档案管理系统需求分析

档案管理系统需求分析

档案管理系统需求分析

档案管理系统的功能要求

档案管理系统的总目标是：在计算机网络，数据库和先进的开发平台上，利用现有的软件，配置一定的硬件，开发一个具有开放体系结构的、易扩充的、易维护的、具有良好人机交互界面的档案管理系统，实现机关、企业、事业等单位档案的自动化的计算机管理系统，为各单位的提供准确、精细、迅速的档案信息。

根据可行性研究的结果和客户的要求，分析现有情况及问题，采用Client/Server 结构，利用ASP将档案管理系统划分为三个子系统：客户端子系统，服务器端子系统，WEB发布系统，客户端与服务器端采用同一应用程序，其中数据库所在系统确定为服务器端子系统。

1．服务器端子系统：

在客户端系统的功能实现上，可以分为以下几个部分：

[1]单位信息的设置

本系统要求同时管理多个单位的档案信息，因此设置本单位基本信息及其下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息，这部分要求对输入数据比较少操作频度小，供使用者了解管理单位基本信息外，更重要的是当本系统数据被档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息

[2]目录分类：

输入案卷信息之后可以接着输入此案卷下的文件信息，案卷信息中相应的字段带入文件信息输入界面，而且不可更改。

2.数据维护

本模块需要具有“数据维护”的权限的用户可以操作。

数据维护模块对已经“删除”（只是做删除标记）的档案文件做最后判定，判断该文件是否需要删除。此模块涉及两种操作:恢复和彻底删除。

3.数据查询

按用户输入的条件查询相应的档案文件信息。

查询结果以列表目录形式显示，也可以卡片形式显示。具体档案处理权限的用户可以对查询的结果编辑并保存，也可以“删除”(做删除标记)档案文件记录。

4.数据修改

本模块主要实现批量修改数据的功能，可以由用户指定条件，将数据库中所有符合条件的文件或案卷记录按要求修改某个字段的值。

例如可以指定将所有文件年份为“2002”的

文件记录的保管期限改为“长期”。

5.报表打印

打印各种档案的目录表和统计表。可以由用户设计进行报表的自动生成。

（3）档案借阅管理模块

此模块分为外借登记、归还记录和电子借阅申请处理两部分，具有“借阅管理”权限的用户可以操作此模块。

外借模块实现档案文件的借出登记和归还登记功能。

电子借阅申请由具有“借阅管理”权限的用户处理。一般用户提出阅读电子文档的请求后，被同意阅读后，文件将被发送给申请人。

（4）数据管理模块

本模块需要实现数据的备份和恢复机制。

数据备份操作可以按年度、档案种类等条件做部分备份或完全备份。

数据恢复就是将备份的数据恢复到数据库中。

可以对数据进行备份和恢复，备份的路径在系统参数设置中指定。备份生成一个XML文件，恢复的时候自动由此恢复。具有批量备份和恢复

的功能。

（5）案卷管理模块和文件管理模块

本模块对系统运行日志操作，具有“日志操作”权限的用户可以进入本模块。可以进行查看日志记录等操作。

档案管理系统的数据需求

档案管理系统的数据需求包括如下几点：

1．数据录入和处理的准确性和实时性

数据的输入是否准确是数据处理的前提，错误的输入会导致系统输出的不正确和不可用，从而使系统的工作失去意义。数据的输入来源是手工输入。手

工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性，并且对操作人员要进行系统

的培训。

在系统中，数据的输入往往是大量的，因此系统要有一定的处理能力，以保证迅速的处理数据。

2．数据的一致性与完整性

由于系统的数据是共享的，在不同的客户端中，档案文件是共享数据，所以如何保证这些数据的一致性，是系统必须解决的问题。要

解决这一问题，要有一定的人员维护数据的一致性，在数据录入处控

制数据的去向，并且要求对数据库的数据完整性进行严格的约束。

对于输入的数据，要为其定义完整性规则，如果不能符合完整性约束，系统应该拒绝该数据。

3．数据的共享与独立性

整个档案管理系统的数据是共享的。然而，从系统开发的角度上看，共享会给设计和调试带来困难。因此，应该提供灵活的配置，使各个

分系统能够独立运行，而通过人工干预的手段进行系统数据的交换。

这样，也能提供系统的强壮性。