档案工作标准与标准化
精选第8章档案工作标准与标准化
第二，按照标准的实际法定效力， 可分为强制性标准和推荐性标准。强制性标准：指保证国家档案财富安全的标准和国家通过法律、行政法规规定强制执行的标准；其他标准均为推荐性标准。强制性内容的范围国家档案局规定：全部档案工作的国家标准和行业标准定为推荐性标准，并规定今后通过全国档案工作标准化技术委员会审查上报的档案工作标准都作为推荐性标准。
具体包含五个方面含义： 第一，标准的本质属性是一种“统一规定”，这种统一规定是作为有关各方“共同遵守的准则和依据”。 第二，标准制度的对象是重复性事物和概念。“重复性”指的是同一事物或概念反复多次出现的性质。 第三，标准产生的客观基础是“科学 、技术和实践经验的综合成果”。 第四，制定标准过程要“经有关方面协商一致”，即制定标准要发扬技术民主，与有关方面协商，做到三稿定标：“意见稿、送审稿、报批稿”。 第五，标准文件有其自己一套特定格式和颁布的程序。
第五，标准内容有相对专一性，一个档案工作标准一般只解决一个实践性的问题，文字要求准确简练。 第六，标准依据其不同的种类和级别在不同的范围内贯彻执行，具有较强的可操作性。 第七，档案工作标准多数属于推荐性标准，各地各部门在采用标准的时候，具有更大的灵活性。
（三）档案工作标准的作用1协调作用2简化作用3统一与优选作用 统一就是为了保证事物发展所必须的秩序和效率，对事物的形成、功能或其他特性，确定适合于一定时期和一定条件的一致规范，并是这种一致规范与被取代的对象在功能上达到等效。
B．编制程序1、标准的征求意见阶段。一定范围；全国范围；分类整理；汇总处理意见。
2、标准的送审阶段项目承担者起草后及时送审；国家档案局政策法规处研究司的法规标准化处，负责组织或委托起草单位组织专家进行技术审查（会审或函审）；审查后形成会议纪要或函审结论；项目承担者修改，报批。
浅谈如何实现档案工作的规范化与标准化
档 案具有极 高 的科 研价值 和保存 价值 ，而档 案管 理方法得 当与否直接 关系着科研机 构 、国家机关 和企事业 单位 日常工作 能 否顺 利进行 。 目前 ，我国 的档 案管理 工作 中存 在一些 问题亟 待解 决 ，而传 统的档案 管理理论 、管理方 法和 工作方式 ，已经 越来 越不适应 当今经济 社会快速 发展 的要求 。所 以 ，加 快推进 档 案管理 的规范化和标 准化进程 应成 为我 国当前 档案管 理工作 的重中之重 。
信 恩 资 源 与 管 理
２ ０ １ ３年 第 ９期
浅谈如何 实现档案工作的规范化与标准化
张丽敏
（ 吉林 省 磐石 市 医疗保 险 管理 中心 ，吉林
摘
磐石 １ ３ ２ ３ ０ ０ ）
要：档案是历史的原始记录 ，为各个领域 的科 学研究提供 最真 实、最可靠的资料 ；它还是领 导决策及机 关工作人 员和企事业单
差 。许 多单 位 因领 导不重视 档案信息 库的建设 和管理 工作 ，出 现 了档 案不 完整 、无 人管理 或是派些 非专业 管理人员 应付差 事 的现象 。而档案管 理人员也 受上级领 导 的影 响 ，认为 档案管理 无足轻 重 ，平时工作 敷衍 了事 ；三是 管理不善 。许 多单位管理 模式和 管理制度落后 ，而档 案管理人 员平 时又疏于 管理 ，造成 档案管 理非常混乱 ，用时查 找费 时费力甚 至查找不 到 ，严重影 响科研 工作和机关 、企事业单 位 日常工作 进度 。 我 国当前档案管 理工作 中 的问题具有复 杂性 ，因此 ，导致 这些 问题 出现 的原 因是多方 面 的 ：一是许 多资金不 足 的单 位为 节省 开支 ，大 大削减或是 砍掉 了档案管理部 门的维护经 费 ，希 望 以此 来改变运 营困难 的窘境 ，从 而划拨经 费安装 计算机 和互 联 网技术这一 高科技来 武装档案 管理部 门也使不 可能 的 ；二是 社会 主义市场 经济条件下 ，人们 盲 目追求经 济利 益 ，同时 也对 档 案管 理 存在 误解 ，再加 上 国家 对档 案 管理 知识 的宣 传不 到 位 ，致使人们 没有意识 到档案管 理的重要 性 ，从 而忽视 了为社 会 各项事业服 务的档案 管理工作 ；此外 ，管理人 员职业 责任感 不 强 ，道德观 念和法律 意识差 ，新 的管理模 式 、管理理论 知识 宣 传不到位 等都是 出现 上述档案 管理问题 的原 因之一 。 由此可见 ，我 国当前档案 管理工作 中存在 的问题 已严重影 响到社会各项 事业前进 的脚 步 ，所 以积 极推进 档案管 理工作 的 规 范化与标 准化刻不容 缓。
档案工作规范化标准化
