私等内容的电子文档。
（2）内部类：涉及公司内部事务、一般性工作内容的电子文档。
（3）公开类：可供公司内部及合作伙伴、供应商等外部人员访问的电子文档。
2. 电子文档存储（1）机密类电子文档应存储在安全等级较高的存储设备中，如加密硬盘、安全服务器等。
（2）内部类电子文档可存储在公司内部网络存储设备中，但需设置访问权限。
（3）公开类电子文档可存储在公司公开服务器或内部网络共享区域。
3. 电子文档传输（1）传输机密类电子文档时，必须使用加密通信方式，如SSL、VPN等。
（2）传输内部类电子文档时，应确保传输过程的安全性，如使用加密邮件、企业内部即时通讯工具等。
（3）传输公开类电子文档时，可根据实际情况选择合适的传输方式。
4. 电子文档访问控制（1）设置电子文档访问权限，确保只有授权人员能够访问。
（2）定期审核访问权限，及时调整或撤销不必要的访问权限。
（3）禁止未授权人员使用密码破解、暴力破解等手段获取电子文档访问权限。
5. 电子文档使用（1）员工在使用电子文档时，应严格遵守相关法律法规和公司规章制度。
（2）禁止在未经授权的情况下复制、传播、篡改电子文档。
（3）禁止使用电子文档进行非法活动。
五、违规处理违反本制度的行为，将根据情节轻重，给予以下处理：1. 警告、通报批评。
电子文档安全管理制度
第一章总则第一条为加强电子文档的安全管理，保障电子文档的保密性、完整性和可用性，防止电子文档泄露、篡改和破坏，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、数据库、软件系统等。
第三条电子文档安全管理遵循以下原则：1. 防范为主，防治结合；2. 依法管理，分级保护；3. 责任到人，奖惩分明；4. 科学合理，技术保障。
第二章组织机构与职责第四条成立电子文档安全管理工作领导小组，负责电子文档安全管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档安全管理工作领导小组下设电子文档安全管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档安全管理制度和操作规程；2. 组织开展电子文档安全培训和宣传活动；3. 监督检查电子文档安全管理工作；4. 负责电子文档安全事件的调查和处理；5. 落实电子文档安全责任制。
第六条各部门、各单位应指定专人负责本部门、本单位的电子文档安全管理工作，具体职责如下：1. 落实电子文档安全管理制度；2. 对电子文档进行分类、定级和保护；3. 加强电子文档的存储、传输和使用管理；4. 定期开展电子文档安全检查；5. 及时报告电子文档安全事件。
第三章电子文档分类与定级第七条电子文档根据涉及的国家秘密程度、商业秘密程度、内部资料程度和重要性等因素，分为以下四个等级：1. 国家秘密级；2. 商业秘密级；3. 内部资料级；4. 公开级。
第八条电子文档定级由电子文档安全管理办公室负责，各部门、各单位应积极配合。
第四章电子文档保护措施第九条电子文档存储：1. 电子文档应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘、光盘、移动硬盘等；2. 对涉及国家秘密、商业秘密和内部资料的电子文档，应采取加密措施；3. 存储设备应定期检查、维护和更新，确保其安全可靠。
第十条电子文档传输：1. 电子文档传输应通过安全可靠的通道，如加密邮件、专用网络等；2. 传输过程中应采取加密措施，确保电子文档内容的安全；3. 传输完成后，应及时销毁传输过程中产生的临时文件。
电子文档上传管理制度
电子文档上传管理制度第一部分：引言一、目的和背景为了规范和管理组织内电子文档的上传工作，提高文件管理的效率和安全性，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于组织内所有电子文档的上传和管理工作，包括但不限于办公文档、合同文件、报告材料等。
三、术语解释1. 电子文档：指以电子形式存储的各类文件，包括文本文件、表格文件、图片文件等。
2. 上传：指将电子文档从本地设备或网络上传至云端服务器或其他网络存储设备的过程。
3. 管理：指对电子文档进行分类、命名、存储、备份、检索和删除等操作。
第二部分：管理流程一、上传权限管理1. 不同员工的上传权限根据其工作需要进行设定，只有经过授权的员工才能进行电子文档的上传操作。
2. 管理人员应及时更新员工的上传权限，确保权限与岗位需求相匹配。
二、文档分类管理1. 所有电子文档应按照一定的分类标准进行分类，以方便查找和管理。
2. 常见的分类标准包括按文件类型、部门、项目、日期等进行分类。
三、文件命名规范1. 所有电子文档的命名应简洁明了，避免使用过长或含繁体字的命名方式。
2. 命名规范应统一，便于员工识别和查找相关文件。
四、存储和备份管理1. 所有上传的电子文档应存储在指定的网络存储设备或云端服务器上。
2. 管理人员应定期进行文件备份操作，确保文件的安全性和完整性。
五、文档检索和查找1. 员工可以根据文件名称、类型、日期等信息进行检索和查找操作。
2. 管理人员应提供快速、准确的检索工具，便于员工快速找到所需的文档。
六、文档删除和归档1. 员工可以按照规定的流程对不再需要的文件进行删除或归档操作。
2. 管理人员应制定文件删除和归档的规范，确保文件管理的规范性和安全性。
第三部分：制度执行一、培训和指导1. 组织内应定期开展电子文档上传管理相关的培训和指导工作，帮助员工熟悉和掌握管理制度。
2. 新员工入职时应进行相关培训，确保其了解并遵守管理制度。
