全国计算机等级考试二级ACCESS讲义
1、并：设有两个关系 R 和 S，它们具有相同的结构。R 和 S 的并是由属于 R 或属于 S 的元组组成的集合， 运算符为∪。
2、差：设有两个关系 R 和 S，它们具有相同的结构。R 和 S 的差是由属于 R 但不属于 S 的元组组成的集合。 运算符为－。
3、交：设有两个关 系 R 和 S，它们具有 相同的结构。R 和 S 的交是由既属于 R 又属于 S 的元组组成的集合，运算符为∩。
5
5
（二）传统的集合运算 1、选择：选择运算是在关系中选择满足某些条件的元组。也就是说，选择运算是在二维表中选择满足指定
条件的行。
例 1-1：关系 R 如图所示，求 A ' a' (R)
A
B
C
a
b
c
d
e
f
A
B
C
a
b
c
g
b
e
2、投影：投影运算是从关系模式中指定若干个属性组成新的关系。即在关系中选择某些属性列。
型的实体的集合，称为实体集。 4、联系（Relationship）：实体集之间的对应关系称为联系，它反映现实世界事物之间的相互关联。 （二）实体间的联系可分为以下三种类型 1、一对一联系：例如，一个学生只能有一个学号，而一个学号只能指向一个学生，则学生与学号之间具有
一对一联系。 2、一对多联系：例如，一个班级中有若干名学生，而每个学生只在一个班级中学习，则班级与学生之间具
1.4 Access 数据管理系统概述
一、Access 的发展简介
（一）Access 是一种关系型的桌面数据库管理系统，是 Microsoft Office 套件产品之一。1992
年 11 月推出 Access 1.0 ， Microsoft 先后推出 2.0，7.0/95，8.0/97，9.0/2000，
6、支持 ODBC 标准的 SQL 数据库的数据。
7、设计过程自动化，大大提高了数据库的工作效率。
8、具有较好的集成开发环境。
9、提供了断点设置、单步执行等调试功能。
10、与 Internet/Intranet 的集成。
11、可以将数据库应用程序的建立移进用户环境，并最终使用户和应用程序开发者之间的关系淡化。
实世界实体（对象）的逻辑组织、对象之间的限制和联系等 。 二、数据库系统 （一）数据 1、描述事物的物理符号序列称为数据（Data） 。 2、描述事物的物理符号可以是用来表示长度、体积、重量之类的数字数值，也可以是人名或地名、图形、
图像、动画、影像、声音等非数值数据。 （二）数据库 1、数据库（DataBase，DB），顾名思义，是存放数据的仓库。是长期存放在计算机内，有组织的、大量的、
1、人工管理阶段
（1）这一阶段是指 20 世纪 50 年代中期以前，计算机主要用于科学计算，当时的计算机硬件状况是：外存
只有磁带、卡片、纸带，没有磁盘等直接存取的存储设备；软件状况是：没有操作系统，没有管理数
据的软件，数据处理方式是批处理。
（2）人工管理阶段的特点是：数据不保存、数据无专门软件进行管理（数据冗余）、数据不共享、数据不
（二）从模型的三要素角度看，关系模型的内容为：
1、数据结构：一张二维表格。
2、数据操作：数据表的定义，检索、维护、计算等。
3、数据约束条件：表中列的取值范围即域值的限制条件。
（1）关系：在关系模型中，一个关系就是一张二维表，每个关系都有一个关系名。在数据库中，一个关系
存储为一个数据表。
（2）元组：表中的行称为元组，每一行是一个元组，对应数据表中的一个具体记录，元组的各分量分别对
2
2
（6）数据通信接口。 （五）数据库系统 1、数据库系统（DataBase System，DBS）是指拥有数据库技术支持的计算机系统。它可以实现有组织地、
动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享服务。数据库系统由硬件系统、数据库、数据 库管理系统及相关软件、数据库管理员（ DataBase Administrator ，DBA）和用户组成。 2、数据库系统的特点： （1）实现数据共享，减少数据冗余； （2）采用特定的数据模型； （3）具有较高的数据独立性； （4）有统一的数据控制功能。 三、数据模型：模型是现实世界特征的模拟和抽象。要将现实世界转变为机器能够识别的形式，必须经过
且能够联机实时处理。
（2）文件系统阶段的特点：数据管理由文件管理系统完成 ；数据共享性差、冗余度大 ；数据独立性差 ；
数据可长期保存 。
3、数据库系统阶段
（1）20 世纪 60 年代末数据管理进入新时代——数据库系统阶段。数据库系统阶段出现了统一管理数据的
专门软件系统，即数据库管理系统。数据库系统是一种较完善的高级数据管理方式，也是当今数据管
二、Access 的系统结构：Access 将数据库定义为一个扩展名为.mdb 文件，由数据库对象和组两部分组成。
其中对象分为 7 种：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏、模块。表是数据库的核心与基础，存
放中数据库中的全部数据。报表、查询和窗体都是从数据库中获取数据信息，以实现用户的某一特定的需
要。
10.0/2002，直到 Access 2003 和 Access 2007 。 本教程以 Access 2003 版为教学背景。
（二）Access 的特点
1、具有方便实用的强大功能。
2、可以利用各种图例快速获取数据。
3、可以利用报表设计工具，方便生成报表。
4、能处理多种数据类型。
5、采用 OLE 技术，能方便创建和编辑多媒体数据库。
应于关系的各个属性。
（3）属性：表（关系）中的一个属性的取值范围是该属性的域。
4
4
（5）关键字：表中的一个属性（组），它的值可以唯一地标识一个元组。如：学号。 （6）外关键字：如果一个关系中的属性或属性组并非该关系的关键字，但它们是另外一个关系的关键字，
全国计算机等级考试二级 Access 讲义
第 1 章 数据库基础知识
1.1 数据库基础知识
一、计算机数据管理的发展
（一）数据(Data)：数据是描述现实世界事物的符号记录，是用物理符号记录的可以鉴别的信息。包括文
字、图形、声音等，他们都是用来描述事物特性的。
（二）数据处理：数据处理是对各种类型的数据进行收集、存储、分类、计算、加工、检索与传输的过程。
例 1-2：关系 R 如图所示，求ⅡA，C（R）
A
B
C
A
C
a
b
c
a
c
d
e
f
d
f
g
b
e
g
e
3、联接：联接运算将两个关系模式通过公共的属性名拼接成一个更宽的关系模式，生成的新关系中包含满