档案工作规范化标准化汇报人：2024-01-07•档案工作概述•档案规范化管理•档案标准化操作目录•档案工作现代化•档案工作法规与制度•档案工作人才培养与交流01档案工作概述档案工作是对档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
档案工作是维护历史真实面貌、保障单位正常运转、服务社会大众和推动档案事业发展的重要基础。
档案工作的定义与重要性重要性定义以手工操作为主，档案载体多为纸质，管理方式较为简单。
古代档案工作随着信息技术的发展，档案载体逐渐多样化，档案管理方式也日趋复杂。
近代档案工作强调规范化、标准化和数字化，注重档案信息的共享和利用。
现代档案工作档案工作的历史与发展各级各类档案机构应接受同级档案行政管理部门的监督指导。
统一领导、分级管理确保档案实体安全和信息安全。
维护档案的完整与安全档案工作应以服务社会和满足用户需求为宗旨。
便于利用运用信息技术提高档案管理效率和水平。
推进档案信息化建设档案工作的基本原则02档案规范化管理档案分类与编号根据档案的内容、性质、时间等因素，将档案进行分类，以便于管理和检索。
档案编号对每一份档案进行编号，以便于识别和定位档案，同时也有助于对档案进行有序管理。
档案整理与归档档案整理对散乱的档案进行整理，使其有序化，便于管理和检索。
档案归档将整理好的档案按照一定的规则和方法进行归档，以便于长期保存和利用。
采取有效的措施和方法，确保档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失等现象的发生。
档案保管定期对档案进行检查、修复、保养等，以确保档案的长期保存和利用。
档案维护档案保管与维护档案鉴定对档案的价值进行评估，确定其保管期限，以便于对档案进行有针对性的管理和利用。
档案销毁对于保管期满或者无保存价值的档案进行销毁，以避免对其他档案造成影响和损失。
档案鉴定与销毁03档案标准化操作确保档案数字化的格式统一，以便于存储、传输和展示。
数字化格式统一分辨率要求存储介质与备份根据档案类型和利用需求，设定合适的分辨率，以保持档案清晰度和完整性。
档案管理工作规范化标准化
档案利用流程应规范化，包括申请、审批 、登记、归还等环节，确保档案的安全、 合规使用。
保密要求
对档案的利用情况应进行详细记录，包括 利用人、利用时间、利用目的等，以便于 后续跟踪管理和统计分析。
对于涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息 的档案，应严格执行保密规定，确保档案 内容不被泄露。
实现档案管理规范
存放有序
档案存放应按照分类和编号顺序进行，保持档案存放的有序性和易 查性，方便后续档案的查找和利用。
环境要求
档案存放环境应符合一定的温度、湿度和光照要求，以确保档案的 长期保存和保护。
档案检索与利用标准化
检索工具
利用流程
应提供统一、高效的档案检索工具，支持 按照分类、编号、关键词等多种方式进行 档案检索，提高档案利用效率。
合理利用
制定档案利用规定，明确 利用方式和范围，确保档 案的合理利用，同时防止 档案的滥用和损坏。
用户友好
从用户的角度出发，优化 档案管理流程，提供用户 友好的档案服务，满足用 户的实际需求。
档案管理标准化的
03
内容
档案分类与编号标准化
分类明确
档案分类应按照统一的标准进行 ，确保分类明确、逻辑清晰，方
档案管理工作规范化标 准化
汇报人： 日期:
目 录
• 档案管理规范化的意义 • 档案管理规范化的基本原则 • 档案管理标准化的内容 • 实现档案管理规范化标准化的措施 • 档案管理规范化标准化的实践案例 • 总结与展望
档案管理规范化的
01
意义
提高档案管理效率
流程优化
档案管理规范化能够通过优化档案管理流程，消除冗余和不必要的环节，从而 提高管理人员的工作效率。
促进档案管理的现代化和信息化建设
对档案管理规范化、标准化若干问题的研究与思考
保管 ，便于按不同年代 、不同期 限定 期拷贝 ，以延 长归档 电子 文件的 保管寿命。二是外来文件。通过处理 ，扫描成影像 文件。根据 文件 的 重要程度分类 ，然后进入档案 数据库 将归 档电子 文件转储 到 光盘上 ， 便于长久保存 ，在管理过程中要规范保管条件 ，加 强病毒 防范。 三 、做好档案人员交接工作 。切实保证档案材料连续完好 《 机关档案工作业务建设规范》规定 ：机关档案人 员调动工作 时 ， 必须在办完档案移交手续后方能离 开岗位。做好档 案交接工作 ，不 仅
