发邮件应该注意的事情(邮箱礼仪知识培训)
邮件礼仪大全
邮件礼仪大全第一篇：邮件礼仪大全邮件礼仪99%的职场人都没重视的邮件礼仪，这里说了微信QQ沟通谈好的一件事情，明明之前记得沟通的很多细节已经谈好了，最后出了问题找了大半天的语音和图文记录才整理好；接洽的重要项目或者客户信息，本来以为随手截图或复制粘贴信息给老板，他会记得，而结果并不是想象中的那样；跟进的项目出了问题，到了追究责任的时候，这时候发现自己缺少了很多说明情况的证据；遇到以上这些问题的时候，你有没有思考过，是你的某些环节没做，或者没做好？而以上的这些问题，实际上在职场中可以通过邮件的方式来适当解决，可对于写邮件，大多数职场人是否会注意下面这些邮件礼仪？一、主题清晰，用词规矩主题，往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。
邮件的内容及其重要性，在主题上可以展现得淋漓尽致。
1、标题要简洁、干练2、标题要符合邮件正文内容3、标题绝对不可以空，除非是给自己发的。
4、标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等。
5、若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换邮件标题。
二、谦虚客气，用好措辞俗话说，“礼多人不怪”。
尤其对生活在号称礼仪之邦的我们而言，更是如此。
要在邮件中尽量表现得礼貌客气一些，这样即便处理事情有所不周，也能够增加对方宽恕你的可能性。
1、区别好上下级关系倘若是高管，在措辞上，多用您来称呼对方，切不要直呼大名。
如果是同事或者下属，为了不让邮件显得生分，尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。
2、开头和结尾的套路要把握好对于开头，如果你和收件人很熟，可以用“Dear XX”。
否则，尽量用“Hi”，就可以了。
此外，结尾用些“best regards”，或者祝好、一切顺利等词就行。
三、正文通顺，逻辑恰当正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情。
1、将所有内容一次说清考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。
不要等发出去邮件之后，继续补充更新邮件。
2、正文叙述流畅，逻辑性强。
发邮件应该注意的事情
发邮件应该注意的事情发邮件是现代社会中非常常见的一种沟通方式，但是在发邮件时，我们也需要注意一些礼仪知识，以保持良好的沟通和合作关系。
以下是在发邮件时需要注意的一些事情：1.明确邮件主题：在撰写邮件时，应该清晰明确地写下邮件的主题。
主题应该简明扼要地概括邮件的内容，让收件人能够快速了解邮件的目的和重要性。
这样可以帮助收件人更好地处理邮件并提高邮件的回复率。
2.使用礼貌用语：在邮件的开头和结尾需要使用适当的礼貌用语。
例如，在开头可以使用“尊敬的”、“亲爱的”等称呼，而在结尾可以使用“谢谢”、“敬祝”等表达感谢和祝福的用语。
这样能够给收件人一个友好和尊重的印象。
3.注意邮件的格式：邮件的格式应该简洁明快，让人一目了然。
可以使用段落来分隔内容，使用标题来突出重点，使用下划线和斜体来强调关键词。
同时，要注意使用合适的字体和字号，并避免使用过多的颜色和装饰。
4.避免拼写和语法错误：在撰写邮件时，要特别注意拼写和语法的正确性。
错误的拼写和语法会给收件人带来困惑和误解，影响邮件的传达效果。
可以借助拼写检查工具来帮助自己检查拼写和语法错误。
5.用简洁明了的语言：邮件的内容要简洁明了，避免冗长和啰嗦。
可以使用简单的语言来表达清晰的意思，并尽量避免使用复杂的词汇和句子。
同时，要注意用词得当，避免使用有可能引起歧义或冒犯他人的词语。
6.谨慎使用抄送和密送：在抄送和密送邮件时，要谨慎选择收件人。
抄送邮件意味着将邮件的内容公开给其他人，而密送邮件则隐藏了其他收件人的身份。
在使用抄送和密送时，要考虑到其他人的隐私和合适性，并确保只发送给有必要的人员。
7.注意邮件的敏感性：有些邮件包含敏感信息或涉及到私人事务，这些邮件在发送和处理时需要特别小心。
可以将这些邮件标记为私人或保密，并妥善管理邮件的保存和处理，以确保信息的安全性和保密性。
8.回复及时：收到邮件后，应该及时回复。
即使无法立即解决问题，也要回复一个简短的邮件以确认收到，并表示会尽快回复详情。
电子邮件沟通礼仪与技巧
电子邮件沟通礼仪与技巧随着科技的发展，电子邮件已经成为了我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，由于电子邮件的便捷性和高效性，我们有时候可能会忽略了一些沟通的礼仪和技巧。
本文将介绍一些电子邮件沟通的礼仪与技巧，帮助我们更好地进行电子邮件沟通。
一、电子邮件沟通的礼仪1. 使用礼貌的语言：在电子邮件中，使用礼貌的语言是非常重要的。
我们应该使用尊敬的称呼，如“尊敬的先生/女士”，并在邮件的开头和结尾使用适当的礼貌用语，如“您好”、“谢谢”等。