足联接条件的元组。
例 1-3：关系 R 和关系 S 分别如图所示，求 R∞S
A
B
C
a
b
c
d
a
f
c
b
d
B
C
D
b
c
d
a
f
a
具有独立性、数据无结构。
2、文件系统阶段
（1）这一阶段从 20 世纪 50 年代后期到 60 年代中期，计算机硬件和软件都有了一定的发展。计算机不仅
用于科学计算，还大量用于管理。这时硬件方面已经有了磁盘、磁鼓等直接存取的存储设备。在软件
方面，操作系统中已经有了数据管理软件，一般称为文件系统。处理方式上不仅有了文件批处理，而
两次抽象，即使用某种概念模型为客观事物建立概念级的模型，将现实世界抽象为信息世 界，然后再把概念模型转变为计算机上某一 DBMS 支持的数据模型，将信息世界转变为机器 世界。 （一）实体的概念 1、实体（Entity）：客观存在并可相互区别的事物称为实体。 2、属性（Attribute）：实体所具有的某一特性称为属性。 3、实体集和实体型：属性值的集合表示一个实体，而属性的集合表示一种实体的类型，称为实体型。同类
1.3 数据库设计基础
一、数据库设计的原则
6
6
1、关系数据库的设计应遵从概念单一化“一事一地”的原则 2、避免在表之间出现重复字段 3、表中的字段必须是原始数据和基本数据元素 4、用外部关键字保证有关联的表之间的联系 二、数据库设计的步骤：需求分析 → 确定所需要的表 → 确定所需字段 → 确定联系 → 设计求精
在现实世界中，事物之间的联系更多的是非层次关系的，用层次模型表示非树型结构是很不直接的， 网状模型则可以克服这一弊病。网状模型是一个网络。在数据库中，满足以下两个条件的数据模型称 为网状模型。① 允许一个以上的结点无父结点；② 一个结点可以有多于一个的父结点。
1.2 关系数据库
一、关系模型
（一）以二维表的形式表示实体与实体间联系的数据模型称为关系模型。
理的主要方式，获得了广泛的应用。
（2）数据库系统阶段的特点：数据结构化；数据共享程度高；数据独立性强；数据冗余度小；加强对数据
的保护
4、分布式数据库系统阶段：
1
1
（1）分布式数据库系统是由若干个站集合而成。这些站又称为节点，它们在通讯网络中联接在一起，每个 节点都是一个独立的数据库系统，它们都拥有各自的数据库、中央处理机、终端，以及各自的局部数 据库管理系统。因此分布式数据库系统可以看作是一系列集中式数据库系统的联合。
包括：收集原始数据、编码转换、数据输入、数据处理、数据输出等。
（三）数据处理的中心问题是数据管理。
（四）数据管理技术的发展，与计算机硬件（主要是外部存储器）、系统软件及计算机应用的范围有着密切
的联系。数据管理技术的发展经历了以下几个阶段：人工管理阶段、文件系统阶段、数据库系统阶
段、分布式数据库系统阶段和对象数据库系统阶段。
（2）它们在逻辑上属于同一系统，但在物理结构上是分布式的。 5、面向对象数据库系统阶段： （1）面向对象编程（Object Oriented Programming，OOP，面向对象程序设计）是一种计算机编程架构。
2、差：设有两个关系 R 和 S，它们具有相同的结构。R 和 S 的差是由属于 R 但不属于 S 的元组组成的集合。 运算符为－。
3、交：设有两个关 系 R 和 S，它们具有 相同的结构。R 和 S 的交是由既属于 R 又属于 S 的元组组成的集合，运算符为∩。
5
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（二）传统的集合运算 1、选择：选择运算是在关系中选择满足某些条件的元组。也就是说，选择运算是在二维表中选择满足指定
条件的行。
例 1-1：关系 R 如图所示，求 A ' a' (R)
A
B
C
a
b
c
d
e
f
A
B
C
a
b
c
g
b
e
2、投影：投影运算是从关系模式中指定若干个属性组成新的关系。即在关系中选择某些属性列。
型的实体的集合，称为实体集。 4、联系（Relationship）：实体集之间的对应关系称为联系，它反映现实世界事物之间的相互关联。 （二）实体间的联系可分为以下三种类型 1、一对一联系：例如，一个学生只能有一个学号，而一个学号只能指向一个学生，则学生与学号之间具有
一对一联系。 2、一对多联系：例如，一个班级中有若干名学生，而每个学生只在一个班级中学习，则班级与学生之间具
1.4 Access 数据管理系统概述
一、Access 的发展简介
（一）Access 是一种关系型的桌面数据库管理系统，是 Microsoft Office 套件产品之一。1992
年 11 月推出 Access 1.0 ， Microsoft 先后推出 2.0，7.0/95，8.0/97，9.0/2000，
6、支持 ODBC 标准的 SQL 数据库的数据。
7、设计过程自动化，大大提高了数据库的工作效率。
8、具有较好的集成开发环境。
9、提供了断点设置、单步执行等调试功能。
10、与 Internet/Intranet 的集成。
11、可以将数据库应用程序的建立移进用户环境，并最终使用户和应用程序开发者之间的关系淡化。
实世界实体（对象）的逻辑组织、对象之间的限制和联系等 。 二、数据库系统 （一）数据 1、描述事物的物理符号序列称为数据（Data） 。 2、描述事物的物理符号可以是用来表示长度、体积、重量之类的数字数值，也可以是人名或地名、图形、
图像、动画、影像、声音等非数值数据。 （二）数据库 1、数据库（DataBase，DB），顾名思义，是存放数据的仓库。是长期存放在计算机内，有组织的、大量的、
1、人工管理阶段
（1）这一阶段是指 20 世纪 50 年代中期以前，计算机主要用于科学计算，当时的计算机硬件状况是：外存
只有磁带、卡片、纸带，没有磁盘等直接存取的存储设备；软件状况是：没有操作系统，没有管理数
据的软件，数据处理方式是批处理。
（2）人工管理阶段的特点是：数据不保存、数据无专门软件进行管理（数据冗余）、数据不共享、数据不
（二）从模型的三要素角度看，关系模型的内容为：
1、数据结构：一张二维表格。
2、数据操作：数据表的定义，检索、维护、计算等。
3、数据约束条件：表中列的取值范围即域值的限制条件。
（1）关系：在关系模型中，一个关系就是一张二维表，每个关系都有一个关系名。在数据库中，一个关系
存储为一个数据表。
（2）元组：表中的行称为元组，每一行是一个元组，对应数据表中的一个具体记录，元组的各分量分别对
2
