档案信息管理系统使用手册
档案综合信息管理系统PDE5.0操作说明书
1、Path（路径）:目录所在的实际路径；Access（属性）：存取属性；Group（组）：所属组。
2、Files/Read（读）:对文件进行“读”操作（复制、下载；不含查看）的权力。
3、Files/Write（写）：对文件进行“写”操作（上传）的权力。
4、Files/Append（附加）：对文件进行“写”操作和“附加”操作的权力。
10、Inherit（用；否则就只对当前目录起作用。
注意：单机目录版用户档案管理系统无“档案保管”、“档案统计”和“档案鉴定”以及“原文上传”功能。故说明书中第九章、第十一章、第十二章以及讲及“原文挂接”或“批量挂接”处仅适合原文版用户。
二、增加档案库模版
单击工具栏的“系统-模版管理”出现模版管理的窗体，系统提供的模版类型都在下面列出，如果系统没有提供我们需要的档案类型，我们可以通过上面的“增加”出现新建模版窗口，输入新建的模版名称，比如“科技档案”，选择模版属性，写入中文描述和英文描述，然后单击上面的“增加”，出现新建字段的窗口，在此窗口中我们输入相应的字段的名称和长度，添加完字段后，我们单击“创建”按钮即可创建档案库模版。
三、修改档案库模版
如果我们要修改档案库模版，我们就在下面选中要修改的档案库，比如说“科技档案”，我们选中后，然后单击上面的“修改”按钮，出现修改模版窗口，要修改哪个字段，就选中双击即可，然后修改保存，同时在这里我们还可以增加删除字段。
四、删除档案库模版
首先，选中要删除的档案库模版，在上面点击“删除”即可，切忌此项操作要慎重！
“文书档案”类，管理文书档案的案卷目录和文件目录，一般按年度来创建档案库。
“会计档案”管理会计账簿，会计报表和会计凭证档案库
紫光档案管理系统使用手册
紫光档案管理系统使用手册紫光档案管理系统使用手册章节1：系统概述1.1 系统简介1.2 功能特点1.3 系统环境要求章节2：安装与配置2.1 硬件要求2.2 软件要求2.3 系统安装步骤2.4 数据库配置2.5 系统初始化配置章节3：登录与权限管理3.1 用户登录3.2 用户权限管理3.3 用户角色控制章节4：档案管理4.1 档案类型管理4.2 档案目录管理4.3 档案借阅管理4.4 档案归还管理4.5 档案查询与检索章节5：文件管理5.1 文件5.2 文件5.3 文件版本控制5.4 文件权限管理章节6：数据备份与恢复6.1 数据备份6.2 数据恢复章节7：系统维护与更新7.1 系统日志管理7.2 定时任务管理7.3 系统更新与升级章节8：故障排除与技术支持8.1 常见问题及解决方法8.2 技术支持联系方式附件：1.系统安装包2.用户手册3.数据备份文件法律名词及注释：1.档案管理：指对机构、企事业单位、个人的档案进行收集、整理、保管、利用和处理等工作的管理活动。
2.档案类型：指按照档案的内容、形式、用途等特征划分的不同类别。
3.档案目录：指对档案进行分类、编制和索引的清单或目录。
4.档案借阅：指用户向档案管理系统发出请求，对特定档案进行借阅的行为。
5.档案归还：指用户将借阅的档案归还给档案管理系统的行为。
6.档案查询：指用户通过指定条件进行检索，获取符合条件的档案信息。
7.文件：指用户将本地文件至档案管理系统的操作。
8.文件：指用户从档案管理系统特定文件的操作。
9.系统日志：指记录系统操作、事件和错误信息的日志文件。
档案管理操作指导手册
档案管理操作指导手册1. 介绍档案管理是组织或个人对重要文件和记录进行系统地组织、保管和利用的活动，是保证信息传递和知识积累的重要手段。
本指导手册将介绍档案管理的基本概念和操作指南，以帮助您更好地管理和利用您的档案信息。
2. 档案分类2.1 基本分类•机密档案•重要档案•一般档案2.2 分级分类•A级档案•B级档案•C级档案3. 档案存储3.1 存储设备•纸质档案存储•电子档案存储3.2 存储原则•分类存放•定期清理•安全保护4. 档案检索4.1 检索方式•根据文件名•根据文件编号•根据文件内容4.2 检索工具•检索软件•检索索引5. 档案借阅5.1 借阅流程•申请借阅•档案审批•借阅归还5.2 借阅注意事项•保护档案完整性•谨慎处理重要档案•定期归还档案6. 档案销毁6.1 销毁程序•判定销毁档案•规范销毁流程•记录销毁情况6.2 销毁原则•保护隐私信息•合法销毁•确保安全处理7. 档案备份7.1 备份频率•定期备份•事件备份7.2 备份存储•云存储•外部硬盘8. 档案保密8.1 保密措施•访问权限限制•加密存储•定期安全审查8.2 保密责任•所有人员责任•隐私信息保护•安全防范措施9. 总结本文档概述了档案管理的基本操作指导，涵盖了档案分类、存储、检索、借阅、销毁、备份和保密等方面的内容。
仔细遵循本指导手册的操作步骤，可以帮助您建立高效的档案管理系统，保护和有效利用您的档案信息。
愿本手册为您在档案管理方面提供有价值的参考。
档案管理操作手册
目录一、档案管理平台综述 (2)二、档案案卷管理 (3)三、档案文件管理平台 (6)四、档案文件的列表导入 (10)五、档案借阅管理 (12)一、档案管理平台综述档案管理分为文书档案和工程档案。
