做好公司办公室信息工作的重要性

充分认识做好公司办公室信息工作的重要性

—调研报告

公司办公室是一个为本公司领导工作直接服务承上启下、协调左右的综合办事机构是上情下达、下情上达的信息枢纽在公司生产经营工作中具有举足轻重的地位。信息工作作为公司办公室的一项职能工作越来越成为各级领导了解情况、把握趋势、制定计划、科学决策、推动工作的重要手段。充分认识办公室信息工作的重要性是做好办公室信息和其他各项工作的保证对于确保各级领导正确决策提高办事效率推动企业的发展具有十分重要的意义。一、公司办公室工作的特性决定了他在公司的特殊重要地位。从公司办公室的工作性质看具有明显的四性即综合性、政治性、从属性和服务性。首先它不同于一般部室或主管某一方面业务的业务部门。公司办公室其工作范围很广尤其是党政办公室他的工作从企业内部到外部都有联系诸如文书处理、会务工作、来人接待、车辆管理、机要保密、档案管理、信息搜集、党员管理、群众工作、职工思想工作以及外部联系等工作都要由办公室来承担。同时上级部门的方针、政策、指示本公司的规划、计划、决策以及各部门和下级各单位贯彻实施的情况都需要办公室来汇集、掌握、分析、处理。这种多方面、多角度的信息组合工作清楚地体现了办公室工作的综合性。

第二办公室工作是直接为领导工作服务的在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策方面负有重要的责任政治性强稍有疏忽就可能给工作造成重大损失。第三办公室工作是从属于领导工作的一部分是直接为领导工作服务保证领导班子和领导人员顺利进行工作的。它不能自身独立存在有明显的从属性。第四是它的服务性它的一项重要职能就是直接为本单位的领导、各部门和下级服务。这些特性决定了办公室在公司各部门中的重要地位。办公室作为领导的直接服务机构承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议对领导工作部署进行组织、协调、监督、检查以及协助领导处理日常事务的任务处于参谋和助手的地位同时由于它在本公司各部门中起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用因此它又处于中心枢纽的地位另外办公室要承担接收、接待上级、下级和兄弟单位的来文、来函、来人任务需要沟通上下左右联系四面八方所以说它又处于“门面”和“窗口”的地位。办公室的特性和地位充分说明了其工作的重要性。公司办公室在新时期做好公司办公室信息工作是完善社会主义市场经济体制、服务社会主义现代化建设的需要是实践“三个代表”重要思想的需要是公司领导把握大局、提高科学决策水平的需要信息是公司各级领导班子正确决策的前提和基础面对当前复杂多变的经济社会发展形势公司领导既要掌握党和政府的路线方针政策了解经济社会的发

展变化又要掌握各地市场变化的重要情况。因此公司要搞好企业的经济运行就要需要大量真实、全面、具有前瞻性的信息。只有信息灵才能情况明、决心大、决策准指导工作有方实施决策有力稳健地驾驭市场经济复杂局面确保企业持续快速健康发展。企业的信息工作的地位和作用在市场经济体制下显得更加突出。企业信息工作既是办公室向领导反映情况的主渠道又是向领导反映情况的最好方式提供的信息及时不及时、准确不准确、全面不全面将直接关系公司领导班子决策和企业发展的方向。为此公司办公室要站在讲政治、顾大局的高度以全新的视角对待信息工作切实提高对信息工作重要性、必要性和紧迫性的认识积极顺应时代发展和领导工作需要高标准做好信息工作。二、企业信息化工作的工作重点和基本思路。就企业办公室系统来说做好新世纪新阶段的公司制企业的信息化工作任务十分艰巨。随着市场经济体制的逐步建立公司已从传统的计划经济逐步走向市场经济。由于经济体制的改变使得企业所处的社会环境更加复杂多变加之科学技术的迅猛发展信息的全球化时代已经来临。公司领导层清醒的认识到信息、能源、材料已经成为现代化社会的发展的三大基础材料向人们提供物质实体能源向人类提供动力信息则给人们提供知识和智慧只有充分认识信息和大量拥有信息和准确的利用好信息才能把握机遇驾驭企业的自身的命运。为了加强企业的信息化的进

