02公文管理(公文管理办法培训资料)
公文写作与公文管理专业培训资料
公文写作与公文管理专业培训资料公文写作与公文管理专业培训资料一、培训目标公文写作与公文管理专业培训旨在提高学员的公文写作能力和公文管理水平。
通过培训，学员可以掌握公文写作的基本原则和技巧，了解公文管理的流程和要点，使其能够独立完成各类公文的撰写和管理工作。
二、培训内容1. 公文写作基础知识（1）公文的定义和分类（2）公文的基本要素和结构（3）公文的语言特点和规范2. 公文写作技巧（1）准确表达：语言简练、精确准确、条理清晰（2）逻辑严谨：思路清晰、层次分明、推理严密（3）语言优美：言简意赅、富有表现力、符合规范3. 公文写作实例分析根据不同类型的公文（如公告、通知、报告、意见、决策等），选取经典案例进行分析和讲解，帮助学员了解各类公文的写作特点和注意事项。
4. 公文管理流程（1）公文的发文、传阅和签发流程（2）公文的备案和归档管理流程（3）公文的审批和审核流程5. 公文管理要点（1）公文的编号和密级管理（2）公文的权限和责任划分（3）公文的保密和防篡改措施（4）公文的查询和检索方法6. 公文写作与管理案例分析选取实际工作中的公文案例进行分析和讨论，通过分享成功或失败的案例，总结公文写作与管理的经验和教训，提高学员的实践能力。
三、培训方法1. 理论讲解通过讲座、讲解等方式，向学员传授公文写作与管理的基本知识和技巧。
2. 实例分析通过案例分析的方式，帮助学员理解公文写作与管理的实际操作，培养其分析和解决问题的能力。
3. 讨论交流组织学员进行小组讨论和大组互动，促进学员之间的交流与合作，共同解决实际问题。
4. 实践演练通过模拟实际工作的场景，让学员实际操作和撰写公文，提高其实践能力和写作水平。
四、培训评估1. 考核方式采用闭卷考试、实际操作、小组讨论等多种方式进行评估，综合考察学员的理论知识和实际能力。
2. 考核内容（1）公文写作基础知识的理解和掌握程度（2）公文写作技巧的应用能力（3）公文管理流程和要点的分析和解释能力（4）实际操作能力和写作水平的评估3. 培训证书符合培训要求、考核合格的学员将获得由本中心颁发的公文写作与管理专业培训证书。
公文管理培训
三、公文的种类及各文种的使用范围
（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 “意见”可用于上行文、下行文、平行文。
（十）会议纪要 适用于记载传达会议情况和议定事项。 “会议纪要”要标注出席人员名单，有请假
与列席情况的也要标注人员名单。
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四、公文运转中存在的主要问题
（一）什么是公文？ （二）公文的特点是什么？ （三）公文处理工作主要包括哪些内容？
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二、公文及公文处理的概述
（一）什么是公文？ 公文是党政机关、人民团体和企事业单
位在实施管理、处理公务过程中形成的具 有特定或法定效力和规范体式的文书，传 达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和 商洽工作，请示和答复问题，沟通信息， 交流经验和记录情况的重要工具。
请示应在附注处注明联系人的姓名和电话。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
（七）批复 适用于答复下级单位的请示事项。 “批复”属于下行文。公司对各单位请求事项，
以及各单位对其所属单位的请示事项给予的回复 意见均使用此文种。
“批复”要将对应的请示文件名称和文号反映 在文中，与“请示”无关的意见不应在“批复”中出 现。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
我们国家从党和行政的两个管理序列分别对公文 处理进行了具体规定，共有15个文种。公司适用 其中的10个公文文种，分别是：“决定”、“公 告”、“通知”、“通报”、“报告”、“请 示”、“批复”、“意见”、“函”和“会议纪 要”。
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三、公文的种类及各文种的使用范围
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五、公文拟定应注意的事项
1．文件格式不规范
很多单位向公司请示、报告工作不以红头文件的形式， 只用普通白纸，没有文件编号，没有签发人，只加盖公章 就报送上来。
公文管理培训_2
公文写作规范
报告中不得夹带请示事项。比如，有的报告在汇报 了前段工作情况后，又向上级提出了需要解决的问题。 这是不正确的。上级机关收到报告后，一般按传阅件 处理，呈领导阅知。报告中夹带请示事项，很容易误 事。