操作路径为：工作管理→档案管理→分类档案管理→文书档案/工程档案如右面图1所示。
双击打开进入档案管理平台界面，如下面图2所示（以文书档案为例）图1图2 案卷平台卷内文件未归卷文件组织目录树1.组织目录树：显示的是当前操作员拥有的登陆组织列表，选择相应的组织，在其下建立档案目录分类（文书档案以年份分类，工程档案以工程项目分类）；2.案卷平台：显示的是具体档案目录下的卷（盒）列表，对文件进行归盒归卷处理；3.卷内文件：选中具体的卷（盒），会将卷（盒）内已有的文件在此平台中以列表的形式展现；4.未归卷文件：所有已经入档，但未归卷（盒）的文件列表。
二、档案案卷管理图3如上面图3所示，在档案管理平台组织目录树中，选中相应的档，点击“新增”，出现案卷管理平台，如下面图4所示：图4文书档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成组织号.年+流水（2位）2保管期限选择录入永久、长期、短期3密级选择录入绝密、机密、秘密、普通4件数自动生成本卷内文件总份数5页数自动生成本卷内文件总页数6案卷题名手工录入卷名7立卷单位选择录入8存放位置手工录入实体档案存放地点9起始日期自动生成卷内文件最早成文日期10终止日期自动生成卷内文件最新成文日期工程档案案卷管理平台字段说明：编号数据名称来源说明其他说明1档号自动生成项目编号.流水（2位）2工程项目选择录入该操作员拥有权限的项目3保管期限选择录入永久、长期、短期4密级选择录入绝密、机密、秘密、普通5件数自动生成本卷内文件总份数6页数自动生成本卷内文件总页数7案卷题名手工录入卷名8立卷单位选择录入9存放位置手工录入实体档案存放地点10起始日期自动生成卷内文件最早成文日期11终止日期自动生成卷内文件最新成文日期录入完毕后，点击“保存”即可。
光典档案管理系统4.5使用手册
光典档案管理系统4.5使用手册摘要：1.光典档案管理系统4.5简介2.系统安装与配置3.功能模块介绍3.1 档案管理3.2 权限管理3.3 检索查询3.4 系统设置4.操作指南4.1 档案新增4.2 档案修改4.3 档案删除4.4 权限设置4.5 检索查询5.常见问题及解决方案6.软件升级与维护正文：光典档案管理系统4.5使用手册一、光典档案管理系统4.5简介光典档案管理系统4.5是一款专业的档案管理软件，适用于企事业单位、政府机构等需要对档案进行高效管理的场合。
本系统具有档案管理、权限管理、检索查询和系统设置等功能，操作简便，易于上手。
二、系统安装与配置1.系统安装请参照安装说明，在计算机上安装光典档案管理系统4.5。
2.系统配置根据实际需求，进行系统的基本设置，如数据库、服务器等。
三、功能模块介绍1.档案管理档案管理模块负责对档案的创建、修改、删除和查询等操作。
2.权限管理权限管理模块负责对用户角色及权限进行设置，保证系统安全可靠运行。
3.检索查询检索查询模块提供多种查询方式，方便用户快速找到所需档案。
4.系统设置系统设置模块负责对系统的一些基本参数进行设置，如界面语言、日志管理等。
四、操作指南1.档案新增点击“新增”按钮，填写档案信息，完成档案的创建。
2.档案修改选择需要修改的档案，进行信息修改，点击“保存”按钮完成修改。
3.档案删除选择需要删除的档案，点击“删除”按钮，确认后完成删除。
4.权限设置在权限管理模块中，为用户分配角色及权限，保证系统安全。
5.检索查询在检索查询模块中，输入关键词，选择查询条件，点击“查询”按钮，即可找到所需档案。
五、常见问题及解决方案1.问题：系统无法安装。
解决方案：检查是否已安装最新版本的Java运行环境，或联系技术支持。
2.问题：档案信息无法保存。
解决方案：检查网络是否畅通，或重新启动系统。
3.问题：无法进行检索查询。
解决方案：检查是否已添加相应的权限，或联系技术支持。
江苏省城建档案信息管理系统操作手册
江苏省城建档案信息管理系统操作手册江苏省城建档案信息管理系统——操作手册江苏省建设信息中心一.目录一、系统登录 (1)1.1.系统登录11.2.系统必要的设置21.2.1.可信站点和Activex控件设置31.2.2.兼容性视图设置7二.村镇档案 (8)2.1.档案管理82.1.1.新增档案82.1.2.导入档案92.1.3.档案管理10江苏省城建档案信息管理系统2.1.4.档案卷内目录电子文件批量上传 (11)2.2.档案查询统计142.2.1.档案查询142.2.2.类型统计142.2.3.文件查询15三.个人助理 (16)3.1.在线交流163.2.讨论区163.3.个人资料16四.公务邮件 (18)一、系统登录1.1.系统登录为保证系统安全，用户在使用系统时首先需要在系统登录页面输入帐号和密码，经系统验证通过后才能进入系统进行操作。
各村镇在登录老系统时，会提示要在新系统登录，初始为密码：11111。