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（6）数据通信接口。 （五）数据库系统 1、数据库系统（DataBase System，DBS）是指拥有数据库技术支持的计算机系统。它可以实现有组织地、
动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享服务。数据库系统由硬件系统、数据库、数据 库管理系统及相关软件、数据库管理员（ DataBase Administrator ，DBA）和用户组成。 2、数据库系统的特点： （1）实现数据共享，减少数据冗余； （2）采用特定的数据模型； （3）具有较高的数据独立性； （4）有统一的数据控制功能。 三、数据模型：模型是现实世界特征的模拟和抽象。要将现实世界转变为机器能够识别的形式，必须经过
且能够联机实时处理。
（2）文件系统阶段的特点：数据管理由文件管理系统完成 ；数据共享性差、冗余度大 ；数据独立性差 ；
数据可长期保存 。
3、数据库系统阶段
（1）20 世纪 60 年代末数据管理进入新时代——数据库系统阶段。数据库系统阶段出现了统一管理数据的
专门软件系统，即数据库管理系统。数据库系统是一种较完善的高级数据管理方式，也是当今数据管
二、Access 的系统结构：Access 将数据库定义为一个扩展名为.mdb 文件，由数据库对象和组两部分组成。
其中对象分为 7 种：表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏、模块。表是数据库的核心与基础，存
放中数据库中的全部数据。报表、查询和窗体都是从数据库中获取数据信息，以实现用户的某一特定的需
要。
10.0/2002，直到 Access 2003 和 Access 2007 。 本教程以 Access 2003 版为教学背景。
（二）Access 的特点
1、具有方便实用的强大功能。
2、可以利用各种图例快速获取数据。
3、可以利用报表设计工具，方便生成报表。
4、能处理多种数据类型。
5、采用 OLE 技术，能方便创建和编辑多媒体数据库。
应于关系的各个属性。
（3）属性：表（关系）中的一个属性的取值范围是该属性的域。
4
4
（5）关键字：表中的一个属性（组），它的值可以唯一地标识一个元组。如：学号。 （6）外关键字：如果一个关系中的属性或属性组并非该关系的关键字，但它们是另外一个关系的关键字，
全国计算机等级考试二级 Access 讲义
第 1 章 数据库基础知识
1.1 数据库基础知识
一、计算机数据管理的发展
（一）数据(Data)：数据是描述现实世界事物的符号记录，是用物理符号记录的可以鉴别的信息。包括文
字、图形、声音等，他们都是用来描述事物特性的。
（二）数据处理：数据处理是对各种类型的数据进行收集、存储、分类、计算、加工、检索与传输的过程。
例 1-2：关系 R 如图所示，求ⅡA，C（R）
A
B
C
A
C
a
b
c
a
c
d
e
f
d
f
g
b
e
g
e
3、联接：联接运算将两个关系模式通过公共的属性名拼接成一个更宽的关系模式，生成的新关系中包含满
足联接条件的元组。
例 1-3：关系 R 和关系 S 分别如图所示，求 R∞S
A
B
C
a
b
c
d
a
f
c
b
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B
C
D
b
c
d
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具有独立性、数据无结构。
2、文件系统阶段
（1）这一阶段从 20 世纪 50 年代后期到 60 年代中期，计算机硬件和软件都有了一定的发展。计算机不仅
用于科学计算，还大量用于管理。这时硬件方面已经有了磁盘、磁鼓等直接存取的存储设备。在软件
方面，操作系统中已经有了数据管理软件，一般称为文件系统。处理方式上不仅有了文件批处理，而
两次抽象，即使用某种概念模型为客观事物建立概念级的模型，将现实世界抽象为信息世 界，然后再把概念模型转变为计算机上某一 DBMS 支持的数据模型，将信息世界转变为机器 世界。 （一）实体的概念 1、实体（Entity）：客观存在并可相互区别的事物称为实体。 2、属性（Attribute）：实体所具有的某一特性称为属性。 3、实体集和实体型：属性值的集合表示一个实体，而属性的集合表示一种实体的类型，称为实体型。同类
1.3 数据库设计基础
一、数据库设计的原则
6
6
1、关系数据库的设计应遵从概念单一化“一事一地”的原则 2、避免在表之间出现重复字段 3、表中的字段必须是原始数据和基本数据元素 4、用外部关键字保证有关联的表之间的联系 二、数据库设计的步骤：需求分析 → 确定所需要的表 → 确定所需字段 → 确定联系 → 设计求精
在现实世界中，事物之间的联系更多的是非层次关系的，用层次模型表示非树型结构是很不直接的， 网状模型则可以克服这一弊病。网状模型是一个网络。在数据库中，满足以下两个条件的数据模型称 为网状模型。① 允许一个以上的结点无父结点；② 一个结点可以有多于一个的父结点。
1.2 关系数据库
一、关系模型
（一）以二维表的形式表示实体与实体间联系的数据模型称为关系模型。
理的主要方式，获得了广泛的应用。
（2）数据库系统阶段的特点：数据结构化；数据共享程度高；数据独立性强；数据冗余度小；加强对数据
的保护
4、分布式数据库系统阶段：
1
1
（1）分布式数据库系统是由若干个站集合而成。这些站又称为节点，它们在通讯网络中联接在一起，每个 节点都是一个独立的数据库系统，它们都拥有各自的数据库、中央处理机、终端，以及各自的局部数 据库管理系统。因此分布式数据库系统可以看作是一系列集中式数据库系统的联合。
包括：收集原始数据、编码转换、数据输入、数据处理、数据输出等。
（三）数据处理的中心问题是数据管理。
（四）数据管理技术的发展，与计算机硬件（主要是外部存储器）、系统软件及计算机应用的范围有着密切
的联系。数据管理技术的发展经历了以下几个阶段：人工管理阶段、文件系统阶段、数据库系统阶
段、分布式数据库系统阶段和对象数据库系统阶段。
（2）它们在逻辑上属于同一系统，但在物理结构上是分布式的。 5、面向对象数据库系统阶段： （1）面向对象编程（Object Oriented Programming，OOP，面向对象程序设计）是一种计算机编程架构。
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计算机二级access辅导讲义Ch
