办公室事务管理第一章 概述

• 时间：本周三（2月27日）3、4节 • 地点：1号教学楼5楼机房，1-2班为1号机房，3-4 班为2号机房。 • 注意事项：如有需要，请自带U盘等存储设备
两则职场心理小测验
• 你在一家企业上班，公司在一座8层的大厦 里，你希望自己的工作地点在哪一层？ • A、一层或者二层 • B、三层或者四层 • C、五层或者六层 • D、七层或者八层
解 答
• 你是否有创业潜质？ • A、创业意识较强、务实，但是有时过于犹 豫，易失去好的发展机会。 • B、务实，思考能力强，是非常精干的创业 者，只是过于机敏反而容易误失时机 • C、善于抓时机，市场洞察力强，且听从他 人指正，是非常有潜质的创业者 • D、不服输，有魄力和竞争力、自信，但切 记勿急于求成。
办公Biblioteka Baidu的职能
• 计划：制定方针目标 • 组织：确定员工之间的关系 • 协调: 动员员工，使得目标实现 • 控制：保证成果与计划的一致
办公室工作
• 办公室工作是指围绕办公室的管理职能而 实施的业务活动。职场上秘书、文员、助 理、办公室人员等的日常工作都可以归类 为办公室业务。
办公室工作的特征
• 两大职能：业务和事务管理 • 事务管理： 1、服务性-为上司服务、为组织服务、为公 众服务 2、分散性-工作分散、人员分散 3、专业性 4、主动性 5、繁杂性
办公室工作内容
• • • • • • • • 决策参谋 信息收集整理、加工、利用 收发文 会务工作 公关工作：信件处理，投诉建议处理 档案管理 行政事务 上司交办的其他
小游戏：心目中的你
• 请评出班级里面你认为最适合做办 公室工作的同学 • 至少列出五条原因
办公室工作的能力与素质
• • • • • • • • • 文字处理能力 良好的语言表达能力和沟通能力 统计分析能力 事务处理能力 办公自动化操作能力 时间分配能力 交际能力 协调能力 组织能力
办公室人员的素养
• • • • • • 举止大方得体、工作高效细致 责任心、耐心、细心 保密意识 善于合作 服从领导 忠于职守
情景实验：
• 某企业招聘一名总经理助理，笔试内容中 有这样一道测试题，请做选择：
• 有一天，气象预报说会刮台风下暴雨，总经理恰 好不在公司，打电话告诉你说：“今天又暴风雨， 顶楼有几扇窗户没关，你去关上吧.” • 这时你应该如何回答： • 1）好的，我马上就去关 • 2）我已经把那窗户关好了 • 3）我正在关窗户
• 180分以上：意志力强，头脑冷静，有较强 的领导欲，事业心强，不达目的不罢休。 外表和善，内心自傲，对有利于自己的人 际关系比较看重，有时显得性格急噪，咄 咄 逼人，得理不饶人，不利于自己时顽强 抗争，不轻易认输。思维理性。 • 140分至179分：聪明，性格活泼，人缘好， 善于交朋友，心机较深。事业心强，渴望 成功。思维较理性。金钱欲望强烈。
办公室管理实务
Chapter 1 概述
办公室概述 办公室工作
办公室工作的能力与素质
情景讨论
实践项目
这是一张医药企业组织机构图，你可能供职于其中一个部门
办公室
（1）广义：办公的房子，是工作人员办理公 务的地方 （2）狭义： 一、机关企事业单位下设主管某一专项工 作的行政机构 二、机关和企事业单位内部办理行政事务 的工作机构，是设在上司身边直接为上司服 务的综合部门；协助上司办理专门事项、起 辅助和协调整个日常工作作用的部门
• 8、以下哪个是你身边必带的物品？ A、打火机 2分 • B、口红 2分 • C、记事本 3分 • D、纸巾 5分 • E、手机 10分
• 9、你出行时喜欢坐什么交通工具？ A、火车 2分 • B、自行车 3分 • C、汽车 5分 • D、飞机 10分 • E、步行 15分
• 10、以下颜色你更喜欢哪种？ A 、紫2分 • B、黑 3分 • C、蓝 5分 • D、白 8分 • E、黄 12分 • F、红 15分
• 在滑雪场上，小王正在斜坡上滑雪，地上 凹陷了一个洞，一只大熊正在里面冬眠， 而滑雪者对此浑然不知。请问，小王的下 场会如何？ • A、掉到洞里遭熊攻击 • B、轻松地跳过洞穴 • C、有人告诉他有危险而转变方向 • D、到达洞穴前突然滑到
解 答
• 你在职场中是否容易满足？ • A、你不满足度很高，喜欢把过错归咎于他 人 • B、你勇敢果决，充满自信，遭遇挫折反而 能激起内心的战斗意志，这种人不满度相 当低 • C、你的身边总有贵人相助，即使自己做不 好，也会有人帮助，容易解决不满问题 • D、你极爱幻想，且很信奉运气和运势，将 不顺归咎于运气，不满度较高