系统的登录入口为：首先登录建设厅网站（）在首页的上方找到城建档案的专题链接，如图1-1所示：图1-1在点开的页面上就有登录的入口，输入用户名、密码和验证码就可以登录，如图1-2所示：图1-2或者直接在浏览器里输入网址（/DaManager/Login.aspx）上，进入业务系统的登录入口,如图1-3所示：图1-3输入用户名和密码后，点“登录”进入系统的界面，如图1-4所示：图1-41.2.系统必要的设置推荐使用windows自带的IE6-IE9浏览器，在正式使用系统之前，请先设置可信站点和Activex控件。
IE10的用户需再设置下兼容性视图。
1.2.1.可信站点和Activex控件设置方法一：知识园地里“首次运行IE设置”下载设置文件，直接设置，如图1-5所示：图1-5点开之后在页面的最上方下载“设置IE浏览器.rar”，如图1-6所示：图1-6双击打开“IE浏览器设置下载.rar”，运行“设置IE浏览器.wsf”，按如图提示“IE浏览器设置完毕”即可。
学生档案管理系统用户操作手册
六、用户操作手册1．引言..............................................................1.1编写目的.........................................................1.2项目背景.........................................................1.3定义.............................................................1.4参考资料......................................................... 2．软件概述..........................................................2.1目标.............................................................2.2功能.............................................................2.3性能............................................................. 3．运行环境..........................................................3.1硬件.............................................................3.2支持软件......................................................... 4．使用说明..........................................................4.1安装和初始化.....................................................4.2输入.............................................................4.2.1数据背景.......................................................4.2.2数据格式.......................................................4.2.3输入举例.......................................................4.3输出.............................................................4.3.1数据背景.......................................................4.3.2数据格式.......................................................4.3.1输出举例.......................................................4.4出错和恢复.......................................................4.5求助查询 (5)5．运行说明..........................................................5.1运行表...........................................................5.2运行步骤.........................................................5.2.1运行控制.......................................................5.2.2操作信息.......................................................5.2.3输入/输出文件.................................................. 6．操作命令一览表 (8)7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表............................ 8．用户操作举例......................................................1．引言1.1编写目的为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。