2021/4/14
17 设计条件宏（续3）
条件宏的执行过程： （1）总体上是按指定的操作顺序执行的。 （2）遇到不带条件的宏操作都会执行。 （3）遇到带条件的操作时，首先判断条件是否满足，若满足就 执行该项操作；否则就不执行该项操作。并且，条件只对该项 操作起作用，不会影响其他宏操作。 （4）遇到终止宏操作的命令时（如StopMacro），无论后面是 否还有其它的宏操作，都会结束宏的运行。
2021/4/14
19 设计宏组（续）
【例9.3】在例9.2设计的窗体上添加一个“取消”按钮，单击 “确定”按钮时，判断密码是否正确；单击“取消”按钮时， 关闭窗体。
（4）创建宏组，执行“视图|宏名”命令，在“宏名”栏中输 入宏名。 （5）在“注释”栏中输入操作的说明，使宏更易于理解和维护。 （6）选择“文件|保存”命令，保存宏对象。
2021/4/14
5 范例
教学管理
2021/4/14
6 9.2.2 设计基本的宏
基本的宏是由一个或多个操作组成的宏。 【例9.1】设计一个基本的宏，执行宏时先打开一个窗体，然后 显示一个消息框，最后关闭该窗体。
单击工具栏的“运行”按钮，运行宏，系统自动按顺序执行 指定的3个宏操作。
2021/4/14
7 操作提示
① 打开宏设计视图，在第1行的“操作”单元格中选择 OpenForm命令，在“窗体名称”参数框中输入“学生记录”， 该操作的含义就是打开“学生记录”窗体。 ② 在第2行的“操作”单元格中选择MsgBox命令，“消息”参 数为“关闭窗体”，“类型”参数为“信息”，“标题”参数 为“确认”。 ③ 在第3行的“操作”单元格中选择Close命令，表示关闭当前 窗体。 ④ 保存宏对象，命名。 单击工具栏的“运行”按钮，运行宏，系统自动按顺序执行指 定的3个宏操作
17 设计条件宏（续3）
条件宏的执行过程： （1）总体上是按指定的操作顺序执行的。 （2）遇到不带条件的宏操作都会执行。 （3）遇到带条件的操作时，首先判断条件是否满足，若满足就 执行该项操作；否则就不执行该项操作。并且，条件只对该项 操作起作用，不会影响其他宏操作。 （4）遇到终止宏操作的命令时（如StopMacro），无论后面是 否还有其它的宏操作，都会结束宏的运行。
2021/4/14
19 设计宏组（续）
【例9.3】在例9.2设计的窗体上添加一个“取消”按钮，单击 “确定”按钮时，判断密码是否正确；单击“取消”按钮时， 关闭窗体。
（4）创建宏组，执行“视图|宏名”命令，在“宏名”栏中输 入宏名。 （5）在“注释”栏中输入操作的说明，使宏更易于理解和维护。 （6）选择“文件|保存”命令，保存宏对象。
2021/4/14
5 范例
教学管理
2021/4/14
6 9.2.2 设计基本的宏
基本的宏是由一个或多个操作组成的宏。 【例9.1】设计一个基本的宏，执行宏时先打开一个窗体，然后 显示一个消息框，最后关闭该窗体。
单击工具栏的“运行”按钮，运行宏，系统自动按顺序执行 指定的3个宏操作。
2021/4/14
7 操作提示
① 打开宏设计视图，在第1行的“操作”单元格中选择 OpenForm命令，在“窗体名称”参数框中输入“学生记录”， 该操作的含义就是打开“学生记录”窗体。 ② 在第2行的“操作”单元格中选择MsgBox命令，“消息”参 数为“关闭窗体”，“类型”参数为“信息”，“标题”参数 为“确认”。 ③ 在第3行的“操作”单元格中选择Close命令，表示关闭当前 窗体。 ④ 保存宏对象，命名。 单击工具栏的“运行”按钮，运行宏，系统自动按顺序执行指 定的3个宏操作
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8.4.1 创建主子报表
1. 子报表是插在其他报表中的报表。合并两个报表时，其中一个必须为主报表。 2. 主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体。 3. 设计方法 先在两个报表所基于的表之间建立正确的关系。 在已有的报表中创建子报表 先创建主报表，然后利用工具箱中的“控件向导”及“子窗体/子报表”控件，在主报表中插入子报表。 创建子报表并插入到已有的报表中 分别创建主、子报表，然后利用工具箱中的“子窗体/子报表”控件，将子报表插入主报表中。 主子报表可以是绑定的也可以是非绑定的。
1.基本设计方法
8.3.2 设计报表
1. 基本设计方法 指定报表的数据源。 在报表中添加控件，并指定控件的控件来源。 设置报表和控件的有关属性。 根据需要对报表进行分组和排序。 对报表进行格式设置。 预览报表。 保存报表。 报表中每行记录的高度取决于设计视图中主体节的高度，一页可打印的记录数取决于每条记录的高度和纸张高度。
范例
范例
修改前一范例，按照“课程号”分组，并对同一课程号按照成绩排序 操作提示： 打开前一范例报表 单击“排序与分组”工具按钮，选中课程号，将“组页眉”属性设置为“是”，报表中出现“课程号页眉”节 课程号文本框从主体移动至“课程号页眉”
范例
为学生表建立报表，按“性别”分组，对同一组按“系部”排序，并统计男女学生的总人数 操作提示： 数据源：学生表 自行设计报表基本框架 打开“排序与分组”，“性别”组页眉和组页脚均为“是”，“系部”设置排序，不设置组属性 调整报表 性别页脚添加文本框，控件来源属性为“=count(*)” 报表页脚添加文本框，控件来源属性为“=count(*)”
8.3.3 报表的排序与分组
1. 在报表中可以按指定的字段对记录进行排序和分组，并对各组数据进行小计。 2. 可以设置多个排序字段，也可以设置多级分组。并且可以同时使用排序和分组功能。 3. 使用排序和分组功能 执行“视图|排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框。 在“字段/表达式”栏中选择排序或分组字段。 在“组属性”框中设置 组页眉或组页脚。 可以在组页眉/组页脚 中使用合计函数，对各 组信息进行汇总计算。
1. 子报表是插在其他报表中的报表。合并两个报表时，其中一个必须为主报表。 2. 主报表可以包含子报表，也可以包含子窗体。 3. 设计方法 先在两个报表所基于的表之间建立正确的关系。 在已有的报表中创建子报表 先创建主报表，然后利用工具箱中的“控件向导”及“子窗体/子报表”控件，在主报表中插入子报表。 创建子报表并插入到已有的报表中 分别创建主、子报表，然后利用工具箱中的“子窗体/子报表”控件，将子报表插入主报表中。 主子报表可以是绑定的也可以是非绑定的。