• 5、天气很热，你更愿意选择什么方式解暑？ A、游泳 5分 • B、喝冷饮 10分 • C、开空调 15分
• 6 、如果必须与一个你讨厌的动物或昆虫在 一起生活，你能容忍哪一个？ A、蛇2分 • B、猪 5分 • C、老鼠 10分 • D、苍蝇15分
• 7、你喜欢看哪类电影、电视剧？ A 、悬疑推理类2分 • B、童话神话类 3分 • C、自然科学类 5分 • D、伦理道德类10分 • E、战争枪战类 15分
实践项目
• 实践内容：根据招聘信息，按照你喜欢的岗位， 制作个人简历 （说明：个人信息可以虚构，简历的形式不限，可以是WORD
文档也可以是PPT等，简历文件的名称注明班级姓名，完 成后，由学习委员以班为单位打包统一上交。5名同学为 一组，自行讨论推选一名同学于下周周二3、4节课，演示 自己制作的个人简历）
• 13、你更喜欢以下哪种天气现象？ A、雪 2分 • B、风 3分 • C、雨 5分 • D、雾 10分 • E、雷电 15分
• 14、你希望自己的窗口在一座30层大楼的 第几层？ A、七层2分 • B、一层 3分 • C、二十三层5分 • D、十八层 10分 • E、三十层 15分
• 15、你认为自己更喜欢在以下哪一个城市 中生活？ A 、丽江 1分 • B、拉萨 3分 • C、昆明 5分 • D、西安 8分 • E、杭州 10分 • F、北京 15分
• 40分至69分：性情温良，重友谊，性格塌实稳重， 但有时也比较狡黠。事业心一般， 对本职工作能 认真对待，但对自己专业以外事物没有太大兴趣， 喜欢有规律的工作和生活，不喜欢冒险，家庭观 念强，比较善于理财。 40 分以下：散漫，爱玩，富于幻想。聪明机灵， 待人热情，爱交朋友，但对朋友没有 严格的选择 标准。事业心较差，更善于享受生活，意志力和 耐心都较差，我行我素。有较好的生活，不喜欢 冒险，家庭观念强，比较善于理财。
• 11、下列运动中挑选一个你最喜欢的（不 一定擅长）？ A 、瑜珈2分 • B、自行车 3分 • C、乒乓球 5分 • D、拳击 8分 • E、足球 10 • F、蹦极 15分
• 12、如果你拥有一座别墅，你认为它应当 建立在哪里？ A、湖边 2分 • B、草原3分 • C、海边 5分 • D、森林 10分 • E、城中区15分
• 100 分至139分：爱幻想，思维较感性，以是否与 自己投缘为标准来选择朋友。性格显得较孤傲， 有时较急噪，有时优柔寡断。事业心较强，喜欢 有创造性的工作，不喜欢按常规办事。性格倔强， 言语犀利，不善于妥协。 • 70分至 99分：好奇心强，喜欢冒险，人缘较好。 事业心一般，对待工作，随遇而安， 善于妥协。 善于发现有趣的事情，但耐心较差，敢于冒险， 但有时较胆小。不善理财。
实践项目
海正药业（杭州）有限公司是浙江海正药业股份 有限公司的全资子公司。目前厂区占地约750亩，建 筑面积30多 万平方米，规划总投资约30亿元，截止 2011年底目前，已累计投入资金26亿元。项目全部 建成投产后，预计年销售额可达50亿元，年创税利 10亿元。公司定位全球市场，选择国内首家和独家 生产的产品，与国外大公司合作，以出口为主，带 动国内市场，努力实现海正药业的产业转型升级， 目标成为中国制药企业全球化发展的范例。因企业 发展需要，现招聘人力资源部助理1人，QA质量管理 员3人，药品注册专员1人，销售部文员2人，前台接 待2人。
招聘时使用的心理测试
• 每题只能选择一个答案，应为你第一印象的答案， 把相应答案的分值加在一起 ，即为你的得分。 • 1、你更喜欢吃哪种水果？ • A、草莓 2分 • B、苹果 3分 • C、西瓜 5分 • D、菠萝 10分 • E、橘子 15分
• 2、你平时休闲经常去的地方
A、郊外 2分 B、电影院 3分 C、公园5分 D、商场10分 E、酒吧15分 F、练歌房20分
• 3、你认为容易吸引你的人是？ A、有才气的人2分 B、依赖你的人3分 C、优雅的人 5分 D、善良的人10分 E、性情豪放的人15分
• 4、如果你可以成为一种动物，你希望自己 是哪种？ • A、猫2分 • B、马 3分 • C、大象 5分 • D、猴子 10分 • E、狗15分 • F、狮子 20分