2. 注意邮件的格式：邮件的格式应该简洁明了，避免使用过多的花哨字体和颜色。
正文部分应该分段，每段只包含一个主题，以便读者更容易理解和回复。
3. 注意邮件的主题：邮件的主题应该简明扼要地概括邮件的内容，避免使用模糊的主题，以免给读者带来困惑。
4. 回复及时：在收到邮件后，我们应该尽快回复，避免让对方等待过久。
即使无法立即回复，也应该在邮件中表达感谢和回复的时间。
5. 注意邮件的抄送和密送：在抄送和密送邮件时，我们应该慎重选择收件人，避免将不相关的人员包含在内。
同时，在抄送和密送时，应该在邮件中说明原因和目的。
6. 注意邮件的机密性：在处理涉及机密信息的邮件时，我们应该特别注意邮件的安全性，避免将敏感信息发送给不相关的人员。
二、电子邮件沟通的技巧1. 清晰明了的表达：在电子邮件中，我们应该尽量使用简洁明了的语言来表达自己的意思。
避免使用过于复杂的词汇和句子结构，以免给读者带来困惑。
2. 避免冗长的邮件：尽量避免写冗长的邮件，将重点信息放在邮件的开头部分，以便读者能够快速获取到关键信息。
3. 使用正确的语法和拼写：在电子邮件中，我们应该注意使用正确的语法和拼写，避免出现拼写错误和语法错误，以免给读者留下不专业的印象。
4. 使用适当的称呼和称谓：在电子邮件中，我们应该根据对方的身份和关系使用适当的称呼和称谓，以显示对对方的尊重和礼貌。
5. 注意邮件的语气：在电子邮件中，我们应该注意邮件的语气，避免使用过于严肃或过于随意的语气，以免给对方造成不适。
群发邮件应需注意的礼仪
群发邮件应需注意的礼仪群发邮件是我们在工作和日常生活中经常需要进行的一项任务。
在进行群发邮件时，我们应该注重礼仪，尊重收件人的时间和隐私。
以下是群发邮件应注意的礼仪。
首先，应该确保你有合法的收件人名单。
群发邮件应该遵循隐私法律和政策。
在开始群发邮件之前，确保你已获得收件人的许可，或者你已使用合法的方式收集了他们的电子邮件地址。
尊重收件人的隐私权是非常重要的。
其次，编写一个个性化的称呼和开场白。
当你发送一封群发邮件时，很容易给人一种被忽视或冷漠对待的感觉。
为了给收件人一种被重视和尊重的感受，你可以在邮件中使用个性化的称呼，如尊敬的先生/女士或亲爱的。
在开场白中，你可以简单介绍自己，并提及你与收件人之间的共同经历或共同兴趣，从而增加亲近感。
第三，简洁明了地表达你的意思。
在群发邮件中，收件人可能会收到大量类似的电子邮件，因此他们可能没有太多的时间去仔细阅读每一封邮件。
为了确保你的邮件能够被收件人注意到并阅读，你应该采用简洁明了的语言表达你的意思。
避免使用过长的段落和复杂的句子。
使用短小精悍的句子和段落能够更好地吸引收件人的注意，并让他们能够快速地理解你的邮件内容。
第四，注意邮件的格式和排版。
良好的邮件格式和排版可以使邮件更易读，并且能够突出重点。
你可以使用适当的段落分割和标题，以及合适的字体和字号来增强邮件的可读性。
此外，注意使用正确的拼写和语法，以确保你的邮件看起来专业并且没有错误。
第五，确保邮件内容丰富有用。
一个好的群发邮件应该包含有用的信息，并且能够为收件人提供帮助或解决问题。
当你向群组发送邮件时，确保邮件内容对所有收件人都有价值。
避免只发送广告或宣传信息，而是努力提供有关产品、服务或信息的详细说明，以满足收件人的需求。
最后，及时回复接收到的回复。
当你发送群发邮件时，你可能会收到一些回复或提问。
在回复这些回复时，要尽快作出反馈，即使只是简单的确认信息或提供更多的帮助。
及时回复接收到的回复可以增强你的专业形象，并且让收件人知道你珍视他们的意见和建议。
发送电子邮件的注意事项
发送电子邮件的注意事项发送电子邮件已经成为日常工作中最常用的沟通方式之一、然而，由于电子邮件的使用如此广泛，人们往往在写作和发送邮件时忽略了一些重要的细节。
以下是一些关于发送电子邮件的注意事项，以确保您的电子邮件专业，高效地传达您的意图，并避免可能发生的误解或错误。
1.选择合适的主题：主题应准确地概括您的邮件内容，并帮助收件人明确邮件的重要性。
避免使用过于笼统的主题，这样可能会导致邮件被忽略或误解。
2.清晰明确的表达：在写邮件时要尽量简洁明了地表达要点，避免使用过长的句子和复杂的词汇。
使用简洁的段落和分段，以便读者能够更容易理解和回应您的邮件。
3.使用正确的语法和拼写：请务必使用正确的语法和拼写。
任何拼写或语法错误都会给读者留下不专业或粗心的印象。
使用自动拼写检查工具来避免这些错误。
4.尊重收件人的时间：邮件应该尽可能简洁明了，并且仅包括相关的信息。
避免在邮件中使用重复的信息或废话。
如果涉及复杂的问题，请考虑使用附件或其他链接提供详细信息。
5.确认收件人：在发送邮件之前，始终仔细检查收件人的电子邮件地址。
发送给错误的人可能带来不必要的麻烦或失误。
在回复或转发邮件时，还需谨慎检查邮件的收件人列表，确保只发送给相关人员。
6.使用礼貌和正式的语气：电子邮件是一种书面沟通方式，所以请使用正式和礼貌的语气。
避免使用庸俗语言或过于直接的措辞。