1.基本设计方法
8.3.2 设计报表
1. 基本设计方法 指定报表的数据源。 在报表中添加控件，并指定控件的控件来源。 设置报表和控件的有关属性。 根据需要对报表进行分组和排序。 对报表进行格式设置。 预览报表。 保存报表。 报表中每行记录的高度取决于设计视图中主体节的高度，一页可打印的记录数取决于每条记录的高度和纸张高度。
范例
范例
修改前一范例，按照“课程号”分组，并对同一课程号按照成绩排序 操作提示： 打开前一范例报表 单击“排序与分组”工具按钮，选中课程号，将“组页眉”属性设置为“是”，报表中出现“课程号页眉”节 课程号文本框从主体移动至“课程号页眉”
范例
为学生表建立报表，按“性别”分组，对同一组按“系部”排序，并统计男女学生的总人数 操作提示： 数据源：学生表 自行设计报表基本框架 打开“排序与分组”，“性别”组页眉和组页脚均为“是”，“系部”设置排序，不设置组属性 调整报表 性别页脚添加文本框，控件来源属性为“=count(*)” 报表页脚添加文本框，控件来源属性为“=count(*)”
8.3.3 报表的排序与分组
1. 在报表中可以按指定的字段对记录进行排序和分组，并对各组数据进行小计。 2. 可以设置多个排序字段，也可以设置多级分组。并且可以同时使用排序和分组功能。 3. 使用排序和分组功能 执行“视图|排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框。 在“字段/表达式”栏中选择排序或分组字段。 在“组属性”框中设置 组页眉或组页脚。 可以在组页眉/组页脚 中使用合计函数，对各 组信息进行汇总计算。
计算机二级access辅导讲义 Ch01
2
第1章 数据库基础知识
1.1 数据库系统概述 1.1.1 数据与数据管理技术 1.1.2 数据库系统 1.1.3 E-R模型 1.1.4 数据模型 1.2 关系数据库 1.2.1 关系术语 1.2.2 关系完整性 1.2.3 关系运算 1.2.4 关系规范化 1.3 数据库设计简介
3
1.1.1 数据与数据管理技术
19
关系数据库的主要特点
（1）关系中的每个属性必须是不可分割的数据项（表中不能再 包含表）。 如果不满足这个条件，就不能称为关系数据库。 （2）关系中每一列元素必须是同一类型的数据，来自同一个域。 （3）关系中不能出现相同的字段。 （4）关系中不能出现相同的记录。 （5）关系中的行、列次序可以任意交换，不影响其信息内容。
11
E-R模型（续2）
【例1.1】用E-R模型描述某高校的教学组织情况：学校有若干 个系部，每个系有若干学生，每个学生可选修多门课程。 E-R模型的表示： 矩形表示实体型，矩形框为实体名。 椭圆表示属性，椭圆框为属性名。 菱形表示联系，菱形框内为联系名。 无向边用来连接实体型与联系，边上注明联系类型(1:1，1:n 或m:n)；属性与对应的实体型或联系也用无向边连接。
18
关系术语（续）
（6） 主关键字 在表中能够惟一标识一个记录的的字段或字段组合，称为候 选关键字。 一个表中可能有多个候选关键字，从中选择一个作为主关键 字，也称为主键。 （7）外部关键字 7 如果表A和表B中有公共字段，且该字段在表B中是主键，则 该字段在表A中就称为外部关键字，也叫外键。 在关系数据库中，主键和外键表示了2个表之间的联系。
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数据模型（续2）
系部
特征：允许一个以上的结点 没有父结点，允许一个结点 有多个父结点
第1章 数据库基础知识
1.1 数据库系统概述 1.1.1 数据与数据管理技术 1.1.2 数据库系统 1.1.3 E-R模型 1.1.4 数据模型 1.2 关系数据库 1.2.1 关系术语 1.2.2 关系完整性 1.2.3 关系运算 1.2.4 关系规范化 1.3 数据库设计简介
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1.1.1 数据与数据管理技术
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关系数据库的主要特点
（1）关系中的每个属性必须是不可分割的数据项（表中不能再 包含表）。 如果不满足这个条件，就不能称为关系数据库。 （2）关系中每一列元素必须是同一类型的数据，来自同一个域。 （3）关系中不能出现相同的字段。 （4）关系中不能出现相同的记录。 （5）关系中的行、列次序可以任意交换，不影响其信息内容。
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E-R模型（续2）
【例1.1】用E-R模型描述某高校的教学组织情况：学校有若干 个系部，每个系有若干学生，每个学生可选修多门课程。 E-R模型的表示： 矩形表示实体型，矩形框为实体名。 椭圆表示属性，椭圆框为属性名。 菱形表示联系，菱形框内为联系名。 无向边用来连接实体型与联系，边上注明联系类型(1:1，1:n 或m:n)；属性与对应的实体型或联系也用无向边连接。
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关系术语（续）
（6） 主关键字 在表中能够惟一标识一个记录的的字段或字段组合，称为候 选关键字。 一个表中可能有多个候选关键字，从中选择一个作为主关键 字，也称为主键。 （7）外部关键字 7 如果表A和表B中有公共字段，且该字段在表B中是主键，则 该字段在表A中就称为外部关键字，也叫外键。 在关系数据库中，主键和外键表示了2个表之间的联系。
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数据模型（续2）
系部
特征：允许一个以上的结点 没有父结点，允许一个结点 有多个父结点
全国计算机等级考试二级Access讲义
全国计算机等级考试二级Access讲义第1章数据库基础知识1.1 数据库基础知识1.1.1 计算机数据管理的发展数据(Data)数据是描述现实世界事物的符号记录，是用物理符号记录的可以鉴别的信息。
包括文字、图形、声音等，他们都是用来描述事物特性的。
数据处理数据处理是对各种类型的数据进行收集、存储、分类、计算、加工、检索与传输的过程。
包括：收集原始数据、编码转换、数据输入、数据处理、数据输出等。
数据处理的中心问题是数据管理。