二、监督和检查1. 管理人员应定期对电子文档上传管理的执行情况进行监督和检查。
电子文档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范电子文档档案的管理工作，保障电子文档档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子文档档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子文档档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子文档档案的合法合规。
（二）统一管理：对电子文档档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）规范操作：严格按照档案管理流程和标准进行操作，确保档案质量。
（四）安全保密：加强电子文档档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失。
（五）有效利用：提高电子文档档案的利用率，充分发挥档案在各项工作中的作用。
第二章电子文档档案的收集第四条电子文档档案的收集范围包括：（一）本单位各部门、各机构产生的电子文档资料；（二）与本单位业务相关的电子文档资料；（三）上级机关、外部单位提供的电子文档资料；（四）其他需要归档的电子文档资料。
第五条电子文档档案的收集应当遵循以下要求：（一）及时性：及时收集电子文档档案，确保档案的时效性；（二）完整性：确保收集的电子文档档案完整、准确，无遗漏；（三）规范性：收集的电子文档档案应当符合国家有关电子文档档案管理的规范要求。
第三章电子文档档案的整理第六条电子文档档案的整理应当遵循以下原则：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）按照档案形成的时间顺序进行排列；（三）按照档案内容的关联性进行组合；（四）保持档案的原始状态。
第七条电子文档档案的整理工作包括：（一）分类：根据档案内容、形式、用途等因素进行分类；（二）编目：为每份电子文档档案编制目录，包括档号、标题、作者、日期、页数等；（三）编号：为每份电子文档档案赋予唯一的档号；（四）数字化：对纸质档案进行数字化处理，确保档案的长期保存和利用。
第四章电子文档档案的保管第八条电子文档档案的保管应当遵循以下要求：（一）安全保管：采取有效措施，确保电子文档档案的安全，防止丢失、损坏、篡改等；（二）防磁防潮：对电子文档档案进行防磁、防潮处理，延长档案的寿命；（三）定期检查：定期对电子文档档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。
学校电子文档管理制度
一、总则为加强学校电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、有效，提高学校信息化管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学校各部门、各班级及教职工在电子文档的创建、使用、存储、传输、归档、销毁等过程中的管理工作。
三、电子文档的定义电子文档是指以数字形式存储、处理、传输和展示的信息资料，包括文字、图像、音频、视频等多种类型。
四、电子文档的管理原则1. 安全原则：确保电子文档的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。
2. 完整原则：确保电子文档的完整性，保持文档内容的真实、准确、完整。
3. 有效原则：确保电子文档的有效性，提高工作效率，便于查阅、检索。
4. 规范原则：按照国家相关法律法规和学校规章制度，规范电子文档的管理。
五、电子文档的管理职责1. 学校信息化管理部门负责制定电子文档管理制度，指导、监督各部门、各班级及教职工执行。
2. 各部门、各班级负责人负责本部门、本班级电子文档的管理工作，确保电子文档的安全、完整、有效。
3. 教职工负责遵守电子文档管理制度，按照规定使用、存储、传输电子文档。
六、电子文档的管理流程1. 创建：创建电子文档时，应遵循相关规范，确保文档内容的真实、准确、完整。
2. 使用：使用电子文档时，应遵循以下原则：（1）严格按照授权范围使用电子文档；（2）不得篡改、删除电子文档；（3）不得泄露电子文档中的敏感信息。
3. 存储：存储电子文档时，应遵循以下原则：（1）选择安全可靠的存储设备；（2）定期备份电子文档，确保数据安全；（3）对存储设备进行定期检查和维护。
4. 传输：传输电子文档时，应遵循以下原则：（1）使用安全的传输方式，如加密、压缩等；（2）确保传输过程中的数据安全；（3）传输完成后，及时通知接收方。
5. 归档：电子文档达到归档条件时，应按照规定进行归档，确保档案的完整性和安全性。
6. 销毁：电子文档达到销毁条件时，应按照规定进行销毁，确保信息的安全。
七、电子文档的监督与检查1. 学校信息化管理部门定期对电子文档的管理工作进行监督和检查。
公司电子文档管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的管理，确保电子文档的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档的管理，包括但不限于电子文件、电子邮件、电子表格、电子图片、电子图纸等。
第三条公司电子文档管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子文档不被非法访问、篡改和泄露；2. 完整性：保证电子文档的完整性，防止信息丢失或损坏；3. 真实性：确保电子文档的真实性和有效性；4. 易用性：提高电子文档的检索和利用效率；5. 便捷性：简化电子文档的存储、传输和共享流程。