报告中可以提出工作建议，但不得把建议写成请示。 建议只是提醒上级领导机关注意某一方面的情况，对 某一方面情况予以关注和考虑，而不要求领导对这些 问题进行答复；而“请示”则是本单位定不了、不好 定，要求上级给予答复的。
有些文种对我们是不适用的。
公文写作规范
集团公司常用公文有10种：
决定、通告、意见、通知、通 报、报告、请示、批复、会议纪 要、函（复函）
公文写作规范
（一）决定。适用于对重要事项或重大行 动做出的安排部署，奖惩有关单位及人员，变 更或者撤销所属单位不适当的决定事项。
（二）通告。适用于在一定范围内公布应 当遵守或者周知的事项。
公文写作规范
二、公文格式
公文写作规范
公文用纸。一般采用国际标准A4型 （规格210mm×297mm），左侧装订， 采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。
公文排版。一律从左向右横排，版心为
156mm×225mm（不含页码），一般每页 排22行，每行排28个字。
公文写作规范
在Word系统中页面设置为：上白边（天头） 3.5cm ± 0.1cm；下白边（地脚）3.0cm ± 0.1cm ；左白边（订口）2.7cm ± 0.1cm ；右 白边（切口）2.7cm ± 0.1cm ，正文用3号仿宋 字体行间距为29磅。 页码采用4号半角白正体 （Times New Roman）阿拉伯数字，左右各放 一条4号一字线，置于版心的标题：由发文机关、事由、文种 三部分组成。例如：《宁夏宝丰能源集团有限 公司关于×××的请示》。
公文管理规范培训课件.
人事行政部 二〇一一年二月
前言
我公司公文管理办法主要从公文种类、公文格式、行文规 则、发文办理、收文办理、公文归档、公文管理以及附则等
方面进行了规范。
本次培训就与日常工作紧密度较高的前四项进行学习。
备注： 本次培训课件依据总公司2007年8月下发的《长城人寿保险股份有限公司 公文管理办法》编写，详尽内容请参看内网-红头文件-2007年8月28日挂 网
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公文格式
公司公文一般由版头、秘密等级、编号、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题 词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 版头 分公司（含各部室）发文的版头，由长城人寿保险股份有限公司 的规范化简称“长城保险”加分公司全称加“文件”组成，用小 初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。可视当地监管机构的 要求予以适当调整。 会议纪要的版头用初号黑体字，套红居中印在公文首页上部。 发文字号 由发文部门简称、年份和序号组成。用仿宋小三号字（GB2312,下 同）标注于版头下方居中，联合行文，只标明主办单位发文字号。 根据不同机构、部门编制发文字号，包括长寿、长寿发、长寿人、 长寿综、长寿函、长寿会纪、长寿京分发等。 签发人 是公文的主要责任者。上行文要求在发文字号右侧用黑体 三号字标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。 标题 一般由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成， 应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题 中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用黑 体小二号字居中排印。
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发文办理
发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 用印、登记、分发等程序。 草拟公文要求： 符合国家的法律、法规，符合上级监管机关的指示，符合公司发 展战略。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规 范，标点准确，篇幅力求简短。 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送单位的 行文关系确定。 人名、地名、时间、数字、引文准确。日期应当写具体的年、月、 日。在同一公文中，数字的使用应前后一致。结构层次序数的表 示，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”， 第四层为“（1）”。引用公文应注明发文时间、机关、标题和文 号。公文中数字除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿拉伯数字。 公文中汉字、标点符号和数字的用法符合国家发布的标准，并使 用国家法定计量单位。 会议纪要中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。姓 名职务之后不再加“同志”字样。