数据管理技术的发展，与计算机硬件（主要是外部存储器）、系统软件及计算机应用的范围有着密切的联系。
数据管理技术的发展经历了以下几个阶段：人工管理阶段、文件系统阶段、数据库系统阶段、分布式数据库系统阶段和对象数据库系统阶段。
1．人工管理阶段这一阶段是指20世纪50年代中期以前，计算机主要用于科学计算，当时的计算机硬件状况是：外存只有磁带、卡片、纸带，没有磁盘等直接存取的存储设备；软件状况是：没有操作系统，没有管理数据的软件，数据处理方式是批处理。
人工管理阶段的特点是：数据不保存、数据无专门软件进行管理（数据冗余）、数据不共享、数据不具有独立性、数据无结构。
2．文件系统阶段这一阶段从20世纪50年代后期到60年代中期，计算机硬件和软件都有了一定的发展。
计算机不仅用于科学计算，还大量用于管理。
这时硬件方面已经有了磁盘、磁鼓等直接存取的存储设备。
在软件方面，操作系统中已经有了数据管理软件，一般称为文件系统。
处理方式上不仅有了文件批处理，而且能够联机实时处理。
文件系统阶段的特点：数据管理由文件管理系统完成；数据共享性差、冗余度大；数据独立性差；数据可长期保存。
3．数据库系统阶段20世纪60年代末数据管理进入新时代——数据库系统阶段。
数据库系统阶段出现了统一管理数据的专门软件系统，即数据库管理系统。
数据库系统是一种较完善的高级数据管理方式，也是当今数据管理的主要方式，获得了广泛的应用。
数据库系统阶段的特点：数据结构化；数据共享程度高；数据独立性强；数据冗余度小；加强对数据的保护4．分布式数据库系统阶段分布式数据库系统是由若干个站集合而成。
计算机二级access辅导讲义 Ch02
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2.2.1 Access的启动与退出
1. 启动Access系统 选择“开始|所有程序|Microsoft Office|Microsoft Office Access 2003”命令。 不同的数据库对象有不同的设计视图。 在各设计视图下，菜单栏及其菜单命令，以及工具栏的组成 都会发生变化。 2．退出Access系统 选择“文件|退出”命令。 单击“关闭”按钮。 Access 将自动保存对数据的更改。 如果意外地退出Mlcrosoft Access，可能会损坏数据库。
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2.上百个功能选项 选择“工具|选项”命令，打开“选项”对话框。 对话框中共有12个选项卡，用户可以在不同的选项卡中进行 相关的参数设置。
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2.3 Access的联机帮助
1．使用“Access帮助”任务窗格 选择“帮助|Microsoft Office Access 帮助”命令或者按【F1】 快捷键，可打开“Access帮助” 任务窗格。 2．使用Office助手 选择“帮助|显示Office助手”命令，可以打开Office 助手。 3. 使用菜单栏帮助 4．使用屏幕提示功能 启动Access后，按下【Shift ＋F1】组合键，鼠标指针变成一 个带有问号的箭头。
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数据库对象（续）
（5）宏 宏是Access数据库中一个或多个操作的集合，其中每个操作 实现特定的功能。 利用宏可以使大量的重复性操作自动完成。 （6）模块 模块是Access数据库中存放VBA代码的对象。 宏和模块是强化Access数据库功能的有力工具，可以在窗体 或报表中被调用。 （7）页（数据访问页） 页对象是一个独立的.htm文件，用于在浏览器中查看和处理 Access数据库中的数据，以此支持数据库应用系统的Web访问 方式。
计算机二级access辅导讲义 Ch03
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范例
使用向导创建一个“订单”数据库。 操作步骤： ① 选择“订单”模板，启动订单数据库向导。 ② 单击“下一步”按钮，选择数据库中的表和表中的字段，单 击某字段名前的“√”标记，取消选中，可使该字段不出现在相 应的表中。此处取默认选项。 ③ 单击“下一步”按钮，选择窗体样式，默认为“标准”。 ④ 单击“下一步”按钮，选择报表样式。 ⑤ 单击“下一步”按钮，输入数据库的标题，本例为“产品订 单”。 ⑥ 单击“下一步”按钮，进入向导的最后一步。单击“完成” 按钮，结束向导，Access自动生成相应的数据库
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3.3 Access数据库版本的转换
1. 在Access 2003中新建的Access数据库文件默认为Access 2000文件格式。 Access 2000 格式的文件可以在 Access 2000 或更高版本的 系统中打开。 2. Access 2003提供了格式转换功能，可以在不同文件格式之间 转换（从低版本转为高版本，或从高版本转回低版本）。 打开Access文件，从“工具|数据库实用工具|转换数据库” 菜单的级联子菜单中选择一种新的文件格式。 3. 可以改变系统默认的数据库文件格式。 选择“工具|选项”命令，在“选项”对话框的“高级”选 项卡中从“默认文件格式”列表中选择一种文件格式。
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第3章 创建Access数据库
3.1 Access数据库文件 3.2 Access数据库的创建 3.3 Access数据库版本的转换
3
3.1 Access数据库文件
在Access数据库应用系统中，所有的数据库资源都是存放在一 个数据库文件中，该文件的扩展名为.mdb。 创建Access数据库应用系统首先要建立一个Access数据库，数 据库就是一个容器对象，其他Access对象均置于该容器对象之 中。 数据访问页对象是一个独立的网页文件，保存在Access数据 库文件之外，在Access数据库文件中保留的只是它的一个链接。
计算机二级access辅导讲义 Ch05
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第5章 查询设计