档案管理系统用户操作手册doc
档案管理系统用户操作手册doc一、概述本操作手册旨在为档案管理系统的用户提供使用说明和指导，以确保用户能够正确地使用系统进行档案管理工作。
本手册将涵盖系统的基本功能、使用方法、常见问题及解决方案，以及安全和隐私方面的注意事项。
二、系统简介档案管理系统是一款专门设计的软件，用于帮助用户高效地管理、存储、检索和共享档案信息。
系统支持多种档案类型，包括文档、图片、视频等，并提供了强大的搜索功能，方便用户快速查找所需档案。
系统还具备安全和隐私保护功能，确保用户数据的安全性。
三、安装与登录1、下载与安装：请从官方网站或授权渠道下载本系统的安装包，按照提示进行安装。
请确保您的计算机满足系统要求。
2、登录：打开系统后，输入您在注册时所使用的用户名和密码，点击“登录”按钮即可。
如果您忘记了密码，可以通过找回密码的方式找回。
四、功能介绍1、添加档案：点击左侧的“添加档案”按钮，选择档案类型，填写档案标题、描述等信息，上传所需文件，点击“保存”按钮即可。
2、搜索档案：在搜索框中输入关键词或短语，点击“搜索”按钮，系统将显示匹配的档案列表。
您还可以通过筛选条件对结果进行进一步筛选。
3、编辑档案：在档案列表中选中所需编辑的档案，点击“编辑”按钮，对档案信息进行修改。
修改完成后，点击“保存”按钮即可。
4、删除档案：在档案列表中选中所需删除的档案，点击“删除”按钮，系统将提示您是否确认删除操作。
确认后，档案将被永久删除。
5、导出档案：点击左侧的“导出”按钮，选择导出的文件类型和格式，系统将生成包含所选档案的导出文件。
您可以将导出文件保存到本地或共享给其他用户。
五、常见问题及解决方案1、问题：无法登录系统怎么办？解决方案：请检查您的用户名和密码是否正确。
如果密码忘记或被锁定，可以通过找回密码或管理员的方式解决。
2、问题：无法添加或编辑档案怎么办？解决方案：请确认您是否具有足够的权限执行该操作。
如果您是管理员，可以检查系统设置中的权限设置；如果您是普通用户，请管理员赋予您相应的权限。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
档案信息管理系统使用手册目录5.4．归档状态管理 (27)3031311 22 3一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。
1.1. 系统首页登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。
首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。
1.2. 个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。
填写必要的信息后，点击提交修改个人信息1.3. 修改密码点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。
填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。
1.4. 退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。
二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。
2.1. 添加档案库选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。
输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。
系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。
如果单击“取消”该添加操作。
2.2. 删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。
单击“确定”即可。
系统会弹出如下对话框：如果单击“取消”该添加操作。
2.3. 修改档案库在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。
可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。