公文管理培训(PPT42页)
示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做 过的，属于过去时；
第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着 重于汇报工作；
第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必， 只供上级参考。
二、常用公文写作方法
3、通知
适用范围 发布规章；传达要求学校有关部门办理和有关部门需要周
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4、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的 错儿。 01:30:1 401:30: 1401:3 0Wednesday, September 16, 2020
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5、知人者智，自知者明。胜人者有力 ，自胜 者强。 20.9.16 20.9.16 01:30:1 401:30: 14Sept ember 16, 2020
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1、有时候读书是一种巧妙地避开思考 的方法 。20.9. 1620.9. 16Wed nesday, September 16, 2020
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2、阅读一切好书如同和过去最杰出的 人谈话 。01:3 0:1401: 30:1401 :309/1 6/2020 1:30:14 AM
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3、越是没有本领的就越加自命不凡。 20.9.16 01:30:1 401:30 Sep-201 6-Sep-2 0
主送单位名称下1行， 每自然段左空2字，回 行顶格。
数字、年份不能回行 。
用数字表示多层次结 构序数，其标识方法 为：第一层用“一、 ”“二、”…；第二 层用“（一）”“（ 二）”…；第三层用 “1、”“2、” …； 第四层用“（1）”“ （2）”…
三、公文格式要求
7、公文附件
公文如有附件，在正文下空 1行左空2字用四号仿宋体字 标识“附件”，后标全角冒 号和名称。
公文管理规范-培训课件
发文管理
收文管理
®
各部门负责人审批/审阅的外单位来文时，若遇重大事件，应报至总经理。
序号
常见文件
收文部门
收文人
审批/审阅人
基本要求
1
集团下发文件集团各中心/部门子公司来文人事行政部助Fra bibliotek岗总经理
1、签收、统一编号、登记。2、收文当日内呈相关领导批阅，根据领导批阅意见，交给相关承办人进行处理并崔办。3、要求传阅的文件，须通过OA传阅或纸质签阅。
工作协作单
适用于记录会议情况和议定事项。
会议纪要
适用范围
&
适用于上级对下级的表彰、批评、情况说明三类情况
区别
1、公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类， 除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。2、发文字号应当包括部门代字、年份、序号。3、主送单位是公文的主要受理单位，应使用全称或者规范化简称。 主送单位如有两个以上，应先列主要单位，其次是其他单位。4、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。5、抄送/抄报单位是除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位， 应使用全称或者规范化简称。抄送的行文对象为下级、平级及不 相隶属的单位或部门；抄报的行文对象为上级部门或领导。 6、除会议纪要外，均应注明文件的经办人及联系电话。
以各部门/各项目名义行文的有： （1）在职权范围以内，与本部门/项目以外的对口业务部门联系日常业务。（2）在职权范围以内，向本部门/项目内部人员下达通知、指导业务等事项。（3）向公司领导报告、请示工作。
总经理签发
各部门/项目负责人签发
影响面较大，受众面较广的重要文件须由分管领导签发。
1、拟发出去的文件由经办人起稿，一般先送部门负责人/分管领 导阅批，然后根据部门负责人/分管领导意见送相关领导审批 签发。2、正式对外发出的文件，各部门助理/各项目助理统一编号、登记。3、发送纸质文件的，需收文单位进行签收。4、凡向上级部门的报告或请示，需要及时跟进追踪上级领导的阅批结 果并反馈给相关领导。
公文管理制度培训