第二章组织与职责第四条公司成立电子文档管理领导小组，负责公司电子文档管理的统筹规划、组织实施和监督考核。
第五条电子文档管理领导小组下设电子文档管理办公室，负责日常管理工作，具体职责如下：1. 制定电子文档管理制度及实施细则；2. 组织开展电子文档培训、宣传活动；3. 监督检查各部门电子文档管理执行情况；4. 协调解决电子文档管理过程中出现的问题；5. 收集、整理和归档电子文档。
第六条各部门负责人对本部门电子文档管理负总责，具体职责如下：1. 落实电子文档管理制度，确保本部门电子文档安全、完整；2. 组织本部门员工学习电子文档管理知识，提高电子文档管理水平；3. 配合电子文档管理办公室开展工作；4. 定期对本部门电子文档进行清理、归档。
第三章电子文档分类与命名第七条电子文档分为以下类别：1. 行政类：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术类：产品设计、技术规范、操作手册等；3. 财务类：财务报表、合同、发票等；4. 人事类：员工档案、薪酬福利、培训记录等；5. 其他类：市场推广、客户服务、宣传资料等。
第八条电子文档命名应遵循以下规则：1. 清晰易懂，便于检索；2. 使用中文名称，避免使用缩写；3. 按类别命名，如“技术-设计规范-20210101.docx”；4. 避免使用特殊符号和空格。
公司的电子文件管理制度(5篇)
公司的电子文件管理制度（5篇）公司的电子文件治理制度1一、目的适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。
二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。
三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。
电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
四、治理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。
2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件，3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。
4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。
5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。
6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。
7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。
8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。
9、系统数据应至少每月备份一次。
10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。
11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。
12、工作人员定期更改密码。
13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。
公司的电子文件治理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。
公司电子文档管理制度范文
公司电子文档管理制度范文公司电子文档管理制度第一章：总则第一条为规范公司电子文档的管理及使用，提高办公效率，保护公司信息资产安全，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有员工在工作中创建、存储、传输、使用和销毁的各类电子文档。
第三条本制度的执行人为公司信息管理部，负责电子文档管理平台的建设和维护。
第二章：电子文档的定义及分类第四条电子文档是指以电子形式记录、存储、传递和处理信息的文件，包括文字、图形、音频、视频等各种格式。
第五条电子文档可分为以下几类：1. 办公文档：包括工作报告、会议纪要、合同协议、规章制度等与日常工作相关的文档。
2. 业务文档：包括销售合同、项目进度报告、客户资料等与公司业务活动相关的文档。
3. 行政文档：包括人事档案、财务报表、行政账册等与公司行政管理相关的文档。
4. 法律文档：包括法律文件、法规规章、法律意见书等与公司法律事务相关的文档。
5. 邮件文档：包括收发的电子邮件及其附件。
第三章：电子文档的创建和存储第六条电子文档的创建应使用公司指定的办公软件或工具，不得使用未经授权的软件或工具。
第七条电子文档的存储应在公司统一的电子文档管理平台上，不得将重要文档存储在个人电脑或移动设备上。
第八条公司电子文档管理平台应具备以下功能：1. 文档上传：员工可将创建的电子文档通过平台上传存储；2. 文档搜索：员工可通过平台进行文档全文搜索，并查找所需文档；3. 版本控制：平台应提供文档版本控制功能，确保文档的更新和修订可追溯；4. 权限管理：平台应设置文档访问权限，确保敏感信息仅限于特定人员访问；5. 存档备份：平台应具备自动存档备份功能，确保文档安全可靠。
