公司技术文件及 管理制度
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公司技术文件及资料管理制度
第一章总则
第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作,完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料,充分发挥技术文件及资料在公司发展和调整中的作用,更好地为公司各部门服务。制订本管理制度。
第二条技术文件及资料是指各部门在经营业务活动中形成的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。
第三条把技术文件及资料工作纳入公司的技术业务管理工作中。建立资料库保证其技术文件材料的积累,达到收集齐全、整理系统,并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。
第四条资料库集中统一管理全公司的技术文件及资料。建立、健全技术档案工作,达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第二章技术文件资料的归档
第五条每个品牌、每个型号、每台设备技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的技术文件资料要及时移交资料库归档。
第六条各部门或工作人员在移交技术文件资料时,交接双方应办理交接手续,签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的,管理人员应协助当事人整理齐全入库归档。
第七条凡需归档的技术文件资料,做到书写材料优良,字迹工整,图纸按规格绘制,电子文件齐全。严禁用笔和复写纸圈划,修改和删除电子文件。
第八条凡外来、外购回公司的图纸资料,随仪器、设备的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前,必须通知资料管理人员参加清点,如数归档。
第三章资料室的任务和管理人员的职责
第十条资料室的任务:
一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料,维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全,并及时、准确地提供利用。
二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。
三、负责设备档案资料(设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等)的保管、借阅与管理工作;
第十一条技术文件资料管理人员的职责:
一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务,提高管理水平,保证工作任务的完成。
二、科学地管理全公司技术文件资料,承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴
定、统计以及绘制检索工具等工作。
三、遵守公司保密制度,做好安全保卫工作。
四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。
第四章技术文件资料的保管和借阅
第十四条资料库应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理,编制电子版《技术文件资料查阅目录》,做到定位存放,妥善保管,方便利用。
第十五条资料库应认真执行技术文件资料的保管检查制度,每年年底全面检查、清理一次,做到帐档一致。
第十六条资料库应做好技术文件资料的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续。
第十七条技术文件资料的保密制度:
一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料,不得转借他人、不得遗失。
二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。
三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密,维护技术文件资料的安全,所借资料必须当日返还,不得过夜。不准在非保密本上和U盘上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。
四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报并采取措施作妥善处理。
五、任何人未经允许,不得随意开启资料库电脑,翻阅技术
文件资料。
六、将离岗人员需在离岗前办理交接单,归还资料、工具等物品,没有交接单不准离岗。
第十八条技术文件资料的借阅和传送:
一、凡本公司工作人员,因业务需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写《技术文件资料借阅登记表》,借阅人员签字后,方可使用。用后按期归还,经管理人员检查后,方可办理注销手续。电子文件未经公司领导批准不得复制。
二、技术文件资料和各种说明书等,均在公司内控制使用,档案原件不得借出。
三、技术文件资料到期还未归还的按丢失处理,由资料员根据所借资料的价值(各类书籍按标价的2倍,零件图及工艺规程等资料按每张A4纸20元折算)报主管部门审查、批准后,送公司财务部,对档案借阅人进行处罚。
四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改、更改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况,做到认真负责,如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理,由资料员根据所借资料的价值(各类书籍按标价,零件图及工艺规程等资料按每张A4纸10元折算)报主管部门审查、批准后,送公司财务部,对档案借阅人进行处罚。
五、传送的技术资料只能在个人QQ号和电子邮箱,未经许
可不得转发,下载打印。发现违反者按泄密处理。
第六章技术档案的复制和技术资料的发放
第十九条凡归档的技术文件资料,都建立电子文件。重要的和使用频繁的应复制备份一份,供日常借阅或发放使用,备份文件发放后,应及时复制补充完整。
第二十条需加工制作的工装类图纸文件,都应形成电子文件。第二十一条用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等,发放制造部、分管技术员及资料室存档。
第七章技术档案和受控技术文件的更改
第二十四条当文件提供部门需对技术文件资料实施更改或补充时,应有更改通知单。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。并将修改通知保留备查。
第二十五条技术文件资料更改后,资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所,?以保证文件的使用得到有效控制。
第八章附则
第二十七条本制度由青岛爱尔节能科技有限公司制定,其解释权与修改权归技术研发中心所有。
第二十八条本制度经总经理批准颁布之日起实施。