为提高我单位公文处理水平，规范公文格式，确保公文质量，提高工作效率，特举办本次公文管理制度培训。
通过本次培训，使全体参训人员充分认识公文管理的重要性，掌握公文写作、收发、归档等方面的基本知识和技能，确保公文处理工作的规范化、制度化。
二、培训对象全体工作人员，特别是负责公文处理的工作人员。
三、培训内容1. 公文概述（1）公文的定义、作用和特点（2）公文分类及格式要求2. 公文写作（1）公文写作的基本原则（2）公文写作的步骤和方法（3）常见公文文种及写作要点3. 公文收发（1）公文收发流程（2）公文登记、签收、分发、传递等环节的操作规范4. 公文归档（1）公文归档范围和原则（2）公文归档程序及注意事项5. 公文管理信息化（1）公文管理信息化概述（2）公文管理信息系统操作及维护本次培训采用讲解、案例分析、互动交流等方式进行。
培训过程中，结合实际工作，针对常见问题进行深入剖析，提高参训人员的实际操作能力。
五、培训时间及地点培训时间：XX年XX月XX日至XX年XX月XX日培训地点：XX单位会议室六、培训要求1. 全体参训人员应准时参加培训，不得无故缺席。
2. 参训人员应认真听讲，做好笔记，积极提问。
3. 培训结束后，参训人员需参加考核，考核合格者方可上岗。
4. 各部门要高度重视本次培训，确保培训效果。
七、总结通过本次公文管理制度培训，使全体参训人员对公文管理有了更深入的了解，提高了公文处理能力。
希望大家在今后的工作中，严格执行公文管理制度，确保公文处理工作规范、高效，为单位的各项工作提供有力保障。
公文管理办法 (2)
公文管理办法一、总则1、为进一步加强公文管理，促使公文处理工作规范、有序和高效，提高公文质量和办文效率，制定本办法。
2、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、相互衔接的工作。
3、办公室是公文处理的主管部门，负责检查、监督和指导总部及所属单位的公文处理工作。
4、办公室、所属单位综合办配备专职（或兼职）人员负责公文管理工作。
5、公文适用范围：（1）以名义的党、政、工、团发文。
（2）以各所属单位名义发文。
（3）来自以外单位的公文(简称：外来文件)。
二、收文管理6、外来文件6.1外来文件的收文，办公室负责外来文件的接收和管理。
6.2除标有收件人姓名的一般性业务函件、传真外，领导及各部门收到的文件（包括外出开会带回的会议文件）一律由办公室进行收文登记。
7、文件分送登记后的文件须经办公室主任，所属单位由综合办主任进行批阅，写出拟办意见，文件管理员根据文件批阅范围送领导阅示，再由文件管理员（或文秘）通过OA办公系统平台发至相关部门负责人承办。
8、电子文件收到的外来文件，由办公室进行收文处理；集团发至各部室的内部文件，由各部室进行收文处理，办公室归档。
需要转发给所属各部室、各单位的文件，按发文管理流程，由总部各部室从OA办公系统平台中转发。
9、文件传阅9.1传阅的文件，在部门停留时间不应超过两天。
需办理（转发）的文件，主办部门办文时间不应超过三个工作日。
确需延长时间，应及时予以说明，并留存复印件，原件交办公室。
办公室有责任对领导在公文上批示内容的落实情况进行检查和督办。
9.2公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，其他部门应配合协助办理，不得推诿。
9.3公文在办理过程中，应通过办公室和所属单位综合办以文件夹的形式进行传递，领导与领导之间，领导与非分管部门之间，部门与部门之间不宜横传，阅办完毕后的文件由部门负责人签署承办结果后，送办公室和所属单位综合办。
总部文件，如领导签署了需转发的意见，应由办公室和所属单位综合办起草文件，提出要求，再根据发文管理流程发文；如需复印下发的文件，如果办公室有电子版的文件，可由办公室通过OA办公系统平台发至各所属单位。
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2、规范的公文有一下特点：
➢ 特殊的规定性：格式、结构、文风 ➢ 公认的权威性：内容的权威、特定的阅读者 ➢ 内容的针对性：一事一文、单一具体、指向明确 ➢ 表达的精准性：不能运用比拟手法，表达朴实严肃 ➢ 明确的时效性：时间明确
3、公文管理在企业管理中起到的作用：
公文管理办法
行政部 2013年6月20日
目录
第一部分 本次培训的目的 第二部分 现状分析 第三部分 解决方案 第四部分 公文管理办法解读 第五部分 公文写作基本要求
培训目的
规范公文格式，建立公文管理体系，推行《公文管理办法》，提高公司公文形象。 提升公文写作能力， 养成严谨的思维习惯，缜密的思维方式。
基于现状，所以行政部拟推行《公文管理办法》。
目录
第一部分 本次培训的目的 第二部分 现状分析 第三部分 解决方案 第四部分 公文管理办法解读 第五部分 公文写作基本要求
1、构建公文管理体系
推行《公文管理办法》。
使公司公文管理工作制度化、规范化、标准化；
配合公司战略升级，塑造高效统一的公文形象； 规范的公文处理流程，提高公司的行政工作效率；