三、结构设计在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。
如下图所示。
3.1. 引入其它库结构单击主窗口下面的按钮，作用在于可以将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。
如下窗口显示。
选择要被拷贝的档案库即可，如下窗口显示：在列可以进行选择，若选中表示拷贝。
然后单击“提交”即可。
3.2. 添加与修改单击主窗口下面的按钮，添加新的一空白列，在该列中就可以如下输入第一列为中文名字，即为显示的名称。
第二列为英文名字，其对应表中的列名。
第三列为类型，V ARCHAR2为字符串类型，NUMBER为数字类型。
第三类为长度，通常V ARCHAR2类型输入300，如果“备注”通常输入1000，通常NUMBER类型输入10或16即可。
单击主窗口下面的按钮，可以将新添加的列移除。
单击主窗口下面的按钮，可以当前所做的添加或修改进行保存。
3.3. 删除列选中网格中的某列，然后单击主窗口下面的按钮即可。
系统提示要去确认是否删除该列。
该功能一定小心谨慎，删除后该列数据将无法修复。
3.4. 显示顺序单击主窗口上方，用于控制档案库中数据依次显示的顺序。
单击如下窗口弹出。
在下拉框中选中列，单击按钮“最上面”“向上移”“向下移”“最下面”分别移动到最上面，向上移动一格，向下移动一格，移动到最下面。
单击提交按钮保存。
3.5. 隐藏设置单击主窗口上方，用于将档案库中某些列数据不显示，隐藏起来。
单击如下窗口弹出。
选中需要隐藏的列，然后“提交”即可。
3.6. 为空设置单击主窗口上方，用于档案库中某些列数据添加或修改时不允许为空。
单击如下窗口弹出。
选中不允许为空的列，然后“提交”即可。
在添加或编辑的时候如果字段为空则会进行提示，输入不允许为空。
3.7. 数据初始单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列数据，以方便用户添加新数据。
单击如下窗口弹出。
首先选择要初始设置的列。
其次，如果设定固定值则在（1）输入固定值下输入固定的值，例如：如果设定自动累加的值，则在（2）自动累加输入，例如：注意，前缀表示自动累加1，2，3…之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3…依赖于表示“所有”为从所有数据的总数开始计数，如果选择列则表示该列的值一致的进行计数。
如果设定可选择的，则在（3）输入可选择，多值之间用空格隔开，例如：3.8. 关联设置单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列与其它档案库某些列之间的关联，例如卷目档案的卷号可以关联到其案卷号对应的卷内档案。
单击如下窗口弹出。
首先选择要被关联的列。
其次选择关联档案即可显示如下：然后选择关联列。
如果存在多个条件，则通过选择附加关联（1）或附加关联（2）进行设置。
3.9. 全文检索单击主窗口上方，用于档案库全文检索时候要检索的列。
单击如下窗口弹出。
选择要默认被检索的列，单击“提交”即可。
3.10. 密集架设置单击主窗口上方，用于档案库中列与密集架实际的区号与列号进行关联，以支持用户可以在系统直接打开与关闭密集架。
单击如下窗口弹出。
选择区号列与列号列，单击“提交”即可。
3.11. 维护数据单击主窗口上方，用于批量维护档案库列数据。
单击如下窗口显示。
通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。
网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。
然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。
在这里可以不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要维护这些数据。
单击“确定”进入下一步。
在这里选择要将维护的列，该列数据会根据下一步设定的规则进行修改，单击“下一步”进入下一步。
右边选择规则：插入固定值，插入固定的值，例如：插入自动增加，插入自动累加的值，例如：注意，前缀表示自动累加1，2，3…之前的固定值，例如fg1,fg2,fg3…。
选择列将固定插入与该列相等的值。
依赖于表示“所有”为从所有数据的总数开始计数。
如果选择当前数据计数，则根据匹配条件的数据进行计数。
如果选择列则表示该列的值一致的进行计数。
选择列，表示插入与该列相等的值。
选中“将数据重新排序”，这个用处主要作用于插入自动增加的时候。
在自动增加的时候会根据数据重新排序的顺序进行累计计数。
单击“提交”即可。
3.12. 索引数据单击主窗口上方，用于重新索引档案库数据，以支持全文检索。
单击如下窗口弹出。
单击“重建索引”进行重新索引该档案库数据。
单击后网页自动刷新显示索引条数以及当前索引第几条至第几条。
当索引完毕时候，回复到最初如上状态。