四、提高档 案管理人员的素质 ，切实做好档案工作 保 密工作 ，是关 系到党和 国家安全 的大事 ，是关系 到全国人 民最 大利益 的大事 。从根 本上说 ，是为 了保证社 会 的安全 与发展 。当前 ， 在经济 、社会 发展的大潮流 中，加强对保密工作 的建设尤为重要 。 保密工作 ，并非等同于一般个体 意义上的保 守秘 密 ，当保 密这一
节都要 实施规范化、标准化的管理，本员的职责 ，就是要收集 、整理和 维护档案 的完 整与安 全 。这既是档案管理工作的基本任务 ，也是 档案管理工作 的 目的。档 案工作规范化 、标准化是实现档案管理现代 化的重要 中间环节 ，在工 作中必须 实行标准化 、规范化 的工作方法 和程序 ，才能提 高档案管理 基础工作 水平 。 提高案卷质量 。保证档案 的真 实性 ，同时公文制 发是推进档
档案规范化管理。 做好文书处理工 作则是 实现档案 工作规范化 、标准 化的重要基 础 工作 。公文是档案的前身 ，档案由公 文转化而来 。可 以说公文制发 的
交接手续 ，然后再办理调动手续。对 于移交方来说 在正式移交 之前对 所保管 的档案进行一次全面清理 ，做到帐物相符 、心中有数 。 另外 ，档案丁作人员在保管工作 中要使 档案保管得完好 无损 ，对
浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化
浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化【摘要】档案管理是一个组织中至关重要的工作，规范化、标准化对于档案管理的意义不言而喻。
本文通过建立规范的档案管理流程、制定档案管理制度和规范、加强员工培训、采用专业软件以及定期进行审计等方法，探讨如何使档案管理工作更规范化、标准化。
这些措施能够确保档案管理工作的高效性和准确性，从而提高组织的信息管理水平和运作效率。
结论部分总结规范化、标准化对档案管理工作的重要性，展望未来档案管理工作的发展方向。
通过本文的阐述，读者将深刻理解规范化、标准化对档案管理工作的重要性，以及如何实施这些措施以提升档案管理的效率和质量。
【关键词】档案管理，规范化，标准化，流程，制度，培训，软件，审计，重要性，发展方向1. 引言1.1 介绍档案管理工作的重要性档案管理工作是组织中至关重要的工作之一，它不仅能够规范和保护档案信息，更能够提高管理效率，增强信息化管理能力。
档案管理工作的重要性表现在以下几个方面：档案管理是组织运行的基础。
档案是组织的重要资产，记录着组织的历史、决策和活动等重要信息，对于组织的正常运转起着至关重要的作用。
规范化的档案管理能够确保档案的完整性和准确性，为组织提供可靠的信息支持。
档案管理是组织发展的动力。
通过对档案信息的有效管理，组织能够更好地了解自身的历史和发展轨迹，从而为未来的发展做出更明智的决策。
规范化、标准化的档案管理可以帮助组织更好地利用档案信息，推动组织的创新和发展。
档案管理是保障组织合法权益的重要手段。
规范化、标准化的档案管理可以有效防范档案信息的丢失、篡改和泄露，保障组织的合法权益不受损害。
对于一些重要的法律案件和纠纷处理，规范的档案管理能够为组织提供有效的证据支持。
档案管理工作的重要性不可忽视。
只有加强规范化、标准化的档案管理，组织才能更好地利用档案信息，提高管理效率，增强竞争力。
档案管理工作是组织发展的基石，必须引起足够的重视和重视。
1.2 阐述规范化、标准化对档案管理的意义档案管理工作的规范化和标准化对于确保档案管理工作的效率和质量至关重要。
如何推进档案工作规范化标准化信息化建设-最新年精选文档
如何推进档案工作规范化、标准化、信息化建设-最新年精选文档如何推进档案工作规范化、标准化、信息化建设一、建立健全切合实际的档案管理制度档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。
档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐并健全检索工具。
库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。
其次，建立档案工作网络领导组，规划、提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。
指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室能够及时立卷和定期向档案室归档。
归档的文件材料，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。
