有关档案电子化管理现状及对策研究

有关档案电子化管理现状及对策研究

发表时间：2018-06-08T10:09:45.517Z 来源：《电力设备》2018年第3期作者：胡江芸[导读] 摘要：档案指的是单位在发展以及管理过程中所形成的各种文件材料，这些材料对于社会以及国家而言具有非常重要的保存价值，通常情况下在载体形式上主要包括了文字、声音以及图像等几种类型。

摘要：档案指的是单位在发展以及管理过程中所形成的各种文件材料，这些材料对于社会以及国家而言具有非常重要的保存价值，通常情况下在载体形式上主要包括了文字、声音以及图像等几种类型。档案可以对单位内所发生的各项活动进行真实的记载，不仅能为单位内部的经济效益起到非常重要的维护作用，同时还能为单位未来发展提供重要的基础条件。本文主要针对供电单位档案管理的现状进行了分析，并结合实际情况提出了几点有效的建议，希望能为相关人员提供合理的参考依据。

关键词：档案；电子化管理；现状；对策 0前言

在我国社会经济不断发展的背景下，我国大部分供电单位已经逐渐认识到了档案管理工作的重要性。供电单位在开展档案管理工作的过程中，应该实现主观与客观之间的有效结合。如果是站在主观的角度上进行分析，供电单位的档案管理工作应该在传统的管理方式上进行不断的完善和优化，实现对信息化技术的合理使用。如果是站在客观的角度上进行分析，档案管理工作一定要满足相应的真实性，保证所有的资料都能得到有效的保存，这样才能为之后工作的开展提供良好的基础条件。

1、供电单位档案管理工作的现状分析

随着科学技术的不断发展，信息技术在各个行业中得到了非常广泛的应用，并且对于行业发展起到了非常重要的促进作用，同样档案数字化技术在相关单位的档案管理工作中也实现了非常普遍的应用。结合目前供电单位档案管理工作的实际情况来看，在落实过程中还存在着很多的缺陷，这些问题的存在对于档案管理工作的安全性造成了非常严重的影响，具体主要体现在了以下几个方面。

1.1 没有认识到档案电子化管理工作的重要性

档案电子化管理是在科学技术发展背景下逐渐产生的一种先进的档案管理方式，如今已经得到了档案管理部门的高度认可和使用。供电单位在开展档案管理工作时，因为长期受到传统管理观念的影响，还没有加强对档案电子化的认识和了解，甚至将档案电子化管理工作与分类保存之间进行了连接，没有对档案电子化的本质含义进行深入的分析。还存在部分单位认为档案电子化管理不具备可靠性，这就导致在档案管理工作中仍还是采用传统的方式来进行，导致档案电子化管理工作一直得不到有效的实施。

1.2 档案安全性管理存在的问题

在供电单位发展过程中，档案在其中起到了非常重要的价值作用，所以档案管理人员应该对档案的安全性与真实性引起足够的重视。通过对档案电子化管理方式的合理运用，不仅可以对实际的管理流程进行不断的简化，同时还能在很大程度上提升档案管理工作的安全性，实现对档案信息资源的有效共享。计算机档案信息系统属于一种数据库应用系统，在使用的过程中需要保证数据库的安全性，所以这就对档案管理人员自身的专业性提出了非常高的要求。而目前供电单位档案管理人员还没有达到非常高的计算机管理水平，从而对档案电子化管理工作的实施形成了一定的阻碍。

1.3 档案电子化管理技术方面存在的问题

档案电子化管理工作需要在对计算机设备利用基础上才能得到有效的落实，在硬件方面，单机版需要实现对计算机的合理配置，网络版主要涉及到了交换机、网线以及服务器等设备。如果在站在软件方面进行分析，需要具备专业的计算机软件开发队伍，只有经过不断的调研和分析，才能构建出合理的档案管理软件系统，然后严格按照档案管理中的相关规定和要求，完成档案的扫描、录入以及归档等工作。但是，目前我国还没有针对档案电子化管理工作制定出统一的规范要求，导致档案电子化管理工作质量一直得不到明显的提升。

1.4 电子档案的法律效力低

在传统的档案管理工作中，需要相关档案在纸质材料上将加盖印章，具有非常明显的法律效力。同时，在对档案进行查阅或者是传达命令的过程中，都需要对加盖印章的材料进行使用，而在档案电子化管理过程中，法律效力得不到很好的体现。目前，电子版的档案材料只能完成对信息的通报工作，如果是对于一些比较重要的处理或者是决定，同时需要相关部门对原始材料进行加盖印章。

2、加强供电单位档案电子化管理的相关对策 2.1 提高档案电子化管理技术水平

我国相关的档案管理部门之所有没有认识到档案电子化管理工作的重要性，主要是因为目前所具备的档案电子化管理技术还不具备先进性。因此，供电单位要想保证档案电子化管理工作可以实现全面的实施，首先应该对目前的电子化管理技术进行不断的优化和完善。可以对先进的计算机设备进行有效的配置，这样才能为档案电子化管理工作的开展提供良好的基础条件；其次，结合单位实际情况构建出相符的档案信息管理软件，从而可以保证档案电子化管理工作在开展过程中更具有规范性。另外，供电单位的档案管理部门还应该不断提高管理人员的计算机操作水平，这样才能对计算机软件的合理运行起到重要的维护作用。

2.2 维护电子档案的安全性

档案对于单位发展而言起到了非常重要的参考作用，所以，在档案电子化管理工作开展过程中，一定好对档案信息的安全问题引起足够的重视。首先，档案管理部门应该有效维护纸质档案的真实性，在电子档案发生丢失现象的时候，就可以通过纸质档案完成相应的修复工作；其次，档案管理部门针对于相关的信息共享机制，应该结合实际情况进行严格的规划和管理，不可以将单位内部的档案信息发布在网络上，可以构建出符合自己单位的档案安全管理制度；最后，为了可以在最大程度上保证档案电子化管理工作的安全性，还应该制定出相应的使用制度，通过这种方式不但可以实现对档案资料的合理使用，同时还能实现对档案的安全管理，从而有效保证供电单位信息数据的安全性。

2.3 提高档案管理人员的素质水平

在档案电子化管理工作中，管理人员在其中起到了非常重要的执行作用，因此，档案管理人员自身的素质水平在一定程度上将直接影响到档案电子化管理工作的效果。在实际的管理工作中，档案管理人员一定要加强对相关知识的学习工作，对先进的管理技术和方法进行全面的掌握，通过对电子技术的合理使用，从而加强对档案的管理工作，同时还应该在一定程度上保证档案的安全性。

2.4 提升电子档案的法律效力