四、档案库操作档案库操作这里主要指添加新数据，编辑数据，删除数据，插入与移除数据，普通查询，打印数据等。
4.1. 添加新数据单击主窗口上方，用于为档案库添加新数据。
单击如下窗口弹出。
选中“下一步上传原文”表示下一步为该档案数据上传原文。
选中“下一步继续添加数据”表示下一步继续添加新的数据。
单击“提交”即可提交数据。
4.2. 编辑数据选中要编辑的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口编辑数据。
4.3. 删除数据选中要删除的数据，单击主窗口中间按钮进行删除数据。
4.4. 插入数据选中插入点的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。
插入数据将批量修改插入点后的某些列数据。
这些数据通常是自动计数的档案号。
在选择修改列这里选择需要修改的列。
该列自动增加，主要包括三个部分，（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表示从哪里开始，通常是当前插入点数据相应的值。
单击“提交”即可。
4.5. 移去数据选中要移去的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。
移去数据将批量修改移去点后的某些列数据。
这些数据通常是自动计数的档案号。
在选择修改列这里选择需要修改的列。
该列自动增加，主要包括三个部分，（1）列前缀，用选中列的值填充；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；（3）起始值，表示从哪里开始，通常是当前移去点数据相应的值。
单击“提交”即可。
4.6. 普通查询单击主窗口上方，用于查询档案库数据。
单击如下窗口显示。
通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。
网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。
然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。
4.7. 打印单击主窗口上方，用于查询档案库数据。
单击如下窗口显示。
通过添加条件与移除条件进行多种条件组合设定。
网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件例如包含、等于等，第三列输入匹配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系例如并且或或者。
然后单击“确定”即检索出匹配条件的数据。
在这里可以不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要打印这些数据。
单击“确定”进入下一步。
在这里设置打印各个属性。
例如打印顺序，选择打印的数据，打印每页的数目，是否保存为新的模板等等。
单击“确定”即可将数据导入到EXCEL中，然后将其打印。
五、归档管理为方便档案的管理，用户常常想把结构相近的档案放入同一组中，此为归档。
本模块将归档过程分为归档审批和归档执行两部分，归档类型分为直接归档和组卷归档两种。
以下详细阐述各个部分的使用。
用户可以从图1找到归档相关的操作入口。
用户在选择了具体的档案组后，可以看到图1所示的状态，红线标出了与归档相关的操作。
5.1．归档审批设置点击按钮，系统自动弹出一个新的页面，如图所示：该页面将列出所有在系统内注册的用户，告诉当前操作的用户档案组“er”可以被以下的用户审批，图2只列出了用户admin，如果当前操作的用户想让admin来审批“er”档案，那么只需要将admin前面的单选框钩上，然后点击“保存”，即可。
如果当前操作用户认为admin不适合审批档案组“er”，则点击“取消”即可。
5.2．直接归档如果用户选择，则系统导入归档条件设置页面，该页面与借阅条件设置类似。
如图3所示，用户可以就档案组“er”的字段名，字段满足条件，字段的值，以及各个归档条件之间的逻辑关系做出具体的设置。
这里字段名下拉框将列出当前所选档案组的字段名，例如当前选择的是“er”档案组，那么系统将列出“姓名”，“长度”，“dah”，此时用户可以选择这三个中的其中之一设置归档条件，比如我们选择“长度”，那么接下来的设置针对的都是字段名“长度”，“条件域”设置的是所选字段值的大小关系，如图2所示，“值”域设置的是关系右端的值，比如我们设置“条件”为包含，值为1，则意味着我们要将档案组“er”中字段名“长度”中包含字符串1的所有档案进行归档。
“关系”域设置的是多条归档条件之间的逻辑关系，包括“并且”和“或者”。
箭头标示的是用户可以对归档条件进行增加和删除。
条件设置好后，点击确定，系统导入如下图所示的页面，该页面列出所有满足条件的档案。
这里需要注意的是，用户可以对选出来的档案做进一步的筛选，系统缺省状态是所有的记录都被选中，用户可以就某一条记录进行筛选，点击记录前面的单选按钮即可实现。