关部门的相关人员。
➢ 公开：可以对外公开的文件，如一般事务性公文、企业宣传资料等，可以
在公司内全员转发。
1、公文的种类
按紧急程度分 ➢ 特急：必须在收文或发文后半个工作日内办理完毕。 ➢ 紧急：必须在收文或发文后一个工作日内办理完毕。 ➢ 普通：按正常文件处理流程二个工作日内处理完毕。
1、公文的种类
公司治理
• 颁布公司章程 • 制定和公布公司基本法则 • 确立和公布公司行为和员工行为规范
决策系统
• 公示重大决策、重大决议、重要指示 • 部署和安排各种经营活动
执行系统
• 通报绩效考核的组织和结果 • 确定人事任命、经营指标等 • 处理公司所有业务和其他事务
目录
第一部分 本次培训的目的 第二部分 现状分析 第三部分 解决方案 第四部分 公文管理办法解读 第五部分 公文写作基本要求
单位 上
行
文
金雅乐公司、
流
董事会
转
示
意 图 各部门、附属公司
公文处理
收文办理
发文办理
备注
做好调查、批示、 决策和反馈。
主要是请示、报告 工作，反映情况。
1、公文的种类
单位 下
行
文
金雅乐公司、
流
董事会
转
示
意 图 各部门、下属公司
公文处理
发文办理
收文办理
备注
重点做好制度、规 范、指令制定
做好学习、传达、 承办和反馈
1、公文的种类
按行文方向分 按密级程度分 按紧急程度分
1、公文的种类
按行文方向分
➢ 上行文：指各部门、各附属公司向金雅乐公司、董事会请求指示、汇报工
作、反映情况、答复询问所用的公文。 文种有“请示、报告”。
➢下行文：指金雅乐公司、董事会向下属各部门、各附属公司下发的文件。
文种有“通知、通报、决定、批复”。
• 公文格式规范化的含义： 1、标准化，方便阅读、传递与处理，提高效率； 2、规范化，明确紧急、密级等属性，防范风险； 3、格式化，达到协调、统一和醒目，展示形象。
3、公文的格式
模板：
（一）发文单位 （二）发文字号 （三）签发人 （四）密级程度
（一）公文标题 （二）主送单位 （三）正文 （四）附件
培训目标
掌握公文写作的通用格式。 学会写请示、报告、通知、通报、工作联络函等常用公文。
什么是企业公文？
公文是用于办理公务活动的文体，以纸质和电子文档方式为载体的文书； 公文是指企业在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范化的文书； 公文是执行行政规章制度和进行公务活动以及传达信息的重要工具。 规范的文书是行政管理和企业步入规范化管理的重要依据。
部门公文适用于
➢ 上报下发本部门工作安排、规 划、计划、总结、会议纪要等； ➢ 发布对本部门的集体或个人一 般性表彰奖惩通报或决定； ➢ 发布本部门内部规章制度和管 理办法； ➢ 布置本系统内一般性工作； ➢ 其它必须以部门名义发布的事 项。
3、公文的格式
• 是公文的书面结构、公文的用纸要求和印制规范的总和，是对公文的 文面要求。
分 现状分析 第三部分 解决方案 第四部分 公文管理办法解读 第五部分 公文写作基本要求
公文类
1、标题过于简洁，主题不明确，格式撰写不规范及混用。 2、无主送单位，无法确认收文单位部门。
3、整体格式为信纸不严谨规范，并且混用，整体不协调。
请示/报告类
1、“请示”和报告混用，未严格分开； 2、格式不统一，标题不鲜明，错别字连篇；
3、无主送单位，文理不清，陈述不明，导致重复审批。
结论
目前公司公文主要存在问题：
1、文种使用不当。 2、格式不规范。 3、行文规则混乱。 4、名称表述混乱。 5、主题不鲜明。 6、时间表述含糊。 7、用词不当。 8、数字使用不统一。
企业在不断发展壮大，我们需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式， 然而现在还存在许多不足，亟待改善。
2、公文适用范围
公司公文适用于
➢ 发布公司重要的方针政策、重 大工作部署性文件及会议纪要； ➢ 发布公司的总结计划； ➢ 发布公司重要的管理制度； ➢ 发布公司各部门或个人的重大 表彰奖惩通报或决定； ➢发布公司及下属一级部门的组织 架构的设置、合并、撤销及中高层 人员的人事任免决定； ➢ 对各部门重要请示事项的批复； ➢ 其它必须以公司名义上报下发 的文件。
➢ 平行文：指没有行政隶属关系或职能管理关系的各部门用于联系业务或往
来活动的知照性文件。 文种有“函”。
1、公文的种类
按密级程度分
➢ 绝密：只发给董事会及总经办阅知。
➢ 机密：只发给一级部门负责人阅知。 ➢ 秘密：只发给主任、主管及以上人员阅知。 ➢ 敏感：只适宜在公司内部发放不宜对公司以外公开的文件。可以下发至相
第四部分 公文管理办法解读
一、公文的种类 二、公文的适用范围 三、公文的格式 四、行文规则 五、公文办理
➢ 《公文管理办法》共分为七章 二十四条，以及四个附件。 ➢ 第一章为总则，主要是定义说 明及各管理职责。 ➢ 第二章明确行文文种及范围。 ➢ 第三章规范格式。 ➢ 第四章行文基本规则。 ➢ 第五章明确公文流转及管理。 ➢ 第六章管理制度修订说明。 ➢ 第七章附则。