如果不确定如何表达自己的观点，请尽量使用客套性和委婉的措辞。
7.注意邮件的格式：电子邮件应该具有适当的格式和结构。
在邮件的顶部包括称呼和个人信息，接着是引言，然后是内容，最后是结束语和签名。
在每段之间使用空行来提高可读性。
8.小心使用抄送和密送：抄送（CC）和密送（BCC）功能可以在邮件中抄送其他人员或隐藏收件人。
但是，请谨慎使用这些功能，并确保只将邮件发送给必要的人员。
过度使用抄送和密送可能会导致不必要的混乱和信息泄露。
9.回复及时：尽量在收到邮件后的24小时内回复。
发送电子邮件时的注意事项
发送电子邮件时的注意事项发送电子邮件是现代社会中一项常见的沟通方式。
然而，随着电子邮件的普及，很多人在写邮件时却忽略了一些重要的注意事项。
本文将为大家总结一些发送电子邮件时需要注意的事项，希望对大家在日常工作和生活中有所帮助。
一、邮件主题的选择在发送电子邮件时，选择一个恰当的邮件主题是非常重要的。
邮件主题能够在短时间内向收件人传递你的意图，帮助对方更好地理解邮件内容，并能够在繁忙的工作中优先处理。
因此，在选择邮件主题时，应尽量简明扼要地概括邮件内容，并确保主题与邮件内容一致，避免误导或引起歧义。
二、认真仔细地撰写邮件正文邮件正文是表达自己想法和意图的重要途径，所以在撰写邮件正文时需认真仔细，确保用词准确、简洁明了。
通过分段落的形式，将邮件内容分为多个小段落，以提高可读性。
在句子结构上，可以适当运用修饰语、连接词等，使邮件语言更加流畅。
同时，还要注意语法和拼写错误，避免给读者造成困扰。
三、清楚明确地陈述意图在邮件正文中，陈述自己的意图是非常重要的。
无论是询问问题、交代工作还是邀请别人参加活动，都需要在邮件中清晰明确地表达自己的意图。
可以通过用粗体或者其他格式突出关键信息，帮助对方更好地理解你的意图。
同时，如果有相关的支持材料或者参考资料，也可以在邮件中附上链接或者附件，便于对方查看。
四、尊重对方的时间和隐私在撰写邮件时，应尊重对方的时间和隐私。
不要过于冗长，避免在邮件中跑题或者罗嗦。
如果需要讨论复杂问题，可以使用段落或者编号的方式，以清晰明了的方式展示出来。
同时，也要注意不要过于依赖邮件，可以在邮件中询问对方是否有时间进行进一步的讨论，或者要求面谈或电话沟通。
五、及时回复邮件在收到他人发来的邮件时，应尽量及时回复。
尽管有时候不能立即给出详细回复，但在收到邮件后，应尽快回应，告知对方是否收到邮件，是否需要更长时间进行回复。
如果邮件需要进一步讨论或者有争议，也可以使用问答的方式进行邮件的交流，避免造成不必要的误解和纠纷。
电子邮件礼仪指导
电子邮件礼仪指导尊敬的读者：感谢您阅读本文，本文将为您介绍电子邮件礼仪的指导。
电子邮件已成为商务沟通和日常交流中不可或缺的一部分。
然而，由于电子邮件的特殊性质，我们需要遵循一些基本礼仪规范，以确保有效沟通和良好的人际关系。
以下是一些关于电子邮件礼仪的指导原则：1. 使用清晰简洁的主题：在发送电子邮件时，确保主题能够准确概括邮件内容，并体现您的真实意图。
避免使用含糊不清或误导性的主题，以免给读者带来困惑。
2. 保持礼貌和尊重：在电子邮件中使用礼貌和尊敬的语言，不仅可以展示您的职业形象，还能促进良好的合作关系。
请始终使用恰当的称谓（如尊敬的先生/女士），并以礼貌和友好的语气表达您的观点。
3. 注意语法和拼写错误：电子邮件是正式和专业的沟通工具，因此请务必在发送前仔细检查语法和拼写错误。
使用拼写和语法检查工具，以确保邮件的准确性和专业性。
4. 用简洁明了的语言：电子邮件应该简洁明了，用简练的语言传达您的意图。
避免冗长和复杂的句子，以免给读者带来困扰。
使用简洁明了的段落和标点符号，使邮件易于阅读和理解。
5. 回复及时：尽可能在收到邮件后的24小时内回复。
延迟回复可能会给人留下不负责任或不重视对方的印象。
即使您无法及时回复，也应发送一封简短的确认邮件，告知对方您将尽快处理。
6. 谨慎使用抄送和密送：在电子邮件中正确使用抄送和密送功能，以确保仅有需要了解或参与的人员收到相关信息。
滥用这些功能可能导致信息泄漏或不必要的困扰。
7. 慎重使用回复全部：回复全部功能通常应谨慎使用。
仔细阅读邮件内容，确保回复全部的必要性。
避免无关紧要的信息发送给不必要的人员，以免干扰他们的工作和引起困惑。
8. 注意电子邮件格式：确保您的电子邮件格式整洁美观。
使用简洁的字体和格式，避免使用过多的斜体或加粗字体。
考虑在电子邮件的底部包括您的联系信息，以便对方可以方便地与您沟通。
9. 谨慎使用附件：在发送附件之前，请确保附件与邮件内容相关，并且文件大小适中。
邮件商务礼仪
邮件商务礼仪在商务往来中，电子邮件是一种非常常见且重要的沟通方式。
它不仅能够迅速传递信息，还能体现一个公司或个人的专业形象。
以下是一些关键的邮件商务礼仪要点：1. 邮件主题：邮件主题应该简洁明了，直接反映邮件内容的核心。
例如，如果邮件是关于会议安排的，主题可以是“关于周三会议的安排”。
2. 称呼：在邮件开头使用恰当的称呼，如“尊敬的张先生”或“亲爱的李小姐”。
