Excel 2007常用技巧(中)

Excel2007常用技巧（中）来源：互联网1.用鼠标快速复制单元格在移动单元格的过程中，如果按住Ctrl键，则会在鼠标指针的右上角显示“＋”号，到达目标位置之后，先松开鼠标再松开Ctrl键就可以实现单元格的复制。

2.为隐藏的数据设置密码对隐藏的数据可以对其设置密码，具体操作如下：（1）首先用隐藏数据的方法，将指定单元格中的数据进行隐藏。

（2）保持选中隐藏数据的单元格，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，选择“隐藏”项，设置完后单击“确定”按钮。

（3）在Excel窗口中切换到“审阅”选项卡，在“更改”中单击“保护工作表”按钮。

（4）弹出“保护工作表”对话框，输入密码，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，重新输入密码确认，单击“确定”按钮完成设置。

3.取消隐藏的数据当想显示隐藏的数据时，具体操作如下：（1）切换到“审阅”选项卡，在“更改”选项组中单击“撤消工作表保护”按钮。

（2）弹出“撤消工作表保护”对话框，输入设置的密码，单击“确定”按钮。

（3）用鼠标右键单击隐藏数据的单元格式，选择“设置单元格格式”命令，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，取消对“隐藏”项的选择，再切换到“数字”选项卡，删除“;;;”符号。

4.让工作簿同时滚动显示在处理多个工作簿的时候，有时需要将一些工作簿进行对比，Excel为了方便用户进行工作簿之间的对比，提供了工作簿并排并同时滚动显示的功能。

（1）打开要并排显示并且同时滚动显示的工作簿，在其中一个工作簿中选择“视图”选项卡，在“窗口”中单击“并排查看”按钮。

（2）工作簿被并排之后，在“窗口”区域单击“同步滚动”按钮。

5.精确调整单元格的大小（1）选择要调整大小的单元格。

（2）选择“开始”选项卡，在“单元格”中单击“格式”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“行高”项。

（3）弹出“行高”对话框，输入行高的数值，单击“确定”按钮。

（4）同样的，选择“列宽”项，可以设置列宽值。

6.设置分数自动以百分之几方式显示为了满足计算的需要，可能需要让输入的分数转换成分母为100的形式。

设置方法如下：（1）选中数据单元格，打开“设置单元格格式”对话框。

（2）在“分类”中选择“分数”项，然后选择“百分之几”项，单击“确定”按钮。

7.轻松删除重复数据在使用Excel处理大量数据时，经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误还是难以避免的。

解决的方法如下：（1）选中需要检查并删除重复项的单元格区域，选择“数据”选项卡。

（2）在“数据工具”选项组中单击“删除重复项”按钮。

（3）此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。

（4）设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息。

8.创建Excel表格以便始终看到表格标题为了在阅读长篇幅数据表格时更加方便，可以设置在浏览表格数据时始终显示标题。

（1）选择要转换为表格的数据区域，选择“插入”选项卡。

（2）在“表”选项组中，单击“表”按钮，打开“创建表”对话框，选中“表包含标题”复选框，单击“确定”按钮。

9.启动迭代计算如果要在表格中进行迭代运算，那么首先需要启动它，具体操作如下：（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）在对话框中选择“公式”项，在“计算选项”区域中选中“启用迭代计算”复选框，单击“确定”按钮，即可启动迭代计算。

10.在单元格中显示公式的详细内容如果要在单元格中显示公式的详细内容，可以通过以下方法来实现。

选择要显示公式的单元格，按快捷键Ctrl+‘。

11.快速应用公式到其他表格对于相同的运算，用户不需要在每一个单元格中都输入相同的公式，而是可以通过选择性粘贴或拖动的方法将公式应用到其他单元格中，具体操作如下：方法一：在首个单元格输入运算的公式，然后按快捷键Ctrl+C复制该公式；选中要使用相同公式的其他单元格，然后按快捷键Ctrl+V将公式应用到其他单元格。

方法二：在首个单元格输入运算的公式，然后将光标放置至单元格右下角的填充柄上，当光标变成黑色十字形状时，拖动鼠标至要使用相同公式的单元格或是单元格区域即可。

12.在公式与运算结果之间进行切换默认情况下，用户将公式输入完成之后，Excel将会自动显示运算的结果，如果用户想要再次查看公式，可以按快捷键Ctrl+~来实现。

13.选中计算公式中特定范围的数值在一个复杂的公式中，如果用户只想知道公式中某一部分的运算结果，可以通过以下的方法来实现。

用鼠标选中公式栏中要查看计算结果的部分，按F9键，即可在公式栏中计算出选中部分的结果。

14.隐藏和查看工作表中的所有公式在单元格中输入公式之后，Excel在该单元格显示的对象是公式的计算结果，而非公式的具体内容，用户可以根据需要，改变这一设置。

（1）打开“Excel选项”对话框。

（2）切换到“高级”项，在“此工作表的显示选项”区域中选中“在单元格中显示公式而非其计算公式结果”复选框，单击“确定”按钮，这样则会在单元格中直接显示公式而非计算结果，若取消选中该复选框，则显示计算的结果。