最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提公文是档案的前身，可以说公文制发的如何，不仅决定公文本身的质量，也决定了档案工作规范化、标准化、信息化的质量。
因此，在公文制发中必须注意解决好规范化、标准化、信息化问题，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。
排版形式为横写横排，左侧装订。
要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。
公文字迹要牢固清晰。
不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。
使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
机关事业单位档案管理工作标准化和规范化存在的问题及对策建议思考
机关事业单位档案管理工作标准化和规范化存在的问题及对策建议思考档案管理工作属于机关事业单位的重点工作环节，但是传统的管理方法具有一定的局限性，因此机关事业单位一直在寻求档案管理工作的突破路径。
当前科技的快速发展以及社会发展形势的日新月异，从管理方法和管理技术上都给机关事业单位档案管理工作提供了更多质量提升的可能性。
完善和优化机关事业单位的档案管理工作，必须首先对其工作特点、内涵等方面进行深入了解，并结合目前档案管理过程中存在的问题进行针对性地探讨，明确机关事业单位档案管理工作发展目标和方向。
一、机关事业单位档案管理工作的特点及意义（一）档案管理工作在机关事业单位的重要性。
档案工作是对历史的客观记录及见证，是保障各方权益的基础，同时也是机关事业单位管理工作的重要环节。
一直以来，档案管理都是机关事业单位中的重头戏，随着各项工作的不断推进和发展，机关事业单位的档案资料数量不断增加，因此档案工作难度也随之攀升，标准性和规范性有待提升，在很大程度上影响着机关事业单位档案管理的工作效率。
（二）机关事业单位档案管理工作的特点分析。
首先，档案管理具有全面性的特点，会对工作的各项内容及程序进行客观记录，同时也会对相关人员的工作过程进行标注，体现了单位的运行流程和行政历史。
其次，行政事业单位的档案内容涉及资料较多，包括单位的发展轨迹以及人事管理，因此应注重其保密性，要在法律范围内对资料进行有效保护,不得随意外传，管理的保密性需要在法律程序范围内进行查看或复制，因此对行政单位提出了更高的保管要求。
最后，行政单位的档案管理要注重其真实性的表达，对档案内容进行真实可靠的记载，以便于单位的各类管理制度进行优化和完善。
（三）档案管理的标准化、规范化管理要求。
行政事业单位是我国的重要组成部分，对于社会发展具有重要意义，而且自身的管理职能较为广泛，因此资料繁杂，所以档案管理的标准化和规范化需要得到相关部门重视。
标准化及规范化的管理方式可以让档案工作效率得到有效提升，保证自身的工作质量，对于资料查询、资料搜索以及资料利用都具有重要作用。
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第五，标准内容有相对专一性，一 个档案工作标准一般只解决一个实践性 的问题，文字要求准确简练。 第六，标准依据其不同的种类和级 别在不同的范围内贯彻执行，具有较强 的可操作性。 第七，档案工作标准多数属于推荐 性标准，各地各部门在采用标准的时候
， 具有更大的灵活性。
（三）档案工作标准的作用 1协调作用 2简化作用 3统一与优选作用
国家标准：指对全国经济、技术发展有 重大意义，必须在全国范围内统一的标准。 专业标准（行业标准）：指由专业主管 部门批准、发布，在该部门范围内统一的标 准。在特定行业内具有一定的约束力。 企业标准：指在企业内部遵守的技术标 准。各企业对未发布有国家标准和专业标准 的产品、工程等，就其有关质量、规格和检 验方法等作出的技术规定，经主管部门审批 实施，其内容服从于国家标准和专业标准， 也可以高于国家标准或行业标准要求的技术 标准。
（国家标准GB／T 3935.1—83定义） 中国标准定义：为了在一定范围内获 得 最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构 批准，共同使用的和重复使用的一种信息 化文件。
具体包含五个方面含义： 第一，标准的本质属性是一种“统一规定”，
这种统一规定是作为有关各方“共同遵守的准则和 依据”。
第二，标准制度的对象是重复性事物和概念。 “重复性”指的是同一事物或概念反复多次出现的 性质。