如果不知道收件人的性别或姓名，可以使用“尊敬的收件人”。
3. 正文格式：邮件正文应该清晰、有条理。
使用段落分隔，每段只讨论一个主题，避免长段落。
4. 语言风格：使用正式且专业的语言。
避免使用俚语、缩写或非正式表达。
5. 礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“请”、“谢谢”和“期待您的回复”。
6. 签名：邮件结尾应包含签名，包括你的全名、职位、公司名称和联系信息。
7. 附件：如果邮件中提到了附件，请确保附件已经附加，并在邮件正文中提及附件内容。
8. 回复：回复邮件时，使用“回复”而不是“回复全部”，除非需要所有收件人参与讨论。
9. 抄送和密送：谨慎使用抄送（CC）和密送（BCC），确保信息只发送给需要知道的人。
10. 检查：在发送邮件之前，检查拼写、语法和格式错误。
确保所有信息都是准确无误的。
11. 紧急性：如果邮件内容紧急，请在邮件主题或正文中明确指出。
12. 保密性：对于敏感或保密信息，确保使用适当的安全措施，如加密邮件。
13. 避免冲突：在邮件中避免使用可能引起冲突的言辞，保持客观和专业。
14. 及时回复：尽可能及时回复邮件，如果无法立即回复，可以发送一个简短的邮件告知对方你将在何时回复。
遵循这些商务礼仪，可以帮助你建立专业的形象，促进有效的沟通，并维护良好的商业关系。
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发邮件应该注意的事情（邮箱礼仪知识培训）发邮件的礼仪汇总---让优秀成为习惯关于主题主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。
2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题。
3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。
这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。
称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
2．Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。
注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待正文1. Email正文要简明扼要，行文通顺若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2. 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
“邮件门”就是深刻的教训！3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用:) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:)附件1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，语言的选择和汉字编码1. 只在必要的时候才使用英文邮件英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4. 选择便于阅度的字号和字体中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或Arial 字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1. 签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2. 不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧1. 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。
不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。
怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行！6. 主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
正确使用发送，抄送，密送要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。
这个可能用在非常规场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。
适当的规则有助于提升你的形象!5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。