15.自定义公式的名称用户可以给自己创建的公式定义名称，这样以后就可以通过名称来引用公式。

（1）选择“公式”选项卡，在“定义的名称”中单击“定义名称”按钮，在其下拉菜单中选择“定义名称”选项，打开“新建名称”对话框。

（2）在“名称”文本框中输入公式的名称，在“备注”区域输入公式的备注，在“引用位置”文本框中输入公式值或公式所在的单元格，单击“确定”按钮，完成公式名称定义。

16.快速选择某个公式所引用的单元格如果想要知道某个公式中有哪些单元格的数据参与了计算，可以使用如下方法来实现。

方法一：选中保存公式的单元格，在公式栏中按住鼠标左键不放拖动选择公式栏中的公式，即可在工作表中显示该公式所引用的所有单元格。

方法二：选中保存公式的单元格，按快捷键Ctrl+”，即可显示该公式所引用的单元格。

17.快速显示表格中所有的公式如果需要显示工作表中的所有公式，可以按照下面的方法来快速完成。

选择“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“显示公式”按钮。

18.巧妙利用快捷键求和选择运算结果存放的单元格，按快捷键Alt+=，然后用鼠标拖动选择要进行计算的数据源，按回车键即可求出累加和。

19.设置公式不能被修改（1）在工作表中任意一个单元格上单击鼠标右键，打开“设置单元格格式”对话框，切换到“保护”选项卡，取消选中“锁定”复选框，单击“确定”按钮。

（2）选中表格中所有保存有公式的单元格，再次打开“设置单元格格式”对话框，选中“锁定”复选框，单击“确定”按钮。

（3）切换到“审阅”选项卡，在“更改”中单击“保护工作表”按钮，在弹出的“保护工作表”对话框中输入保护工作表的密码，单击“确定”按钮，然后在随后弹出的对话框中确认密码。

20.利用公式求值来验证公式的正确性使用公式运算数据时，当出现了错误提示时，可以借助“公式求值”的功能来对公式的每一个步骤进行检查。

（1）选择保存公式的单元格，单击“公式”选项卡，在“公式审核”区域中单击“公式求值”按钮，弹出“公式求值”对话框。

（2）在“公式求值”对话框中有“步入”和“步出”两个按钮，其中单击“步入”按钮之后，公式将读取运算数值，单击“步出”按钮，将数值输入到公式中，单击“求值”按钮计算出每一步骤的值，通过反复地计算每个步骤的值，就可以知道公式中的错误所在。

21.利用错误检查功能来检测公式当输入公式时，如果出现公式错误的提示，可以通过“公式审核”选项卡中的错误检查功能来快速查找公式中存在的错误。

（1）选择错误公式的单元格，单击“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“错误检查”按钮，打开“错误检查”对话框。

（2）在“错误检查”对话框中给出了错误造成的原因，单击“下一个”按钮来检查公式中存在的其他错误，也可以单击“在编辑栏中编辑”按钮，进入公式编辑栏来更改公式中存在的错误。

22.运算结果出现“#####”的解决方法在使用函数或公式运算过程中，若没有得出预期的结果，而是显示“#####”。

导致这样错误出现的原因有：原因一：运算结果的长度超过了默认单元格的宽度。

解决的方法是调整单元格至适合的宽度。

原因二：某些特殊运算产生了负值，如时间或是日期的运算结果出现了负值，即会出现“#####”。

这主要是时间公式引用了不正确的参数所致。

解决的方法为：切换到“公式”选项卡，在“公式审核”中单击“审查错误”按钮，进入检查程序，检查公式中的错误。

23.无法创建组合图表的原因在Excel中，可以为同一个图表内的各个系列指定不同的图表类型，以显示图表中多种类型的信息，这就是组合图表，例如可以创建一个折线图与柱形图的组合图表。

但有时在创建组合图表时，会弹出提示框，表示组合图表无法创建。

产生这个错误提示的原因主要有以下几个：1．二维和三维图表不能组合。

2．不同类型的三维图表之间（如三维条形图和三维柱形图之间）不能组合。

3．气泡图不能和其他类型的图表组合。

因此，要正确的创建组合图表，必须要符合以上的三个原则。

24.将水平分类坐标轴反转生成的图表中，水平分类轴中的项目是按照单元格的排列顺序自动生成的，有时我们希望将其按照相反的顺序排列。

（1）选中图表，执行“图表工具”→“坐标轴”→“主要横坐标轴”→“其他主要横坐标轴选项”命令。

（2）打开“设置坐标轴格式”对话框，选中“逆序类别”复选项，单击“关闭”按钮，可将水平分类坐标轴反转。

25.让折线图变平滑创建的折线图中，其折点处默认为角点，将折线图角点设置为平滑效果的步骤如下：（1）选中折线图中的数据系列。

（2）单击鼠标右键，选择“设置数据系列格式”命令。

（3）弹出“设置数据系列格式”对话框，选中左侧列表中的“线型”，在右侧选中“平滑线”复选框。

（4）单击“关闭”按钮。

26.避免三维图表中不同系列的数据标志相互遮掩在三维图表中，尤其是系列比较多的时候，不同系列的数据标志由于位于图表中的深度不同，常常发生相互遮掩的现象，如三维柱形图中，前排较高的数据标志就容易遮掩后排较低的数据标志。

改变三维图表的视图可以解决这个问题，具体操作如下：（1）选中三维图表，执行“图表工具”→“布局”→“三维旋转”命令。

（2）弹出“设置图表区格式”对话框，在这里可以设置具体的旋转和透视效果，以便可以让图表中显示尽量多的数据标志。

27.用图片填充图表系列（1）事先准备好需要使用的图片。

（2）选中数据系列，执行“图表工具”→“布局”→“设置所选内容格式”命令。

（3）弹出“设置数据系列格式”对话框，在左侧选中“填充”项，在右侧选中“图片或纹理填充”项，单击“文件”按钮。

（4）弹出“插入图片”对话框，选中事先准备好的图片，单击“插入”按钮。