5.1 查询概述 5.2 选择查询 5.2.1 使用查询向导创建查询 5.2.2 使用设计器创建查询 5.2.3 设置查询条件 5.3 参数查询 5.4 交叉表查询 5.5 操作查询 5.5.1 生成表查询 5.5.2 删除查询 5.5.3 追加查询 5.5.4 更新查询
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5.1 查询概述
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补充
在查询设计网格中输入较多的内容时，可以按【Shift＋F2】组 合键，或者右击要输入内容的网格，从快捷菜单中选择“显示 比例”命令，打开“显示比例”对话框，在编辑框中输入需要 的内容
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5.2.3 设置查询条件
1．条件表达式 查询条件对应一个逻辑表达式，若表达式的值为真，则满足 该条件的数据就包含在查询结果中。 逻辑表达式是由常量、变量和函数通过运算符连接起来的式 子，其值为一个是/否类型的数据。 2．常量的表示 数字型常量：直接输入数值。如，25，-25，12.4 文本型常量：用西文的单/双撇号括起来。如，’英语’， “英语” 日期型常量：用“#”括起来。如，#1986-10-1# 是/否型常量：yes，no，true，false
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5.2.2 使用设计器创建查询
1．在查询设计器中建立查询的一般过程 （1）选择查询的数据源，可以是表或其他查询。 （2）从数据源中选择需要查询的字段，也可以根据数据源中的 字段建立一个表达式计算出需要查询的信息。 （3）设置查询条件 （4）设置排序或分组项 （5）查看查询结果 单击“数据表视图”按钮 （6）保存查询对象 选择“文件|保存”命令
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5.3 参数查询
设计方法 在选择查询中增加可变化的条件，即“参数”。 设置参数查询时，在“条件”行中输入以方括号（[]）括 起来的名字或短语作为参数的名称。 参数名不能与字段名相同。 查看参数查询时，会显示一个或多个预定义的对话框，提示 用户输入参数值，并根据该参数值得到相应的查询结果。 在“条件”栏中设置的参数实际上是一个变量，用户输入 的参数值就是该变量的取值，它与表达式中的其他项一起构 成特定的查询条件。
第5章 查询设计
5.1 查询概述 5.2 选择查询 5.2.1 使用查询向导创建查询 5.2.2 使用设计器创建查询 5.2.3 设置查询条件 5.3 参数查询 5.4 交叉表查询 5.5 操作查询 5.5.1 生成表查询 5.5.2 删除查询 5.5.3 追加查询 5.5.4 更新查询
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5.1 查询概述
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补充
在查询设计网格中输入较多的内容时，可以按【Shift＋F2】组 合键，或者右击要输入内容的网格，从快捷菜单中选择“显示 比例”命令，打开“显示比例”对话框，在编辑框中输入需要 的内容
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5.2.3 设置查询条件
1．条件表达式 查询条件对应一个逻辑表达式，若表达式的值为真，则满足 该条件的数据就包含在查询结果中。 逻辑表达式是由常量、变量和函数通过运算符连接起来的式 子，其值为一个是/否类型的数据。 2．常量的表示 数字型常量：直接输入数值。如，25，-25，12.4 文本型常量：用西文的单/双撇号括起来。如，’英语’， “英语” 日期型常量：用“#”括起来。如，#1986-10-1# 是/否型常量：yes，no，true，false
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5.2.2 使用设计器创建查询
1．在查询设计器中建立查询的一般过程 （1）选择查询的数据源，可以是表或其他查询。 （2）从数据源中选择需要查询的字段，也可以根据数据源中的 字段建立一个表达式计算出需要查询的信息。 （3）设置查询条件 （4）设置排序或分组项 （5）查看查询结果 单击“数据表视图”按钮 （6）保存查询对象 选择“文件|保存”命令
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5.3 参数查询
设计方法 在选择查询中增加可变化的条件，即“参数”。 设置参数查询时，在“条件”行中输入以方括号（[]）括 起来的名字或短语作为参数的名称。 参数名不能与字段名相同。 查看参数查询时，会显示一个或多个预定义的对话框，提示 用户输入参数值，并根据该参数值得到相应的查询结果。 在“条件”栏中设置的参数实际上是一个变量，用户输入 的参数值就是该变量的取值，它与表达式中的其他项一起构 成特定的查询条件。
《二级ACCESS教程》课件
表的数据输入
在创建好表之后，需要输入表中的数据。可以通过在表中直接输入数据 ，或者使用查询功能来输入数据。
建立表之间的关系
关系类型
在数据库中，表之间的关系可以 分为一对一、一对多和多对多三 种类型。
关系的建立
在Access中，可以通过“关系” 视图来建立表之间的关系。在“ 关系”视图中，将两个表拖动到 关系视图中，并设置相关字段来 建立关系。
为了防止数据丢失，应定期对数据库进行备份，并确保备份文件存 储在安全可靠的地方。
恢复策略
一旦发生数据丢失或损坏，应立即采取恢复措施，根据备份情况选 择合适的恢复策略，确保数据完整性和可用性。
恢复工具
选择可靠的恢复工具，如专业的数据恢复软件，以帮助快速恢复数 据。
数据库的安全性设置
用户权限管理
根据不同用户的需求和角色，设置不同的访问权限， 确保数据库的安全性。
预览报表
在打印或导出前预览报表，确保报表内容无误。
报表的格式化与美化
1 2
格式化单元格
调整单元格大小、合并单元格、设置边框等。
美化报表
使用条件格式、数据条、图标集等工具对数据进 行可视化展示。
3
应用样式和主题
选择合适的样式和主题，使报表更加统一和专业 化。
05
数据管理与安全
数据备份与恢复
定期备份
数据库清理