第四章：电子文档的使用和传输第九条员工在使用电子文档时应遵守以下规定：1. 保密原则：员工不得将机密、敏感信息以及侵犯他人隐私的文档传播或复制；2. 正版软件：员工不得使用盗版软件创建和处理电子文档；3. 格式规范：员工应按照公司规定的文档格式创建和保存电子文档；4. 文件命名：员工应使用有意义的文件名命名电子文档，便于查找和管理；5. 备份重要文档：员工应定期备份重要电子文档，以保证信息安全性。
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4.0职责
4.1文控中心
a.对走模后模具电子文档进行拷贝备份。
b.公共网上图档资料录入和定期撤销过期文件。
c.对工程部、产品开发部、设计部完成的图档拷贝到公共盘，以便加工部门使用和对图档进行更改。
4.2.行政部
收集法律法规和其他标准的电子文件，并发布在公司内部网上供内部交流。
5.2.电子文件的版次控制和修改权限
5.2.1放在公司公共网上的正式文件必须是现行有效版本文件，并正确标识版本号，同一电子文件的名称必须由包含唯一的文件编号和文件名称组成。
5.2.2公司公共网上的文件不得开放修改权限，当发觉文件有误或者其他原因需要修改时，必须由文件制作单位进行修改，并依据文件的版本标识要求进行标识。文件制作单位在修改文件时，必须评估修改对文件使用单位或个人是有较强时效要求，对正在使用，修改可能影响产品的质量或交付的，要即使联络相关部门。
5.5电子档的备份
5.5.1模具的技术资料在走模后由文控中心定期刻录为光盘或存入移动硬盘中，统一保管，保管期限按《文件管理控制程序》。
5.5.2其他正式管理、技术文件电子档由文件制作部门与文控中心每半年备份一次。
5.6信息沟通电子文件资料使用的管理
5.6.1笔记本电脑使用公司相关正式技术文件、客户指定的保密资料（通常指新产品开发阶段资料等）时，依据《文件管理控制程序》要求填写〖文件申请单〗，经副总以上批准后才可依据4.11进行拷贝作业。
总经理文员
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与客户沟通信息
工程部（项目部）
U/工程部/各工程师
设计开发图档
产品开发部
U/产品开发部
模具设计资料
设计部
设计部
CNC加工指令程序
CNC编程
U/CNC
部门工作文档
各部门
U/各部门
5.0作业流程
5.1.各部门按《文件管理控制程序》作成管理文件和技术文件的电子档，并完成批准程序，然后按照4.11的权限和路径放到相应的文件目录中。
5.3电子文件的确认
放入公共网中的文件，属于直接指导生产或是生产过程的操作程序的，必须经过相应职责人员审核批准后方可放入公共网上。文件使用部门或个人在公司规定的网络上下载的文件视为经文件制作单位确认的文件。
5.4电子文件的整理整顿
由4.11制定的文件单位对所负责的文件按目录中文件进行管理，即时清理过期不用的文件。整理周期为每周清理，有条件的部门每天都作清理，或经与使用单位确认使用完毕后清理。若日后还需用到该文件的，由制作部门放入相应的路径中。
修订履历
日期
页码
条款
修订内容
修订人
版本
文件评审记录
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评审人
意见说明
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评审人
意见说明
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作成
审核
标准化
审核
批准
说明：关于流程类文件及标准化要求，有“受控文件”印章的文本才可以作为工作之用途。
4.6.结构设计组
从网上获取产品图进行模具设计，同时对设计评审后的模具图申请放于网上发布。
4.7. CNC
负责对编制CNC程序进行保存和网上传输。
4.8.各加工组
只能从网上拷贝电子文档，利用该电子文档加工。
4.9.各部门工作电子文档由各部门自行管理，管理类电子文件发一份给体系组备查。
4.10总经理文员：专门对外拷贝电子文件。
1.0目的
规范公司的电子文件，使其从制作、应用、更改、储存等过程都得到有效控制，保证电子
文件的正常有效运行。
2.0适用范围
适用于玲珑电子所有电子文件（包括外来文件）。
3.0名词解释
3.1.电子文件：以电子为载体的文件。电子文件一般保存在在电脑硬盘或光碟、U盘、移
动硬盘中。文件格式包括文本文件、应用程序、图片、演示文件等。
4.3市场部
收集客户的电子媒体信息（如订单、技术要求、质量要求等），并依据信息内容种类转
发相关职能部门。
4.4.工程部（包括项目部）
将客户沟通过程中的相关记录进行归类管理（包括客户要求，进度计划明细和客户更
改等）。
4.5.产品开发组
对网上的初始图，试做图和最终确认图进行更改并将完善的产品图申请发于网上。
5.6.2公司内部QQ、外部QQ、邮件、浏览网页等都有监控，在对外沟通交流中涉及到公司技术文件及保密资料泄密时，依据公司保密制度进行处理。
6.0记录表格
无4.11电子文件的归属权限来自览表：序号文件类别
控制部门
电子路径
ERP系统
网管
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外来客户资料
模具市场部/注塑业务部
P/Email
外来技术标准
收集部门/文控
P/客户技术标准
定稿工程图纸
文控
P/工程图形
开模通知单
市场部
P/开模通知单
质量信息
品管部（质量部）
P/品管部（质量部）
管理体系文件
文控
P/规范文件
对外拷贝文件