程重点是“企业利用现代化信息技术有效地开发和利用信息资源的过程”。因信息涉及到企业个各方面所以企业的基本思路是“充分运用现代信息技术改造生产工艺实现生产过程自动化改善企业经营管理实现管理方式系统化实现知识管理网络化改善营销手段实现商务运营电子化”。根据信息化的趋势、企业信息化的内容和企业信息化的现实企业要逐步运用现代信息技术建立以生产控制为中心的自动化系统以财务成本管理为核心的管理系统以电子商务为核心的投融资决策与营销系统。企业信息化的进行步骤首先是企业生产经营工作中运用计算机的现代信息技术其次是建设企业内部局域网与互联网实现信息共享今年我们公司建立企业局域网实现了公司内部信息共享并且能与国资委实现电子信息互通信息、传送文件然后是建立以财务管理为核心管理系统的基础上开展企业资源管理这一点上我们开展的网上银行业务实现汇兑电子化。最终是开展电子商务探索物资采购、产品营销、人才培训等经营活动的电子化和网络化。三、企业办公室信息是企业领导做出决策的基础和依据。邓小平同志说过信息“确实重要做管理工作的人没有信息就是鼻子不通耳目不灵”。企业的领导班子要对各方面工作做出决策掌握大量的信息是至关重要的。党的十六大提出了全面建设小康社会的宏伟蓝图十六届三中全会提出了坚持和树立以人为本全面、协调、可持续的科学发展观十六届四中全会提

出加强党的执政能力建设。贯彻落实“三个代表”重要思想和十六大精神以及十六届三中、四中全会精神是企业办公室一项首要任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息充分地利用信息在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结确定解决矛盾的最佳方案。可以说决策的过程就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断决策的实施需要借助信息进行控制决策执行终结后需要借助信息进行总结为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作深入群众之中调查收集各种信息向领导反馈为领导正确决策发挥好参谋助手作用。四、加强企业信息工作是促进办公室工作职能转变的需要。办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门是企业机关的枢纽、窗口和门面是领导重要的参谋和助手。在新形势下办公室要适应电子办公的需要积极推动自身职能的转变。在工作内容上要由以往主要做事务性工作向事务和政务相结合、以政务性工作和

辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变在工作重心上要由以往主要服务领导向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合促进综合协调、确保政令畅通方向转变在工作方法上要由以往主要依靠行政手段向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作便于向上级及时反映工作中的问题求得支持便于下级及时与上级沟通工作思路创造性地开展工作。从这个意义上讲做好政务信息工作对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调加强与业务部门的协调加强与基层的协调加强与社会各界的协调把信息工作贯穿到各项业务工作中去做到“健全制度畅通渠道讲求质量提高效率”。五、企业办公室信息工作的打算和目标。在崛起的信息时代社会财富的增长和积累不是主要靠体力劳动而是要靠科学技术、靠信息、靠智力、靠效率。企业的经营决策无论是经营目标经营方针的制定还是经营战略的产生都需要进行调查研究、掌握情况、分析形势、制定方案、选优决策的工作这些环节都需要以信息作为依据和基础。信息量越大进行决策的准确率越高。公司拟从以下三方面着手1、在推广电子信息应用上下工夫扩大内部网络覆

盖面使公司的主要经营业务、生产管理、人员管理、电力管理、档案管理、财务管理、文件管理、党务工作管理的全部入网达到所有的公司信息共享。2、培养一只有一定政治素质、心理素质、思维素质、业务能力的信息工作队伍扩大办公室系统收集生产经营工作的方面的信息。为领导提供决策奠定基础。3、建立信息搜集网络形成上下联动的信息管理工程。对企业的信息整理后向公司领导和上级各部门提供。通过以上信息工作将有关部门的生产经营信息、产品价格信息、人员信息集成起来为公司领导提供信息来源增强公司内外市场竞争中的实力。