定期清理数据库中的冗余数据和垃圾数据， 释放存储空间，提高数据库运行效率。
THANKS
感谢观看
关系的作用
建立表之间的关系可以方便地实 现数据的关联查询、更新和删除 等操作，同时也可以保证数据的 完整性和一致性。
03
数据查询
查询的创建与设计
总结词
在创建好表之后，需要输入表中的数据。可以通过在表中直接输入数据 ，或者使用查询功能来输入数据。
建立表之间的关系
关系类型
在数据库中，表之间的关系可以 分为一对一、一对多和多对多三 种类型。
关系的建立
在Access中，可以通过“关系” 视图来建立表之间的关系。在“ 关系”视图中，将两个表拖动到 关系视图中，并设置相关字段来 建立关系。
为了防止数据丢失，应定期对数据库进行备份，并确保备份文件存 储在安全可靠的地方。
恢复策略
一旦发生数据丢失或损坏，应立即采取恢复措施，根据备份情况选 择合适的恢复策略，确保数据完整性和可用性。
恢复工具
选择可靠的恢复工具，如专业的数据恢复软件，以帮助快速恢复数 据。
数据库的安全性设置
用户权限管理
根据不同用户的需求和角色，设置不同的访问权限， 确保数据库的安全性。
预览报表
在打印或导出前预览报表，确保报表内容无误。
报表的格式化与美化
1 2
格式化单元格
调整单元格大小、合并单元格、设置边框等。
美化报表
使用条件格式、数据条、图标集等工具对数据进 行可视化展示。
3
应用样式和主题
选择合适的样式和主题，使报表更加统一和专业 化。
05
数据管理与安全
数据备份与恢复
定期备份
数据库清理
定期清理数据库中的冗余数据和垃圾数据， 释放存储空间，提高数据库运行效率。
THANKS
感谢观看
关系的作用
建立表之间的关系可以方便地实 现数据的关联查询、更新和删除 等操作，同时也可以保证数据的 完整性和一致性。
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数据查询
查询的创建与设计
总结词
计算机二级access辅导讲义_Ch04
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构建窗体的一部分成为一节，我们可以根据世纪需要根据下面 的步骤去顶要在窗体中显示那些节。 步骤1：在“窗体”设计器环境下双击“在设计视图中创建窗 体”，新建一个窗体。 步骤2：执行“视图”->“窗体页眉/页脚”菜单命令，添加窗体 页眉和窗体页脚（再次执行该命令，即可删除窗体页眉和窗体 页脚） 步骤3：执行“视图”->“页面页眉/页脚”菜单命令，添加页面 页眉和页面页脚。（再次执行该命令即可删除页面页眉和页面 页脚）
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4.1.3 窗体的视图
2．窗体的视图 设计视图、窗体视图、数据表视图、数据透视表视图、数据 透视图视图 单击 “视图”按钮，可以从一个视图切换到另一个视图。
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4.2 创建窗体
4.2.1 使用“自动功能”创建窗体 使用自动创建窗体功能可以快速创建不同工作类型的数据窗体。 操作： ① 在数据库窗口中，选择“窗体”对象，单击“新建”按钮。 ② 在“新建窗体”对话框中选择“自动创建窗体：纵栏式”选 项，并确定数据源。 ③ 单击“确定”按钮，Access自动创建一个纵栏式窗体。 ④ 单击窗体底部的导航按钮可以浏览各条记录。 ⑤ 选择“文件|保存”命令，视图
窗体的设计视图包括窗体页眉、页面页眉、主体、页面页脚 和窗体页脚5个部分，每个部分称为一个“节” 。 打开设计视图时，默认只有主体节。选择“视图”菜单中的 “窗体页眉/页脚”或“页面页眉/页脚”选项可以使用其他各 节。
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窗体中各节的作用： 窗体页眉：常用来显示说明信息、日期、标志图案等。 在打印窗体时，只在第一页的开头打印一次。 页面页眉：只在设计视图或打印窗体时出现。 每页开头打印一次。 主体：窗体的主要设计区域，通常用来显示或操作数据源中 的记录。 页面页脚：只在设计视图或打印窗体时出现。 每页末尾打印一次。 窗体页脚：常用来显示日期、汇总信息等。 在打印窗体时，出现在主体节的最后一项数据之后。
全国计算机等级考试二级教程
全国计算机等级考试二级教程—ACCESS数据库程序设计第1章数据库基础知识1.1 数据库基础知识1.1.1 计算机数据管理的发展计算机对数据的管理是指如何对数据分类、组织、编码、存储、检索和维护。
经历了五个阶段：1、人工管理：2、文件系统：数据文件是为满足特定业务或某部门的专门需要而设计的，服务于某一特定程序，数据和程序相互依赖。
导致数据冗余量大，不能统一修改，容易造成数据的不一致性。
3、数据库系统：为解决多用户、多应用共享数据的需求，使数据为尽可能多的应用提供服务，出现了数据库技术和统一管理数据的专门软件系统—数据库管理系统。
为数据库的建立、使用和维护而配置的软件称为数据库管理系统（DBMS）4、分布式数据库系统数据库技术与网络通信技术的结合产生了分布式数据库系统。
目前应用较多的是客户/服务器系统结构（C/S），将应用程序根据应用情况分布到客户的计算机和服务器上，将数据库管理系统和数据库放置到服务器上，客户端的程序使用开放数据库连接（ODBC）标准协议通过网络访问远程的数据库。
5、面向对象数据库系统是数据库技术与面向对象程序设计技术结合产生了面向对象数据库系统。
ACCESS从本质上说，是传统的关系型数据库系统，但它在用户界面、程序设计等方面进行了很好地扩充，提供了面向对象程序设计的强大功能。
1.1.2 数据库系统一、有关数据库的概念1、数据（Data）：指描述事物的符号记录。
2、数据库（Data Base）：是存储在计算机存储设备中的，结构化的相关数据的集合。
它不仅包括描述事物的数据本身，而且包括相关事物之间的关系。
数据库中的数据不只是面向某一项特定的应用，而是面向多种应用，可以被多个用户、多个应用程序共享。
3、数据库应用系统指系统开发人员利用数据库系统资源开发的面向某一类实际应用的软件系统，如学生管理系统。
4、数据库管理系统（DBMS ）5、数据库系统（DBS ）指引进数据库技术后的计算机系统，能实现有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理和信息资源共享的便利手段。