目前，我国公布的档案工作标准中 ， 包括国家标准、地方标准和行业标准。
3与档案工作法规的联系与区别 相同之处：
第一，都是国家权威机构发布的， 均是档案事业建设中各有关方面需要共 同遵守的行为准则；
第二，强制性标准与法规一样，需 要借助国家强制力来保证其实施。
区别： 产生基础 性质 强制力 内容等。
第三，按照标准的相关程度，可分 为正式标准和参照标准。 正式标准：指档案工作标准中同档
案、档案管理直接相关的标准。 参照标准：指由于目前尚无正式的
档案工作标准可循，而不得借鉴其他行 业制定的相关工作标准。
第四，按照标准的适用范围，可分为 国 际标准、区域性标准、国家标准、专业或 行业标准、企业标准。 国际标准：指经过国际上的权威性组 织制定，在国际上得到普遍承认和通过的 标准。 区域性标准：也称“国际区域性标 准”，指适用于世界某一区域的、经过世 界区域性标准化组织通过的标准。
目前，我国及国际档案工作标准大 多数属于技术标准。
第二，按照标准的实际法定效力，
可分为强制性标准和推荐性标准。
强制性标准：指保证国家档案财富安全 的标准和国家通过法律、行政法规规定 强制执行的标准；其他标准均为推荐性 标准。
强制性内容的范围
国家档案局规定：全部档案工作的国家 标准和行业标准定为推荐性标准，并规 定今后通过全国档案工作标准化技术委 员会审查上报的档案工作标准都作为推 荐性标准。
统一就是为了保证事物发展所必须 的秩序和效率，对事物的形成、功能或 其他特性，确定适合于一定时期和一定 条件的一致规范，并是这种一致规范与 被取代的对象在功能上达到等效。
第二节 档案工作标准化的涵义与形式 一、标准化的涵义 二、档案工作标准化的认识
一、标准化的涵义 A标准化：
是指在技术、经济、科学及管理等 社会实践中，对重复性事物和概念通过 制定、实施标准，达到统一，以获得最 佳秩序和社会效益的过程。
， 注重操作性、技术性行为的统一和规范
； 档案法规的对象和内容侧重于较宏观方
4复审周期： 根据《标准法》规定，有关标准的
主管部门应定期对所制定的标准进行复 审，复审周期一般不超过５年。
二、档案工作标准的种类、属性与作用 （一）档案工作标准的种类
第一，按照标准的性质，可以分为 管理标准和技术标准。
第三，标准产生的客观基础是“科学 、技术和 实践经验的综合成果”。
第四，制定标准过程要“经有关方面协商一 致”，即制定标准要发扬技术民主，与有关方面协 商，做到三稿定标：“意见稿、送审稿、报批稿”
。 第五，标准文件有其自己一套特定格式和颁布
现存最早的标准：1500年，古埃及
纸草档案中有关古医方计量方法的标准
（二）档案工作标准的属性 第一，标准的制定与审核或批准等工作程序
， 有专门的规定。 第二，标准都有固定的代号，格式整齐划一
。 第三，档案工作标准是从事文件管理和档案
管理的共同依据，在一定条件下具有法律效力，并 具有一定的行为约束力。 第四，档案工作标准的时效性较强，它以某 一个历史阶段的档案工作实践水平为基础的，一般 同当时的最先进的技术和管理方式存在一定的距 离，随着档案工作实践的发展，应不断进行修订、 补充、替代或废止。
产生基础和性质：档案工作标准是 以科学、技术以及普遍性的档案工作经 验的综合成果为基础，在各方面协商一 致的前提下制定并实施的；档案法规往 往是统治阶级利益的反映，并以确认、 保护和发展对统治阶级有利的社会关系 和秩序等为目的。
强制力：档案法规在法定范围内是 强制执行的行为规范；档案工作标准依 据《标准法》的规定精神，大多是推荐 性标准，即国家鼓励、自愿采用的具有 指导作用的行为准则。 对象和内容：档案工作标准的主要 对象与内容侧重于业务性、技术性领域
。
1901年，英国成立第一个全国性标
准化机构，同年，第一个具有现代意义
的标准问世。
1957年，我国成立国家标准局，并
于1958年，颁布了第一批标准。
1947年，国际标准化组织成立，ISO。
1906年，国际电工委员会成领域中的重复
性事物和概念为对象而制定或修订的各 种标准的总称；它是档案工作中有关单 位和个人应当遵守的共同准则和依据。
档案工作标准与标准化
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月9日星期四
第一节 档案工作标准概述 一、档案工作标准涵义 二、档案工作标准的种类、属性与作用
一、档案工作标准涵义 1标准的涵义
标准：标准是对重复性事物和概念所 做的统一规定。它以科学、技术和实践经 验的综合成果为基础，经有关方面协商一 致，由主管机构批准，以特定形式发布， 作为共同遵守的准则和依据。